Классификация документов Архивного фонда РФ

Исторические связи существуют не только между документами внутри архивного фонда, но и между архивными фондами и группами фондов, образующих комплексы, дробление и распыление которых по различным архивам нарушает правильную классификацию документов. Концентрация в одном архиве комплексов фондов, имеющих органические связи, способствует научной организации документов и облегчает их всестороннее использование.

Исторически сложившиеся комплексы архивных фондов могут образовывать фонды учреждений, связанных с временем существования, с масштабом деятельности, принадлежностью к одной отрасли государственного управления, экономики или культуры, одному ведомству, к конкретной административно- территориальной единице. Таким образом, принцип недробимости фондов тесным образом связан с признаками классификации.

Фондирование заключается в определении (уточнении) границ фондовой принадлежности и хронологических границ документов фондов и в формировании архивных фондов (объединенных архивных фондов, коллекций).7

 

                               1.4.2 Определение границ архивного фонда

 

Определить границы архивного фонда — значит определить состав документов, подлежащих включению в этот фонд. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.

Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получены; фондовая принадлежность их определяется по адресу, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности учреждения, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение.

Копии исходящих документов (отпуски) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов; фондовая принадлежность их определяется по подписям, делопроизводственным пометам и по содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены; фондовая принадлежность их определяется по названию учреждения, которое указано в документе, по подписи автора.

Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав фонда того учреждения, в котором они были закончены делопроизводством.

В тех случаях, когда среди документов одного фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения изучается их текст, обращения в письмах, подписи, упоминания разных лиц, почерк и т. д.

Каждому архивному фонду присваивается официальное название  соответствующего фондообразователя (полное и сокращенное) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности.8

 

                     1.4.3 Образование объединенных архивных фондов

 

Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных учреждений, действовавших на определенной территории, например машинно-тракторные станции;

- руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории, например Управление строительства Волжской ГЭС и подчиненные ему учреждения;

- учреждений, связанных между собой объектом деятельности, например Управление железной дороги и его конторы;

- органов государственной власти и управления и состоящих при них учреждений и организаций, например райисполком и его отделы;

- последовательно сменявших друг друга учреждений, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам, например Губернское архивное бюро, Краевое архивное управление;

- двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями, например И.А. Ильф (Файнзильберг), Е.П. Петров (Катаев).

Образование архивных коллекций. Архивные коллекции поступают в государственный архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных, разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.

Для архивных коллекций в отличие от архивных фондов и объединенных архивных фондов характерно преобладание не исторических, а логических связей.

 

1.4.4 Определение хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов фондов

 

Хронологическими границами архивного фонда учреждения являются официальные даты образования и ликвидации учреждения; архивного фонда личного происхождения — даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода; объединенного архивного фонда — даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности учреждений, документы которых вошли в состав фонда; архивной коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.

Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут несовпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения и т. д.

Крайние даты документов личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением юбилейных мероприятий.

 

                    1.4.5 Группировка документов по степеням ценности

 

Все документы, хранящиеся в государственных архивах, являются ценными. Среди них могут выделяться группы особо ценных и уникальных документов. Эти группы документов хранятся в составе своих фондов, но учитываются в особом порядке.

Принадлежность документов к особо ценным или уникальным определяется рядом факторов: научно-исторической ценностью, многоаспектностью информации, ролью, местом и значением учреждения-фондообразователя, исторического периода и др.

 

               1.4.6 Группировка документов по категориям доступа к ним

 

По категориям доступа документы делятся на документы открытого доступа, ограниченного доступа (секретные и конфиденциальные) и документы, хранящиеся на условиях особого доступа к ним (если собственник, передавая их в архив, оговорил особые условия их использования).

Документы ограниченного доступа хранятся отдельно от других документов.

 

              

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                

                 

 

 

 

 

 

 

 

 

                 

 

                 1.5. Классификация документов в пределах архивного фонда

        

          Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде

           За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело).

Единица хранения (дело) — физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.9

Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая производится:

-  в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры дел и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;

- ведомственных архивах при подготовке документов для передачи в государственные архивы;

- государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов.

Систематизация дел в пределах фонда складывается из разработки схемы систематизации и распределения дел в соответствии со схемой систематизации.

Схема систематизации документов представляет собой перечень классификационных делений, расположенных в определенной последовательности. Она предназначается для распределения документов фонда по этим делениям.

Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

- номинального (по их делопроизводственной форме — по родам дел, видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты);

- авторского (по названиям учреждения или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

          Признаки (основания) классификации определяются в каждом конкретном случае ее научными и практическими целями. Не все признаки имеют одинаковое значение. Среди них есть ведущие и второстепенные. Ведущими классификационными признаками являются структурный и хронологический. Сочетание структурного и хронологического признаков дает 2 варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

Хронологически-структурная схема применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой.

При систематизации по этой схеме дела группируются в фонде, прежде всего по времени их создания (по годам), а в пределах годового раздела — по структурным подразделениям учреждения:

2010 г.

2011 г.

1. Секретариат.

2. Плановый отдел.

3. Финансовый отдел и т.д.

1. Управление делами.

2. Планово-экономический отдел.

3. Финансовый отдел и т.д.

Если фондообразователь прекратил свою деятельность, а его структура отличалась ясностью и стабильностью, употребляется структурно-хронологическая схема: дела группируются по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы — по годам:

1. Канцелярия — 2009 г., 2010 г., 2011 г. и т.д.

2. Плановый отдел — 2009 г., 2010 г., 2011 г. и т. д.

Эти две схемы наиболее распространены в архивной практике, они избираются в качестве основы построения многих фондов учреждений советского госаппарата.

 

           1.5.1 Порядок расположения групп документов в пределах фонда.

 

Группы следует располагать, основываясь на общих правилах классификации от общего к частному, от высшего к низшему. Самые крупные группы фонда чаще всего располагаются в порядке значимости структурных подразделений фондообразователя (который отражен в номенклатуре учреждений), отраслей его деятельности, его функций, видов документов или же в порядке последовательности хронологических периодов — в зависимости от выбора первого признака классификации.

Каждая группа материалов (структурного подразделения, отрасли деятельности, определенной функции или года) подразделяется на следующие группы, вплоть до самых мелких, в последовательности, определяемой конкретикой документации наиболее рационально. Таким образом, каждое дело занимает свое место в архивном фонде.

          При распределении дел по схемам классификации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

- планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который они составлены, независимо от времени их составления;

- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

- в пределах года или хронологического  периода дела располагаются по  значимости структурных частей  фонда.

Группы дел и дела в пределах нижних ступеней классификации распределяются по их значимости и хронологии. При расположении дел по хронологии необходимо вначале помещать дела, датированные числом, месяцем и годом, затем дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом.

Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.

 

             1.5.2 Особенности классификации документов личных фондов.

 

 В личных фондах содержатся  разнообразные по составу и  содержанию документы, характеризующие  жизнь и деятельность фондообразователя: личные документы, рукописи, письма, материалы общественной, производственной или иной деятельности, изобразительные материалы и т. д.