Особенности текущего и архивного хранения документов отдела кадров

Лист - заверитель дела подписывается  его составителем. Все последующие  изменения в составе и состоянии  дела (повреждения, замена подлинных  документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

Запрещается выносить лист - заверитель на обложку дела или  чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено  без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.

Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо  ценные, личные, судебные, следственные дела и так далее), а также для  учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки  которых не раскрывают конкретное содержание документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по форме установленной  «Основными правилами работы архивов  организаций», одобренными решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года.

Внутренняя опись содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и  номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами  и прописью количество включенных в  нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается  ее составителем. Если дело переплетено  или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись  подклеивается к внутренней стороне  лицевой обложки дела.

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному  составу составляется и оформляется  в соответствии с требованиями ГОСТа 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования»

На обложке дела указываются:

- наименование организации;

- наименование структурного  подразделения;

- индекс дела;

- архивный шифр дела;

- номер дела (тома, части)  по годовому разделу сводной  описи дел;

- заголовок дела;

- крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела;

- количество листов в  деле;

- срок хранения дела (на  делах постоянного хранения пишется:  «хранить постоянно»).

На обложке дел постоянного  хранения предусматривается место  для наименования государственного архива, в который дела организации  будут приняты, обозначения кодов  государственного архива и организации.

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого  документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке  дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается  в скобки.

Заголовок дела на обложке  дел переносится из номенклатуры дел. В необходимых случаях в  заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и другие).

Крайние даты дела указываются  арабскими цифрами.

Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и так далее), для  которых точная датировка имеет  важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и тому подобное, то датой дела будут  точные календарные даты первой и  последней записей в журнале.

Крайними датами личного  дела являются даты подписания приказа  о приеме и увольнении лица, на которое  это дело заведено.

В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному  составу через год после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и так далее).

Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел  постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают  по номенклатурам дел.

Если отдельные дела необходимо оставить или выдать для текущей  работы, архив организации оформляет  выдачу этих дел во временное пользование.

Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела.

Вместе с делами в архив  передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива.

До передачи в государственные  архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах организаций  и предприятий в течение сроков, установленных Главным архивным управлением Российской Федерации. По истечении установленных сроков документы, подлежащие государственному хранению, передаются по акту из архивов  организаций и предприятий в  государственные архивы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Рекомендации  по текущему и архивному хранению  документов отдела кадров ЗАО «Удача»

3.1 Подготовка передача  дел в архив организации

 

Законодательство обязывает  фирму принимать меры к хранению документов, которые образуются в  ее деятельности. Так, документы по личному составу, С которыми работает отдел кадров, должны храниться в  течение 75 лет после увольнения сотрудника (п. 6 Положения об Архивном фонде  Российской Федерации, утвержденного  Указом Президента РФ от 17 марта 1994 г. № 552). А распоряжение Правительства  РФ от 21 марта 1994 г. № 358-Р «Об улучшении  сохранности документов по личному  составу» рекомендовало фирмам независимо от форм собственности включать в  свои уставы (положения) специальные  пункты. В них должны быть прописаны  все вопросы, касающиеся учета и  сохранности документов по личному  составу и своевременной передачи их на хранение в случае ликвидации юридического лица. Поэтому в любой  фирме должен быть разработан комплекс мер, которые обеспечивают условия  хранения документов.

Лучше всего создать для  этих целей архив и на локальном  уровне урегулировать его компетенцию (разработать Положение об архиве фирмы). Создать архив вам помогут  Основные правила работы архивов  организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Кроме того, положения о хранении документов содержатся в Федеральном законе от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (ст. 50) и в Федеральном законе от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст. 89). В этих нормативных актах сказано, какие документы обязаны хранить хозяйственные общества.

 В пункте 2 статьи 13 Федерального  закона «Об архивном деле в  Российской Федерации» от 22 октября  2004 г. № 125-ФЗ сказано, что  фирмы вправе (а не обязаны)  создавать архивы в целях хранения  образовавшихся в процессе их  деятельности архивных документов. Если фирма не создает собственного  архива, она может передавать  свои документы на хранение  в государственный архив (п. 20 Положения об Архивном фонде  Российской Федерации). В этом  случае фирма заключает с учреждением Государственной архивной службы договор о передаче документов на государственное хранение.

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования  архивных документов предусмотрена  административная ответственность.

Меры ответственности - предупреждение или административный штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП РФ). Ответственность за правильность хранения архивной документации несет сотрудник архивной службы или другое лицо, наделенное соответствующими полномочиями. А если в фирме нет лица, ответственного за хранение документов, ответственность за сохранность документов несет руководитель фирмы.

При ликвидации фирмы документы  передаются вышестоящей организации  или правопреемнику. В случае их отсутствия (например, в результате банкротства) - на хранение в государственный  или муниципальный архив. Перед  передачей дел в обязательном порядке производятся проверка наличия  документов, а также их научно-техническая  обработка. Документы передаются организации-правопреемнику или в государственный (муниципальный) архив только по описям. По итогам передачи составляется акт установленной  формы, в котором фиксируется  количество, техническое состояние  передаваемых дел, отмечается отсутствие дел. И описи дел прилагаются  к акту, который подписывается  или председателем ликвидационной комиссии, или конкурсным управляющим.

Какие документы относятся  к документам по личному составу

Обычно под ними подразумевают  лишь небольшую группу документов - приказы по личному составу, личные дела, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета, ведомости по начислению зарплаты, трудовые договоры.

Но кроме этого к  документам по личному составу относятся:

документы о прохождении  учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты  и т. п.);

документы по аттестации и  установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);

документы, подтверждающие вредные условия производства;

списки сотрудников, имеющих  право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);

формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых  могут служить основанием для  подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Практически все разновидности  документов по личному составу приведены  в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 г.

Документы по личному составу  в архиве должны храниться отдельно от других документов. Оптимальный  вариант - создать для них специализированное хранилище. Если фирма не имеет такой  возможности, надо обеспечить в общем  хранилище изолированное хранение документов по личному составу в  закрывающихся шкафах, сейфах и т. д. Это объясняется тем, что такие  документы носят конфиденциальный характер и доступ к ним должен быть строго ограничен (см. главу «Положение о защите персональных данных»).

Подготовка дел к сдаче  в архив

Подготовка документов для  сдачи в архив включает в себя следующие процедуры:

формирование и оформление дел после окончания и в  текущем делопроизводстве;

экспертизу ценности документов и дел;

описание дел, передаваемых в архив фирмы;

передачу документов в  архив фирмы.

Приказы по личному составу, имеющие различные сроки хранения, формируйте в разные дела, иначе  будут проблемы с передачей таких  смешанных дел на архивное хранение.

С самого начала присваивайте приказам 75-летнего срока хранения (о приеме на работу, переводах, перемещении, премировании и т. п.) и 5-летнего срока  хранения (о командировках, отпусках, дежурствах и т. п.) разные номера, что  облегчит их формирование в разные дела.

Экспертиза ценности документов и дел - это изучение документов и  дел с целью определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение. Экспертиза проводится в несколько этапов:

-при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения каждого дела, внесенного в номенклатуру;

-в процессе формирования дел;

-при подготовке дел к передаче на архивное хранение.

При экспертизе обязательно  просматривается каждое дело по всем входящим в него листам. Из дела удаляются  дублетные экземпляры документов, черновики, не заверенные в установленном порядке  копии, не относящиеся к вопросу  документы.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи  дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также  акты о выделении к уничтожению  дел, не подлежащих хранению.

При составлении описи  необходимо соблюдать ряд требований:

каждое дело, которое вносится в опись, должно иметь самостоятельный  порядковый номер;

заполнение граф в описи  должно соответствовать данным, указанным  на обложке дела;

если в опись вносится несколько одинаковых заголовков, то полностью пишется заголовок  первого дела, а вместо остальных  проставляется слово «тоже».

В конце описи делается итоговая запись, фиксирующая количество дел, внесенных в данную опись. После  составления опись подписывает  составитель и визируют руководители тех структурных подразделений, документы которых включены в опись. Затем опись согласовывается с экспертной комиссией фирмы или, если фирма состоит на учете государственного (муниципального) архивного учреждения, с экспертно-проверочной комиссией органа управления архивным делом на данной территории и ее утверждает руководитель фирмы. В каждое структурное подразделение (службу кадров, бухгалтерию) направляется один контрольный экземпляр описи на переданные в архив дела.