Документационное обеспечение отбора и найма персонала

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

По курсу: Документационное обеспечение управления персоналом

Тема:«Документационное обеспечение отбора и найма персонала»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург 2012

 

 

 

 

 

 

Содержание

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………3

1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОТБОРА  И НАЙМА ПЕРСОНАЛА

1. Отбор персонала……………………………………………………….

1.1.1Внешний отбор персонала………………………………………..

1.1.2Внутренний отбор персонала……………………………………..

1.2 Наем персонала………………………………………………………..

2 ПРАКТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОТБОРА И НАЙМА ПЕРСОНАЛА

2.1 Исследование документационного отбора и найма персонала в компании «Эйч энд Эм»………………………………………………

2.1.1 Документационное обеспечение отбора персонала………

2.1.2 Документационное обеспечение  найма персонала……….

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………..

ПРИЛОЖЕНИЯ……………………………………………………………..

 

 

Введение

Создание производства всегда связано  с людьми, которые работают на предприятии. Правильные принципы организации производства, оптимальные системы и процедуры  играют, конечно же, важную роль, но реализация всех возможностей, заложенных в новых методах управления, зависит  уже от конкретных людей, от их знаний, компетентности, квалификации, дисциплины, мотивации и т.д.

В большинстве компаний отделы кадров или службы управления человеческими  ресурсами больше привыкли заниматься планированием численности работников предприятия. Их главная задача –  добиться, чтобы на предприятии было столько работников, сколько должно быть в соответствии со штатным расписанием.

Но сегодня отделам кадров важно  уже добиваться не просто своевременного заполнения вакансий, чтобы поддерживать на должном уровне объем производства. Система работы с кадрами должна быть спланирована таким образом, чтобы  добиваться постоянного увеличения в составе кадров предприятия  тех людей, кто обладает хорошими знаниями, квалификацией, физическими  данными, и следить за тем, чтобы  таких работников было все больше в каждом подразделении.

В итоге может быть разработана  согласованная кадровая политика, включающая системы набора, подготовки, совершенствования  и оплаты кадров, а также политика отношений между администрацией и работником.

Даже если организация способна привлекать новых работников, имеется  много трудностей на пути подбора  правильного человека на определенную работу. Некоторые думают, что они  могут сразу же оценить других. На самом же деле это является разновидностью избитого предвзятого мнения. Другие не уделяют этой трудной задаче достаточно времени или полагаются на один источник информации, обычно это собеседование. Эффективный отбор начинается с  точной характеристики работы, т.е. с  анализа работы конкретной должности. Далее составляется должностная  инструкция, на основании которой  формулируются требования к кандидатам. Одним из важных этапов является рекламирование работы, т.е. привлечение кандидата. Собеседование все еще сохраняет  свою популярность как один из самых  важных элементов процесса отбора персонала. В ходе собеседования можно познакомиться  с кандидатом поближе, т.е. узнать его  личные качества, манеры поведения. На основании собранных сведений уже  происходит принятие решения о выборе потенциального работника.

Актуальность – актуальность выбранной темы заключается в том, что в последние годы, все большее внимание привлекают к себе инструменты управления, и в рамках изучения курса «Управление персоналом» целесообразно провести исследование теоретического и практического аспектов отбора и найма персонала.

Объект – отбор и найм персонала.

Предмет – документационное обеспечение отбора и найма в компании «Эйч энд Эм».

Цель работы – изучение и анализ процесса и технологий отбора и найма персонала, рассмотрение опыта решения задач качественного комплектования кадрами, сравнительный анализ существующих и используемых компанией технологий, предложение рекомендаций по оптимизации технологии отбора и найма персонала.

В своей работе я буду рассматривать  эти этапы на примере компании ООО «Эйч энд Эм».

 

1. Отбор персонала

Залог успешной системы производства -выбор эффективного персонала. Различие в производительности между средними и высококлассными рабочим может быть весьма существенным. Исследование, проведенное в 1987 году, американскими социологами, показало, что 27 % рабочего персонала компания осуществляют 52 % производства. Средний уровень текучести таких персонала составляет почти 20 %. Когда такой профессиональный работник увольняется, затраты на найм и обучение нового сотрудника, а также убытки из-за потери времени составляют значительную сумму, порядка 30 тыс. долларов. К тому же предприятие, в котором преобладают новички, малопродуктивно. При определении конкретного профиля работы рабочего персонала необходимо учитывать характер возлагаемых на него обязанностей: объем работы, возможность нервной работы, возможность физической работы.

В принципе, на сегодняшний день при  устройстве человека на работу его  физические данные (сила, выносливость) не имеют решающего значения. Развитие технологии позволило значительно  сократить ряд работ, для которых  были необходимы физическая выносливость и сила. Приоритетное значение отдается умственным способностям личности, которые  могут быть определены, как способность  эффективно использовать свой интеллект - сумму общих умственных функций  понимания, мышления, обучения, наблюдения, решения проблем, способность вступать во взаимные отношения.

Успешное обучение и сдача экзаменов  обеспечивают определенный уровень  умственных способностей, хотя некоторые  работодатели могут дополнительно  потребовать от предполагаемых кандидатов решить тесты на проверку уровня интеллекта, а также склонностей характера.

В контексте подбора на работу важны  личностные качества работника, которые  обычно означают комбинацию эмоций, мотивации, интересов; определенное их соотношение  позволяет создать благоприятный  микроклимат в коллективе, что  будет способствовать, например, повышению  производительности труда.

Выбор методов и средств поиска, а также путей привлечения  кандидатов зависит от направления  деятельности организации, от финансовых средств, выделяемых на подбор персонала, от имеющихся вакансий и от того, насколько срочно должна быть заполнена  данная вакантная должность. 

Технология отбора персонала состоит  из следующих этапов:  
Предварительное интервью  
Заполнение бланка заявления и анкеты 
Тестирование 
Диагностическое интервью (собеседование)  
Проверка рекомендаций и послужного списка  
Медицинское обследование 
Принятие окончательного решения 
1. Предварительное интервью  
Интервью проводит специалист по персоналу или начальник отдела кадров. При этом выясняются только лишь самые общие данные о кандидате (например, образование, внешний вид, определяющие личностные качества). Уже после этого удачливые заявители проходят следующие стадии отбора. Беседа может проходить и по телефону, если прибытие кандидата затруднено (например, он живёт в другом городе).  
Наиболее важными пунктами, на которые обычно обращают внимание при предварительной отборочной беседе являются: адрес, профилирующее направление в учебном заведении, оконченные учебные заведения, цель поступления на работу, время пребывания на предыдущих местах работы, желаемая зарплата, цель карьеры, ограничения по здоровью, общее состояние здоровья, оценки в университете, военная служба, членство в организациях, ближайшая возможная дата выхода на работу.  
2. Заполнение анкеты  
Претенденты, прошедшие предварительную беседу, должны заполнить бланк заявления или анкету. Ту же последовательность используют и вербовщики. Число пунктов анкеты должно быть минимальным, и они должны запрашивать информацию, более всего влияющую на производительность труда претендента и общие сведения о претенденте (ФИО, дата и место рождения, адрес, контактный телефон, семейное положение, образование, опыт работы и др.). Вопросы могут относиться к прошлой работе и к складу ума, чтобы на их основе можно было провести психометрическую оценку претендента. Чтобы использовать анкету как метод отбора, специалист по кадрам должен сравнить каждый пункт анкеты с установленными критериями результативного отбора.  
3. Тестирование 
Одним из методов используемых для облегчения принятия решения по отбору, являются тесты по найму. Тест – это средство, которое измеряет какой-либо показатель человека. Тестирование в качестве вспомогательного приема при выборе наилучшего из кандидатов при приеме на работу становится все более популярным. Этот интерес вполне понятен, если принять во внимание, что постоянно возрастает значение правильного выбора и все дороже становятся ошибки.  
Как правило, при тестировании выполнение заданий и ответы на вопросы осуществляются кандидатом письменно, после чего оцениваются и интерпретируются результаты. В последнее время все популярнее становится использование автоматизированных тестов, в основном предлагаемых кандидатам на экране компьютера. По окончании компьютер обрабатывает полученную информацию, производит все необходимые расчеты и выделяет результат.  
Виды тестов:  
тесты на способности и склонности (математические, логические и др.)  
психомоторные тесты (ловкость пальцев рук и др.)  
тесты на профессиональные знания и опыт 
графологические тесты 
проективные методики 
личностные опросники 
тесты на интересы

Из обширного арсенала тестов активно  используются не более двух десятков. Сейчас все тестовые методики можно  условно поделить на две большие  группы: тесты, прошедшие испытание  временем и применяемые до сих  пор, и тесты, которые используют редко. К первой категории относятся  тесты для комплексной оценки психодиагностических черт; оценки отдельных  личностных черт, психических состояний  и функций; социально-психологической  оценки коллектива. Как правило, эти  психологические тесты адаптированы и стандартизированы для использования  в России. 

 

1. Внешний отбор персонала

Многие руководители, встав перед  необходимостью поиска персонала - особенно на ключевые руководящие должности - полагают, что привлечь высококвалифицированных  специалистов можно только высокой  зарплатой. Часто небольшие компании не имеют возможности предложить кандидату такой же уровень оплаты, как крупные стабильные организации. Чем же еще можно привлечь высококлассных специалистов? Есть разные возможности:

• Возможность быстрого роста, продвижения по службе. Динамично развивающиеся организации часто дают уникальную возможность сделать быструю карьеру (что предполагает последующий быстрый рост зарплаты).
• Возможность самостоятельной работы, без жесткого контроля и излишней бюрократии. Небольшие компании свободны от жесткого бюрократического регулирования деятельности каждого работника, они гибки и мобильны. Путь от принятия решения до его реализации на практике быстр и короток. Возможность увидеть результаты своих действий и предложений является довольно сильным стимулом, особенно для молодых, амбициозных, ориентированных на развитие работников.
• Теплые, дружественные отношения. Небольшие компании могут создать совершенно особый климат - климат командной работы (или дух "одной семьи", как говорят американцы), когда каждый работник понимает, каков его вклад в общее дело, когда он видит, что успех общего дела зависит от усилий всех; Дух взаимопомощи, взаимоподдержки, тесные дружеские взаимоотношения могут явиться важным аргументом в выборе места работы для потенциальных кандидатов.
• Дополнительные льготы. Если невозможно предложить высокий уровень оплаты, нужно продумать, какие дополнительные льготы может предложить компания, чтобы привлечь высококвалифицированных кандидатов. Ими могут быть:
• бесплатное питание
• медицинское страхование за счет компании
• распродажи для работников компании. К примеру, некоторые торговые компании делаю скидку на товар для своих сотрудников.

Шаги, которые следует предпринять  для привлечения потенциальных  кандидатов:

1 шаг. Проанализировать уровень  заработной платы на рынке  труда.

2 шаг. Принять решение о том,  какой уровень оплаты может  предложить организация.

3 шаг. Принять решение о том,  какие дополнительные льготы  организация может предложить  для привлечения высококвалифицированных  специалистов.

4 шаг. Выбор наиболее подходящего  средства массовой информации  для размещения рекламного объявления

5 шаг. Составление текста рекламного  объявления. В тексте рекламного  объявления должно быть указано:

• наименование вакантной должности
• требования к потенциальным кандидатам (критерии отбора)
• информация, призванная заинтересовать, привлечь потенциальных кандидатов (уровень зарплаты, льготы, условия труда, сведения об организации и др.)

Для обеспечения максимальной информативности  стандартной формы, в нее должны быть включены пункты, которые:

• дают значимую информации о кандидате
• позволяют получить представление о квалификации кандидата
• исходят из анализа той работы, для выполнения которой отбирается кандидат
• предварительно опробованы на степень связи информации, получаемой с их помощью, с будущей профессиональной успешностью
• позволяют получить информацию, которая необходима для уточнения методов и процедур, используемых в процессе отбора
• дают надежную информацию о кандидате, которая, в случае необходимости, может быть проверена
• соответствуют действующему законодательству.

 

1.1.2Внутренний отбор персонала

При внутреннем наборе наиболее часто используются следующие подходы  к выявлению подходящих кандидатов:

- выявление наиболее подходящих  кандидатов из числа работающих  на основании формальных характеристик  (образование, профессия, стаж  работы, возраст, пол и др.);

- формирование резерва  персонала, из рядов которого  впоследствии могут быть отобраны  потенциальные кандидаты, соответствующие  основным требованиям работы  на вакантной должности. Организация  обучения резерва персонала, контроль  рабочих показателей резервистов,  их отношение к работе и  к организации - это источники  важной информации о перспективных  кандидатах на руководящие посты;

- организация конкурсов  на замещение вакантных должностей  и информирование об имеющихся  вакансиях и условиях участия  в конкурсе работников предприятия;