Деловые письма в своем историческом развитии и их виды

Содержание

 

1. Деловые письма в своем историческом развитии и их виды

1.1 Введение

1.2 История писем

1.2.1 Первое письмо

1.2.2 Из истории немецких писем

1.2.3 Деловые письма 19 в.

1.2.3.1 Правила делового стиля

1.2.3.2 Циркуляры

1.2.3.3 Доклады о товарах…

1.3 Деловой стиль

1.4 Современные деловые письма

1.4.1 Форма делового письма

1.4.2 Основные правила написания

1.4.3 Уведомление

1.4.4 Предложение

1.4.5 Рекламация

1.4.6 Ответ на рекламацию

1.4.7 Напоминание

1.4.8 Отказ

1.4.9 Рекламное письмо

1.4.9.1 Индивидуальное письмо

1.4.9.2 Стандартное письмо

2. Структурные, лексические и синтаксические особенности деловых писем

2.1 Современные немецкие деловые письма и письма 19 века

2.1.1 Заказ товара

2.1.1.1 Форма письма

2.1.1.2 Синтаксис

2.1.1.3 Лексика

2.1.2 Подтверждение отправки товара или выполнение заказ

2.1.2.1 Форма письма

2.1.2.2 Синтаксис

2.1.2.3 Лексика

2.2 Современные немецкие и русские деловые письма

2.2.1 Заказ товара

2.2.1.1 Форма письма

2.2.1.2 Синтаксис

2.2.1.3 Лексика

2.2.2 Подтверждение отправки товара

2.2.2.1 Форма письма

2.2.2.2 Синтаксис

2.2.2.3 Лексика

Заключение

Приложение

Список литературы

 

1.Деловые письма в своем историческом  развитии и их виды

 

1.1 Введение

 

Во все времена деловое  общение и соответственно деловая  переписка были одними из важнейших составляющих любого бизнеса, главными средствами взаимодействия в его рамках. Умение грамотного оформления деловых писем является одним из факторов успешной предпринимательской деятельности. Соблюдение правил, установленных спецификой формы делового письма и традициями общения, играет значительную роль в бизнесе при ведении официальной переписки, поэтому изучение и выявление норм, касающихся не только оформления письма, но также и характера изложения его содержания, определяют актуальность данной работы. К тому же следует учитывать, что в разных языковых группах существуют разные правила оформления письма. В частности, оформление его некоторых деталей будет отличаться в зависимости от того, написано оно на русском или немецком языке.

Целью нашей курсовой работы является выявление и рассмотрение правил, необходимых в деловой переписке.

Для достижения этой цели ставились следующие задачи:

1. рассмотрение изменений  в правилах деловой переписки  в зависимости от исторического  периода;

2. выявление структуры деловых писем;

3. описание форм коммерческих  писем;

4. выявление общих,  а также дифференцирующих черт  в современных немецких письмах  и письмах 19 века;

5. анализ особенностей  оформления деловых писем в  немецком и русском языках.

Для решения поставленных задач использовались следующие методы:

1. метод сравнительного  анализа и описания

2. метод лексического  анализа

3. метод синтаксического анализа

4. метод структурного  анализа.

Материалом послужили  коммерческие письма 19 века и современные  деловые письма на немецком и русском языках.

Данная работа состоит  из введения, теоретической и практической части, заключения, приложения и списка использованной литературы.

 

1.2 История писем

 

1.2.1 Первое письмо 

"Я страдаю от  голода,- пошли мне хлеба и крупы!" (1). Крик о помощи, кульминация драмы, сюжет которой никто не знает, потому что эти слова из одного письма, которое было написано почти четыре тысячи лет назад. Однако оно не достигло своего получателя, так как плитка, на которую неразборчиво, с большим трудом отправитель нацарапал клинописью эти строки, была обнаружена вместе с резцом в руинах древнего Вавилона...

В течение тысяч лет  люди доверяли письмам бесчисленное количество тайн, но долгое время они  были привилегией лишь ученых и властителей  этого мира. Изобретение бумаги и распространение грамотности сделали этот вид общения наиболее доступным и популярным.

 

1.2.2 Из истории немецких  писем

В Европе письма распространились в средние века, и при этом, основываясь на работе Д. Горнфельда “Эпистолярная литература” (2), обычным языком писем того времени был латинский. Монастыри и духовенство были в деятельной переписке; частные лица в деле письменных сообщений также не могли обойтись без их помощи. От этой эпохи сохранились по преимуществу письма духовно-литературного и политически-делового содержания. Форма старого латинского письма окрасилась новыми христианскими формулами. Лишь в конце средних веков европейские народы начали понемногу применять в переписке и свои национальные наречия. В Германии первая обширная коллекция писем на немецком языке — писем рифмованных — относится к эпохе миннезингеров(3). Прозаические немецкие письма мы встречаем в XIV в.; это письма мистиков, показывающие уже значительную свободу в обращении с языком. Медленно обиходная речь входит в употребление в переписке почти исключительно деловой. Немецкое письмо носит еще следы происхождения от латинского: адрес, обращение, дата часто написаны по-латыни, хотя текст немецкий. Лишь в XV ст. латинское письмо становится исключением. Письмо в это время начиналось с привета или изъявления преданности, затем шло обращение, в конце адресат поручался покровительству Господа, или автор вновь выражал свое почтение. В стиле самого текста также было много схематичного, условного, тяжелого и канцелярского; к тому же большинство писем было посвящено делам политическим или торговым; частное дружеское общение выражалось в корреспонденции очень мало. На пороге новой истории стиль письма становится свободнее, по мере того, как оно теряет свой исключительно деловой характер. Высший момент развития немецкого письма связан в это время с перепиской Лютера, но дальнейшему развитию препятствует возрождение латинского письма, любимого гуманистами; вновь водворяется канцелярский стиль и, не смотря на усиление частной переписки, прежняя простота языка понемногу исчезает. Вытесняется и немецкий язык: люди образованные пишут по-латыни, знатные — по-французски; даже немецкие письма пишутся на смешанном французско-латинско-немецком наречии, уже тогда возбуждавшем тщетное неодобрение. Около 1700 г. чисто немецкое письмо исчезает совершенно: французские адрес, обращение и подпись становятся обязательными. Стиль приобретает чрезвычайную напыщенность и оснащается церемонными условностями, множеством бессодержательных извинений, изъявлениями преувеличенной покорности. Исключение представляют лишь немногие авторы, напр. Валленштейн, Карл Людвиг Пфальцский и особенно женщины, естественность которых была связана с их недостаточным образованием. Особенно выдаются письма Елизаветы-Шарлотты, впоследствии герцогини орлеанской, впервые вводящие в немецкую переписку простую непринужденную беседу, которая была давно уже обычна в французских письмах. Так как письма в эту эпоху в значительной степени заменяли газеты, то считалось необходимым поддерживать как можно более обширную переписку; знатные лица осаждались добровольными корреспондентами, искавшими в такой переписке личных выгод. Под влиянием французов, а также развития общения, чрезвычайно увеличилась частная дружеская переписка, в XVIII в. выродившаяся в образованном обществе в известного рода спорт. К концу века относится обширная корреспонденция немецких поэтистов — зачаток будущей сентиментальной переписки. Меняется в это время и форма письма: дата ставится в начале, а приветствие — в конце; препоручение Господнему покровительству сменяется комплиментами; изменяется к лучшему и стиль. Аристократия, однако, продолжала переписываться по-французски, и французские адреса еще долго сохранялись у немцев. Латинская переписка ученых почти вышла из употребления. Новым фазисом в судьбах немецкого письма был период "бури и натиска", с его стремлением провести принцип естественности во всей его полноте. Еще более повлияло на эпистолярный (4) стиль назревавшее преобладание жизни чувства; сентиментальность стала характерным элементом тона и содержания письма, которое должно было явиться полным выражением индивидуальной жизни сердца. Прекрасными образцами индивидуального стиля в переписке являются письма Лессинга, Мерка, Клаудиуса, Лихтенберга, Лафатера, Шиллера, Гете; превосходные письма принадлежат женщинам — Еве Кентг, Шарлотте Шиллер и г-же Рат. XVIII в. можно назвать веком писем; переписка для переписки сделалась некоторым родом культа, отнимавшим массу времени. Лишь к сороковым годам замечается поворот к простоте и деловитости. Рассмотрим подробнее особенности деловых писем 19 в.

 

1.2.3 Деловые письма 19 в.

 

1.2.3.1 Правила делового стиля

По Хоффманну, “Личные и деловые  письма” (5), деловыми письмами считаются такие сочинения, которые составляются для урегулирования и улучшения процесса взаимного общения, а также для установления, соблюдения и определения прав, обязанностей или свобод партнеров. Все эти письменные сочинения относятся к деловому стилю, который в свою очередь подразделяется на стиль публичных и стиль частных дел. Первый касается дел государства и о нем речь здесь не пойдет. К сочинениям стиля частных дел относят деловые письма всех видов: коммерческие письма, облигации, расписки, счета, объявления, свидетельства и др. Основными качествами хорошего коммерческого стиля считают ясность, краткость и благозвучие. Этому стилю принадлежат также некоторые установленные формулы, которые должны быть известны во избежание возможных неприятностей.

Текст коммерческих писем разделяют  на три основные части: начало (вступление), содержание и конец. В начале письма, которому предшествуют адрес получателя, место и день составления упоминают дату последнего или всех последних неотвеченных писем делового партнера или дату своего последнего письма, ответа на которое еще не поступило. Если обмен письмами связывается с торговыми отношениями, или если переписка надолго была прервана, то это делает необходимым в начале письма ознакомить получателя с положением и обстоятельствами дела, которые побуждают автора писать ему или же автор сообщает о причине перерыва в деловой связи. Начало письма всегда должно соответствовать содержанию и быть кратким. Оно непосредственно ведет к настоящему содержанию письма, причем особенно следует обратить внимание на то, что связь между ними (началом и содержанием) должна быть естественной, легкой и непринужденной.

 В содержании письма, если отвечают иностранному деловому партнеру, все ответы на вопросы ставят точно в таком же порядке, в каком они следовали в письме компаньона. После сообщения о том, как исполнены поручения партнера, автор переходит к своим собственным поручениям, заказам, просьбам и т.д. В последнюю очередь добавляются также общие торговые отчеты и те новости, которые интересуют иностранного корреспондента как коммерсанта. Конец письма, также как и начало, должен быть кратким, непринужденным и вежливым. В нем получателя просят о предоставлении и сохранении его благосклонности и рекомендуют ему себя как можно более простым способом. Следующие выражения являются наиболее употребительными и достойными рекомендации: Ihrem ferneren Wohlwollen mich bestens empfehlend, zeichnet achtungsvoll und ergebenst - Прощаюсь, надеясь на Вашу дальнейшую благосклонность, и выказываю Вам глубокое почтение и преданность; Mit aller Hochachtung empfehlt sich - Прощаюсь с глубоким уважением; In Erwartung Ihrer ferneren guetigen Befehle habe ich die Ehre, mich Ihnen bestens zu empfehlen - В надежде на Ваши дальнейшие любезные поручения, я имею честь попрощаться с Вами; Ich habe die Ehre, mich Ihnen bestens zu empfehlen - Я имею честь откланяться; Einer baldigen gefaelligen Antwort entgegensehend, zeichne ich mit vorzueglicher Hochachtung - Ожидая скорейшего любезного ответа, выказываю вам глубокое уважение; Achtungsvoll empfehlt sich Ihnen Ihr ergebener - С почтением прощается с Вами Ваш преданный... ; Mit besonderer Achtung zeichnet - Отмечая особое уважение; Ferneren guetigen Auftraegen entgegensehend empfehlt sich Ihnen achtungsvoll - Ожидая дальнейших любезных поручений, с уважением прощается с Вами; Mit achtungsvoller Ergebenheit - С почтением, и преданностью,- или просто: Mit Achtung zeichnet - Выказывая уважение; Achtungsvoll - С уважением; Ergebenst - С преданностью и т.д.

Наличие различных видов коммерческих писем обусловливается разнообразием деловых отношений. Для писем, содержанием которых являются ходатайства, заявления, соглашения и т.д. существуют действующие общие правила, которые учитывают своеобразие коммерческого стиля. Но есть также письма, которые нельзя отнести к общим формам, и составлять которые следует по уже имеющимся в наличии образцам этого вида.

Для ведения переписки необходимо, чтобы коммерсант умел быстро и красиво  писать. Само собой разумеется, что  корреспондент должен в совершенстве владеть языком, на котором он пишет. В письме не рекомендуется использовать аббревиатуры, особенно для имен существительных. Числа выражаются не цифрами, а буквами; нарушение этого правила может привести к чувствительным убыткам. Плохой и неразборчивый почерк имеет в письмах точно такое же воздействие, как и нечеткое произношение в речи. Важным правилом является то, что каждое письмо после его завершения следует внимательно перечитать, чтобы исправить возможные ошибки и добавить забытое. Учитывая, что в крупных торговых предприятиях переписка часто ведется на многих иностранных языках, необходимо, чтобы желающие посвятитъ себя коммерческому делу знали в совершенстве не только родной язык, но и иностранные, в первую очередь английский и французский.

 

1.2.3.2 Циркуляры

Цель циркуляров (6) - учреждение фирм, прекращение или продолжение деловых отношений. Так как циркуляры направляются во многие торговые дома в одной и той же форме, их, как правило, разрешается печатать, от руки заполняют только строку с адресом получателя при отправлении письма. Особые замечания, которые могут быть высказаны определенному деловому партнеру, прилагаются к циркуляру как постскриптум.

При учреждении, к примеру, пишут, что  на таком то месте учреждается  предприятие, называют его, указывают  род занятий, уверяют, что владеют требующимися способностями и средствами для руководства этим предприятием, прилагают просьбу о доверии, выказывают желание выполнять все наилучшим образом, уверяют в своем усердии на службе и в конце обращают внимание получателя на свою, как правило собственноручную, подпись.

 

1.2.3.3 Доклады о товарах, обзор  состояния конъюнктуры рынка,  письма – заказы с ответами на них, купля и продажа (7)

В торговых городах время от времени  даются обзоры состояния конъюнктуры  рынка и сообщается о торговых домах их комитентам. Они информируют получателя письма о состоянии, запасах и ценах главных товаров и предлагают ему заказать эти товары. Цель писем-заказов, как уже указывает название,- заказ определенных товаров. В этих письмах обычно пишут о своем доверии к получателю и его обещаниям, знакомят его со своими (заказчика) интересами, называют требующиеся товары, сорт и желаемое качество и просят установить, какие товары более дешевые. Ответы - это письма об исполнении полученных заказов, в которых сообщают о поставке, обещают самое лучшее и дешевое обслуживание, выдают счет и просят об обновлении заказа, в конце часто прилагают каталог цен. Письма о купле и продаже оформляют по тем же самым правилам.

 

1.3 Деловой стиль

 

Выше мы часто употребляли термин “деловой стиль”, и для того, чтобы перейти к современным деловым письмам, необходимо дать определение этому термину и выявить основные характеристики данного стиля.

Официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, этот стиль удовлетворяет потребность общества в документальном оформлении разных актов государственной, общественной, политической, экономической жизни, деловых отношений между государством и организациями, а также между членами общества в официальной сфере их общения. Тексты этого стиля представляют огромное разнообразие жанров: устав, закон, приказ, распоряжение, договор, инструкция, жалоба, рецепт, различного рода заявления, а также множество деловых жанров (например, объяснительная записка, автобиография, анкета, статистический отчет и др.). Выражение правовой воли в деловых документах определяет свойства, основные черты деловой речи и социально-организующее употребление языка. Жанры официально-делового стиля выполняют информационную,предписывающую, констатирующую функции в различных сферах деятельности. Поэтому основной формой реализации этого стиля является письменная.

Критериями официально-делового стиля, по Н.А. Богатыревой и Л.А. Ноздриной (8), являются “однозначность, целостность и четкость понятий”. С помощью текстов данного стиля идет влияние на поведение получателя. Однако названные критерии не всегда действовали в этом стиле. “Так для канцелярского стиля 18-19 вв. использовались расширенные описания сообщений.” С одной стороны в таких текстах преобладает тенденция к экономии в языке, с другой стороны они должны быть понятны, по крайней мере в кругу реципиентов, на которых эти тексты направлены.

“В положениях законов, по возможности, рекомендуется избегать пустых мест в содержании и двузначности,…Не употребляются восклицательные, вопросительные предложения и даже риторические вопросы… Точно также были бы не к месту эмоции и экспрессивные инверсии… преобладают пассивные и статические предложения, используются глагольные описательные формы ( zur Beurteilung gelangen, in Widerspruch geraten, Widerspruch einlegen ). Особую роль в этом стиле играют языковые средства распоряжений. В положениях законов с этой целью употребляются модальные глаголы, глаголы с семантикой требования ( anordnen, veranlassen, verordnen, verlangen ), определенные неличные конструкции ( ist unzulaessig, erforderlich ), а также конструкции с haben+zu и sein+zu…”

“…Словарный состав, соответствующий  официально-деловому стилю – термины… Тексты стиля наглядно “разделены”  на части, параграфы, разделы, пункты, в  договоре на отдельные композиционные фрагменты, на находящиеся на расстоянии друг от друга и тем самым отделенные абзацы… Договоры включают в себя большое количество обязательных, шаблонных частей…”.