Особенности текущего и архивного хранения документов отдела кадров

В архиве фирмы должно остаться не менее двух экземпляров описей: один - рабочий, другой - страховочный. Следует иметь в виду, что в  архив передаются личные дела и личные карточки № Т-2 только уволенных сотрудников. Дела работающих сотрудников хранятся в службе кадров.

Сотрудники, когда-либо работавшие в фирме, могут обращаться в архив  с запросами о месте работы, стаже, занимаемой должности. Информация по запросам граждан и организаций  выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. АРХИВНАЯ СПРАВКА - это документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составлена. АРХИВНАЯ КОПИЯ воспроизводит текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных. АРХИВНАЯ ВЫПИСКА дословно воспроизводит часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа. Если требуется архивная справка о полученной заявителем за требуемые годы зарплате, ее делает бухгалтер фирмы, которому сотрудник архива в случае необходимости представляет нужные бухгалтерские документы. Выборка по зарплате в обязательном порядке заверяется бухгалтером, остальные сведения - работником архива. Сопроводительное письмо к справке на бланке фирмы подписывает только руководитель фирмы или лицо, его замещающее. Архивные справки в обязательном порядке заверяются печатью фирмы.

Порядок выдачи таких документов во временное пользование нужно  закрепить или в Положении  об архиве фирмы, или в Положении  о работе с персональными данными. Например, сформулировать правила так: «Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное  пользование только работнику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения, где он работает, или  руководителю организации по их письменным запросам. Остальные работники к  документам по личному составу права  доступа не имеют. Выдача дел из архива производится только под расписку работника, которому выдается дело, в журнале  или картотеке учета выдаваемых дел».

Заключение

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования  в справочной работе учреждений и  пополнение Государственного архивного  фонда РФ.

Подготовка исполненных  документов к хранению и использованию  включает:

экспертизу (оценку) научной  и практической ценности документов;

   оформление дел;

описание документов постоянного  и долговременного хранения;

обеспечение их сохранности;

передачу дел в архив  организации. Архив организации осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза ценности документов в делопроизводстве проводится при  составлении номенклатуры дел, их формировании. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи на государственное хранение, а также  для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказания методической помощи в проведении экспертизы ценности документа создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭПК). Разрабатывается положение, в котором определяются ее функции, права и порядок работы.

По окончании делопроизводственного  года все завершенные дела постоянного  и временного хранения, прошедшие  экспертизу ценности, вносятся в описи. Опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.

С момента заведения и  до сдачи в архив организации дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель  и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях

¹ Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 года.

²Постановление «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности Федеральной государственной службы» от 3 сентября 2007г

³ «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» от 27 октября 2003

⁴ ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования»