Контрольная работа по курсу «Документирование управленческой деятельности»

Унифицированный документ - документ, созданный по унифицированной форме, оформленный в установленном порядке и имеющий юридическую силу.

Унифицированная форма - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и зафиксированных в определенном порядке на носителе информации.

Первичный документ - документ, содержащий исходную информацию.

6. Классификация документов. Основания для их классификации. Характеристика основных типов документов

Документы на предприятиях классифицируются по следующим основаниям:

1.По способу фиксации информации (письменные, графические, фото-, видео-, аудио-, кинодокументы, документы на разнообразных машинных носителях).

2.По содержанию или роду деятельности (организационно-распорядительные, плановые, бухгалтерские и т. п.).

3.По назначению (приказы, положения, протоколы, уставы, акты, отчеты, письма, заявления и т. п.).

4.По видам (типовые, т. е. обязательные  к применению в определенной  области; примерные; трафаретные; индивидуальные).

5.По степени сложности (простые, т. е. посвященные одному  вопросу, решаемые, как правило, в  одном подразделении, и сложные, содержащие ряд проблем, ставящие  ряд вопросов. Документооборот по  простым документам минимален  по времени и трудозатратам, а  по сложным документам обычно  велик и требует больших материальных, временных и трудовых затрат, связанных с его осуществлением  и проведением контроля исполнения. С точки зрения адресата, быстрее  и эффективнее решаются вопросы, направленные в простом документе).

6.По месту составления (внешние по отношению к организации -входящие и исходящие, т. е. или  направляемые за пределы организации, или поступающие извне в организацию, и внутренние).

7.По срокам исполнения (срочные и несрочные).

8.По сфере действия (служебные, или деловые официально-личные, т.е. именные, поступающие с указанием конкретного лица).

9.По степени гласности (обычные, или без ограничения доступа, и с ограничением доступа разного уровня — секретные; для служебного пользования; содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные).

10.По юридической силе (подлинники, т. е. оригиналы; копии; отпуски; дубликаты; подложные).

Оригинал обладает полной легитимностью, если подписан собственноручно должностным лицом, подпись которого заверена оттиском печати. В настоящее время, после принятия Федерального закона «Об электронной цифровой подписи», активно решаются юридические и технические проблемы так называемых «Удостоверяющих центров».

Отпуск в данном случае — это полная копия документа, подписанная собственноручно теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати. По существу, отпуск — это второй экземпляр оригинала, подписанный собственноручно руководителем и заверенный, если нужно, печатью. Наличие в организации не копии отправленного документа, а отпуска очень важно, например, при заключении торговой сделки, оформляемой с помощью таких документов, как оферта и акцепт. Согласно Гражданскому кодексу, наличие этих документов полностью обеспечивает юридическую силу сделки. Однако у каждой стороны должна быть юридически полноценная пара документов (т. е. оригиналы): оферта и акцепт. Поскольку оригинал вы направляете деловому партнеру, а себе оставляете обычно копию, ваша пара документов не имеет полной юридической силы (копия всего лишь информационный, а не юридический документ). Поэтому целесообразно составлять оригинал и отпуск: оригинальная подпись руководителя и оттиск печати придадут отпуску силу оригинала.

Дубликат — это полная копия подлинника, выдаваемая взамен утраченного подлинника и оформленная таким образом, что приобретает юридическую силу подлинника.

Копия — точный список, точное воспроизведение, повторение документа, изготавливаемое как вручную, так и с помощью технических средств. В современном управлении копия может исполнять роль подлинника, т. е. использоваться как правовой документ в случае ее заверения нотариусом; однако некоторые организации не испытывают доверия даже к нотариально заверенным копиям и требуют предъявления оригинала документа.

Ксерокопия и факсимильная копия зачастую не рассматриваются в качестве равносильного оригиналу документа, если это не определено законами страны или договоренностью сторон.

11.По степени полноты  представленной информации (полные  и выписки, т. е. копии части документа).

12.По срокам хранения. В одну папку (дело), как правило, должны направляться документы, имеющие одинаковый срок хранения.

Могут быть приняты и другие основания для классификации документов. Конкретный документ обычно подпадает под несколько оснований для классификации (например, трафаретная выписка из протокола собрания).

В 1970-80-х гг. в СССР был разработан Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД), в котором была систематизирована и закодирована вся унифицированная документация. Каждая форма унифицированной документации получила семиразрядный код: первые два разряда — код унифицированной системы; следующие три цифры — номер формы внутри подкласса. Восьмой разряд занимает так называемое контрольное число, обеспечивающее правильность ввода кода по ОКУД в компьютер. Таким образом, код анкеты по ОКУД — 02710208. В сегодняшней практике на многих организационно-распорядительных документах зачастую не проставляют кодов по ОКУД, хотя он может использоваться как идентификационный код документа при вводе в компьютер и выборе программы обработки информации.

Список использованной литературы

1. Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. 2-е изд., испр. и доп. – М.: ИКЦ «МарТ»; Ростов-на-Дону: Издательский центр «МартТ», 2009. – 320с.
2. Волков К. А, Приходько А. Н., Расина Т. А., Шутова И. М. Документирование в управленческой деятельности. Учебное пособие. Санкт-Петербург, 2009.
3. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В., Степанов Е.А., Янковая В.Ф. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е издание, перераб. и дополн.; Под ред. Коренеева И.К., Кудряева В.А. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2010. – 456 с.

4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы / Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. М.: ТК Велби, Изд-во Проспект,2010.

5. Документооборот в организации: практ. пособие/ Н.Н. Анодина. – 2-е изд., стер. – М.: Омега-Л, 2011. – 172 с.

6. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления. М.: ИНФРА-М,2011.

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) 5- е издание, испр. и дополн. - М.: ООО «Журнал «Управление персоналом», 2009. – 528 с.
8. Ларин М. В. «Управление документацией и новые информационные технологии» - М., 2010.
9. Мингалев В.С. «Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. - М.: МГИАИ, 2009.

10. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса. М.: Мастерство,2012.

11. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. м.; Приор,2011.