Регистрация и учет поступающих в организацию документов

Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения. При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о местонахождении документов на любой стадии работы с ними.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

• учет документов,
• контроль их исполнения;
• справочная работа по документам. 

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. 

• Кем ведется регистрация документов в организации

Регистрация документов в организации ведется в соответствии с принятой организационной формой делопроизводства.

При централизованной форме организации делопроизводства регистрация документов ведется в службе делопроизводства (работником организации, в обязанности которого входит ведение делопроизводства).

При смешанной форме организации делопроизводства регистрация части документов ведется в службе делопроизводства, регистрация отдельных видов документов (бухгалтерских документов, договоров, протоколов коллегиальных и совещательных органов и др.), отражающих функциональную деятельность подразделений и органов управления организации, – в структурных подразделениях. В службе делопроизводства, как правило, регистрируются основные виды организационно-распорядительных документов:

• распорядительные документы, издаваемые руководителем организации и заместителями организации;
• входящие документы, поступающие на рассмотрение руководству;
• исходящие документы за подписью руководителя организации и его заместителей;
• протоколы и решения коллегиальных и совещательных органов.

Место регистрации документов должно быть определено инструкцией по делопроизводству.

При децентрализованной форме организации делопроизводства регистрация документов ведется в подразделениях организации.

 

 

 

 

 

Заключение

Таким образом, главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления; если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственность за его исполнение, так как факт его поступления не подтвержден.

 

Регистрация документов позволяет:

 

• подтвердить факт отправки или получения документа;

 

• создать регистрационно-справочный аппарат;

 

• определить технологию контроля за исполнением документа; количественные и качественные характеристики документов; организацию работы с документами в делопроизводстве и архиве.

 

В делопроизводстве используются две основные формы регистрации: журнальная и карточная. Журнальная и карточная формы регистрации могут вестись на бумажном носителе в ручном режиме и с применением средств автоматизации. Во втором случае в ходе регистрации документов формируется автоматизированная база данных по документам. Функции регистрации документов реализованы во всех системах электронного документооборота, представленных на рынке программных продуктов для делопроизводства.

 

 

 

Список литературы:

• Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».
• Кирсанова М.В.     Современное делопроизводство: Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с. — (Серия «Высшее образование»).
• Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: Издательский дом МЭИ, 2010. – 232 с.
• http://www.edou.ru/enc/razdel31/index.php?COURSE_ID=5&LESSON_ID=110
• http://зачётка.рф/book/3849/154985/2.%20Регистрация%20и%20 учет%20поступающих%20в%20организацию%20документов.html

 

 

 

Приложение 1

 

Дата регистрации и входящий номер	От кого поступил документ	Количество листов и экземпляров	Дата полученного документа, исходящий номер
10.01.2000 №35	Министерство образования РФ	2 л. в 1 экз.	25.12.1999 № 2054-02/5
Краткое содержание документа: Просьба направить в адрес Министерства информацию об организации горячего питания учащихся профучилищ области. Кто направил документ. Резолюция. Кирсановой М.В. Подготовить ответ. 20.01.2000

Оборотная сторона

Дата передачи на исполнение	Кому направлен документ	Расписка в получении	Дата возврата, расписка принявшего документ	Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении
10.01.2000	Кирсановой Н.В.	Подпись	20.01.2000	Д № 02-36
Отметка о контроле и исполнении: Заказной почтой отправлена справка об организации горячего питания. Подписал: председатель Я.Я. Боргено Когда и кем документ снят с контроля: председатель комитета Я.Я. Боргено 20.0 1.2000

 

 

 

 

Приложения 2

Приложение 3.1 Регистрационная карточка поступающей корреспонденции

Дата регистрации и входящий номер	От кого поступил документ	Количество Листов и экземпляров	Дата и исходящий номер полученного документа

Краткое содержание документа ______________________________

_________________________________________________________

Кто направил документ. Резолюция __________________________

_________________________________________________________

Дата передачи на исполнение	Кому направлен документ	Расписка в получении	Дата возврата, расписка принявшего документ	Номер дела, в котором хранится документ, или отметка об уничтожении

Оборотная сторона

Отметка о контроле и исполнении ____________________________

_________________________________________________________

Когда и кем документ снят с контроля ________________________

_________________________________________________________

 

Приложение 3.2 Регистрационная карточка отправляемой корреспонденции

Дата и порядковый регистрационный номер	Количество листов и экземпляров	Кому направлен документ	Расписка в получении или номер реестра, дата

Краткое содержание документа ______________________________

_________________________________________________________

Кем подписан документ ____________________________________

_________________________________________________________

Оборотная сторона

Входящий номер исполненного документа	Номер дела, в которое помещена копия документа, и номера листов	Отметка о полученном ответе, дата

Приложение 3.3

Справка о работе с документами в__________________________

Наименование организации

по состоянию на_________________ 2000 г.

Всего передано доку-ментов	Всего постав-лено на контроль	Из них		Находятся на испол-нении	В том числе		Всего отправ-лено доку-ментов
		Испол-нено сначала года	В т.ч. с нару-шением срока		С нару-шением срока	На допол-нительном контроле