Виды перечней документов со сроками хранения и какова их роль в организации ДОУ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВИДЫ ПЕРЕЧНЕЙ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ И  КАКОВА ИХ РОЛЬ В ОРГАНИЗАЦИИ ДОУ

 

Контрольная работа по основам документоведения

 

 

 

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

	Введение	3
	Что такое Перечень документов со сроками хранения	4
	Типы и виды перечней	6
	Перечень как классификатор	8
	Структура Перечня	9
	Заключение
	Список источников и литературы

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Будущая жизнь документа  в архиве, его хранение, учет и  использование, определяется еще в  момент его создания в делопроизводстве, когда выбирается порядок подготовки и оформления документа для отражения  в нем управленческой ситуации.

Таким образом определяется преемственность между делопроизводством  и архивом, основанная на методическом и технологическом единстве работы с документом. Основными нормативными и справочными пособиями, реализующими принцип преемственности, являются перечни документов со сроками хранения. Их применяют при проведении экспертизы ценности в делопроизводстве, в архивах  организации, в государственных  и муниципальных архивах. А ценность документов, как известно, выражается в настоящее время в сроке  их хранения.

 

ЧТО ТАКОЕ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ

Перечень документов со сроками хранения – это систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения¹.

Перечни документов со сроками  хранения помогают:

• систематизировать документальный фонд организации по её функциям и направлениям деятельности при разработке номенклатур дел и других классификаторов;
• выявлять значение тех или иных видов документов для деятельности организации и осуществлять их отбор на архивное хранение или выделение к уничтожению;
• применять по отношению к конкретным документам организации типовые/унифицированные, нормативно установленные сроки хранения;
• определять конкретные сроки хранения разновидностей документов, образовавшихся в деятельности организации, применяя к ним срок, установленный в перечне по отношению к категории или виду документов;
• соблюдать правила формирования документов в дела, т.е. не подшивать в одно дело документы с разными сроками хранения (если это дело – не досье);
• обосновывать решения, принимаемые экспертными комиссиями (ЭК) организаций и экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) государственных и муниципальных архивов;
• обеспечивать сохранность документов и качественное формирование архивного фонда организации и в конечном итоге – качественное пополнение Архивного фонда Российской Федерации.  

Нормативный характер перечней означает, что срок хранения соответствующих  перечню документов, является определяющим при отборе на хранение или уничтожение  возникших в деятельности конкретной организации управленческих документов. Снижение сроков хранения, установленных  перечнями, запрещается. А решение об увеличении сроков хранения, которое обуславливается особенностями деятельности организации, принимается организацией самостоятельно. Это решение имеет право принять экспертная комиссия организации, оно закрепляется протоколом её заседания и утверждается первым руководителем.

 

ТИПЫ И ВИДЫ ПЕРЕЧНЕЙ

Перечень документов со сроками  хранения может включать документы, которые образуются при документировании управленческих функций (как общих, так и специальных, присущих конкретному  направлению или виду деятельности), выполняемых организациями независимо от их уровня и масштаба деятельности и формы собственности.

Перечень, в котором закрепляются нормативные сроки хранения документов, возникающих при документировании общих для всех или большинства  организаций, т.е. однотипных функций, является перечнем типовых документов (типовым), имеющим обязательный характер.

Перечень, закрепляющий сроки  хранения документов, возникающих в  деятельности однотипных, однородных организаций (например, акционерных  обществ), является примерным перечнем, имеющим рекомендательный характер.

Перечень, в который включены документы, отражающие специфические  функции организаций, виды и направления  их деятельности, документы отрасли, относится к ведомственным перечням.

В практике делопроизводства известны действующие в настоящее время Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень ТУД) и Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; далее – Перечень НТД).

Ведомственные перечни документов со сроками хранения должны разрабатывать  в основном федеральные органы исполнительной власти, учитывая специфику функций, услуг, видов и разновидностей документов, образующихся в процессе их деятельности и в деятельности подведомственных им организаций. Приказом Росархива от 29.04.2011 № 32 утверждены Методические указания по разработке ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, в которых упоминается база данных «Состав и сроки хранения документов, образующихся в деятельности организаций» (ведет ВНИИДАД). Эта база данных при отсутствии времени, квалификации и других ресурсов в службах делопроизводства федеральных органов исполнительной власти могла бы облегчить и существенно ускорить разработку ведомственных перечней, но, к сожалению, она до сих пор не зарегистрирована и не является открытой и доступной.

Ведомственные перечни могут  использоваться и другими организациями  в качестве справочников межотраслевого значения при определении сроков хранения документов, относящихся к  специальных систем документации (налоговых, финансовых, медицинских и т.п.). Ведомственные  перечни документов со сроками хранения, разработанные до 1991 г. также могут  применяться в настоящее время  в качестве справочников межотраслевого значения при условии подтверждения  установленного срока решением экспертной комиссии организации.

Примерные перечни документов со сроками хранения в настоящее  время активно разрабатываются  архивными органами в субъектах  Российской Федерации в процессе работы с организациями-источниками  комплектования с целью правильного  формирования и хранения соответствующих  архивных фондов.  

 

ПЕРЕЧЕНЬ КАК  КЛАССИФИКАТОР

     Перечень как систематизированный список видов и категорий документов представляет собой классификатор, имеющий определенную схему построения, которая закрепляется в так называемой главной таблице. В зависимости от схемы классификации (схемы построения главной таблицы) перечни документов со сроками хранения разрабатываются как:

• перечни функционального типа, в главной таблице которых закрепляются направления деятельности и функции. Перечень ТУД построен по функциональному принципу и отражает однотипные общие и инфраструктурные функции независимо от направления деятельности организаций и их организационно-правовой формы; 
• перечни производственно-отраслевого типа, в главной таблице которых закрепляются специальные направления деятельности организаций по отраслям. По такому принципу разрабатываются ведомственные перечни. В их классификационной схеме дополнительно может быть выделена звенность (звено перечня документов – организация (группа организаций), осуществляющих определенные направления деятельности (функции) в ведомстве, что связано с процессом выявления всех уровней управления организацией, отраслью, иерархией и схемой организационной структуры или схемой управления отраслью).

Помимо группы перечней документов со сроками хранения в архивном деле известна также и группа перечней документов, подлежащих постоянному хранению (например, справочное пособие ВНИИДАД «Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйственных товариществ и обществ, производственных кооперативов» (М., 1996) ).

 

СТРУКТУРА ПЕРЕЧНЯ

Структура перечня документов со сроками хранения состоит из следующих  частей:

• общие положения;
• собственно перечень, т.е. систематизированный список категорий и видов документов со сроками хранения (статей перечня);
• список сокращений;
• указатель видов документов, который составлен по алфавитному признаку (наиболее удобный в использовании вид указателя).

К большим по объему перечням документов со сроками хранения в  обязательном порядке составляется список сокращений и указатель. Они  представляют собой вспомогательный  справочный аппарат к перечню. Иногда в раздел «общие положения» включаются указания по его применению.

Главное в Перечне - описательная статья, которая оформляется по графам. Элементами описательной статьи являются:

• номер статьи (нумеруются в валовом порядке);
• категория (вид, т.е. обобщенное наименование цели издания) документа;  
• срок хранения документа;
• примечания. 

Все описательные статьи располагаются  по степени значимости функций, вопросов и видов документов в логической последовательности. Статьям присваивается  единая сквозная нумерация, а сроки  хранения указаны единые для всех организаций, независимо от того, является организация источником комплектования государственного или муниципального архива или нет. Причем:

• временный срок хранения, закрепленный перечнем, должен применяться всеми организациями;
• постоянный срок хранения для организаций, не являющихся источниками комплектования, не может быть менее 10 лет или может определяться как «До ликвидации организации»;
• «До минования надобности» не может быть менее одного года;
• отметка ЭК или ЭПК при указании срока хранения означает, что часть документов данного вида может быть отнесена к документам временного (свыше 10 лет) или даже постоянного срока хранения.

Графа 1 «Номер статьи» фиксирует валовый порядковый номер описательной статьи.

Графа 2 «Вид документа» представляет собой наименование категории документов и вопросов их содержания, которые отражают отдельные функции, отдельные направления или отрасли деятельности организаций. Категория – это описание в сжатом варианте вида или разновидности документа во взаимосвязи с его содержанием и по степени значимости для деятельности организации (организаций) и их однотипных функций. От выявленной степени значимости и зависит конкретный срок хранения документов.

Графа 3 «Срок хранения документа» содержит сроки хранения (типовые), оформленные единообразно с использованием принятых обозначений и условных сокращений: 5 л. (не 5 лет), Пост. (не постоянно), До замены новыми (не ДЗН), 1 г. (не 1 год), 5 л. ЭПК (не 5 лет, ЭПК) и т.п.

Графа 4 «Примечания» содержит комментарии, уточняющие сроки хранения, места хранения документов (например, выполняющих справочную функцию в течение длительного срока, это относится к реестрам), признаки выделения документов, сроки хранения которых отличаются от сроков, закрепленных в графе 3 (например, примечание к ст.19 б) о пятилетнем сроке хранения приказов об отпусках и командировках позволяет выделять эти приказы из общего комплекса приказов по личному составу, которые хранятся 75 л. ЭПК), условия соблюдения установленного срока («При условии завершения проверки, ревизии»), условия исчисления срока с определенного момента/даты («После замены новыми», «После истечения срока действия договора») и т.п.

Список  сокращений, как правило, закрепляет условные сокращения, применяемые в описательных статьях перечня: г. – год; Пост. – постоянно; ЭК - экспертная комиссия и т.п.

Указатель видов документов (а вообще в перечнях могут быть и тематические, и предметные указатели) представляет собой алфавитный список, в который включены виды и разновидности документов (оформлены во множественном числе) и номера описательных статей, в которых они упоминаются в связи с установленным сроком хранения.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Перечень документов со сроками  хранения – основной документ, содержащий нормативный сроки хранения, который  используется для проведения экспертизы ценности документов.

Перечень типовых документов для конкретной организации имеет  значение нормативного, но все-таки справочника, т.к. на его основе определяются нормативные  сроки хранения созданных в организации  документов.

При этом ведомственный перечень имеет более выраженный нормативный, обязательный характер для организаций  при условии полного выявления  конкретных видов, разновидностей и  комплексов документов по всем направлениям деятельности отрасли и по всем уровням  управления (включая филиалы, представительства и т.п.).

В соответствии со стандартами (ISO 15489, серия ISO 30300; ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007, ГОСТ Р ИСО 23081-1 – 2008 и т.д.) и  в связи с внедрением систем электронного документооборота каждая организация  должна стремиться к разработке своего индивидуального перечня документов со сроками хранения.

Федеральные органы исполнительной власти должны разработать ведомственные перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения². В современных условиях перечни документов со сроками хранения в организациях могут рассматриваться в качестве базовых в системе классификаторов и справочников, поддерживающих электронный документооборот.