Организация работы с входящими документами

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с  контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным  и снимается с контроля после  фактического выполнения поручений  по существу, документированного подтверждения  исполнения и сообщения результатов  заинтересованным организациям и лицам  или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура  исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах  контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются  меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской  дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом. [ Энциклопедия делопроизводства Раздел 3. Организация работы с документами]

 

 

 

 

3. Электронный документооборот.

 

3.1. Понятие электронного  документооборота.

 

Электронный документооборот  – документооборот с применением  информационной системы. [Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" (с изменениями на 07 сентября 2011 г.)]

В последнее десятилетие  появились и получили распространение  новые инструментальные средства эффективного обеспечения управленческих процессов. В том числе речь идет о программном  обеспечении, предназначенном для  обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение классов "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами".

Такие системы представляют собой программные комплексы, применимые для решения ряда задач, в том  числе и для построения корпоративных  систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации  с момента его создания или  получения до момента отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело должно быть обеспечено решение  следующих функций:

1. регистрация входящих в организацию документов;

2. учет резолюций, выданных  по документам руководством организации,  и постановка документов на  контроль;

3. централизованный контроль  исполнения документов;

4. списание документов  в дело;

5. ведение информационно-справочной  работы;

6. формирование делопроизводственных  отчетов по организации в целом.

Использование системы  электронного документооборота позволяет  организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном  виде, что качественно меняет организацию  контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно  документов с резолюциями руководства  рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями  по исполнению документов, выдаваемыми  руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов эти данные вносятся в систему. При этом система автоматически  отслеживает наступление даты предварительного уведомления о приближении срока  исполнения и наступление самого этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных  сроках.

Также значительно видоизменяется процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие  в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями согласуемых проектов. Такая  технология позволяет сократить время, затрачиваемое на передачу проектов в бумажном виде.

Система электронного документооборота обязательно включает текущий электронный  архив, который решает проблемы оперативного доступа к информации и наличия  возможности одновременного использования  документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность  потери информации и повышает оперативность  работы за счет сокращения времени  поиска нужного документа. Хранение текстов документов в электронном  виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает принципиально  новые возможности при ведении  информационно-справочной работы, например, позволяет делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование  электронного архива избавляет от необходимости  создавать фонд пользования архивных документов, так как по запросу  в любой момент может быть выдана электронная копия документа.

[Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные  системы в экономике: Учебник, 2003 48-49 c.]

Таким образом, Бумажный документ почти невозможно изменить, в электронный  же документ легко внести поправки, и очень трудно потом доказать факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, наверное, не меньшую историю, чем история письменности, но это  не снимает проблемы идентификации  электронных документов.

 

2. Системы электронного документооборота

 

Рассмотрим такие программные  системы автоматизации делопроизводства как:

•  Программа Docs Open

Предназначена для организации, которая занимается интенсивным  созданием документов и их редактированием. Работает на базе сервер-клиент. В качестве базы используется база Oracle или SQL Server. Схемы хранения документов в Docs Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Документы редактируются по месту хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Это открытая платформа. К ней поставляется средство разработки для создания специальных предложений и интеграции с другими системами. Наиболее сильной стороной Docs Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Dosc Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому документу. Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

• Documentum

Система управления документами, знаниями и бизнес-процессами для  крупных предприятий и организаций  и прикладные решения для создания распределенных архивов, управления проектами, корпоративного делопроизводства в  распределенном режиме, динамического  управления содержимым корпоративных  интернет-сайтов.

Обеспечивает открытую, масштабируемую и надежную платформу  для построения и развертывания  решений по автоматизации различных  прикладных задач.

В стандартном варианте Documentum включает desktop-клиент, интегрированный в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера. Версия Documentum решая традиционные задачи управления документами и знаниями, включает в себя целый ряд новшеств, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. Эта технология позволяет, создав один раз информацию, поместить ее в центральное хранилище с открытым доступом, а затем оптимальным для конкретных пользователей образом компоновать и предоставлять содержимое хранилища.

Возможность функционирования в различном аппаратном и программном  окружении - поддержка различных  операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).

• StaffWare

Представляет собой технологию организации электронного документооборота и автоматизации процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии “клиент-сервер”.

Особенностями являются:

 

– поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;

– динамическое управление и контроль исполнения работ;

– интегрируемость с  разными приложениями под Windows и Unix;

– использование различных  платформ.

StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и т.п.

В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.

Отдельный документ может  быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между  документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с  другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем, потоке документов. Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.

• Lan Docs

Lan Docs - разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов. Предназначена для комплексной автоматизации делопроизводства, создание корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система Lan Docs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизводственной деятельности, создать корпоративный архив электронных документов. Lan Docs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).

• Босс- Референт

Корпоративная система, поддерживает управление бизнес процессы, российские стандарт делопроизводства, организацию  управления, контроль исполнительной дисциплины, отслеживание договоров  с внешними клиентами. Предназначена для работы всех сотрудников организации. Обладает функциональностью для реализации делопроизводства. Основана на базе клиент-сервер. В качестве база данных использует свою базу назначения Nike, но возможно использование SQL Server.

• Система Lotus Notes

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер служащая для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Она позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников: компьютерные прикладные системы, оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.

Основные системы Lotus Notes являются:

1. Единый, постоянный пользовательский  интерфейс для обращения ко  всем другим пользователям, сетевым  ресурсам и информации.

2.Гибкость при обработке  сложных документов, содержащих  данные различного рода от  таких источников, как компьютерные  приложения, сканированные изображения  и структурированные реляционные  системы.

3. Среда быстрой разработки  прикладных программ для рабочих  групп.

4. Развитая система защиты  доступом к информации на всех  уровнях, вплоть до уровня отдельного  документа.

5. Применение тиражирования  для предоставления всем пользователям  доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении  предприятия, в его филиалах, у  удаленных пользователей, а также  у заказчиков и поставщиков.

6. Открытость, заключающаяся  в поддержке множества сетевых  и компьютерных операционных  систем, компьютерных приложений, внешних  источников данных, систем передачи  сообщений и прикладных программных  интерфейсов API.

7. Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.

8. Полная интеграция  набора разнообразных элементов  клиентских и серверных программных  модулей (среда пользователя, распределенная  обработка документов, передача  сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии  бизнес процесса заказчика на  множестве платформ.

Рабочее пространство системы  Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.

• Евфрат-Документооборот

Евфрат – для малых  и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), стремящихся организовать эффективную работу с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и организации в целом, наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании, организовать электронный  архив документов различных типов.