Организация делопроизводства и документооборота в гостинично-ресторанном бизнесе

− Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей.  Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы,  ставить их на контроль,  вести ежедневники,  еженедельники с перечнем работ,  не терпящих отлагательства.  Подобные программы своевременно предупредят исполнителя и проверяющего о наступлении срока исполнения.

 − Для хранения  и систематизации документации  используются системы управления базами данных. С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки,  но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов,  уничтожение устаревших и введение новых.  Огромное количество типовых форм для картотек дает широкие возможности выбора.

Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии,  что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве. 

Наше время характеризуется достижениями науки,  быстрым ростом производства.  Это требует изменений в сфере управления.  Чтобы повысить эффективность и качество управления,  следует совершенствовать делопроизводство. 

В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся : 

• оперативность в составлении и прохождении документа ;
• высокое качество документов ;
• оптимальность документооборота ( целесообразность документов,  недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т. п.); 
• безбумажные технологии обмена информацией,  где это возможно. 

 

Успешной реализации этих принципов в управлении способствуют следующие организационные меры :

• оптимизация распределения обязанностей между управляющим персоналом ;
• оснащение рабочих мест секретарей,  работников архивов,  канцелярий компьютерами и современной оргтехникой ;
• организация компьютерных сетей и внедрение сетевых технологий ; 
• применение специализированного программного обеспечения,  учитывающего специфику конкретных отраслей,  для организации работы с документами. 

 

1.4. Информационная среда  предприятия

 

Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс.  Информация принимается,  обрабатывается,  в результате обработки вырабатывается решение,  оно доводится до исполнителей,  действия которых контролируются.  Информационный круг замыкается.

 На всех этапах информационного  процесса создаются документы,  в которых фиксируется разнообразная  информация.  Продвижение документов  происходит : 

• в пространстве :  внутри предприятия и за его пределами ;
• во времени :  от момента создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.  Так формируется документооборот предприятия. 

 

Документооборот –  это процесс продвижения документированной информации на предприятии.

В общем случае документооборот можно разделить на следующие этапы :

• обработка документов,  поступающих на предприятие,  в организацию или учреждение ;
• рассмотрение документов службой управления и документационного обеспечения ; 
• движение документов внутри предприятия,  организации или учреждения ;  − обработка отправляемых адресату или на хранение документов. 

 

Чем крупнее предприятие,  тем больше документов циркулирует в нем.  В документообороте участвуют руководители разного 16 ранга,  специалисты,  менеджеры,  эксперты,  контролеры,  хранители,  пользователи информации.  Документооборот должен быть налажен таким образом,  чтобы ускорить процесс информационного обмена ( быстрый доступ,  поиск,  доставку ).  От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности управляющей информации. 

 

1.4.1. Электронные офисные системы.

 

Офисная система — это программная среда, ориентированная на совместное, скоординированное использование электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач электронной офисной системы:

• автоматизация рутинных операций, снижение (или ликвидация) бумажного потока;
• организация одновременного доступа к документам различных пользователей;
• осуществление эффективного поиска информации;
• обеспечение высокой скорости и необходимого качества подготовки документов.

 

Офисные системы должны обеспечивать эффективное выполнение следующих функций:

• ввод, подготовка и редактирование документов;
• регистрация документов;
• совместная работа над документами;
• контроль исполнения документов;
• создание баз данных (хранение документов);
• прием и пересылка документов;
• систематизация документов, формирование дел;
• подготовка к хранению и архивное хранение дел.

 

В настоящее время на рынке производителей программных продуктов в наличии имеется достаточно широкий выбор систем, обеспечивающих ускорение информационно-документационного обеспечения управления:

1. системы управления документами (такие как «БОСС-референт», «ДЕЛО», «DocsVision», и др.);
2. справочно-информационные (справочно-правовые) системы («КонсультантПлюс», «Гарант», и др.);
3. комплексные системы (предназначенные для автоматизации работы различных служб - такие, как «БОСС-кадровик», и др.).

1.4.1.1. Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело».

 

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

 

Система включает в себя два продукта:

•  «ДЕЛО-Предприятие» — многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).
• «ДЕЛО-Секретарь» — полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE). Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций или отдельных подразделений крупных организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих — входящих документов».

 

Система «Дело» настраивается в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

1.4.1.2. Справочно-информационные (справочно-правовые) системы.

 

Для хранения и обработки справочной информации, используются специализированные базы данных - компьютерные справочные системы.

 

Именно справочные системы решают все поставленные задачи по обеспечению потребителей нормативной информацией. Справочные системы имеют целый ряд уникальных достоинств и возможностей.

 

В первую очередь это:

возможность компактно хранить большие объемы информации;

возможность структуированно отображать хранимую информацию;

возможность быстрого поиска нужных документов или даже их фрагментов в огромных массивах данных.

 

Специалистами ЗАО «НПЦ ИРЭБ» разработана информационно-справочная система, в которой, наряду с основными возможностями таких информационно-правовых систем, как «Гарант», «Консультант» и «Кодекс», реализован принцип открытых технологий, которые позволяют не только активно развивать систему, наполняя ее новыми документами, а также дают возможность хранения и просмотра фото-, аудио-, мультимедия и видео-материалов и различного рода компьютерных файлов, для просмотра и анализа которых необходимо использование внешних приложений. Данное новшество позволяет не только хранить тексты документов, но и при необходимости проиллюстрировать их, например, фото- и видео-изображениями.

 

Программное обеспечение разработанной информационно-справочной системы позволяет не только комплексно хранить тексты и все эти разные по свойствам "объекты", но и связывать их друг с другом.

 

1.4.1.3. Комплексные системы

 

БОСС-Кадровик относится к классу систем управления персоналом (Human Resource Management Systems - HRMS) и решает задачу централизованного управления человеческими ресурсами предприятия любой организационной структуры, как самостоятельно, так и в составе ERP-системы предприятия.

 

HRMS БОСС-Кадровик имеет  репутацию лучшего инструмента, позволяющего не только оптимизировать бизнес-процесс управления персоналом в крупных организациях, холдинговых структурах, а также динамично развивающихся средних компаниях, но и обеспечить анализ информации и принятие решений по управлению непосредственно человеческим ресурсом.

 

С появлением компьютеров, объединенных в сети, на смену трудоемким операциям с бумажными документами приходят несравненно более эффективные электронные технологии работы с документами. Это приводит не только к изменению содержания и распределения функций по работе с документами в организации, но и, что еще более важно, стало основой для перехода к созданию принципиально новых и эффективных схем управления.

 

Один из самых эффективных путей решения проблемы управления документами - переход организаций на максимальное использование электронных документов, которые перемещаются и обрабатываются с помощью компьютерной сети, связывающей компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. При этом любые действия, осуществляемые на данном компьютере, могут автоматически собираться и накапливаться на центральном компьютере (сервере) сети. В результате на сервере накапливается полная база данных о состоянии и истории документооборота организации.

 

Более того, компьютерная сеть может использоваться и для организации коллективной работы с электронными документами - для их перемещения, согласования, и т.д. С этой целью используется специальное программное обеспечение управления документационной деятельностью, обычно называемое системой автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) или системой электронного документооборота (СЭД). 
2. Организация делопроизводства и документооборота в гостинично-ресторанном бизнесе

2.1.  Нормативы, стандарты и требования организации делопроизводства.

 

В законодательстве о делопроизводстве исторически сложилось так, что нормы, правила, требования по делопроизводственному обеспечению управления оказались рассеянными по целому ряду законодательных и нормативных актов. Знание этих документов необходимо не только специалистам в области делопроизводства и архивного дела, деятельности связан с подготовкой управленческой документации. Ниже будут приведены лишь краткие характеристики законодательных и нормативных актов, содержащих как отдельные требования по организации делопроизводства и оформлению служебных документов, так и целиком посвященные данным вопросам, при этом акты, имеющие первостепенное значение, будут выделены особо.

Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В Конституции указано: «Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом .».

Федеральный закон установил ряд основополагающих положений по документированию информации, сформулировал необходимую терминологию (информация, документированная информация, электронное сообщение и др.), определил принципы правового регулирования в сфере информации, информационных технологий и защиты информации.

Гражданский кодекс РФ установил правовые основы не только деятельности юридических лиц, но и ее документирования. В ряде статей ГК РФ установлены требования к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица. Кодексом РФ об административных правонарушениях предусматриваются административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Уголовный кодекс РФ установил уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

Ряд законодательных актов РФ содержат нормы, которые должны учитываться при составлении и оформлении деловых документов. Действующим законодательством также регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью разнообразных средств связи, в том числе с помощью электронной почты, Интернета, а также приданию документам юридической силы (официальности) и т. д.

Нормативные акты, имеющие в настоящее время для организации делопроизводственного обеспечения управления первостепенное значение. Положения, требования, правила этих документов достаточно полно будут реализованы в дальнейшем изложении.

Нормативные документы: