Системы электронного документооборота. Сетевое планирование и управление

6.Технология быстрой идентификации документа DIRECTUM RapID. Основанные на использовании штрих-кода маркировка и поиск документа, обеспечивающие быстрый доступ к электроному документу по его бумажной копии.

7.Службывводадокументов( DIRECTUM Capture Services). Массовый ввод документов в DIRECTUM с различных источников (сканеры, МФУ, файловая система, факсы, электронная почта и т.д.).

8.Службы преобразования документов (DIRECTUM TransformationServices). Преобразование документов в другие форматы, извлечение из документов полезной информации.

9.Наборсредствинтеграции( DIRECTUM Integration Toolset). Легкая интеграция с ERP-системами: двухсторонняя синхронизация справочников, включение объектов системы в workflow, генерация документов и доступ к ним из ERP-системы.

Далее выделим преимущества данной системы.

Эффект от внедрения DIRECTUM - это осознание тех преимуществ, которые дает внедрение документооборота:

• Прозрачность бизнес-процессов. Система DIRECTUM обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной и контролируемой. Кроме того, механизм workflow включает в себя все необходимые средства для настройки процессов любой сложности.
• Исключение несанкционированного доступа. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации.
• Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, система DIRECTUM напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.
• Выполнение требований стандартов ISO-9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Разработанная в соответствии с требованиями ISO 9001 Система менеджмента качества (СМК) становится концептуальной основой для совершенствования системы управления организации. Одно из требований к СМК - это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования DIRECTUM при постановке СМК: обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями; поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов; предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.
• Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы DIRECTUM сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т.д.
• Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе системы DIRECTUM: быстро доводятся новые правила работы до всех сотрудников; легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.
• С началом эксплуатации системы DIRECTUM происходит формирование корпоративной базы знаний организации, что, в свою очередь, позволяет сократить сроки, отводимые для обучения новых сотрудников.
• Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения электронного документооборота налаживает и поддерживает корпоративную культуру.
• Ориентация на повышение эффективности работы в целом. Развитое управление контентом с полноценной поддержкой жизненного цикла, вводом документов из различных источников, преобразованием и хранением документов в различных форматах.

Стоимость данной системы электронного документооборота в среднем составляет 17000 рублей.

Далее по популярности внедрения следует DocsVision.

Платформа DocsVision является базисом для электронного документооборота - создания системы управления документами и бизнес-процессами и включает в себя только основные элементы, предназначенные для хранения информации, доступа к ней, а также обеспечивающие пользователю привычный и удобный интерфейс.

Основные процессы, автоматизируемые с помощью СЭД DocsVision - регистрация входящих/исходящих документов и протоколов совещаний; подготовка, согласование и исполнение внутренней распорядительной документации; контроль исполнения поручений.

Платформа состоит из клиентской и серверной частей. Серверные компоненты позволяют создать все необходимые структуры для хранения данных (учетных карточек и файлов электронных документов) а также поддерживать их целостность в дальнейшем, обеспечивают получение, обновление и удаление данных клиентом в соответствии с правами доступа. Клиентские компоненты предоставляют конечному пользователю интерфейс для осуществления работы с информацией, содержащейся в базе данных, включая ее поиск, просмотр и модификацию.

Основным клиентским компонентом платформы DocsVision является Навигатор (работает как приложение в среде MicrosoftInternetExplorer), предоставляющий доступ ко всем объектам DocsVision:

- просмотр дерева папок и карточек, находящихся в папках;

- просмотр содержимого карточек и их группировку по определенным признакам;

- поиск карточек по заданным критериям;

- создание новых и редактирование уже существующих документов.

Для наглядности и удобства работы с электронными документами карточки сгруппированы в Папки, аналогичные папкам Проводника, обеспечивающие логичное и упорядоченное хранение документов согласно установленным в организации правилам. Формы для регистрации документов - карточки документов - могут отличаться в каждой отдельной организации и разрабатываться ею самостоятельно, поэтому они не входят в состав платформы DocsVision, а являются частью встроенного приложения DocsVision «Делопроизводство».обеспечивает интеграцию всех приложений, созданных на базе платформы, в единое пространство управления документами и процессами в организации.

Основные функции DocsVision:

1)Автоматизация управления предприятием.

2)Поддержка процессного подхода в организации управления.

3)Автоматизация систем менеджмента качества.

4)Автоматизация процессов согласования и утверждения документов.

5)Средства контроля исполнения документов и заданий.

6)Маршрутизация и доставка документов на рабочие места пользователей.

7)Управление процессами обработки документов.

8)Организация взаимодействия с контрагентами и заказчиками.

В основу построения DocsVision положен модульный принцип - система включает следующие компоненты:

Модули ядра, реализующие базовые сервисы системы.

Системные модули, обеспечивающие средства управления системой и доступ к основным объектам системы.

Шлюзы - модули интеграции системы управления бизнес-процессами с внешними системами, позволяющие единообразно обрабатывать события и объекты во внешней системе.

Прикладные модули, которыми комплектуется система, формируют ее функциональность с точки зрения конечного пользователя. Набор прикладных модулей включает в себя карточки документов и справочники, которыми будет пользоваться каждый, кто работает в системе.

Сервер DocsVision строится на основе MS SQL Server и Web-сервера MS IIS и состоит из сервера хранилища и инсталлятора.

Клиент DocsVision интегрирован в InternetExplorer и состоит из ядра системы и набора управляемых им карточек.

Сервер маршрутизации, входящий в состав платформы DocsVision, позволяет использовать средства электронной почты для отправки заданий исполнителям, автоматического сбора информации и отслеживания их исполнения.

В концепцию системы положена идеология компонентов, неориентированных на соединение с сервером, что обеспечивает максимальные возможности масштабирования системы.

Для выполнения этих требований система реализуется в трехзвенной архитектуре, средним звеном которой выступает Web-сервер. На Web-сервере работает один из основных компонентов ядра - сервер хранилища, который обеспечивает доступ к данным и хранилищу файлов. Сервер хранилища реализуется как stateless-компонент, что позволяет решить проблему масштабируемости на уровне среднего звена приложения.

Система позволяет работать одновременно с несколькими серверами баз данных, а также может обеспечивать балансировку загрузки серверов приложений DocsVision, при работе под управлением MicrosoftAppCenter.

Архитектура системы рассчитана на возможности работы в рамках текущей инфраструктуры информационной системы. DocsVision рассчитан на работу с Microsoft SQL Server в качестве базового хранилища информации, однако может поддерживать и другие наиболее распространенные сервера баз данных. В качестве подсистемы маршрутизации документов может использоваться как MicrosoftExchangeServer, так и любая система электронной почты, поддерживающая протокол SMTP. Основной сервер приложений DocsVision работает под управлением MicrosoftInternetInformationServer.

В качестве клиентских приложений может использоваться как InternetExplorer, так и MicrosoftOutlook. Приложения DocsVision могут быть встроены в MicrosoftOfficeSharePointServer с использованием технологии DigitalDashboard WEB Part.

Система DocsVision реализована в открытой архитектуре. Все функции приложений DocsVision доступны с помощью программных интерфейсов, обеспечивающих гибкость использования компонентов платформы для создания конкретных решений. Имеются средства для встраивания отдельных функций системы в уже используемые в компаниях приложения. Система позволяет объединить в единый комплекс все приложения, создаваемые на его базе.

Преимущества системы:

• Все приложения, создаваемые с использованием DocsVision, обеспечивают следующие преимущества:
• Единые механизмы хранения и представления информации.
• Единые механизмы разграничения прав доступа к электронным документам и действиям с ними.
• Общие средства навигации и доступа к данным и организации рабочего пространства пользователя.
• Общую структуру справочников.
• Общие средства поиска и извлечения знаний.
• Единые средства управления жизненным циклом приложений и маршрутизации.
• Единую инфраструктуру управления и администрирования приложений.
• Единые средства разработки (настройки) инфраструктуры.
• Единообразная объектная модель для всех приложений системы и наличие общего набора компонентов, используемых для встраивания в клиентские приложения.
• Изначальная и полная WEB-совместимость системы, в частности, ее инструментов управления, позволяет использовать приложения DocsVision из любой точки мировой сети, наличие средств offline маршрутизации документов позволяют подключать к работе с системой пользователей, взаимодействующих с офисом компании только посредством электронной почты.позволит обеспечивать работу со следующими сущностями:

- Электронными документами, содержащие большие объемы данных.

- Большими количествами документов, хранящимися на сервере.

- Большим количеством одновременных пользовательских сессий.

Стоимость DocsVisionначинается от 15000 рублей.

Система GlobusProfessional предназначена для автоматизации документооборота и ключевых направлений бизнес-процессов на предприятии.

Является зарегистрированным товарным знаком производителя — Компании «Промышленные информационные системы».

Система GlobusProfessional относится к классу корпоративных информационных систем(ERP). В настоящее время базовая комплектация системы может быть дополнена шестью модулями. GlobusProfessional решает различные задачи: от организации электронного документооборота до автоматизации рабочих процессов с большим количеством исполнителей и контролирующих.

Основными группами потребителей (по отраслям) на основании исследования DSS Consulting «Рынок СЭД России по итогам 2008 года» являются: топливно-энергетический комплекс, строительные и транспортные компании, предприятия сферы услуг и, в меньшей степени, государственный сектор. Потребителей GlobusProfessional можно разделить на две группы: небольшие компании, где достаточно внедрения «коробочного» решения GlobusProfessional и крупные предприятия с филиальной системой, где необходимо внедрение многоэтапного проектного решения.

В стандартный пакет системы входят следующие модули:

1)Электронный документооборот — инструмент для создания, хранения, поиска документов и их прохождения по заданным маршрутам, обеспечивает разграничение прав сотрудников к корпоративным данным.

2)Корпоративные справочники и реестры и Корпоративные журналы — средства для структурирования и просмотра корпоративной информации.

3)Деловой календарь — функция календарного планирования дел.

4)Оперативное управление персоналом — инструмент для организации взаимодействия сотрудников и подразделений в рамках ключевых бизнес-процессов предприятия и выполнения работ по проектам.

5)Мой кабинет — автоматизированное рабочее место для поддержки обращения входящей, исходящей и внутренней корреспонденции в соответствии с положениями Правительства.

6)Мастер согласований — средство для создания маршрутов согласования и утверждения документов, настройки маршрутизации документов, основываясь на их жизненном цикле.

7)Отчеты — инструмент для формирования отчетов с любыми параметрами.

Дополнительные модули:

1)Электронные совещания — инструмент для подготовки и проведения параллельных совещаний, свободных дискуссий и протоколирования хода совещания.

2)Интеграция с 1С — это модуль-дополнение к GlobusProfessional. Модуль предназначен для создания единого информационного поля с двусторонним оперативным обменом информацией между GlobusProfessional и 1С.