Оргпроектные работы по совершенствованию ООО «Визус-Оптик»

Министерство образования  и науки Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального образования

«Сибирский государственный индустриальный университет»

 

Кафедра управления качеством и  документоведения

 

 

КУРСОВОЙ ПРОЕКТ

по дисциплине «Организационное проектирование»

 

ОРГПРОЕКТНЫЕ  РАБОТЫ

ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ  ООО «Визус-ОПТИК»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Новокузнецк

2011 г.

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………..………..……...3

  1 Общая характеристика ООО «Визус-ОПТИК»

    1.1 Основные особенности ООО «Визус-ОПТИК»…………………………………..5

    1.2 Этапы жизненного цикла ООО «Визус-ОПТИК»………………………………12

    1.3 Структура и функции делопроизводственной службы ООО «Визус-ОПТИК»........................................................................................................................14

    1.4 Документирование деятельности ООО «Визус-ОПТИК»……………………...17

    1.5 Организация документооборота ООО «Визус-ОПТИК»……………………….24

    1.6 Информационно-поисковая справочная система. Формирование дел. Подготовка документов к сдаче в архив…………...……………………………….26

  2 Совершенствование деятельности ООО «Визус-ОПТИК»

    2.1 Технология управления процессами ООО «Визус-ОПТИК»…………………..28

    2.2 Особенности фотографии рабочего времени……………………………………31

    2.3 Фотография рабочего дня на примере работы начальника отдела ДОУ ООО «Визус-ОПТИК»...........................................................................................................43

    2.4 Организационная и функциональная структура аппарата управления ООО «Визус-ОПТИК»………...……………………………………………………………48

Заключение……………………………………………………………………………….53

Список использованной литературы…………………………………………………...54

Приложение А…………………..………………………………………………………..55

Приложение Б……………………..……………………………………………………..56

Приложение В………………………..…………………………………………………..57

Приложение Г…………………………..………………………………………………..58

Приложение Д…………………………..………………………………………………..59

Приложение Е……………………………..……………………………………………..60

 

 

Введение 

 

Актуальность. В рамках организации  протекает весь  управленческий  процесс,  в  котором  участвуют  менеджеры  всех   уровней,   категорий   и профессиональной специализации. Система  управления  организации  построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись  своевременно и  качественно.  Отсюда  то  внимание,  которое  уделяют  ей   руководители организаций и специалисты, с целью непрерывного совершенствования, развития как системы в  целом,  так  и  её  отдельных  составляющих.  Очевидно,  что изучение и совершенствование системы управления,  как в рамках  отдельной организации, так и государства, общества в  целом  способствует  скорейшему достижению поставленных целей и задач.

Среди множества проблем  современного менеджмента важнейшими являются разработка, принятие и осуществление  управленческого решения, представляющего собой основной инструмент управляющего воздействия. Проблема имеет весьма серьезное прикладное значение, которое неизбежно возрастает по мере усложнения хозяйственных ситуаций и управленческих задач, требующих решения. Об этом свидетельствуют и возрастающие масштабы потерь в результате даже небольших ошибок, допущенных в решении.

Эффективное принятие решений  необходимо для выполнения управленческих функций. Поэтому процесс принятия решений - центральный пункт теории управления. Наука управления старается повысить эффективность организаций путем увеличения способности руководства к принятию обоснованных, объективных решений в ситуациях исключительной сложности с помощью моделей и количественных методов.

Разработанность: В.Г. Алиева, В.А. Баринов, Б.З. Мильнер, В.И. Подлесных, Т.В.Рогожина, В.Л. Семиков, О.Г.Туровец.

Объект - организационная система ООО «Визус-ОПТИК».

Предмет: совершенствование организационной структуры ООО «Визус-ОПТИК».

Цель - разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления ООО «Визус-ОПТИК» и обоснование её эффективности.

Задачи:

-  выбор методов исследования и исследование действующей системы управления во время прохождения производственной практики;

-  анализ результатов исследования с целью выявления существующих проблем;

-  разработка  мероприятий  по совершенствованию  системы управления ООО «Визус-ОПТИК».

Практическая  значимость: Результаты исследования могут быть использованы на практике в управленческой и организационной деятельности.

Методы: анализ и изучение документов и литературы, системный анализ.

Структура работы: курсовой проект состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Общая характеристика  ООО «Визус-ОПТИК»

 

1. Основные особенности ООО «Визус-ОПТИК»

 

В наши дни очки - не просто полезная вещь, выполняющая самые  благие функции, а важный, что называется, аксессуар, лежащий в плоскости  индустрии мод. Их значение и разнообразие становится все более важным в  наше время.

С развитием рынка  все больше и больше стали появляться оптики частного значения, отходя от государственных. Если в начале XX века подбор очков и линз осуществлялось лишь в специально оборудованных больницах, то XI век характеризуется полным переходом к частным заведением. Сейчас приобретение очков и линз (контактной коррекции и т.д.) стало наиболее простым и общеизвестным способом. В каждом городе имеется по 3-5 сети оптик, имеющих высококвалифицированных врачей, позволяющих легко и без труда подобрать, порекомендовать и объяснить правила пользования контактной коррекцией (очками, линзами и комплектующими к ним), а также мастеров, которые без труда отремонтируют очки, вставят в оправы необходимые линзы и т.д.

Оптика ООО «Визус-ОПТИК» является молодой организацией, основанной 18 сентября 2007 года в г. Киселвске. Несмотря на свой малый возраст, организация постепенно расширялась и продолжает расширяться, стараясь охватить больший круг потребителей.

3 октября 2007 года в  районе шахты №12 открывается  еще один отдел оптики, что позволяет понять важность охвата большего числа населения.

Сначала организация  имела небольшой штат сотрудников, где функции бухгалтера и работника  службы ДОУ выполнял один человек. Но с постепенным расширением (20 февраля 2008 года – в центре г. Киселевска, 5 декабря 2008 года – на Красном Броде, 1 января 2009 года – в районе Тыргана г. Прокопьевска), большой объем документации, которую приходилось разбирать привело к необходимости разделения полномочий и расширением штата сотрудников, занимающихся не только основной, но и второстепенной деятельностью. Так в организации появляются 2 обособленных отдела: ДОУ и бухгалтерия.

Таким образом, ООО «Визус-ОПТИК» является расширяющейся организацией, имеющей пока 5 отделов основного  профиля и 3 отдела занимающихся второстепенной деятельностью организации, которые взаимодействуют между собой посредством электронной почты  и через курьера (Приложение А). Руководством организации занимается генеральный директор, который и контролирует деятельность выполняемых работ.

Предметом деятельности Общества является:

- розничная торговля  фармацевтическими и медицинскими  товарами, косметическими и туалетными  товарами;

- производство изделий  медицинской техники, включая  хирургическое оборудование и  ортопедических приспособлений;

-    прочая розничная  торговля; 

-    и иные не  запрещенные законодательством  виды деятельности.

Отрасль – обособленная часть какой-либо системы. Отраслевая принадлежность определяется рядом признаков:

1. по экономическому назначению продукции, т. е. по ее роли в производстве совокупного общественного продукта, ООО «Визус-ОПТИК» относится к группе производящих предметы потребления, а именно очки и комплектующие к ним.
2. по характеру технологических и производственных процессов данная организация с прерывным производством.

Отраслевая структура  характеризует уровень индустриального  и технического развития, степень  экономической самостоятельности  и уровень производительности общественного труда.

При ососбенностях выявления отраслевой принадлежности организации необходимо начать с межотраслевого комплекса  состоящего из группы отраслей. Таким  образом, исходя из особенностей ООО  «Визус-ОПТИК», профиль деятельности можно отнести к социальному комплексу, который представляет собой отрасли легкой промышленности, производящие товары народного потребления.

Лёгкая промышленность — совокупность специализированных отраслей промышленности, производящих главным образом предметы массового потребления из различных видов сырья. Предприятия лёгкой промышленности производят также продукцию производственно-технического и специального назначения, которая используется в различных отраслях промышленности, в сельском хозяйстве, в силовых ведомствах, на транспорте и в здравоохранении. Исходя из особенностей данной отрасли, которая состоит из подотраслей, можно конкретизировать принадлежность данной организации. Следовательно, это галантерея.

Галантере́я (от фр. galanterie — галантность, изящность) — торговый термин, означающий группу товаров, представляющих предметы туалета и личного обихода (галстуки, нитки, перчатки, шарфы, сумки, очки и др.).

Галантерейные товары объединяют широкую номенклатуру промышленных товаров массового потребления, в основном небольших размеров. В эту группу входят изделия, изготовленные различными технологическими способами из разнообразных материалов и используемые для туалета, украшения, домашнего обихода и др.

Галантерейные товары в  зависимости от исходного материала  подразделяют на следующие группы: галантерея текстильная, из пластмасс и других поделочных материалов, кожная, металлическая, щётки и зеркала. В данном случае, будем относить к группе материалов из пластмасс и других поделочных материалов.

Все организации являются не только группами, целенаправленными в своей деятельности и имеющими определенный набор взаимосвязанных целей, они также имеют общие для всех организаций характеристики.

Необходимо рассматреть  организацию как элемент системы  более высокого порядка (суперсистемы).  Поэтому необходимо выделить основные параметры, характерные для ООО «Визус-ОПТИК».

I Структурные параметры:

1) Формализация – речь идет о размерах (объемах) письменной документации в данной организации, которая включает в себя:

– описание процедур:

– спецификации рабочих мест:

– регулирующие правила и процедуры:

Данные письменные документы  характеризуют предписываемое организационное поведение и деятельность членов организации. Т.к. ООО «Визус-ОПТИК» является молодой, развивающейся организацией, стремящейся к расширению рынка, она имеет небольшое колличество прописанных процедур и поэтому является слабо формализованной.

2) Специализация – это та степень, в которой орг. задачи подразделяются на отдельные участки или подразделения, отделы, сектора – вплоть до рабочих мест. Особенность организации состоит в обслуживании высоко квалдифицированных специалистов и врачей в области оптики, поэтому специализация носит интенсивный характер, так как каждый сотрудник выполняет узкий круг задач. Поэтому для данной организации характерна узкая специализация.

3) Стандартизация – та степень, в которой сходные виды деловой активности выполняются по унифицированному стандарту. По данному параметру в ООО «Визус-ОПТИК» существует различное множество унифицированных форм и стандартов, необходимых для организации выполнения определенного вида работ.

4) Иерархия власти отражает все уровни субординации в организации (или – кто кому в ней подчиняется), а также – размах (масштаб) контроля каждого менеджера. Иерархию демонстрируют вертикальные связи любой орг. структуры. Она связана с размахом или масштабом контроля, под которым понимается общее число сотрудников, подчиняющихся одному руководителю или начальнику. Судя по организационной форме ООО «Визус-ОПТИК» - иерархической, с большим (широким) размахом контроля, представляя собой вытянутую в ширину пирамиду.