Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

Отметка о поступлении документа  в организацию (реквизит 29).

При поступлении документа на нем  проставляется первая отметка, фиксирующая  факт и время приема его в данной организации. По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из даты получения и входящего порядкового номера. Если отметка делается специальными штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем, она может содержать и сокращенное название организации, куда поступил документ.

Дата получения является важным поисковым признаком и началом  отсчёта срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и  учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа. 
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.

Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа  справа от реквизита 28 в зоне, равной 16х30мм.

Идентификатор электронной копии  документа (реквизит 30). 

Если документ создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает  необходимость быстро его найти  для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа  и содержит следующую информацию:

- имя файла;

- код оператора;

- другие поисковые данные.

Например:                 

DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC                 

158 20 12 2000

где                 

DEPARTAMENT – каталог;                 

PRIKAZ – подкаталог;                 

IVANOV.DOC – имя файла.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа  в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для  употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.

Требования установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных  технологий создания и обработки  организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ:

 

1.  «Государственный стандарт Российской Федерации»
2.              «Делопроизводство» Л.А.Румынина
3. «Делопроизводство» В.М.Мандрица, М.В.Семенов
4.   Делопроизводство и документооборот/ Т.В. Сиганова Издание ОмГУ. Омск, 2004.
5.                Документирование в управленческой деятельности: учеб. пособие / К. А. Волков, А.                 Н. Приходько, Т. А. Расина, И. М. Шутова; СПбГАСУ. – СПб, 2009.
6. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие/ Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Пенза, 2003.
7. Организация и технология документационного обеспечения управления. Конспект лекций/ Л.Р. Фионова. Пенза, 2005.
8. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. Фионова Л.Р. Пенза: Изд-во Пенз. гос. ун-та, 2008.
9. «Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В. Печникова
10. «Составление и оформление служебных документов»  под ред. проф. Т.В. Кузнецовой
11. http://www.2stroy.ru/gost/540.html
12. http://www.aup.ru/files/m685/m685.pdf
13. http://ru.wikipedia.org/wiki
14. http://www.nuru.ru/delo/018.htm
15. http://www.delpro.narod.ru/rekvis.html

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ