Документознавство-це наука про документ і документаційно-комунікативну діяльність

Документознавство-це наука про документ і документаційно-комунікативну діяльність.

 Мета курсу - дати студентам системне поняття про структуру, функції, та багатозначність документів, які складають основу документної комунікації та фондів бібліотек, інформаційних центрів, архівів, музеїв, видавництв, книжкових магазинів, а також познайомити студентів з процесом їх створення, обробки, зберігання та використання.

 Об'єктом вивчення курсу є ті документи, які спеціально створюються для збереження та передачі інформації,

 Слово "документ" - (лат.) Доказовість, свідчення.

 Об'єктом документознавства, як науки є комплексне вивчення документа як системного об'єкта, спеціально створеного для збереження і розповсюдження інформації в просторі і часі. Документ створюється в ході документно-комунікативної діяльності, тому об'єктом науки є всі види діяльності - створення, написання, зберігання і використання документів, створення систем документації.

 Предметом документаційної науки була документаційна діяльність, яка включає процеси збору, систематизації, зберігання, пошуку і розповсюдження документів в усіх сферах суспільного життя. Ця наука мала ще назву "Книго-архіво-музеєведення".

 Документалістика вивчає структуру і якості матричних документів, методи і засоби автоматичної обробки, зберігання, документні потоки, багатоканальної документної системи.

 Документознавство вивчає в історичному аспекті розвиток способів різних актів і систем документування - складання документа, його комплексів, систем.

 Змістом спільного документознавства є спільнотеоретичні історичні і огранізаційно-методичні проблеми науки про документи і документно-комунікативну діяльність, а також об'єкт, предмет, структура, термінологія, концепція, відношення, з іншими науками, закономірності, принципи розвитку і функціонування документа в системі документних комунікацій.

 Теорія документа ( документологія) - ядро документознавства, що вивчає теоретичну проблематику, пов'язану з понятійним апаратом, функціональним аналізом документа, характеристику, класифікацію документів, елементи документів.

 Особливе документознавство вивчає особливості, характерні для окремих типів і видів документів (книги, ноти, патенти, карти, кінофільми, диски), окремі процеси документно-комунікативної діяльності (документування, документозберігання, документорозповсюдження, документовикористання).

 Спеціальне документознавство вивчає особливості документів, які є об'єктом бібліотечної, архівної, музейної справи, специфіку документів, функціонування в інформаційних центрах, бібліотеках, архівах, музеях і інших документно-комунікативних структурах.

 Предметом спеціального документознавства є вивчення специфіки різних процесів документно-комунікативної діяльності (документування, діловодство).

 Предметом часткового документознавства виступають окремі види і різновиди документа.

 Документ - це засiб закрiплення рiзними способами на спецiальному матерiалi iнформацiї про факти, подiї, явища об'єктивної дiйсностi i розумової дiяльностi людини.

 В службових документах реалiзується офiцiйно-дiловий стиль, який являє собою скорочене i конкретне вiдображення думок на паперi.

 Формуляр-зразок - це модель побудови форми документа, яка встановлює галузь використання, формати, розміри, вимоги до побудови конструкційної сітки та основні реквізити.

 Бланк документа - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем, відведеним для змінної

 Реквiзит - це постiйний iнформацiйний елемент, який належить певному виду документа.

 Наказ - це правовий акт, що видається одноособово керівником установи і є формою доведення до працівників найбільш важливих рішень.

 Витяг - це копія якої-небудь частини оригіналу документа.

 Ухвала - це правовий акт, який приймається мiсцевими органами державної влади, управлiння в колегiальному порядку з метою вирiшення питань, їх компетенцiї; спiльнi акти, якi видаються декiлькома неоднорiдними органами (колегiальними i дiючими на основi єдиного керiвництва, державними i суспiльними органiзацiями).

 Розпорядження - це правовий акт, який приймається одноосiбно керiвником, головним чином колегiального органу, з метою вирiшення оперативних питань.

 Постанова - це правовий акт, який приймається центральними i вищими органами колегiального управлiння з метою вирiшення найбiльш важливих i принципiальних задач, що стоять перед даними органами. Iнколи постанови приймаються державними i суспiльними органiзацiями разом.

 Положення - це правовий акт, який визначає порядок створення, задачi, обов'язки, права, вiдповiдальнiсть i органiзацiю роботи пiдприємства в цiлому i його структурних пiдроздiлiв.

 Статути - це юридичнi акти, якими оформляються створення пiдприємства, визначається їх структура, функцiї i правне становище.

 Iнструкцiя - це правовий акт, який приймається з метою встановлення правил, якi регулюють органiзацiйнi, науково-технiчнi, технологiчнi, фiнансовi та iншi сторони дiяльностi пiдприємств, їх структурних пiдроздiлiв i посадових осiб.

 Автобіографія - це опис життя якої-небудь особи, складений цією ж особою.

 Характеристика - це оцінка ділових і моральних якостей працівника. Складається з чотирьох частин:

 Заява - це письмове офіційне повідомлення, твердження, або прохання.

 Особиста заява - це офіційне письмове повідомлення, адресоване керівникові, яке містить виклад якого-небудь питання (заява, скарга, прохання).

 Посвідчення - це документ, що свідчить про факт діяльності особи в організації, її повноваження.

 Особовi справи - це сукупнiсть документiв, якi мiстять найбiльш повнi вiдомостi про того, чи iншого працiвника.

Службовий лист - це узагальнена назва  рiзних за змiстом документiв, якi об'єднуються у зв'язку з особливим способом передачi тексту - пересилаються по поштi.

 Листи - циркуляри пересилаються  в усi пiдвiдомчi органiзацiї i в основному носять розпорядчий характер.

 Супроводжувальний лист складається  у випадку вiдправлення адресату документiв, якi потребують додаткового пояснення по їх виконанню.

 Телеграма - це узагальнена  назва рiзних за змiстом документiв, якi об'єднуються у зв'язку з особливим способом передачi тексту (по телеграфу).

 Телефонограма - це узагальнена  назва рiзних за змiстом документiв, якi об'єднуються у зв'язку з особливим способом передачi тексту (по телефону i записуються одержувачем).

 Довiдка - це документ, що мiстить опис або пiдтвердження тих чи iнших фактiв, або подiй (констатацiя фактiв).

 Доповiдна записка - це документ, що адресується керiвниковi даної, або вищої органiзацiї i мiстить детальний виклад якого-небудь питання з висновками i пропозицiями складача.

 Службова записка - це документ, що містить виклад якого-небудь  питання щ висервками і пропозиціями, що виходять із структурного підрозділу або посадової особи і направляються будь-кому із адресатів в середині підприємства, крім прямих керівників.

 Протокол - це документ, що фiксує хiд обговорення питань i прийняття рiшень на нарадах, засiданнях, конференцiях та iнших формах роботи колегiальних органiв.

 Витяг - це копiя якої-небудь частини документа оригiналу. Витяг iз протоколу мiстить вступну частину, а потiм дослiвний запис необхiдних абзацiв основної частини.

 Без згоди пiдприємства виконуються лише безперечнi платежi: судовi виконавчi листи i накази арбiтражу.

 Без згоди пiдприємства виконуються лише безперечнi платежi: судовi виконавчi листи i накази арбiтражу.

 Акцепт - це згода платника  на оплату грошових i товарних  документiв.

 Акт - це документ, складений  однiєю або декiлькома особами, який пiдтверджує якi-небудь факти або подiї.

 Трудовi угоди складаються в тому випадку, якщо органiзацiї не вистачає фахiвцiв з даної галузi i якщо цi роботи не можуть бути виконанi по договiрних засадах з вiдповiдними органiзацiями i установами.

 План - це документ, що встановлює  точний перелiк намiчених робiт, якi повиннi бути виконанi, їх послiдовнiсть, об'єм i конкретних виконавцiв.

 Звiт - це документ, що мiстить вiдомостi про виконання плану, завдання, доручення, пiдготовку або проведення мiр i пред'являється вищестоящій особi.

 Доручення - це письмове повноваження, яке видається установою, або  окремою особою iншiй особi для подання третiй особi або установi, при здiйсненнi яких-небудь юридичних дiй, отриманнi грошових або матерiальних цiнностей.

 Розписка - це документ, який  пiдтверджує яку-небудь дiю, що здійснюється, найчастiше отримання грошей або матерiальних цiнностей вiд установи або приватної особи.

 Договір - це угода сторiн про встановлення яких-небудь вiдносин i регулювання цих вiдносин.

 Договiр поставки - це договiр, за яким органiзацiя-постачальник зобов'язується передати в певнi термiни органiзацiї-покупцевi у власнiсть або оперативне управлiння певну продукцiю, а друга сторона, органiзацiя-покупець, зобов'язується прийняти цю продукцiю i оплатити її за встановленими цiнами.

 Договiр пiдряду - це договiр, за яким одна сторона-замовник доручає iншiй сторонi-генпiдрядчику (субпiдрядчику) виконати в певнi термiни певну роботу за встановленими цiнами.

 Договiр про майнову вiдповiдальнiсть матерiально-вiдповiдальних осiб - це договiр, за яким одна сторона, матерiально-вiдповiдальна особа, бере на себе повну матерiальну вiдповiдальнiсть за прийнятi матерiальнi цiнностi, а друга сторона, пiдприємство чи органiзацiя, зобов'язується створити всi необхiднi умови для збереження цих цiнностей.

 Договiр на створення (передання) науково-технічної продукцiї - це договiр, за яким одна сторона-замовник доручає iншiй сторонi-виконавцевi в певнi термiни створити i передати науково-технiчну продукцію i зобов'язується в певнi термiни оплатити її.

 Протокол розбiжностей до договору - це документ, який складає Постачальник у випадку виникнення суперечки з текстом договору або доданої до нього специфiкацiї.

 Комерційний акт складається  у випадку невiдповiдностi мiж фактично отриманим вантажем i даними, зазначеними в документах (менша кiлькiсть, погана якiсть, менша вага i т.д.), а також в разi отримання вантажу без документiв, або документiв без вантажу.

 Претензiйний лист - це лист, який мiстить обгрунтованi вимоги однiєї органiзацiї до iншої, що стосується порушених договiрних обов'язкiв.

 Позовна заява - це заява,  з якою звертається в арбiтраж або народний суд позивач i просить в примусовому порядку стягнути з вiдповiдача претензiйну суму або майно.

 Запит - це комерцiйний документ, що являє собою звертання покупця до продавця, iмпортера до експортера, з проханням дати докладну iнформацiю про товар, послуги i т.д. i направити пропозицiю на постачання товару.

 Пропозиція (оферта) - це комерцiйний документ, що являє собою заяву експортера (продавця) про бажання укласти угоду з зазначенням її конкретних умов: назва товару, марка, кiлькiсть, якiсть цього товару, тара, цiна, умови розрахунку, термiни постачання та iнше.

 Контракт - це комерцiйний документ, що являє собою договiр постачання товару або надання послуг, пiдписаний i погоджений експортером та iмпортером.

 Реєстрація - це запис необхiдних вiдомостей про документ з наступним поставленням на ньому дiловодського iндексу i дати реєстрацiї.

 Мета реєстрацiї - забеспечення облiку, контролю та пошуку документiв.

 Справа - це сукупнiсть документiв або документ, якi вiдносять до певного питання або дiлянки дiяльностi пiдприємства, пiдшитi в окрему обкладинку.

 Номенклатура справ - це систематизований  список назв справ iз вказуванням строкiв їх зберiгання.

 Зведена номенклатура справ  вiдображає документи всiєї установи i складається з номенклатур справ структурних пiдроздiлiв.

 Формуванням справ називають  групування документiв у справи у вiдповiдностi з номенклатурою справ.

 Експертиза наукової i практичної  цiнностi документiв - це визначення народногосподарського, полiтичного, соцiально-культурного та iнших значень документiв в цiлях їх вiдбору для зберiгання i встановлення строкiв зберiгання.

Зразок службового листа

 Виробниче об'єднання Директору  інституту

"Термінал" економіки АН України

 проф. Сидорову Н.П.

253 114, Київ,

 вул. Володарського, 76

23.01.01 № 15/34-176

 На № 234-6 від 12.01.01

 Про роботу по розрахунку

 економічної ефективності 

 заходів

 

 Відповідно до завдання Головного  управління та Вашого листа  об'єднанням виконана наступна  робота:

1. Проведено організаційна підготовка  до виконання комплексу розрахунків,  у тому числі: