Порядок работы с письменными обращениями граждан

В соответствии с требованиями Типового положения предложения, заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим делопроизводство по обращениям со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается8.

Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела, отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Например, «Предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А», «Б», «В» и т.д. Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма сосредоточиваются в отдельном деле. Причем предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам.

При небольшом количестве обращений их можно располагать в делах и в хронологической последовательности. Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только исполненные документы. Обложка дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется по установленной форме.

Законченные дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан хранятся в учреждениях, организациях и предприятиях в справочных и других целях. Ответственность за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Как видно из приведенных статей перечня, обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся 5 лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив9.

Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в архив включает в себя: оформление дел, проведение экспертизы ценности документа, составление описей. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформление дел входит в функции лица, обычно секретаря, ответственного за работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

2 Прием, направление и регистрация писем граждан

 

При приеме письменных обращений (далее – письма) в общем отделе Отделения (в Управлении – специалистом по делопроизводству и кадрам) проверяется правильность их адресования. Письма, доставленные не по назначению, незамедлительно возвращаются почтовому предприятию связи не вскрытыми для направления адресату.

Все поступающие из отделения почтовой связи в адрес учреждения ПФР письма граждан принимаются общим отделом Отделения, в Управлении - специалистом по делопроизводству и кадрам.

Письма централизованно регистрируются в течение трех дней с момента поступления: в Отделении в базе данных обращений с выдачей двух регистрационно-контрольных карточек установленного образца (одна направляется исполнителю, вторая – специалисту, контролирующему исполнение); в Управлении – в базе данных обращений либо (в районах с небольшим количеством письменных обращений) в журнале для регистрации письменных обращений.

При вскрытии конвертов проверяется наличие в них письма и документов (разорванные документы подклеиваются), поступившие документы (паспорт, военный билет, трудовая книжка, пенсионное удостоверение и т.д., а также фотографии и др. приложения к письму) подкалываются под скрепку впереди текста письма (в случае обнаружения, что отсутствуют приложения или сам текст письма, составляется справка, которая прилагается к конверту, и об этом сообщается заявителю). Конверты подлежат обязательному сохранению. Письма, сданные на личном приеме, сопровождаются пометкой "с личного приема", передаются в общий отдел (в Управлении - специалисту по делопроизводству) регистрируются и исполняются в общем порядке.

Дата регистрации и входящий номер указываются в регистрационном штампе, который проставляется в правом нижнем углу сопроводительного письма или на первой странице письма заявителя. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора и входящего номера, указанного в карточке регистрации, например: Б-261.

Фамилия заявителя указывается в именительном падеже, например: Свиридов А.П., Аксенова Л.П. Если автор (Петров) пересылает свое письмо через второе лицо (Сидорова), указывая его адрес и не указывая свой, то в графе "Ф.И.О." отмечаются две фамилии: Петров/ Сидоров.

Если письмо подписано двумя и более авторами, то указываются первые три, например: Сидоров, Иванов, Петров и др. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени общественной организации, а также резолюции митингов, собраний. Коллективные обращения отмечаются индексом "коллективное". Адрес заполняется с соблюдением общепринятого порядка при оформлении почтовой корреспонденции (если указан почтовый индекс, то он заносится на карточку). Можно пользоваться общепринятыми сокращениями при обозначении адресата: "п" - поселок, "с" ~ село, ".ст-я" - станция, "пер" - переулок, "пр-т" - проспект. "б-р" - бульвар, "мкр" - микрорайон, "кварт" - квартал. Если адрес отсутствует и в письме, и на конверте, при определении территории заявителя следует руководствоваться данными почтового штемпеля по месту отправки.

Все обращения граждан регистрируются в АРМ «Обращения граждан» для обеспечения отдельного делопроизводства и получения необходимой статистической отчетности.

Все зарегистрированные обращения граждан проверяются на повторность поступления. Повторными письмами считаются предложения, заявления и жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения, или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.

При повторном поступлении письма к нему подбирается имеющаяся переписка, на письме делается отметка “повторно”.

Письма одного и того же автора и по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными.

Не считаются повторными письма одного и того же автора, но по разным вопросам.

Обращения, поступившие в орган Пенсионного фонда по электронной почте, рассматриваются в общем порядке.

Для обращений, поданных в форме электронного сообщения через Интернет – портал Отделения (www.pfrrt.ru), предусматривается заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращениями и для письменного ответа. При надлежащем заполнении заявителем обязательных реквизитов (Фамилия, Имя, Отчество, Индекс и почтовый адрес, Электронная почта) обращение распечатывается специалистом, ответственным за поддержку Интернет-сайта Отделения, и регистрируется в общем порядке. В случае незаполнения обязательных реквизитов обращение не регистрируется и не рассматривается, заявитель информируется специалистом, ответственным за поддержку Интернет-сайта Отделения.

Порядок рассмотрения письменных обращений

 

1 Требования по рассмотрению письменного обращения граждан

 

Письменные обращения, направленные в государственные органы, иные организации (должностным лицам) с соблюдением требований настоящего Закона, иных актов законодательства России об обращениях граждан, подлежат обязательному рассмотрению должностными лицами государственных органов, иных организаций, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращении.

Письменные обращения, поступившие в государственные органы, иные организации (должностным лицам), к компетенции которых не относится решение вопросов, изложенных в обращениях, в пятидневный срок направляются в соответствующие государственные органы, иные организации (должностным лицам) с уведомлением об этом граждан либо по данным обращениям гражданам в пятнадцатидневный срок дается ответ с разъяснением, в какой государственный орган, иную организацию (к какому должностному лицу) им необходимо обратиться.

Запрещается передавать жалобы граждан в государственные органы, иные организации (должностным лицам), действия (бездействие) которых обжалуются, за исключением случаев, когда рассмотрение данной категории обращений относится к исключительной компетенции этих государственных органов, иных организаций (должностных лиц).

Письменные обращения считаются разрешенными, если поставленные в них вопросы рассмотрены, приняты необходимые меры и гражданам письменно даны ответы в сроки, указанные в частях первой и второй статьи 10 настоящего Закона.

В случае отказа гражданина от своего письменного обращения в соответствии с абзацем третьим статьи 14 настоящего Закона должностное лицо государственного органа, иной организации, рассматривающее такое обращение, принимает решение о прекращении по нему производства, за исключением случаев, когда в обращении содержатся сведения о нарушении прав, свобод и (или) законных интересов граждан.

 

2 Сроки рассмотрения обращений

 

Обращения должны быть рассмотрены не позднее одного месяца со дня их регистрации в государственных органах, иных организациях, к компетенции которых относится решение вопросов, изложенных в обращениях, а обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, — не позднее пятнадцати дней, если иной срок не установлен законодательными актами РФ. При необходимости проведения специальной проверки, запроса необходимой информации руководители государственных органов, иных организаций, в которые поступили обращения, могут продлить указанный срок, но не более чем на один месяц с одновременным уведомлением об этом граждан.

Срок рассмотрения обращений, при необходимости направления запросов в иностранные государства и (или) международные организации может быть продлен до шести месяцев руководителями государственных органов, иных организаций, в которые поступили обращения, с одновременным уведомлением об этом граждан.

Сроки рассмотрения обращений, исчисляются со дня регистрации обращений в государственных органах, иных организациях.

 

3 Требования, предъявляемые  к письменным обращениям

 

Письменное обращение должно содержать:

1 наименование и (или) адрес  государственного органа, иной организации (должность, фамилию, имя, отчество должностного  лица), в которые направляется  обращение;

2 фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте жительства  и (или) работы (учебы);

3 изложение сути обращения (предложения, заявления, жалобы);

4 личную подпись гражданина.

К письменным обращениям прилагаются документы, подтверждающие полномочия лиц, которые обращаются от имени других граждан (копии доверенности, решения суда, свидетельства о рождении, акта государственного органа, других документов).

К письменным обращениям могут прилагаться копии решений (ответов), принятых (данных) ранее по обращениям должностными лицами государственных органов, иных организаций, а также иные документы, необходимые для рассмотрения обращений.

Письменные обращения, не соответствующие требованиям, указанным в частях первой и второй настоящей статьи, могут быть оставлены без рассмотрения с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения. После устранения нарушений граждане вправе вновь обратиться в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу) в порядке, установленном настоящим Законом.

 

Глава 4

ОСУЩЕСТВЛЕНИЕ КОНТРОЛЯ ЗА РАССМОТРЕНИЕМ ОБРАЩЕНИЙ ГРАЖДАН

 

1 Основания для постановки на контроль письменных обращений

 

Письменные обращения, направляемые в государственные органы или органы местного самоуправления, могут быть поставлены на контроль. Основаниями для постановки на контроль письменных обращений могут служить:

а) содержащаяся в обращении обоснованная информация о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан;

б) содержащиеся в обращении обоснованные просьбы об оказании помощи или поддержки гражданам из социально незащищенных групп населения либо гражданам, пострадавшим по вине других лиц, а также пострадавшим в результате стихийных бедствий;