Организация службы ДОУ

Из квалификационных характеристик можно использовать раздел «Должностные обязанности».

Так, в  квалификационной характеристике заведующего  канцелярией небольшой организации  его должностные обязанности  сводятся к следующему:

1. организует работу канцелярии;
2. обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
3. осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов;
4. организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в т.ч. приказов и распоряжений руководства;
5. организует работу по формированию дел и их сдаче на хранение;
6. разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в организации и организует их внедрение;
7. принимает меры по обеспечению работников необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, средствами механизации и автоматизации управленческого труда;
8. осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив;
9. обеспечивает печатание и размножение служебных документов;
10. участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание;
11. организует оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в организацию.

Квалификационные  характеристики секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки, приведенные  в справочнике квалификационных характеристик, фактически аналогичны.

Все функции, записанные в Положении о службе делопроизводства, должны быть включены в должностные инструкции работников службы. При этом должно быть ясно, кто  какой работой занимается и за что отвечает.

В том  и состоит особенность должностной  инструкции конкретного работника, что она перечисляет именно его  функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных  обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых  должностных инструкций.

Чем детальнее  в разделе «Функции и должностные  обязанности» будет указано не только что, но и как выполняет те или  иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией  работы с документами, тем ценнее будете должностная инструкция. Здесь  же указывается и взаимозаменяемость.

Раздел  «Права» очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Например, для секретаря или работника, ведущего предварительный просмотр документов, записывается право предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя.

Для секретаря  руководителя - право при организации  приема определения приоритетности приема посетителя; «фильтрации» телефонных звонков; контроля за правильностью оформления документов до представления их на подпись руководителя.

Для работников, в обязанности которых входит отправка документов -контроль за правильностью оформления документов, предназначенных к отправке, и возвращение их на дооформление.

Очень важны  права доступа к информации и  запроса информации и документов для руководителя.

Для секретаря, перепечатывающего документы, надо записать право возврата документов с нечитаемыми фрагментами текста или неразборчивой правкой, а  для заведующего архивом - право  не принимать дела, оформленные с  нарушением правил.

Раздел  должностной инструкции «Ответственность»  может быть написан обобщенно  типа «работник несет ответственность  за невыполнение обязанностей и неиспользование  прав, предусмотренных правовыми  актами и данной инструкцией» или  расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность: за неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в  архив и т.д.

Ответственность может быть административная, дисциплинарная, материальная и даже уголовная. Работая  над этим Разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность  в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии со статьями Кодекса об административных правонарушениях, «Должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил в сфере охраны порядка управления, государственного и общественного порядка... и других правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности». За нарушений трудовой дисциплины применяются дисциплинарные взыскания. В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со статьей 238 Трудового кодекса РФ, работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость ущерба.

Раздел  «Взаимоотношения» (связи по должности) также очень важен для организации  работы. Обычно в нем обобщенно  записывают, что работник в своей  деятельности взаимодействует со всеми  сотрудниками или структурными подразделениям по сбору, обработке и передаче информации и документов. Но значительно легче  работать, если в этом разделе конкретно  указано, с какими подразделениями  или сотрудниками данным работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить  в табличной форме, в которой  наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.

В последнее  время во многих должностных инструкциях  появился раздел «Оценка работы». Основные критерии: своевременность выполнения работы и ее качество.

Можно дополнить  должностную инструкцию и другими  разделами, например, «Организация рабочего места», «Распорядок рабочего дня» и т.д.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка и утверждается руководителем.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке  ее пересмотра. Он может быть записан  так: «До замены новой» или «Инструкция  подлежит пересмотру в случае изменения  функций работника». Возможно указание заранее установленного срока замены, например, раз в 5 лет. Но лучше более  детально   перечислить   условия   пересмотра   должностной   инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания или перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы и т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОЧЕГО МЕСТА

 

Большое значение в работе управленческого  аппарата имеет организация рабочих  мест сотрудников и создание благоприятных  условий труда.

Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению с учётом антропометрических данных исполнителя.

Основными факторами, при разработке планировки рабочего места являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи в процессе труда, правила пожарной безопасности и промышленной санитарии, специфические требования органов государственного надзора к специальным помещениям и службам.

Нормативная площадь на одного работника  службы ДОУ должна составлять не менее 4-х кв. м. Схемы размещения рабочих мест должны предусматривать расстояние между рабочими столами с видеомониторами не менее 2,0 м. Площадь на одно рабочее место для пользователей ПЭВМ должна составлять не менее 6,0 кв. м, а объём — не менее 20,0 куб. м. [11].

Высота рабочего стола рекомендуется  в пределах 68-73 см, столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зелёного, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься; углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется 60 см (на уровне колен) и не менее 80 см на уровне ступней. Всё, что постоянно требуется сотруднику во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая [15, с. 143-144].

Может показаться преувеличением, но такой простой вид мебели, как  стул, играет большую роль в организации  рабочего места сотрудника службы ДОУ. От выбора стула в немалой степени  зависит эффективность труда  — неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным. Стул должен быть вращающимся и иметь  спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что  позволит подогнать его под любой  рост. Сиденье стула должно быть слегка закруглённым с краёв, чтобы  не затруднять кровообращение бёдер, и  с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников изготовляют  стулья и кресла с подлокотниками, для работы на компьютере — без подлокотников, чтобы не стеснять движения. Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около 1 см, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно) [22].

Как известно, основной способ повышения  производительности любого труда, в  том числе управленческого —  его механизация, а сегодня и  автоматизация. Учитывая многообразие функций работников службы ДОУ, автоматизации  и механизации рабочих мест придается  особое значение. Эти средства позволяют  значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Сегодня поддаются автоматизации  и механизации почти все формально-логические и технические процедуры создания документов и работы с ними. Поэтому рабочее место должно быть соответственно оснащено оргтехникой.

Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

1. средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;
2. средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование, и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;
3. средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтожения ненужных документов;
4. средства выполнения вычислительных операций: счётно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;
5. средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;
6. специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

Необходимо отметить, что при  рациональной планировке рабочего места  необходимо соблюдать следующие  правила:

1. на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;
2. каждый предмет и средство труда должны иметь своё место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени;
3. канцелярские принадлежности следует хранить в органайзере или ящике стола со специальными разделителями;
4. все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;
5. документы, с которыми работает сотрудник, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;
6. документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;
7. движения работника должны быть оптимальными, т. е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил;

Чёткая организация рабочего места  позволит без лишних затрат времени  найти нужный документ, навести любую  справку, выполнить любую операцию с документами и значительно  больше успеть за день [16, с. 31-32].

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы при сохранении здоровья являются соответствующие  санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим составляющим рабочего места относятся:

1. нормальное освещение;
2. устранение шумов;
3. вентиляция воздуха;
4. температура воздуха;
5. установление правильного режима труда и отдыха.

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Помещения, где эксплуатируются ПЭВМ, должны иметь естественное и искусственное освещение.

Согласно Санитарным правилам и  нормам искусственный свет должен быть достаточно ярок, чтобы можно было работать, однако не настолько, чтобы  экран компьютера и бумага «бликовали». Солнечный свет также неплохо приглушать в определенные часы, чтобы он не слепил глаза и не перегревал помещение. Искусственное освещение должно осуществляться системой общего равномерного освещения. При работе с документами допускается применение системы комбинированного освещения, т. е. к потолку вплотную прикрепляются лампы дневного освещения (люминесцентные), а на рабочем столе (или над ним, или рядом с ним) размещают лампу накаливания.