Подготовка дела к передаче в архив–оформление и описание дела для передачи в архив

Подготовка дела к передаче в архив–оформление и описание дела для передачи в архив.

Дело – совокупность документов или документ, относящихся(к одному вопросу или участку деятельности, помещенных отдельную обложку. Понятие дела шире понятия единицы хранения. Многотомные дела рассматриваются как одно дело, но несколько, в зависимости от количества томов, единиц хранения, поскольку каждый том составляет обособленную единицу хранения.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела.

Порядок формирования дел:

дела формируются в  соответствии с номенклатурой дел. В дела помещаются только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

в дела помещаются документы  одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы разных сроков хранения группируются в дела раздельно;

в дела не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дублетные  экземпляры документов, черновики;

документы в деле располагаются по их хронологии;

дело не должно превышать 250листов при толщине не более 4 см;

приложения к документам независимо от их датировки, присоединяются к тем, к которым они относятся;

каждый помещенный в дело документ должен быть правильно оформлен;

документы личного состава  формируются в дела отдельно от документов по основной деятельности.

Требования к архивному  делу

Полному архивному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и личного  состава.

Для полного архивного  оформления дела обязательно соблюдение следующих основных требований:

 подшивка или переплет  дела;

нумерация листов дела;

составление листа-заверителя дела;

составление внутренней описи документов;

внесение уточнений в  реквизиты обложки дела, касающихся на­звания организации, регистрационного индекса дела, крайних дат и заголовка дела.

Документы временного (до 10 лет) хранения подлежат частичному оформлению, в них допускается не проводить систематизацию документов, не нумеровать листы дела, не составлять за верительную надпись.

Порядок оформления архивных дел следующий:

дела подшиваются в  твердую картонную обложку или переплетаются, при этом из них изымаются все металлические скрепления;

особо ценные документы вкладываются в подшиваемые в дело конверты;

в конце дела подшивается  бланк для завершительной надписи; при необходимости в начале дела подшивается бланк внутренней описи;

нумерация листов дела производится черным карандашом в правом верхнем углу листа арабскими цифрами; состоящие из ряда томов дела нумеруются по каждому тому отдельно;

листы внутренней описи нумеруются самостоятельно; (фотогра­фии, чертежи  и другие иллюстративные материалы, представ­ляющие самостоятельный  лист в деле, нумеруются на обо­ротной стороне на верхнем поле листа; сложенные в деле листы разворачиваются и нумеруются как обычные листы дела;

подшитые в дело конверты нумеруются самостоятельно, сначала конверт, затем вложения;

при наличии ошибок в нумерации  листов возможно введение литерных номеров листов;

помешенный в дело лист-заверитель служит для фиксирования всех изменений  в деле, подтверждаемых ссылкой на соответствующие акты внутренняя опись дела служит для учета и раскрытия содержания документов дела.

Основными реквизитами обложки  дела являются:

наименование организации ее подчиненность;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

номер дела по описи;

заголовок дела;

аннотация (при особо ценных документах);

дата дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела;

наличие места для нанесения архивных атрибутов.

3.Передача дела в архив

Передача дел в архив  производится при полной архивной обработке дел по их описи.

Существует следующий  порядок передачи дел в ведомственный архив:

передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и личного состава;

 передача производится  через год после завершения дел делопроизводством;

прием дел в архив производится зав. архивом единично по описи в  присутствии представителя того структурного подразделения, чьи дела передаются в архив;

 при передаче особо  ценных дел производится их полистный просмотр;

при отсутствии дел на них  составляется справка, объясняющая это отсутствие;

передача фиксируется  в описи сдатчика и описи приемщика, при этом в конце каждого их экземпляра делается отметка о на­личии дел, указываются их фактическое количество, номера отсутствующих дел, дата сдачи дел в архив;

 по окончании приема  дел зав. архивом расписывается  на трех экземплярах описи  дел постоянного хранения и  на двух экземплярах описи  дел долговременного хранения, при этом вторые экземпляры описей возвращаются сдатчику, остальные остаются в архиве.

По истечении сроков ведомственного хранения дела передаются в госархив на постоянное хранение. При этом передача дел в госархив производится ежегодно или раз в 3—5 лет;

документы передаются по описям и оформляются актом приема-передачи дел на госхранение в двух экземплярах, один из кото­рых передается сдатчику, а второй остается в архиве;

документы принимаются в  госархив в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы;

при приеме документов производится проверка их физического, санитарно-гигиенического и технического состояния;

прием документов производится единично, а особо ценных документов полистно, при этом в описях делаются отметки об их передаче в архив;

в архив с документами  передаются три экземпляра описи, один экземпляр описи возвращается в  организацию-сдатчицу;

при первом приеме документов организации в архив вместе с  ни­ми передается историческая справка организации;

документы негосударственных  организаций принимаются в госархив в соответствии с заключаемым между ними договором;

документы физических лиц  поступают в госархив в результате дарения, завещания, купли-продажи.

Основные этапы работы по передаче документов организации  госархив:

утверждение описи передаваемых организацией дел экспертно-проверочной  комиссией госархива, при этом один экземпляр описи остается в госархиве;

проверка состояния дел  в организации представителем госархива;

передача дел организации  в архив на основании утвержденной описи; при этом в архив передаются научно-справочный аппа­рат к передаваемым документам и еще два экземпляра их опи­си, один экземпляр остается в организации

факт передачи документов в госархив фиксируется актом прие­ма-сдачи дел в двух экземплярах, один из которых остается в госархиве, а второй передается организации-сдатчице.