Номенклатура дел

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка  исполненных документов к хранению и использованию включает: экспертизу научной и практической ценности документов; оформление дел; описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.¹⁰

 Ведомственный  архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.

Экспертиза  ценности - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ. Экспертиза ценности документов в организации на стадии делопроизводства производится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовки дел к передачи в архив организации.¹¹

Оформление  дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов; начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел.¹²

При оформлении обложек дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу должны указываться следующие реквизиты: наименование учреждения и его непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения, индекс дела; аннотация к документам дела; дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела. Кроме того, на обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива и учреждения.

В конце делопроизводственного  года в оформление обложки дела постоянного или долговременного хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения изменилось или дело передано в другое учреждение, на обложке дописывают название этого учреждения. Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертной комиссией соответствующего учреждения государственной архивной службы. ¹³

В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться количество копий. При наличии в деле нескольких томов на обложку каждого тома выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Датой дела, содержащего документацию, для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов, являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

В конце каждого  дела постоянного, долговременного хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» количество листов внутренней описи. Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела отмечаются в заверительной надписи со ссылкой на соответствующий акт.

Для определенных категорий дел постоянного и  долговременного  сроков хранения, учет которых вызван спецификой содержащейся в них документации, а также сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают их конкретного содержания, составляется внутренняя опись документов. По окончании делопроизводственного года все завершенные дела постоянного и временного хранения, прошедшие экспертизу ценности, вносятся в описи.

Опись дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, раскрывающий их состав и содержание, закрепляющий систематизацию дел в пределах фонда и их учет. Кроме этого, опись является одновременно учетным документом и основным видом научно-справочного стандарта, обеспечивающим оперативный учет дел и описей.¹⁴

С момента заведения  и до сдачи в ведомственный  архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного  хранения можно лишь в исключительных случаях с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного  года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку, в ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность  документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения  учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел  в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом, предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

Дела принимает  заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения. Передача дел производится по описи, и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии. В конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, дата приема - передачи дел, а также ставятся подписи сотрудника ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в деле.¹⁵

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение 

 

Итак, можно  сделать следующие выводы, что  номенклатура дел необходима для  быстрого поиска документов по их содержанию и видам, от того, насколько качественно  она составлена, зависит оперативность  работы с документами и их сохранность.

 Номенклатура  дел - систематизированный перечень  наименований дел, заводимых в  организации, с указанием сроков  их хранения, оформленный в установленном  порядке. 

Основные положения  по составлению номенклатуры дел  изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура  дел может быть конкретной, примерной  и типовой. Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного  учреждения или структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации.

Дела формируются  в организации, как правило, в  структурных подразделениях. Исполненные  и законченные делопроизводством  документы должны в десятидневный срок сдаваться исполнителем лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номенклатуры печатают в 4 экземплярах. Первый и второй экземпляры хранят в службе делопроизводства. Причем первый экземпляр находится на постоянном хранении, а второй выдают для работы. Третий экземпляр передают в архив организации в качестве учетного документа. Четвертый составляют в государственном архиве, источником комплектования которого является данная организация.

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка  исполненных документов к хранению и использованию включает: экспертизу научной и практической ценности документов; оформление дел; описание документов постоянного и долговременного хранения; обеспечение их сохранности; передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  используемой литературы

 

Источники

 

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

 

Литература 

 

1. А.Н. Белов,  А.А.Белов Делопроизводство и документооборот. - М.: Эксмо, 2005
2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991
3. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001
4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.- з-е изд., перераб. и доп./В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К.  Корнеева, В.А Кудряева.-М.:Проспект, 2010
5. Документационное обеспечение управления: Формирование номенклатуры дел. Учебное пособие для вузов.//М., «НГЭиА», 2000
6. Елхина Ю.С. Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел.//Секретарское дело.№ 5/2000
7. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003
8. Настольная книга секретаря-референта/И.Ю. Байкова.-М.: Эксмо, 2007

 

 

¹ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

² Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/Кузнецова Т. В, Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. - 359 с

³ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003 С.260

⁴ Настольная книга секретаря-референта/И.Ю. Байкова.-М.: Эксмо, 2007.-С.64

⁵ Документационное обеспечение управления: Формирование номенклатуры дел. Учебное пособие для вузов.//М., «НГЭиА», 2000.

⁶ Елхина Ю.С. Порядок формирования и удостоверения номенклатуры дел.//Секретарское дело.№ 5/2000.

⁷ Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.- з-е изд., перераб. и доп./В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К.  Корнеева, В.А Кудряева.-М.:Проспект, 2010.-С.211 

⁸ А.Н. Белов,  А.А.Белов Делопроизводство и документооборот. -М.: Эксмо, 2005.-С.347

⁹ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. – М., 1991.

¹⁰ А.Н. Белов,  А.А.Белов Делопроизводство и документооборот. -М.: Эксмо, 2005.-С.350

¹¹ Настольная книга секретаря-референта/И.Ю. Байкова.-М.: Эксмо, 2007.-С.70

¹² Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003 С.265

¹³ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003 С.267

¹⁴ Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов.- з-е изд., перераб. и доп./В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К.  Корнеева, В.А Кудряева.-М.:Проспект, 2010.-С.218

¹⁵ Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 3-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003 С.270