Особенности текущего и архивного хранения документов отдела кадров

Содержание

Введение           3

1. Состав и систематизация документов отдела кадров организации 4

1.1. Понятие отдела кадров  и правовая основа его деятельности  

1.2.  Состав и характеристика  кадровой документации   5

3. Документы по личному составу      7 
2. Особенности текущего и архивного хранения документов отдела кадров

2.1 Организация текущего  хранения документов отдела кадров  12

2.2Оформление и передача документов и дел отдела кадров в архив организации          15 

3. Рекомендации по текущему и архивному хранению документов отдела

 кадров ЗАО «Удача»

 3.1 Подготовка передача дел в архив организации    20

Заключение           25

Список используемой литературы                     

Приложение                             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Эффективное управление персоналом предприятия подразумевает активные и пассивные методы привлечения  кадров, способы адаптации новых  сотрудников, способы оценки способностей, знаний и умений сотрудников. Современный  этап развития экономики России характеризуется  острым дефицитом высококвалифицированных  менеджеров и специалистов универсального типа, изменением требований к персоналу  предприятия и кадровой политики.

Кадровая политика должна широко опираться на непрерывное  внутрифирменное развитие персонала  с учетом вертикального его роста (карьеры), создание резерва на замещение  руководящих должностей и всестороннего  профессионального творческого  развития по горизонтальным направлениям, освоения новых и вторых профессий, расширения зоны деятельности. Особую роль приобретает профессиональное обучение работников кадровых служб  и профессионального внутрифирменного обучения. В связи с этим, на пороге 21 века поставлена задача оказать содействие персоналу предприятий, их кадровым службам, руководящему составу, всем, кто работает с людьми, в освоении стратегии и тактики профессионального развития персонала, как главного и воспроизводимого ресурса производства.

В организации любой организационно-правовой формы собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком  документов, быстро найти требуемый  документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

Целью написания данной курсовой работы является рассмотрение процесса формирования и хранения дел в отдела кадров.

Задачи курсовой работы - рассмотрение вопросов:

- состав и систематизации документов отдела кадров в организации

- организация хранения документов в отделе кадров

- подготовку и передачу документов и  дел отдела кадров в архив организации.

 

 

1 Состав и систематизация документов отдела кадров организации 

1.1  Понятие отдела кадров  и правовая основа его деятельности

 

В понятие кадрового делопроизводства входит кроме документирования трудовых отношений с работниками, также  хранение и использование документов в текущей деятельности организации, экспертиза их ценности и сдача документов на архивное хранение.

Основным нормативным  актом в этой сфере является Федеральный  закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации¹». Данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Статья 17 Федерального закона от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает  общую обязанность по обеспечению  сохранности документов, в том  числе документов по личному составу, для любого субъекта хозяйственной  деятельности: государственных органов, органов местного самоуправления, организаций  и граждан, занимающиеся предпринимательской  деятельностью без образования  юридического лица, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов.

Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" организациям предоставлено  право создавать архивы для хранения документов. Статья 17 данного Закона обязывает компании обеспечивать сохранность образовавшихся в деятельности организации документов, в том числе документов по личному составу. Полагаем, что сохранность документов без организации их хранения невозможна. Для хранения и использования документов, образующихся в отделе кадров, нужно их систематизировать.

Правовую основу деятельности отдела кадров составляет Конституция  РФ,  Законы  РФ, ЧР, акты, издаваемые Президентом РФ, Правительством РФ, постановления и распоряжения главы  администрации муниципального района, Федеральный закон от 2 марта 2007г. № 25-ФЗ « О муниципальной службе РФ», Трудовой кодекс РФ, инструкции о  порядке ведения делопроизводства ».

 

1.2.Состав и характеристика кадровой документации

 

В деятельности кадровой службы формируются следующие документы:

 • локальные нормативные  акты (правила внутреннего трудового  распорядка, положения о защите  персональных данных работников, о системе оплаты труда, об  отделе кадров, должностные инструкции  и др.);

 • распорядительные  документы (приказы по личному  составу, приказы, распоряжения  по основной деятельности и  др.);

 • договорные документы  (трудовые договоры, дополнительные  соглашения к трудовым договорам,  соглашения);

 • учетные документы  по личному составу (личная  карточка Т-2 или Т-2ГС (МС), личные  дела, если они ведутся в организации,  списки работников, учетные и  регистрационные журналы, например  журналы регистрации приказов, трудовых договоров, журнал учета командировок и др.);

 • информационно-справочные (документы, являющиеся основаниями  для издания приказов по личному  составу (заявления, докладные  и объяснительные записки и  др.), переписка по кадровым вопросам, справки и др.);

 • персональные документы  работников (копии документов, удостоверяющих  личность работника, его квалификацию, заключения (справки) о состоянии  здоровья и др.);

 • документы, создаваемые  коллегиальными органами (протоколы  заседаний аттестационных и конкурсных  комиссий, акты и др.).

Приведенный перечень не является исчерпывающим, но он дает представление, какие комплексы документов составляют понятие «документы по личному составу» и что должна включать номенклатура дел кадровой службы.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения по установленной форме.

В номенклатуру дел включаются все документы, создаваемые в  кадровой службе и поступающие в  это подразделение от работников организации, других подразделений, руководства, кроме печатных изданий. Включаются в номенклатуру дел и учетные  документы, в т. ч. учетные и регистрационные  журналы, картотеки, базы данных. Номенклатура дел предназначена для:

 
1.   классификации документов;

 
2.   порядка формирования дел в делопроизводстве;

 
3.   учета дел;

 
4.   группировки исполненных документов в дела;

 
5.   систематизации дел;

 
6.   индексации дел;

 
7.   фиксации результатов по экспертизе ценности документов на этапе текущего делопроизводства при установлении сроков хранения документов;

 
8.   использования архивом организации в качестве учетного документа при работе с делами, относящимися к разряду дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно);

 
9.   использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроками хранения; использования, в качестве основы, для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

 

1.3  Документы по личному  составу

Личное дело – совокупность документов, содержащих персональные данные работника и иные сведения, связанные с его трудовой деятельностью.

Как правило, личные дела ведутся  в различных государственных  органах, а в секторе частного бизнеса – на руководящий состав работников, специалистов, материально-ответственных  лиц. Работодатель в условиях современного кадрового делопроизводства вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости  заведения личных дел. При этом независимо от выбора работодателя все необходимые  персональные данные на каждого работника  отражаются в личной карточке (унифицированная  форма №Т-2).

Порядок работы с личными  делами не регламентирован законодателем, в связи, с чем работодатели самостоятельно решают вопросы их формирования и  ведения.

Исключение составляют личные дела государственных служащих.

Ведение личных дел федеральных  государственных служащих регламентировано Указом Президента Российской Федерации  от 3 сентября 2007 года №640 «О порядке  ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности  Федеральной государственной службы²».

Ведение личных дел государственных  гражданских служащих Российской Федерации  регламентировано Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 года №609 «Об  утверждении положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации  и ведении его личного дела».

Личное дело оформляется  после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие  процедуру приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие  в период трудовой деятельности работника  у данного работодателя.

На основе анализа нормативных  актов по кадровому делопроизводству и, прежде всего, пункт 337 «Перечня типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков их хранения³», утвержденного Росархивом 27 октября 2003 года можно сделать вывод, что в состав личного дела входят следующие документы:

―  внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

―  анкета или личный листок по учету кадров;

―  автобиография или  резюме;

―  копии документов об образовании;

―  копии документов об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

―  характеристики или  рекомендательные письма;

―  заявление о приеме на работу;

―  трудовой договор;

―  дополнение к личному  листку по учету кадров;

―  копии приказов о  приеме на работу, переводе, увольнении (или выписки из них);

―  справки и другие документы, относящиеся к данному  работнику.

Согласно пункту 6.2.10. Приказа  Минкультуры Российской Федерации  от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» документы в личных делах должны располагаться в хронологическом порядке по мере их поступления.

Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле должна содержать  сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и  номерах листов дела, на которых  расположен каждый документ. Листы  личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись документов личного дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления  описи.

Личный листок по учету  кадров включает в себя биографические сведения о работнике, его образовании, предыдущих местах работы с начала трудовой деятельности, семейном положении  и другое.

Работник сам заполняет  от руки личный листок при поступлении  на работу. При его заполнении используются следующие документы:

―  паспорт;

―  трудовая книжка;

―  военный билет;

―  документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого  звания (диплом и аттестат);

―  документы об имеющихся  изобретениях.

При формировании личного  дела в него помещают копии документов, подтверждающие социально значимые факты (документы об образовании  – аттестат, диплом, сертификат, свидетельство  о рождении ребенка, свидетельство  о расторжении брака и другое). Необходимо помнить, что помимо копии  документов необходимо удостовериться в наличии оригиналов соответствующих  документов.