Организация службы ДОУ

1. постоянное совершенствование форм и методов работы с 
   документами;
2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами;
3. построение информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами;
4. сокращение документооборота;
5. унификация документооборота;
6. разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения управления в организациях, их структурных подразделениях;
7. внедрение новейших информационных технологий в работу с документами.

Функции современной службы ДОУ  в Российской Федерации определяются из целей и задач ее деятельности, которые регламентируются положением о ней. Проанализировав Примерное положение о службе ДОУ можно сказать, что в состав типовых функций входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, контрольные и методические [18].

К технологическим функциям относятся:

- прием, учет и регистрация поступающих и отправляемых документов;

- организация по поручению руководства подготовки проектов документов, обеспечение их оформления и выпуска;

- организация машинописного изготовления документов;

- копирование, тиражирование и оперативное размножение документов;

- разработка и проектирование бланков документов;

- подготовка документов к отправке.

Среди организационных  функций службы ДОУ выделяются:

- подготовка к докладу руководству поступающих документов;

- организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

- регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок;

- организация хранения документов в структурных подразделениях;

- организация работы архива организации в соответствии с нормативными и методическими документами Комитета по архивам и делопроизводству, организация использования архивных документов в текущей деятельности организации;

- организация повышения квалификации и обучения сотрудников организации, ответственных за работу с документами;

- организация рабочих мест работников службы ДОУ, условий труда сотрудников службы ДОУ;

- организация работы по рассмотрению и исполнению обращений граждан;

- разработка совместно с подразделениями организации мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также повышению исполнительской дисциплины;

- формирование и совершенствование автоматизированной системы документационного обеспечения деятельности организации;

- обеспечение защиты конфиденциальной информации от несанкционированного доступа и регламентация допуска к информации и документации.

К контрольным функциям относят:

- контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (т. е. исходящих и внутренних документов);

- ведение контроля за прохождением и исполнением документов, обобщение и анализ сведений о ходе и результатах контроля исполнения документов, систематическое информирование руководителя о состоянии исполнительской дисциплины;

- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

- обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

- осуществление контроля за соблюдением правил эксплуатации автоматизированной информационной системы, порядком формирования информационных массивов. Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

- разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

- проведение экспертизы научной и практической ценности документов;

- проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы;

- изучение перспективного отечественного и зарубежного опыта в организации документационного обеспечения управления [18].

Эти функции должны выполняться  любой службой вне зависимости  от ее структуры и масштабов деятельности – от секретаря до управления делами.

Также служба ДОУ должна взаимодействовать с другими  структурными подразделениями организациями. Показать это взаимодействие можно  с помощью нижеприведенной таблицы.

 

Таблица 1. Взаимодействие службы ДОУ со структурными  
подразделениями организации*

Структурное подразделение	Взаимодействие
Все структурные  подразделения	Вопросы документационного  обеспечения управления и соблюдения требований стандартов
Юридическая служба	Правовые вопросы, связанные  с подготовкой документов
Службы кадров, труда и заработной платы и  соответствующие научно-исследовательские  организации	Вопросы подбора и расстановки  кадров делопроизводственной службы и  повышения их квалификации в условиях широкого использования современной  офисной техники, разработки внедрения  мероприятий, связанных с научной  организацией труда, совершенствованием стиля и методов работы с документами, компьютеризацией делопроизводства
Службы материально-технического снабжения и хозяйственного обслуживания	Обеспечение средствами организационной  и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытовое обслуживание работников службы
Вычислительный  центр	Разработка и внедрение  новейших информационных технологий в  делопроизводство
Структурные подразделения, отвечающие за конфиденциальное делопроизводство	__

* Источник: Рыбаков, А.Е. Основы делопроизводства, с.24

 

Положение о службе ДОУ определяет следующие права службы:

1. принимать меры и осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе;
2. контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации;
3. запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы службы ДОУ;
4. проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверки до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
5. возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
6. подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции и др.
7. Что касается обязанностей службы ДОУ, то она должна:
8. обеспечивать установленный порядок в работе с документами организации;
9. выполнять указания и поручения руководства;
10. соблюдать необходимые условия труда работников службы делопроизводства [18, с. 27].

Исходя из вышесказанного, можно  сделать вывод, что служба ДОУ  берет на себя весь комплекс работ  по информационно-документационному  обслуживанию управленческой деятельности.

Она должна решать конкретные задачи, выполнять определенные функции, иметь  строго установленный круг прав и  обязанностей, а также взаимодействовать  с другими структурными подразделениями организации для более эффективного выполнения возложенных на нее задач и функций.

На сегодняшний день работа службы ДОУ с документами во многих организациях все еще осуществляется в стандартном  «бумажном» виде. Автоматизация обмена документами в таких организациях находится на уровне обмена файлами  в сетевой среде Windows и электронной почты. Такой способ имеет следующие недостатки:

• большие временные затраты на согласование и передачу документов;
• невозможность организации эффективного поиска документов;
• неэффективная организация отслеживания и контроля изменений, вносимых в документ;
• дублирование операций обработки (необходимо перепечатывать документ при внесении изменений);
• неэффективная организация разграничения доступа к документам;
• неэффективная организация контроля процесса обработки документов и исполнения поручений, а в ряде случаев – отсутствие контроля и др. [17, с. 43-44].

В качестве решения существующих проблем  документооборота и с целью значительного  повышения эффективности деловых  процессов и системы управления, считаю необходимым внедрять автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ). Эта система позволит устранить:

1. разногласия между структурными подразделениями и отдельными исполнителями, совместно выполняющими работу, возникающие из-за плохой взаимной информированности о состоянии деловых процессов;
2. жалобы специалистов всех уровней на информационную загруженность;
3. отсутствие целостной картины происходящего в организации или в отельных структурных подразделениях;
4. нежелательные утечки информации, происходящие вследствие неупорядоченного хранения больших объемов документации;
5. неприемлемые сроки разработки и рассылки документов, поиска и получения информации;
6. множество недокументированных эпизодов управления и отсутствие четких схем и механизмов контроля исполнения принятых решений.

Таким образом, внедрение АСДОУ  позволит оптимизировать процессы делопроизводства и документационного обеспечения  управления, а также интегрировать  разрозненные информационные ресурсы  в единую систему; будет способствовать созданию корпоративной культуры, основные принципы которой – открытость, достоверность, быстродействие, оперативность  и качество.

В статье Сукача А.Н. «Управление документацией: тенденции в ДОУ и архивном деле» значительная часть уделена новой тенденции в делопроизводстве – передаче некоторых функций по управлению документами компании внештатным специалистам. Как сказано в статье, это явление, получившее название аутсорсинга ДОУ и архивного дела, сейчас набирает обороты по популярности в России и Беларуси. Аутсорсинг (от англ. outsourcing) довольно широко распространяется в мире, а сейчас выгода от его использования стала очевидна и отечественному бизнесу [21, с. 67-68].

На мой взгляд, это очень перспективная  идея. Аутсорсинг в ДОУ и архивном деле может быть полезен, например, в том случае, если организация не может обеспечить архивное хранение документов своими силами, так как у нее отсутствуют свободные рабочие площади и необходимые квалифицированные кадры.

Она может заказать услугу архивного  хранения документов в специализированном хранилище. Также помощь сторонней  организации может быть полезна  при составлении номенклатуры дел  или же постановке делопроизводства организации в целом.

Таким образом, при организации  службы документационного обеспечения  управления необходимо использовать новейшие тенденции в ДОУ и архивном деле: автоматизация делопроизводства, аутсорсинг и др. Нужно автоматизировать все возможные процессы работы службы ДОУ.

3. Должностные инструкции

 

Должностная инструкция - документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Она - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника.

Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму  и установленную структуру текста:

1. Общие положения;
2. Функции;
3. Должностные обязанности;
4. Права;
5. Ответственность;
6. Взаимоотношения (связи по должности).

«Общие  положения» в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность  и кем руководит, требования к  образованию (высшее или среднее) и  практическому опыту (стажу работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещения  во время отсутствия.

Чаще  всего от работника службы делопроизводства, секретаря-референта и секретаря  требуется сегодня наличие высшего  или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определенный стаж работы, а для секретаря-референта - знание иностранного языка. Подчиняются  работники службы делопроизводства руководителю службы, но секретари-референты (секретари) имеют двойное подчинение - они подчиняются непосредственно  руководителю (организации, структурного подразделения) и по вопросам организации  делопроизводства - начальнику службы делопроизводства. Последний пункт  этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных  нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщенном виде эти акты рассмотрены выше.

Завершает пункт указание на организационные  и распорядительные документы вышестоящей  и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкцию по делопроизводству, данную должностную  инструкцию.

Следующий раздел - «Функции». В нем указывают  основные направления деятельности, а в разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы  объединяют в один - «Функции и должностные  обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Этот раздел следует  расписать как можно детальнее. Многие формулировки можно взять  из квалификационных характеристике по общеотраслевым должностям служащих, разработанных Институтом труда  и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998г.№ 37.