Документооборот в организации

На этапах подготовки и оформления порядок  работы с ними, такой же и с  исходящими документами:

• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа специалистом;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (утверждение в необходимых случаях);
• регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов или их больших объемов).

На этапах исполнения и завершения работ с  внутренними документами порядок  операций такой же, как и с входящими  документами:

• передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
• контроль исполнения документа;
• исполнение документа;
• проставление отметки об исполнении.

Завершающими  стадиями работы с внутренними документами: использование в справочно-информационной работе и определение сроков хранения [20].

 

 

 

 

 

 

2 СОВЕРШЕСТВОВАНИЕ  ДОКУМЕНТООБРОТА В ОРГАНИЗАЦИИ  И НОРМАТИВНО-ПРАВОВАЯ БАЗА

2.1 Нормативно-правовое  регулирование документооборота 

Регулирование документооборота в организации опирается на законодательную базу:

- Конституция Российской Федерации от 12 декабря 1993 года, последняя редакция 30 декабря 2008года [1];

- Федеральный закон «О государственном языке» от 01 июня 2005 года № 53-ФЗ. Направлен на обеспечение использования государственного языка Российской Федерации на всей территории Российской Федерации в оформлении документов на предприятиях и в исполнительных органах [2];

- Федеральный закон «Об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 года за № 208-ФЗ (по состоянию на 19.07.2009г. № 205-ФЗ). Устанавливает требования к фирменному наименованию общества, бланков, штампов, места нахождения, определяет правила составления устава общества, обязанность ведения протокола собрания акционеров и документирования деятельности исполнительного органа [3];

- Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года за № 149-ФЗ. Регулирует отношения, возникшие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, применении информационных технологий, обеспечении защиты информации.

Регламентирует  единые правила организации работы с документами государственных  органов и органов местного самоуправления[4].

- Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 года за № 1-ФЗ (по состоянию на 08.11.2007г. № 258-ФЗ).

Регулирует обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе[5].

- Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года за № 98-ФЗ (по состоянию на 24.07.2007г. за № 214-ФЗ). Регулирует отношения, связанные с установлением, изменением и прекращением режима коммерческой тайны в отношении информации, составляющей секрет производства. Организационно-правовая документация предприятия не является коммерческой тайной [6];

- Федеральный  закон «О техническом регулировании»  от 27 декабря 2002г.№184-ФЗ (по состоянию  на 18 июля 2009г.№189-ФЗ) устанавливает  порядок разработки национальных  стандартов, закрепляет требования  к построению, изложению, оформлению  различных видов документов, создание  и использование классификации  ТЭСИ, проведение унификации документов  и применение унифицированной  системы документации, автоматизация  информационных ресурсов в сфере управления [7].

- Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 ноября 2004 года за № 125-ФЗ (по состоянию на 13.05.2008г. за № 68-ФЗ). Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства [8];

- Кодекс Российской Федерации «Об административных правонарушениях», принят 30 декабря 2001 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Регулирует соблюдение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов [10];

- Гражданский Кодекс Российской Федерации, принят 30 ноября 1994 году (по состоянию на 17.07.2009г.). Устанавливает единые правила к оформлению устава, учредительного договора, бухгалтерских документов. Ряд статей кодекса устанавливает обязательность документирования, виды и разновидности документов, созданных при совершении актов гражданских взаимоотношений, устанавливаются требования к их оформлению [11];

- Трудовой Кодекс Российской Федерации, принят 30 декабря 2001 году  (по состоянию на 9.11.2009г.). Устанавливает обязательность применения в каждой организации локально-правовых актов (должностная инструкция, и др. документы) [12];

- Уголовный Кодекс Российской Федерации, принят 13 июня 1996 году (по состоянию на 9.11.2009г.). Определяет уголовную ответственность за преступления в области документационного обеспечения управления [13];

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, принят 8 ноября 2005 года.  [14];

- ГОСТ Р 511.41-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу [14].

- ГОСТ Р ИСО 154.89-1-2007 «Управление документами. Общие требования» принят 12 марта 2007г. №28(по состояния на 16 января 2009г.). Регулирует вопросы управления документами, как в государственных, так и в коммерческих организациях [16].

2.2 Автоматизация  документооборота

 

 

В процессе автоматизации  документооборота можно условно выделить четыре стадии : бумажный документооборот, бумажный документооборот с использованием автономных ПК, смешанный и безбумажный документооборот.

Бумажный  документооборот означает, что все  этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора десятка лет  назад данный вид документооборота был доминирующим. Для регистрации  бумажных документов использовались большие журналы или листы большого формата, в которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного срока журналы и листы сдавались в архив.

Когда появились  компьютеры, они заменили журналы  и листы, положив начало бумажному  документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный  документооборот с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации  документов. Собственно, на данном этапе  и возникает понятие электронного документа, т.е. такого документа, который  хранится исключительно в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа  при отсутствии локальной сети могут  быть реализованы лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение  документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

          Смешанный документооборот предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в электронном виде, затем документ поступает секретарю, который регистрирует его, распечатывает и передает руководителю на утверждение. Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям.

Безбумажный документооборот означает, что все  операции с документами производятся в электронном виде.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая  взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой  работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.       

 От четкости и оперативности  обработки и движения документов  в конечном итоге зависит быстрота  принятия решений. Поэтому в  рациональной организации документообороту  всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где  несвоевременная обработка финансовых  документов может привести к  отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного  порядка документооборота зависит  от характера и особенностей хозяйственных  операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия  и его учетного аппарата.

Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через  какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Правильно организованный документооборот  должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, т.е. минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

 

1. Конституция Российской Федерации [Электронный ресурс]:[принята 12 дек.1993 г.]:(ред.от 30.12.2008)// СПС «Консультант Плюс». 
2. О государственном языке [Электронный ресурс]: федер. закон РФ 
   от 01 июня 2005 г. № 53// СПС «Консультант Плюс».
3. Об акционерных обществах [Электронный ресурс]: федер. закон РФ 
   от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ: принят Гос. Думой 24.11.1995 г.: одобр. Советом Федерации 13 февраля 1996 г. : (ред.19.07.2009)// СПС «Консультант Плюс».
4. Об информации, информационных технологиях и о защите информации [Электронный ресурс]: федер. закон РФ от 27 июля 2006 г. № 149// СПС «Консультант Плюс». 
5. Об электронной цифровой подписи [Электронный ресурс]: федер. закон РФ 
   от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ: принят Гос. Думой 13.12. 2001г. : одобр. Советом Федерации 29 декабря 2001 г. : (ред. от 08.11.2007 ) // СПС «Консультант Плюс».
6. О коммерческой тайне [Электронный ресурс]: федер. закон РФ 
   от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ: принят Гос. Думой 09.07.2004 г.:одобр. Советом Федерации 24.09.2004 г. : (ред. от 24.07.2007) // СПС «Консультант Плюс». 
7. О техническом регулировании [Электронный ресурс]: федер. закон РФ 
    от 27 декабря 2002г. № 184-ФЗ:  принят Гос. Думой 25.12.2002 г. : одобр. Советом Федерации 26.12.2002 г. : (ред. от 18 июля 2009) // СПС «Консультант Плюс».
8. Об архивном деле в Российской Федерации [Электронный ресурс]: федер. закон РФ от 22 ноября 2004 г. № 125-ФЗ: принят Гос. Думой 01.10.2004 г. : одобр. Советом Федерации 13.11.2004 г. : (ред. от 13.05.2008) // СПС «Консультант Плюс».
9. О связи [Электронный ресурс]: федер. закон РФ от 7 июля 2003 г.  № 126-ФЗ:  принят Гос. Думой 18.07.2003 г. : одобр. Советом Федерации 24 июля 2003 г.: (ред. от 29.04.2008) // СПС «Консультант Плюс».
10.   Кодекс Об административных правонарушениях РФ : от 30.12.2001г. № 195-ФЗ [Электронный ресурс]:  принят Гос. Думой 30 декабря 2001 г. : одобр. Советом Федерации 31.12.2001 г. : (ред. от 9.11.2009) // СПС «Консультант Плюс». 
11.   Гражданский Кодекс РФ : от 30 ноября 1994 г. №51-ФЗ [Электронный ресурс]: принят Гос. Думой 30 ноября 1994 г.: одобр. Советом Федерации 30.11.1994 г. : (ред. от 17.07.2009) // СПС «Консультант Плюс». 
12.   Трудовой Кодекс РФ : от 30.12.2001 г. №197-ФЗ [Электронный ресурс]: принят Гос. Думой 30 декабря 2001 г. : одобр. Советом Федерации 31.12.2001 г. : (ред. от  9.11.2009) // СПС «Консультант Плюс». 
13.   Уголовный Кодекс РФ : от 13 июня 1996 г. №63-ФЗ [Электронный ресурс]: принят Гос. Думой 13 июня 1996 г. : одобр. Советом Федерации 15.07.1996 г. : (ред. от  9.11.2009) // СПС «Консультант Плюс». 
14.   Басаков, М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления) [Текст] : учеб. пособие / М.И. Басаков. – Изд-е 3-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д : Феникс, 2009. – 234 с.
15. Белов, А.Н. Делопроизводство и документооборот [Текст] : учебник / А.Н. Белов. – М.: Эксмо, 2008. – 142 с.
16. Белов, А.Н. Делопроизводство [Текст]: учебник / А.Н.Белов, О.И.Замыцкова. – Ростов-на Дону: Феникс. 2010.–144 с.
17. Березина, Н.М. Современное делопроизводство [Текст] : учеб. пособие / Н.М. Березина. – 3-е изд. Спб.: Питер, 2009. – 24 с.
18. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство [Текст] : учеб. пособие / М.В. Кирсанова. – Новосибирск: Сибирское соглашение, 2009. – 304 с.
19. Клоков, И.В. Эффективное делопроизводство [Текст]: учеб. пособие / И.В. Клоков, В.С. Пташинский. – СПб.: Питер, 2008. – 224 с.
20. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: Организация и технологии документационного обеспечения управления[Текст]/ Т.В.Кузнецова. – М.: Юнити-Дана, 2003.–174с.
21. Ларин, М.В. Проблемы совершенствования документационного обеспечения управления в современных условиях [Текст] / М.В. Ларин // Экономика и жизнь, 2010. – № 4. – С. 24 – 30.