Кадровое делопроизводство

Документы изготавливают  на бланках.

Устанавливают два стандартных  формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

- 20 мм - левое;

- 10 мм - правое;

- 20 мм - верхнее;

- 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует  изготавливать на белой бумаге или  бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют  в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают  следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного  вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов  документов, кроме письма.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют  посередине верхнего поля листа.

Государственный герб РФ, герб субъекта РФ, города, района; эмблема  организации; код организации, формы документа; наименование организации, справочные данные; наименование вида документа, текст; требования к изготовлению бланков; виды бланков; расположение реквизитов (продольное, угловое); правила учета и хранения бланков

Работнику кадровой службы необходимо знать все о таком важном элементе кадрового делопроизводства, как бланки документов: их реквизитах, схемах расположения, порядке изготовления, формулировании текстов приказов по личному составу и кадровой переписки на бланках, оформлении кадровых документов, защите и организации учета, хранении и уничтожении кадровых бланков[3, С. 66].

Так как кадровик не только работает с людьми, персоналом организации, но и занимается документационным оформлением, в данной статье разъясняется, что  можно изображать на бланках приказов по личному составу, какие размеры должны быть у бланка, состав и расположение реквизитов бланка, размеры полей; на каких бланках оформляются кадровые документы, как следует хранить бланки в кадровой службе (например, бланки приказов по личному составу, незаполненные бланки трудовых книжек, удостоверений, пропусков), чем различаются гербовые кадровые бланки субъектов РФ и кадровые бланки организаций любых форм собственности и т.д.

Бланк документа - это  набор реквизитов, идентифицирующих автора письменного документа и удостоверяющих его подлинность. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее - ГОСТ) при изготовлении бланков документов используются следующие реквизиты.

Соответственно все  кадровые службы указанных органов, управлений и т. д. имеют право  использовать герб субъекта РФ на бланках  кадровой документации (приказов по личному  составу, писем, справок и т. д.) за исключением трудовых книжек, дипломов, аттестатов зрелости и т. п., на бланках которых помещается изображение гербов городов, районов РФ.

Герб города, района РФ размещается на бланках документов органов представительной и исполнительной власти городов или районов в соответствии с нормативными актами городов, районов РФ, если они не противоречат основным нормативным актам соответствующих субъектов РФ.

Запрещается использование  изображения Государственного герба  РФ, а также гербов субъектов РФ, гербов городов, районов на бланках юридических лиц, а также индивидуальных предпринимателей, если это не предусмотрено специальными законодательными и иными правовыми актами[26, С. 40].

 

 

1.3. Правила машинописного  оформления документов

 

Требования к машинописному исполнению организационно-распорядительных документов учитывают особенности широко применяемых современных отечественных и зарубежных пишущих машин со стандартными характеристиками их печатающих элементов.

В основу требований к машинописному оформлению документов были положены наиболее рациональные правила, сложившиеся в РФ.

На пишущей машине оформляют  такие реквизиты, как адресат, гриф утверждения, название вида документа, дата, индекс, ссылка на индекс и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подпись, гриф согласования, отметка о заверении копий. Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Если документ оформляется не на бланке, то машинописным способом оформляются  также реквизиты, установленные ГОСТ 6.39 - 72, в заголовочной части документа (т.е. реквизиты штампа бланка документа).

Основные требования к документам, оформляемым машинописным способом, установлены в ГОСТ 6.38 - 72, часть 2.

Для сокращения времени печатания  документов применяются табулирование[4, С. 32].

ГОСТ 6.36 - 72 установил, что  для печатания документов используют восемь стандартных положений табулятора: 0 - граница левого поля; 1 - после 5 печатных знаков от границы левого поля; 2 - после 16 печатных знаков от границы левого поля; 3 - после 24 печатных знаков от границы левого поля; 4 - после 32 печатных знаков от границы левого поля; 5 - после 40 печатных знаков от границы левого поля; 6 - после 48 печатных знаков от границы левого поля; 7 - после 50 печатных знаков от границы левого поля.

Стандартом установлено, что от 0-го положения табулятора печатают реквизиты: наименование учреждения, наименование министерства или ведомства, организации  или предприятия, наименование структурного подразделения, индекс предприятия, связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского телеграфа), номер телефона, номер счёта в банке, код по ОКПО (для писем), название вида документа, дату, ссылку на индекс и дату входящего документа, место составления или издания, заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметку о наличии приложения, наименования должности в реквизите «подпись», гриф согласования, заверительную надпись «верно» дату при заверении копий. Фамилию исполнителя и номер его телефона, отметку об исполнении документа и направлении его в дело.

Если в тексте документа имеются  примечания или выделенная в самостоятельный  абзац ссылка на документ, послуживший  основанием к его изданию, то слова  «примечание» и «основание» также  печатают от 0-го положения табулятора, а относящийся к ним текст - через один межстрочный интервал. В целях единообразия в оформлении документов текстовую часть реквизитов «приложение» и «основание», «примечание» можно печатать от 2-го положения табулятора[25, С. 30].

Основные правила при  оформлении документов:

- текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала;

- первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля;

- реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал;

- реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами;

- расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией;

- если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля;

- точку в конце заголовка не ставят;

- в документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы;

- номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

В текстах документов не следует употреблять таких  слов и словосочетаний, как безотлагательно (немедленно); благоволите сообщить (сообщите); в моей просьбе прошу не отказать, в ожидании вашего ответа, всемерное содействие (помощь); воспрещается (запрещается); в целях (для, с целью); для сведения и руководства (для руководства, для сведения); досконально (точно); ежели (если); изрядно (сильно); ибо (потому что, так как); на обороте сего (на обороте); на предмет (для); не откажите сообщить (сообщите); прошение (заявление); покамест (пока); по принадлежности (по назначению); свободная вакансия (вакансия); представляем при сем (направляем, прилагаем); с подлинным верно (верно, копия); считаем возможным ходатайствовать (просим); таковой (такой); ходатайство (просьба); оповещаем (сообщаем); надлежит (следует; коль скоро (когда, если); не преминуть (не забыть); подобает (следует); сугубо (усиленно) и т.п.

Не рекомендуется употреблять в тексте документа устаревшие слова и обороты, выступающие как застывшие конструкции, неполноценные по смыслу. Например: вместо «настоящим предлагается...» следует писать «предлагаем...»; вместо «настоящий акт составлен…» - «акт составлен...»; вместо «при сем направляем...» - «направляем...».

Необходимо избегать тавтологии (повторения сказанного, несущего неоправданную  избыточность информации)[5, С. 61].

 

1.4. Подготовка и оформление  основных видов документов

 

Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо, прежде всего, ее организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения, т. е. создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения. Если служба документационного обеспечения управления представлена одним сотрудником (например, секретарем-референтом), разрабатывается должностная инструкция на этого сотрудника.

Организационными документами  называется комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия.

Организационными документами  являются:

- устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника.

Распорядительные документы  регламентируют деятельность предприятия, и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу[23, С. 77].

Распорядительными документами  являются:

- приказ, распоряжение, указание, инструкция.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия.

Информационно - справочные документы отражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.

Информационно - справочными  документами являются:

- протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

В соответствии с Уставом  учреждения разрабатывается его  структура и определяется штатная  численность, что закрепляется в  соответствующем документе. Здесь  указываются все структурные  подразделения учреждения, вводимые в учреждении должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составляется на бланке учреждения, подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается директором.

Изменения в структуру и штатную численность вносятся приказом директора учреждения.

Должностной и численный  состав учреждения с указанием фонда  заработной платы закрепляется в  штатном расписании. Штатное расписание составляется на бланке учреждения и  содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписывается заместителем руководителя учреждения, согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем учреждения, при этом в грифе утверждения указываются общая штатная численность учреждения и месячный фонд заработной платы. Изменение в штатное расписание вносятся приказом директора учреждения[6, С. 20].

Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, режим работы и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка или в положении о персонале. Эти документы составляются на бланке учреждения, согласовываются путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируются юристом и утверждаются директором учреждения

 Распорядительная  деятельность организации документируется  в основном посредством издания  приказов руководителем организации.  По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.

Процессы коллегиального принятия управленческих решений и  сами решения документируются с  помощью протоколов производственных совещаний у руководства организации. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами[22, С. 23].