Организация конфиденциального делопроизводства

Порядок обращения с  конфиденциальной информацией в отличие от порядка обращения с государственной тайной не имеет строгого нормативного закрепления, хотя сам такой порядок (режим) является необходим условием ее защиты.

В общем случае для  организации работы по охране конфиденциальной информации необходимо осуществление комплекса мер, включающих:

- определение (и периодическое  уточнение) конкретного перечня информации, относящейся к конфиденциальной;

- ограничение доступа к информации, относящейся к конфиденциальной, путем установления порядка обращения с такой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

• учет лиц, получивших доступ к информации, относящейся к конфиденциальной, и лиц, которым такая информация предоставлена или передана;
• регулирование отношений по использованию информации, относящейся к конфиденциальной, с работниками на основании трудовых договоров (специальных соглашений) и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
• введение определенного внутриобъектового и других видов режима, обеспечивающего защиту информации, относящейся к конфиденциальной;
• применение средств и методов технической защиты информации, относящейся к конфиденциальной;
• соответствующее оформление материальных носителей информации, относящейся к конфиденциальной (нанесение грифа и идентификационных реквизитов).

Каждая из этих мер  имеет ряд конкретных организационных (управленческих, ограничительных) аспектов, таких как:

• наличие в руководящих документах организации (предприятия), договорах, заключаемых с работниками, в должностных инструкциях положений и обязательств по защите конфиденциальной информации;
• формирование и регламентация деятельности структурного подразделения (должностных лиц) организации (предприятия) по работе с конфиденциальной информацией, обеспечение этого подразделения нормативно-методическими документами по организации и технологии защиты информации;
• построение технологии документирования — составления, оформления, изготовления и издания конфиденциальных документов;
• построение технологии обработки и хранения конфиденциальных документов;
• регламентация порядка и правил работы персонала с конфиденциальной информацией;
• регламентация порядка защиты информации при ведении переговоров, проведении совещаний по конфиденциальным вопросам, приеме посетителей, осуществлении рекламной, выставочной и другой деятельности;
• оборудование и аттестация помещений и рабочих зон, выделенных для осуществления конфиденциальной деятельности, их техническое и технологическое оснащение средствами защиты информации и охраны;
• регламентация пропускного режима на территории, в здания и помещения организации (предприятия);
• регламентация системы охраны территории, здания, помещений и оборудования.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ОРГАНИЗАЦИЯ КОНФИДЕНЦИАЛЬНОГО  ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

В общем виде к документам ограниченного доступа относятся документы, работа с которыми может производиться по специальному разрешению. Такие документы входят в сферу деятельности не одного, а нескольких типов делопроизводства, в зависимости от того, к какому виду тайны относится содержащаяся в документах информация. Документы, содержащие государственную тайну, относятся к сфере секретного делопроизводства. Документы, содержащие персональные данные и различные виды профессиональной тайны, являются предметом соответствующих типов специального делопроизводства.

В настоящей работе рассматриваются  вопросы обращения документов, содержащих коммерческую и служебную тайны. Объединение конфиденциальных документов, содержащих коммерческую и служебную тайны, одним делопроизводством обусловлено тем, что эти документы практически полностью идентичны по технологическим процедурам их составления, обработки, обращения, хранения и защиты.

Конфиденциальное делопроизводство, не имеет строгой нормативной регламентации, так как сам режим защиты такой информации устанавливается собственником информационных ресурсов. При этом учитывается специфика деятельности конкретной организации (предприятия), виды угроз (рисков), соотносятся затраты на его организацию с возможным ущербом от потери конфиденциальности информации.

Конфиденциальное делопроизводство следует определять как деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной информации; организацию работы с конфиденциальными документами и защиту содержащейся в них информации.

При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами — их получение, учет, копирование, прохождение, исполнение, отправление, систематизация, хранение, уничтожение, а также проверка режима их обращения.

Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое делопроизводство, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации.

Конфиденциальное делопроизводство распространяется как на управленческую, так и на различные виды производственной деятельности и включает в себя не только работу с готовыми (подписанными, зарегистрированными и т.д.) документами, но и их проектами, рабочими записями, черновиками. Главным в данном случае является содержание в них информации, подлежащей защите.

Соответственно, конфиденциальное делопроизводство отличается от открытого не только большим количеством видов работ, содержанием и технологией их выполнения, а также и обязательной защитой содержащейся в конфиденциальных документах информации.

Конфиденциальное делопроизводство в отличие от открытого должно решать две задачи.

1. Документационное обеспечение всех видов конфиденциальной деятельности.
2. Защиту документированной информации, образующейся в процессе конфиденциальной деятельности.

Первая задача имеет  своей целью бесперебойное обеспечение любого вида управленческой и производственной деятельности полной, своевременной и достоверной документированной информацией, а также организацию исполнения и использования документов.

Полноту документированной  информации характеризует ее объем, который, с одной стороны, должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения производственных заданий, с другой стороны, являться действительно необходимым, не содержащим избыточной, ненужной для деятельности организации (предприятия) информации.

Достоверность документированной  информации заключается в ее соответствии объективному состоянию того или другого вопроса, а также в ее юридической силе (правильности оформления соответствующих реквизитов).

Своевременность документированной информации означает, что за время обработки и передачи информации не изменилось состояние вопроса, к которому она относится.

Организация исполнения документов включает в себя и оперативное  доведение их до исполнителей, и  обеспечение контроля за своевременным исполнением этих документов.

Организация использования  документов состоит в обеспечении  как текущего (оперативного), так  и последующего (ретроспективного) использования документированной информации.

Вторая задача имеет  своей целью обеспечение сохранности и конфиденциальности документированной информации, что требует создания и поддержания специальных условий обращения таких документов, гарантирующих надежную защиту как самих документов, так и содержащихся в них сведений.

Сущность конфиденциального делопроизводства обусловливает его организационные и технологические особенности, к числу основных из которых относятся:

• письменное нормативное закрепление общей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты;
• регламентирование состава содержащейся в издаваемых документах конфиденциальной информации, в том числе на стадии черновиков (рабочих записей) и подготовки проектов документов;
• обязательный поэкземплярный и полистный учет всех без исключения документов, проектов и черновиков;
• максимально необходимая полнота регистрационных данных о каждом документе;
• фиксация прохождения и местонахождения каждого документа;
• проведение систематических проверок наличия документов;
• разрешительная система доступа к документам и делам, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с ними;
• жесткие требования к условиям хранения документов и обращения с ними, которые должны обеспечивать сохранность и конфиденциальность документированной информации;
• регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной документированной информацией по ее защите;
• персональная ответственность должностных лиц за учет, сохранность документов и порядок обращения с ними.

Особенностью конфиденциального  делопроизводства является и своеобразное переплетение некоторых функций, которые, на первый взгляд, как бы исключают друг друга. В частности, функцией по реализации задачи документационного обеспечения конфиденциальной деятельности является предоставление каждому пользователю документов, необходимых и достаточных для выполнения должностных обязанностей. При этом функцией по реализации задачи защиты конфиденциальной информации будет предотвращение излишнего, необоснованного ознакомления с конфиденциальными документами.

Это означает, что конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным  количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации, или, другими словами, — предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

В целом организация  конфиденциального делопроизводства включает:

- создание подразделения, обеспечивающего изготовление, учет, хранение, обработку и использование конфиденциальных документов, установление его статуса, структуры, численного и должностного состава;

- разработку положения о подразделении и должностных инструкций сотрудников;

- построение технологии документирования: разработки, оформления, изготовления и издания конфиденциальных документов;

• построение технологий обработки, хранения и уничтожения конфиденциальных документов;
• выделение для работы с конфиденциальными документами специального помещения, его техническое и технологическое оснащение, разработку (приобретение) нормативных документов и методической литературы по организации и ведению конфиденциального делопроизводства;
• создание постоянно действующей экспертной комиссии по вопросам защиты конфиденциальной информации;
• определение порядка доступа сотрудников к служебной или коммерческой тайне, обучение их правилам работы с конфиденциальными документами.

Конфиденциальное делопроизводство в силу меньшего по сравнению с открытым делопроизводством объема документов и в целях обеспечения условий для сохранности и конфиденциальности документов должно быть, как правило, централизованным, т.е. сосредоточенным в едином подразделении. Но независимо от выбранной для условий конкретной организации (предприятия) системы конфиденциального делопроизводства (централизованной, децентрализованной, смешанной) необходимо обеспечить методическое единство в построении учета, прохождения и обращения документов.

Подразделение конфиденциального  делопроизводства может быть самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю организации (предприятия), или входить в состав других подразделений, как правило, осуществляющих защиту конфиденциальной информации: службу безопасности, службу защиты информации и др.

В отдельных случаях  конфиденциальное делопроизводство может быть возложено на структурное подразделение, которому поручены прием и учет (обработка) открытой документации. Однако это целесообразно лишь при незначительном объеме конфиденциальных документов и в любом случае требует выделения этого участка работы в отдельный, с предъявлением к нему (и персоналу, выполняющему обязанности на этом участке) специальных требований.

Наименование подразделения конфиденциального делопроизводства, его статус и структуру определяет руководитель организации (предприятия), исходя из объема конфиденциального документооборота и общей структуры организации (предприятия).

Подразделение конфиденциального  делопроизводства является составной  частью системы защиты коммерческой или служебной тайны, органом, осуществляющим, координирующим и контролирующим работу с конфиденциальными документами. Оно должно рассматриваться как структурное подразделение, непосредственно участвующее в основной деятельности организации (предприятия).

При незначительном объеме конфиденциального документооборота специальное подразделение конфиденциального делопроизводства может не создаваться. В этом случае издание, обработка и хранение конфиденциальных документов возлагается на специально назначенных приказом руководителя организации (предприятия) сотрудников (не менее двух) одного из профильных подразделений (службы безопасности, секретариата). На этих лиц распространяются все задачи, функции, права и ответственность, указанные для подразделения конфиденциального делопроизводства.

Следует подчеркнуть, что в целях более надежного обеспечения сохранности и конфиденциальности документов на подразделение конфиденциального делопроизводства или на специально выделенных для ведения конфиденциального делопроизводства сотрудников должны быть возложены все операции по изготовлению, учету, копированию, хранению, передаче, отправке, систематизации, проверке наличия и уничтожению конфиденциальных документов. Функции исполнителей и пользователей конфиденциальных документов в сфере изготовления и обработки документов ограничиваются разработкой документов и их исполнением. Допустимо и изготовление документов исполнителями, если оно осуществляется в специально предназначенном для этого помещении подразделения конфиденциального делопроизводства под контролем сотрудников этого подразделения.