К важнейшим законодательным
актам, затрагивающим процесс документирования,
следует отнести и Закон Российской
Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О
языках народов Российской Федерации"
(в ред. Федеральных законов от
24.07.1998 N 126-ФЗ и от 11.12.2002 N 165-ФЗ) и Федеральный
закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном
языке Российской Федерации". Они
регулируют использование государственного
языка при составлении и оформлении
служебных документов. Прежде всего
напомним, что ст.68 Конституции РФ
устанавливает: "государственным языком
Российской Федерации на всей ее территории
является русский язык".
Учитывая, что службе кадров
приходится иметь дело с обращениями
граждан, надо знать и руководствоваться
Федеральным законом от 2 мая 2006 г.
N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения
обращений граждан Российской Федерации",
в котором дается определение, что
понимается под обращением, предложением,
заявлением, жалобой. В нем изложены
требования к составу содержания
письменного обращения: наименование
адресата (наименование государственного
органа или органа местного самоуправления)
либо должность или должность, фамилия,
имя, отчество должностного лица, почтовый
адрес, по которому может быть дан
ответ, суть обращения (заявления), личная
подпись и дата. Исходя из требований
Закона к структуре текста обращения фактически
строятся требования службы кадров к заявлениям,
подаваемым работниками при поступлении
на работу, увольнении, перемещении по
должности, отпуске и т.д. Такие заявления
обязательно содержат те же составляющие
части: кому, от кого, о чем, подпись и дата,
за исключением указания адреса, если
работник уже работает в организации.
В Законе прописана и технология работы
с обращениями: регистрация (по ст.8 "в
течение трех дней с момента поступления
в государственный орган, орган местного
самоуправления или должностному лицу"),
обязательность рассмотрения (в срок до
30 дней с момента регистрации и может быть
увеличен на срок до 30 дней в случае проверки),
контроль за исполнением. Важен для кадровой
службы и установленный в Законе порядок
приема граждан. В зависимости от организационно-правовой
формы организации (государственная, общественная,
коммерческая, ЗАО, ООО и т.д.), ведомственной
принадлежности (например, таможенные
органы, вуз и т.д.) местонахождения (например,
район Крайнего Севера) при оформлении
кадровых документов учитываются особые
условия, установленные в соответствующих
законодательно-правовых актах, которые
обязательно должны быть у работника,
ведущего кадровое делопроизводство.
Например, если это вуз, то надо иметь Федеральный
закон "О высшем и послевузовском профессиональном
образовании" и Положение "О порядке
замещения должностей профессорско-преподавательского
состава образовательных учреждений высшего
профессионального образования Российской
Федерации", если это ЗАО или ООО - Федеральный
закон "Об акционерных обществах"
или "Обществах с ограниченной ответственностью".
В организациях, находящихся в районах
Крайнего Севера, руководствуются Законом
РФ "О государственных гарантиях и компенсациях
для лиц, работающих и проживающих в районах
Крайнего Севера и приравненных к ним
местностях". Свои особенности имеет
организация труда работников транспорта;
сезонных рабочих; работников, работающих
вахтовым методом и т.д.
Следовательно, чтобы правильно
оформлять кадровые документы, необходимо
иметь полный пакет законодательных
правовых актов, особенно затрагивающих
трудовые отношения в организации
вашего типа, и ими руководствоваться
при оформлении трудовых отношений.
Кроме законодательных актов в каждой
кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими
документами, в которых описывается методика
работы, то есть, как надо выполнять ту
или иную запись или операцию.
В 2003 году были введены два
новых документа о порядке
ведения трудовых книжек, которые
являются основным документом о трудовой
деятельности и стаже работника:
- Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 "О трудовых книжках" (в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132);
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69
Оформление основных кадровых
документов унифицировано. Разработка
и утверждение альбомов унифицированных
форм первичной учетной документации
и их электронных версий была возложена
Постановлением Правительства РФ от
8 июля 1997 г. N 835 на Государственный комитет
РФ по статистике с согласованием форм
с Министерством финансов РФ и Министерством
экономики РФ. Среди унифицированных форм,
перечисленных в Постановлении, к первоочередным
были отнесены формы первичной учетной
документации по учету труда и его оплаты.
Первый альбом этих форм был утвержден
Постановлением Госкомстата России 30
октября 1997 г. N 71а. В альбом несколько раз
вносились изменения и дополнения. Работник
кадровой службы постоянно имеет дело
с формами, включенными в альбом, и должен
иметь их как в бумажном, так и в электронном
варианте, так как в соответствии с Постановлением
Правительства РФ они вводятся "в организациях
независимо от формы собственности, осуществляющих
деятельность на территории Российской
Федерации". Общие правила составления
и оформления документов закреплены в
ГОСТе Р 6.30-2003 на унифицированную систему
организационно-распорядительной документации
с требованиями к оформлению документов.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные
документы: постановления распоряжения,
приказы, решения, протоколы, акты, письма
и др. документы, включенные в ОКУД (класс
020000). Все эти виды документов составляются
или с ними работают в службе кадров.
Сроки хранения документов закреплены
в перечнях документов с указанием сроков
их хранения - типовых или ведомственных.
Ведомственные перечни разрабатываются
обычно организацией, возглавляющей отрасль,
они учитывают специфику отрасли и содержат
документы, не типичные для остальных
организаций. Организации, не имеющие
ведомственного перечня, должны пользоваться
Перечнем типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций,
с указанием сроков хранения. Он утвержден
в 2000 г., и кадровая документация представлена
в нем достаточно полно. Кроме того, служба
кадров акционерного общества должна
также иметь Положение о порядке и сроках
хранения документов акционерных обществ,
утвержденное Постановлением Федеральной
комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля
2003 г. N 03-33/пс (в соответствии со ст.89 Федерального
закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных
обществах"). Для кадровых служб коммерческих
организаций, не передающих документы
на государственное хранение, а хранящих
их у себя, правила являются незаменимым
подспорьем в организации их архива. Помимо
норм на основные виды работ, в указанных
сборниках всегда освещаются и вопросы
организации труда, режим труда и отдыха,
рациональное оборудование рабочих мест,
санитарные нормы.
- Организационно-правовые документы организации.
Служба кадров любой организации
в своей работе опирается не только
на законодательно-правовые и нормативно-методические
документы общегосударственного значения,
но и на организационно-правовые документы,
разрабатываемые самой организацией.
Прежде всего, это устав (положение) организации
как главный организационный документ
(см. Приложение № 1). Под уставом, как организационным
документом, понимается свод правил, регулирующих
деятельность организаций, учреждений,
обществ и граждан, их взаимоотношения
с другими организациями и гражданами,
права и обязанности в определенной сфере
государственного управления, хозяйственной
или иной деятельности. Устав относится
к обязательным учредительным документам
при создании негосударственных коммерческих
организаций. Общие требования к порядку
составления, оформления и содержания
устава юридического лица даны в части
первой Гражданского кодекса Российской
Федерации. Служба кадров должна четко
представлять себе задачи организации,
записанные в уставе, так как ее главная
цель - обеспечение организации высококвалифицированными
работниками для наилучшего выполнения
этих задач. Один из экземпляров устава
обязательно должен храниться в отделе
кадров. Трудовым кодексом РФ предусмотрено
составление в организации документов,
регулирующих социально-трудовые отношения.
К таким документам относится коллективный
договор. Его определение дано в ст.40 Трудового
кодекса РФ: "Коллективный договор -
правовой акт, регулирующий социально-трудовые
отношения в организации или у индивидуального
предпринимателя и заключаемый работниками
и работодателем в лице их представителей".
Коллективный договор может заключаться
не только на уровне организации в целом,
но и обособленных структурных подразделений.
К обособленным структурным подразделениям
относятся филиалы и представительства,
которые территориально отделены и, кроме
того, могут иметь особенности в организации
труда. Содержание и структура коллективного
договора определяются заключающими его
сторонами самостоятельно. В ст.41 Трудового
кодекса РФ дан лишь примерный перечень
вопросов, которые могут быть включены
в коллективный договор. К ним отнесены:
формы, системы и размеры оплаты труда,
выплата пособий, компенсаций, механизм
регулирования оплаты труда с учетом роста
цен, уровня инфляции, выполнения показателей,
определенных коллективным договором,
занятость, переобучение, условия высвобождения
работников, рабочее время и время отдыха,
включая вопросы предоставления и продолжительности
отпусков, улучшение условий и охраны
труда работников, в том числе женщин и
молодежи, соблюдение интересов работников
при приватизации государственного и
муниципального имущества, экологическая
безопасность и охрана здоровья работников
на производстве, гарантии и льготы работникам,
совмещающим работу с обучением, оздоровление
и отдых работников и членов их семей,
частичная или полная оплата питания работников,
контроль за выполнением коллективного
договора, порядок внесения в него изменений
и дополнений, ответственность сторон,
обеспечение нормальных условий деятельности
представителей работников, порядок информирования
работников о выполнении коллективного
договора, отказ от забастовок при выполнении
соответствующих условий коллективного
договора, другие вопросы, определенные
сторонами. Этот перечень носит рекомендательный
характер и не является исчерпывающим,
его цель - дать представление о возможном
содержании коллективного договора. Однако
в Трудовом кодексе РФ есть и ряд предписаний
к содержанию трудового договора обязательного
характера. На организацию может распространяться
действие и таких правовых документов,
как соглашение. Соглашение - правовой
акт, устанавливающий общие принципы регулирования
социально-трудовых отношений и связанных
с ними экономических отношений, заключаемый
между полномочными представителями работников
и работодателей на федеральном, региональном,
отраслевом (межотраслевом) и территориальном
уровнях в пределах их компетенции. Как
видно из определения, данного в ст.45 Трудового
кодекса РФ, соглашение, в отличие от коллективного
договора, заключается на других уровнях
социального партнерства - федеральном,
межрегиональном, региональном, территориальном,
отраслевом (межотраслевом), то есть соглашение
заключается работодателями, объединенными
в рамках отрасли, региона, территории.
Интересы работодателей на переговорах
по заключению соглашения представляет
объединение работодателей, а интересы
работников обычно представляют профсоюзы
и их объединения. В Трудовом кодексе РФ
указаны возможные виды соглашений: генеральные,
региональные, отраслевые (межотраслевые),
территориальные и иные. Генеральное соглашение
устанавливает общие принципы регулирования
социально-трудовых и связанных с ними
экономических отношений на федеральном
уровне. Региональное соглашение устанавливает
общие принципы регулирования социально-трудовых
и связанных с ними экономических отношений
на уровне субъекта Российской Федерации.
Оно заключается между действующими в
этом регионе объединениями работников,
работодателей и органами исполнительной
власти. Отраслевое (межотраслевое) соглашение
определяет общие условия оплаты труда,
гарантии, компенсации и льготы работникам
отрасли (отраслей). Территориальное соглашение
устанавливает общие условия труда, гарантии,
компенсации и льготы работникам на территории
соответствующего муниципального образования.
При заключении соглашений стороны сами
определяют вопросы, регулируемые в этом
документе. В Трудовом кодексе, как и в
случае коллективного договора, дан лишь
примерный перечень вопросов, которые
могут войти в соглашение: оплата труда;
условия и охрана труда; режимы труда и
отдыха; развитие социального партнерства;
иные вопросы, определенные сторонами.
Но в то же время согласно ст.9 Трудового
кодекса РФ соглашения, как и коллективные
договоры, не могут понижать уровень прав
и гарантий работников, предусмотренный
законодательством о труде. Сроки действия
соглашений, как и коллективных договоров,
не могут превышать 3-х лет, и стороны имеют
право один раз продлить их действие не
более чем на три года. Очень важно знать,
что соглашение распространяется на "всех
работодателей, являющихся членами объединения
работодателей, заключившего соглашение.
Прекращение членства в объединении работодателей
не освобождает работодателя от выполнения
соглашения, заключенного в период его
членства. Работодатель, вступивший в
объединение работодателей в период действия
соглашения, обязан выполнять обязательства,
предусмотренные этим соглашением".
В тех случаях, когда на работников в установленном
порядке одновременно распространяется
действие нескольких соглашений, действуют
наиболее благоприятные для них условия
соглашений. Коллективный договор и соглашение
являются документами, подлежащими регистрации.
В соответствии со ст.50 Трудового кодекса
РФ они в течение семи дней со дня подписания
направляются на уведомительную регистрацию
в соответствующий орган по труду. Соглашения,
заключенные на федеральном уровне, регистрируются
в Минтруде Российской Федерации, региональные
и территориальные - соответственно в
региональных и территориальных органах
по труду. Направление документов на регистрацию
является обязанностью работодателя.
Цель уведомительной регистрации - выявление
в коллективных договорах и соглашениях
условий, ухудшающих положение работников
по сравнению с действующим законодательством.
Если такие нарушения будут обнаружены,
о них сообщается сторонам и в инспекцию
труда. Кроме того уведомительная регистрация
позволяет органам по труду иметь информацию
о количестве и содержании коллективных
договоров и соглашений, прослеживать
тенденции коллективного регулирования
трудовых отношений, учитывать этот опыт
при разработке законов и нормативно-правовых
актов о труде. Контроль за выполнением
коллективных договоров и соглашений
осуществляют сами стороны социального
партнерства, представляя друг другу информацию
о выполнении условий договорных документов.
Но, кроме того, контроль за выполнением
коллективных договоров и соглашений
ведут органы по труду, проводя плановые
проверки и выявляя случаи нарушения условий,
установленных в этих документах. В соответствии
с Трудовым кодексом РФ коллективными
договорами и соглашениями, а также локальными
нормативными актами, принимаемыми работодателем
в пределах его компетенции, устанавливаются
правила поведения работников во время
их совместной деятельности. К локальным
нормативным актам в первую очередь относятся
правила внутреннего трудового распорядка,
которые обычно являются приложением
к коллективному договору.
Однако, они могут утверждаться
и как отдельный документ. Определение
этого документа и его основное
содержание раскрыты в ст.189 Трудового
кодекса:
"Правила внутреннего
трудового распорядка - локальный
нормативный акт, регламентирующий
в соответствии с настоящим
Кодексом и иными федеральными
законами порядок приема и
увольнения работников, основные
права, обязанности и ответственность
сторон трудового договора, режим
работы, время отдыха, применяемые
к работникам меры поощрения
и взыскания, а также иные
вопросы регулирования трудовых
отношений у данного работодателя".
Естественно, что такие уставы и положения
учитываются во всех организациях, подпадающих
под сферу их действия. Правила внутреннего
трудового распорядка утверждаются работодателем,
вывешиваются на видном месте, и с ними
должны быть ознакомлены все работники
организации (см. Приложение № 2). Организационно-распорядительным
документом, разрабатываемым в организации,
в котором закрепляется весь ее должностной
и численный состав, является штатное
расписание (см. Приложение № 3). Штатное
расписание как вид документа "представляет
собой перечень должностей в учреждении
(организации) с указанием их количества
и размеров должностных окладов". Его
цель - нормирование численности штатного
персонала организации и соотношения
специалистов. Так как штатное расписание
является не только организационным, но
и первичным учетным документом, его форма
унифицирована (Форма N Т-3) и входит в Альбом
унифицированных форм первичных учетных
документов по учету труда и его оплаты,
утвержденный Постановлением Госкомстата
России от 05.01.2004 N 1. В штатном расписании
устанавливаются: структурные подразделения
(наименования и код), профессии (должности),
количество штатных единиц, оклад (тарифная
ставка), надбавки, месячный фонд заработной
платы. Таким образом, все должности структурных
подразделений и их количество будут закреплены
в штатном расписании организации. Штатное
расписание подписывается руководителем
кадровой службы, главным бухгалтером
и утверждается распорядительным документом
(чаще всего приказом). Штатное расписание
- документ долговременного действия,
однако при необходимости в него могут
вноситься изменения и дополнения. Внесение
изменений и дополнений производится
приказом руководителя организации или
уполномоченного им лица. На основе штатного
расписания кадровая служба ведет подбор
работников на вакантные должности, формирует
резерв на выдвижение, организует повышение
квалификации кадров. Кроме того, в организации
уставом (положением) об организации предусматривается
составление такого документа, как структура
и штатная численность. В нем закрепляются
состав подразделений (отделов) и штатная
численность каждого отдела и всей организации
в целом. Обычно этот документ утверждается
на год, и если в течение года в него вносятся
изменения, то они проводятся приказом
руководителя. Содержание этого документа
несложно: в нем перечисляются названия
структурных подразделений (отделов) с
их кодами и штатная численность. Текст
документа дается в табличной форме.
Название подразделения |
Штатная численность |
01 Руководство |
1 |
02 Канцелярия |
2 |
03 Отдел кадров |
1 |
04 Бухгалтерия |
1 |
05 Отел логистики в
выписки первичных документов |
3 |
06 Отдел по работе с
ремонтными организациями
|
2 |
07 Отдел по работе
со строительными организациями |
5 |
08 Группа учётчиков
|
8 |
09 Отдел IT-обслуживания |
1 |
10 Технический персонал |
2 |
11 Отдел по работе с
розничными покупателями |
14 |
12 Руководящий состав
отдела по работе с розничными
покупателями |
2 |
13 Склад |
9 |
Итого |
51 |
Часть 2. Законодательная
и нормативная регламентация документирования
приема на работу
2.1. Разновидность
документов, по приему на работу.
Совокупность документов,
в которых зафиксированы этапы
трудовой деятельности сотрудников, называется
документацией по личному составу
(кадрам, персоналу).
К таким документам относятся:
трудовой договор, заключенные предприятием
с работником, приказы по личному составу
(о приеме, увольнении, переводе сотрудника),
трудовые книжки, личные карточки формы
- Т-2, личные дела, лицевые счета по заработной
плате. Документы по личному составу являются
наиболее важными документами и требуют
особой тщательности и аккуратности при
оформлении, ведении и обеспечении сохранности
на протяжении длительного срока.
2.2. Составление и
оформление заявления, анкеты, трудового
договора.
Первое, с чем сталкивается
любой руководитель , становясь работодателем,
это прием работников. При приёме сотрудника
на работу, потенциальный сотрудник заполняет
заявление о приеме на работу, указывая
должность, условия приема, паспортные
данные. Кадровый сотрудник может попросить
предъявить оригинал паспорта РФ, для
точного установления личности. Для военнообязанных
предусмотрено также предъявление военного
билета, а для лиц от 14 до 16 лет - свидетельства
о рождении. В том случае, когда на работу
принимается специалист, от которого требуется
специальные знания или определенная
квалификация, администрация предприятия
обязана потребовать предъявление соответствующего
оригинала или другого документа, свидетельствующего
о полученном образовании, квалификации,
стаже работы и т.д. Заявление подписывается
и датируется. Анкета является наиболее
удобным обобщающим документом, дающим
необходимые сведения о работнике, и если
тот не возражает против ее заполнения,
работодатель от этого только выигрывает.
Но в связи с тем, что среди документов,
необходимых при поступлении на работу,
анкета не значится, работодатель не вправе
требовать ее заполнения. Поступающий
на работу подписывает заполненную анкету
и ставит дату. Секретарь или работник,
оформляющий прием на работу, проверяет
правильность изложенных в анкете сведений,
сверяя их с паспортом, военным билетом,
документами об образовании, трудовой
книжкой. На заявление о приеме на работу
проставляются визы лиц, участвующих в
рассмотрении вопроса о приеме работника
на данную должность. При положительном
решении вопроса с поступающим на работу
заключается трудовой договор (контракт),
издается приказ о приеме на работу. Понятие
трудового договора дает статья 56 ТК РФ:
“Трудовой договор - соглашение между
работодателем и работником, в соответствии
с которыми работодатель обязуется предоставить
работнику работу об обусловленной трудовой
функции, обеспечить условия труда, предусмотренные
настоящим Кодексом, законами и иными
нормативными правовыми актами, коллективным
договором, соглашениями, локальными нормативными
актами, содержащими нормы трудового права,
своевременно и в полном размере выплачивать
работнику заработную плату, а работник
обязуется лично выполнять определенную
этим соглашением трудовую функцию, соблюдать
действующие в организации правила внутреннего
трудового распорядка. Сторонами трудового
договора являются работодатель и работник".
Трудовой договор имеет типовую форму,
в которую вносятся индивидуальные условия
работы сотрудника, должность, должностные
обязанности. Различаются основные и дополнительные
условия трудового договора. К основным
условиям трудового договора относятся
соглашения: о работе по одной или нескольким
специальностям (должностям), соответствующей
квалификации; месте работы (предприятие,
его структурное подразделение, их местонахождение);
сроке действия и виде трудового договора
(контракта); об условиях оплаты труда.
К дополнительным относятся условия трудового
договора, которые могут касаться любых
иных вопросов труда, а также социально-бытового
обслуживания работника, например, установление
испытательного срока, совмещение профессий
(должностей), переподготовка, обучение
второй профессии и другие. Согласно статье
21 ТК, при заключении трудового договора
может быть обусловлено соглашением сторон
испытание с целью проверки соответствия
работника поручаемой ему работе. Условие
об испытании должно быть указано в приказе
(распоряжении) о приеме на работу. В статье
22 отмечается, что “срок испытания, если
иное не установлено законодательством,
не может превышать трех месяцев, а в отдельных
случаях, по согласованию с соответствующим
комитетом профсоюза, - шести месяцев".