Классификация документов

Классификация

Классифицирование документов – процесс  упорядочения или распределения  документов по классам с целью  отражения отношений между ними и составными классификационных  схем; это система соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в  их многообразии.

Классификация документов – система  соподчинения, используемая как средство установления связей между классами документов, а также для ориентировки в их многообразии.

Правила классифицирования:

1. Признак по которому делится – основа деления;
2. Одно и тоже деление должно осуществляться на одном и том же основании;
3. Сумма всех членов деления должна быть равна общему объему делимого понятия;
4. Члены деления должны взаимно исключать друг друга;
5. Члены деления д.б. ближайшими к делимому понятию, не допускается из следующего в отделения выше или ниже.

Виды деления: род – вид – подвид – разновидность.

Объект классификации – элемент классифицирующего множества.

Алфавит кода – система знаков, принятая для обозначения кода.

Разряд кода – позиция знака в коде.

Длина кода – число знаков в коде.

Контрольное число – расчетное число, используемое для проверки правильности записи кода.

Методы: иерархический (множество делится на подмножество), фасетный (иерархичность отсутствует, независимые подмножества).

Ступень классификации – любой  этап классификации. Глубина классификации  – число ступеней.

Основные виды классификации документов.

Материальная основа документа: природная (камнь, глина, попирус, бамбук) и искусственная (бумага, стекло, керамика, синтетические сплавы), однослойная и многослойная, геометрические размеры (листы, диски, свиток);

Информация зафиксированная в документе:

1. Семантическая классификация – документы делятся на классы и подклассы в зависимости от отросли знаний, рассматриваемых там и изучаемых предметов.
2. Функциональная – политическая, научная, идеологическая, техническая.
3. по уровню обобщения информации – первичная и вторичная.
4. мерность информации (1-,2-,3-мерная).
5. знаковые системы (текстовая, нетекстовая)
6. по степени распределения (опубликованная, неопубликованная, непубликуемая).
7. По каналам восприятия (визуальная, тактильная, фонодокументы, аудиовизуальные документы).
8. По субъекту восприятия (человекочитаемая и машиночитаемая).

По видам реквизитов  - герб, товарный знак, эмблема, печать, автор документа, наименование вида документа;

Способ документирования  - рукописный, печатный, механический, магнитный, фотографический, оптический, лазерный;

По способу бытования документов в человеческой среде:

1. регулярность выхода в свет (периодические и непериодические);
2. по времени появления в оперативной среде (оригинал и копия);
3. по месту происхождения и длине распространения (местный, региональные, нац. или общегос., зарубежный, глобальный);
4. по степени доступности (открытая, документы содержащие коммерческую тайну, ограниченного доступа, секретная).

Задачи перед создателем классификации документов: 1) выбор основания деления, 2) последовательность, 3) количество уровней деления и/или фасетов, ) способы индексирования.

Причины не возможности  классификации всех документов: социальные; существование локальных систем классификации для отдельных больших групп документов; молодость самой науки; появление компьютерных систем управления поиска информации.

Примеры масштабных классификаций:

1. УДК – универсальная десятичная классификация (библиотека), разработана в конце  XIX в. М. Дьюм.
2. Классификация библиотеки конгресса в США – является стандартом.

Типологическая классификация  документов.

В основе такой классификации лежит  принцип соответствия некоторой  обобщенной модели документа, именуемой  типом документа.

Функционально-целевые  установки:

Обеспечение управления обществом;

Обеспечение научной информацией  общества;

Обеспечение процессов  обучения и восприятия;

Обеспечение справочными  данными;

Вторичная информация;

Ознакомление общества с содержанием художественных произведений.