Структура и функции службы документационного обеспечения управления в учреждении

2.формулируются требования к документированию управленческой деятельности, к классификации и унификации состава документов;

3.разрабатываются схемы (маршруты) документопотоков и отдельных видов документов, в том числе схемы корпоративного документооборота между компанией и ее обособленными структурными подразделениями (в случае наличия у компании филиалов, представительств, дочерних обществ и других самостоятельных бизнес единиц);

4.проектируются системы учета/регистрации, согласования, контроля исполнения и хранения документов;

5.проводится оптимизация структуры, функций, должностного и численного состава службы документации.

На этапе  регламентации ДОУ принимаются  следующие решения:

1.актуализация корпоративных нормативно-методических документов по ДОУ и внесение в них конкретных изменений или дополнений путем издания дополнительных организационных и распорядительных документов;

2.полного обновления нормативной базы ДОУ и разработки новых положений, инструкций, регламентов и стандартов в сфере управления документами, включая разработку необходимых классификаторов, номенклатуры дел, технологических схем и графиков движения конкретных документов и т.д.

 

Таким образом реализация задачи по формированию корпоративной нормативно-методической базы ДОУ позволит:

1) Создать рациональную систему ДОУ, базирующейся на единой методологической основе и представленной в разработанных локальных нормативных документах;

2) Повысить эффективность системы управления компании за счет улучшения качества принимаемых управленческих решений и обеспечения эффективного контроля их исполнения;

3) Обеспечить «управленческую прозрачность» и подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства в компании;

4) Повысить корпоративную культуру персонала компании в работе с документами за счет методологического и нормативно-методического обеспечения участников этих процессов.

 

1.3 Основные функции  структурных подразделений службы  ДОУ

На сегодняшний день различают  четыре основных организационных структуры службы ДОУ:[2].

1. Управление делами.

2. Канцелярия.

3. Общий отдел. 

4. Секретарь. 

Управление делами создаётся  в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется  работа с документами, и как орган  контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие  структурные типовые подразделения:

1. Секретариат - структурное подразделение, создаваемое, как правило, для обслуживания руководства организации. В его составе работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариатом в некоторых организациях называют всю службу делопроизводства. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

- подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

- организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);

- бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной и т.п.).

2. Протокольная группа создается в органах местного самоуправления в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет следующие функции:

- подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

- анализ справок и докладов структурных подразделений, подготовки заключений по ним;

-  организация и проведение заседаний органа управления, документирование их деятельности; прием, регистрация, организация хранения и справочно-информационной работы, рассылка принятых документов и их доведение до управляемых объектов.

3. Отдел рационализации делопроизводства может носить названия:

центр совершенствования документации (ДОУ), бюро (центр, сектор) или, методический сектор и др.

Его функции:

- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

- разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, альбома унифицированных форм, памяток и др.);

- разработка сборников типовых (трафаретных) текстов;

- разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения и др.);

- организация и проведение мероприятий по совершенствованию квалификации работников службы делопроизводства и специалистов аппарата управления.

4. Экспедиция - специализированный участок, осуществляющий прием и 
отправку поступающих по почте и курьерской связи документации и 
корреспонденции. Экспедиция выполняет:

-прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;

-доставку документов в структурные подразделения; обработку, упаковку и отправку отправляемых документов; количественный учет поступающих и отправляемых документов.

5. Подразделение по учету и регистрации документов выполняет:

- регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

- формирование и ведение справочно-информационного массива;

- контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов (в отношении визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.).

6. Группа контроля (может называться бюро, отдел, инспекция) выполняет:

- контроль за сроками исполнения документов;

- контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя; анализ исполнительской дисциплины;

- информирование руководства о ходе выполнения документов и поручении.

7. Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) ведет:

- прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;

- подготовку обращений к рассмотрению руководством;

- контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;

- извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

- формирование и хранение дел с документами по обращениям;

- анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

- организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

8. Машинописное бюро (Центр подготовки документов) выполняет:

перепечатку документов с черновиков; считку и  правку текстов документов; учет выполняемой  работы.

9. Копировально-множительное бюро выполняет:

копирование текстов; тиражирование  текстов документов; подготовку рекламной  продукции, буклетов, брошюр и т.п.

10. Архив осуществляет:

- прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи;

- учет, систематизацию, хранение и организацию использования документов;

- контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

- подготовку дел к передаче на государственное хранение.

Таким образом, служба делопроизводства берет  на себя весь комплекс работ по информационно-документационному  обслуживанию управленческой деятельности. Нормативными документами за службой  делопроизводства закреплены традиционные технологические функции. По мнению специалистов-документоведов и практических работников, в настоящее время происходит трансформация службы делопроизводства в службу управления документацией. В ходе этого процесса к перечисленным функциям добавляются новые, ранее не свойственные делопроизводственной службе — внедрение автоматизированных технологий, контроль за их эксплуатацией, оценка качества документационного обеспечения, планирование информационных потребностей, нормирование труда, управление кадрами самой делопроизводственной службы (включая подбор, расстановку, обучение, консультирование, повышение квалификации). Функция «совершенствование применяемых форм и методов, использование средств вычислительной и организационной техники» постепенно заменяется на более четкую формулировку «создание и эксплуатация комплексной системы обработки документов с использованием электронной обработки текстов, электронной почты, электронных баз данных, интеллектуальной телефонной связи, копирования документов». В типовых структурах делопроизводственных служб на сегодняшний день не предусмотрены специализированные, предназначенные для выполнения новых функций, структурные подразделения (в частности, связанные с эксплуатацией технических средств). Можно предположить, что в будущем они будут создаваться, что изменит организационные структуры службы делопроизводства и потребует иной квалификации ее сотрудников. Такое расширение функций будет адекватно общей цели служб управления документами (такие службы заменили традиционные делопроизводственные в мировой практике). Но на сегодняшний день в нашей стране не только нормативно не закреплены представления о новых задачах службы делопроизводства (отличных от делопроизводственных задач), о роли делопроизводства в аппарате управления, но и не сформулированы.

 

1.4. Оптимальная численность состава службы ДОУ

Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 году общегосударственным нормативным документом - Единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой наименования должностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народного хозяйства.

В настоящее  время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководитель - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист первый или второй категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно  принятой в стране классификации, преобладающую  часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории  рабочих отнесены только операторы  копировальных бюро.

Известны  две методики расчета численности работников службы делопроизводства.

Первая  построена на учете объема документооборота, обшей численности работников организации  и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства, расчет численности проводится по формуле (1):

 

Численность = 0,00016 х Д^0,98 х Р^0,1                                                                                                               (1)

 

Где:

0,00016 — постоянный коэффициент  среднего уровня производительности  труда (рассчитан НИИ труда  опытным путем);