Оргпроектные работы по совершенствованию ООО «Визус-Оптик»

Приказы подписывает  начальник структурного подразделения  или генеральный директор ООО «Визус-ОПТИК».

Идущая ниже отметка  об исполнителе (составителе проекта), как было выяснено в ходе изучения распорядительной документации ООО  «Визус-ОПТИК», ставится только на исходящих  документах, оформляется: в левом  нижнем углу указывается фамилия исполнителя (составителя проекта) и номер его служебного телефона.

Согласование документа  оформляют визой согласования, которая  располагается на другой стороне  документа ниже подписи руководителя, подписей членов рабочей группы по разработке. Виза включает должность визирующего документ, подпись и расшифровку подписи.

Большинство издаваемых в ООО «Визус-ОПТИК» документов не требуют обязательного наличия  оттиска печати. Гербовая печать проставляется  на оригиналах организационно-правовых, кадровых и других видах документов. Помимо гербовой печати в организации имеется ряд простых круглых печатей, используемых для постановки на конкретные виды документов.

Приказы оформляются  на бланке приказа и содержат следующие  реквизиты: наименование организации, название вида документа (приказ), дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст, подпись, визы.

Текст приказа состоит  из двух частей: констатирующей, в которой  содержится обоснование распорядительных действий, и распорядительной, содержащей поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Распорядительная часть начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами по центру страницы.

Анализ имеющейся документации  в отделе ДОУ ООО «Визус-ОПТИК» выявил наличие ряда недостатков и несоответствий в оформлении организационно-распорядительных документов.

 

1.5 Организация документооборота ООО «Визус-ОПТИК»

 

В ООО «Визус-ОПТИК» существует три основных потока документации:

Входящий – документы, поступающие в организацию (органов власти и управления; документы производственных баз; документы несоподчиненных организаций) (Приложение Б).

Исходящий – документы, созданные в ООО «Визус-ОПТИК» и направляемые за пределы организации (Приложение В).

Внутренний – документы, создаваемые и используемые  в ООО «Визус-ОПТИК» (Приложение Г).

Анализ движения входящих документов:

Документы, поступающие  в организацию, проходят следующие  этапы обработки:

 - прием и первичная обработка документов;

 - предварительное рассмотрение и распределение документов по структурным подразделениям (в случае, если документы не подлежат регистрации, и если не требуют рассмотрения руководством);

 - регистрация документов;

 - рассмотрение руководством (наложение резолюции);

 - направление на исполнение (сначала документ с резолюцией возвращается секретарю, он переносит резолюцию в регистрационный журнал);

 - исполнение и контроль исполнения;

- помещение исполненных документов в дело.

Анализ движения исходящих  документов:

Документы, направляемые за пределы организации, проходят следующие этапы обработки:

- составление черновика (с документом работает исполнитель);

- визирование (внутреннее согласование);

- подписание (утверждение) документов руководителем;

- регистрация исходящих документов;

- отправка исходящих документов;

- направление исходящих документов в дело.

Анализ движения внутренних документов:

На этапах подготовки и оформления порядок работы с  внутренним документом такой же, как  и с исходящим документом:

1) составление проекта документа (черновик) исполнителем;

2) проверка правильности оформления проекта документа;

3) согласование проекта документа;

4) подписание (утверждение) документа руководителем;

5) регистрация документа (регистрируются только документы по особо важным вопросам).

На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:

1) передача документа исполнителю (снятие копий при наличии нескольких исполнителей);

2) контроль исполнения документа;

3) исполнение документа;

4) подшивка (направление) исполненного документа в дело.

Если документ был  зарегистрирован при поступлении  в организацию, а теперь он передается в другое подразделение, в  регистрационной  карточке документа ставится отметка  о его направлении в это подразделение, а также сведения о решении данного вопроса (резолюция). Передача осуществляется посредством электронной почты или через курьера.

Если документ создан внутри организации и предназначен для переписки между подразделениями (служебная записка), то он регистрируется в журнале внутренней переписки с указанием подразделения, которому предназначен данный документ. В «1С» на данный  момент не создана регистрационная форма для внутренних документов.

После отметки в журнале  регистрации документы раскладываются в ячейки с названиями подразделений, если работа ведется в системе «1С»,  создается список рассылки.

Хотя организация ООО  «Визус-ОПТИК» является растущей и  в данный момент имеющая численный  состав сотрудников 32 человека, тем не менее, поток внутренней, входящей и исходящей документации не мал, даже для такой маленькой организации.

Подсчитаем объем документооборота за прошедший месяц:

У_Д = S_В + S_ИСХ  + S_ВХ, где

У_Д – объем документооборота за месяц,

S_В – объем внутренней документации за месяц,

S_ИСХ – объем исходящей документации за месяц,

S_ВХ – объем входящей документации за месяц.

У_Д = 59 + 13 + 20 = 92

Таким образом документооборот  за прошедший месяц в ООО «Визус-ОПТИК» составляет 92 документа.

 

1.6 Информационно-поисковая  справочная система. Формирование дел. Подготовка документов к сдаче в архив.

 

Вся поступающая (создаваемая) в приемную документация регистрируется в журнале входящей (исходящей) документации в «1С Предприятие»  и направляется на рассмотрение руководителю подразделения.

Ознакомление заинтересованных работников с поступающей документацией осуществляется в соответствии с визой руководителя, документация формируется в дела по видам:

- общие приказы,

- приказы о командировании,

- стандарты предприятия,

- исходящая документация,

- входящая документация,

- нормативные документы на оборудование,

- нормативные документы на готовую продукцию.

Все дела номеруются в  соответствии с номенклатурой дел.

Лицо, ответственное за предоставление необходимой информации и осуществляющее контроль исполнения документов – начальник службы ДОУ. Начальник службы ДОУ контролирует своевременность исполнения документов в соответствии с резолюцией руководителя. На срочных, документах ставится отметка «Срочно», на документах с контрольными сроками исполнения ставится отметка «Контроль», начальник отдела ДОУ направляет документ непосредственному исполнителю, получает информацию о перемещении и исполнении, доводит до сведения руководителя.

Дела хранятся в приемной, в специальных запирающихся шкафах в последовательности, закрепленной номенклатурой дел. Экспертная комиссия не организуются, создаются  комиссии по мере надобности. Архив организации  находится на стадии формирования. На документах, отобранных для хранения в архив, на титульном листе, ставится надпись «Архив». Дела, подлежащие долговременному и постоянному хранению, передаются в архив по описям дел.

 

 

 

 

 

2 Совершенствование деятельности ООО «Визус-ОПТИК»

 

2.1 Технологии управленческих процессов ООО «Визус-ОПТИК»

 

Управление предприятием предназначено для сохранения ее миссии и осуществляется путем противодействия разрушению предприятия в результате его взаимодействия с внешней средой. Рассматривая процесс управления предприятием как технологию, можно представить его совокупностью циклов, выполняемых работниками аппарата управления, на основе разделения труда. В соответствии с элементами управляемого объекта (труд, средства труда, технология производства, предметы труда, экономические связи и отношения) можно определить и содержание процесса управления как:

• управление процессом труда (основного и вспомогательного персонала предприятия);
• управление движением и запасами предметов труда (материальными потоками - ресурсами);
• управление орудиями и средствами труда (зданиями, сооружениями, оборудованием);
• управление процессами производства (основного и вспомогательного);
• управление экономическими связями и отношениями как выраженной стоимостной формой производственного процесса.

Все элементы объекта управления связаны между собой через труд. Поэтому главным в процессе управления является управление системой совместного труда.

Операционно-техническое  разделение труда в процессе управления обусловлено его динамикой. Процесс  управления в динамике можно представить с помощью элементов, (трудовые движения), операций и процедур. Сочетание элементов процесса составляет его технологию. Понятие "операция" имеет широкий смысл и охватывает всякие целесообразные действия: производственные, коммерческие, технологические, экономические, управленческие и другие. Операцию можно рассматривать как совокупность элементов трудовых процессов, выполняемых работниками управленческого аппарата. Операция является первичным звеном в совместном процессе труда по управлению предприятием и имеет особое значение с точки зрения организации этого процесса. Операции в процессе управления определяют разделение труда между его участниками. Комбинирование операций определяет кооперацию труда.

Рациональное комбинирование операций обеспечивает сочетание операций во времени и в пространстве. Операцию управления расчленяют на отдельные элементы, выполнение которых необходимо для выполнения всей операции. Научный подход к анализу и проектированию управленческих операций возможен при условии разработки организационной модели, достаточно хорошо отражающей свойства и характеристики объекта и пригодной для изучения ее качественными и количественными методами. Закономерное, последовательное прохождение операции во времени и пространстве в совокупности составляет процесс управления предприятием. Таким образом, управленческий процесс складывается из большего или меньшего числа последовательных или параллельных операций и процедур, составляющих в целом технологию управления.

Чтобы правильно организовать каждый функциональный процесс в системе управления, необходимо:

• определить количество, последовательность и характер операций, составляющих процесс;
• подобрать (разработать) для каждой операции соответствующие способы, приемы (методику),
• технические средства; определить оптимальные условия протекания процесса во времени и среде.

Для осуществления всех вышеперечисленных процессов необходимо произвести оценку состояния организации  на примере конкретного отдела ДОУ, с учетом всех особенностей ООО «Визус-ОПТИК».

 

Организации, особенно с развитой иерархической структурой управления, как и у ООО «Визус-ОПТИК», работающие в различных отраслях производства, а в данном случае – в оптике, имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Поэтому данная организация испытывает постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании.

Нормативное регулирование  вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении информационных технологий, но и при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота – разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов.

Для ООО «Визус-ОПТИК» деятельность отдела ДОУ имеет особую специфику. Она заключается в  трудоемкости выполняемых задач, что  обусловлено решением дополнительных функций по реализации подбора, оформления и различных процедур по работникам, что входит в компетенции другого отдела – отдела кадров, которого не существует в данной организации. Для совершенствования отдела ДОУ необходимо произвести определенный анализ этой системы с помощью различных методов. Это поможет решению следующих задач: