Виды деловых писем, коммерческое письмо с зарубежными партнерами. Деловое письмо международного образца

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…………………………………………………………………………...3

1. Виды деловых писем…………………………………………………………...4

2. Правила и формы  коммерческой переписки  с зарубежными  партнерами.8

3. Реквизиты международного письма…………………………………………14

Заключение……………………………………………………………………….17

Список использованной литературы…………………………………………...18

Приложения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

         Темой данной работы является ” Виды деловых писем, коммерческое письмо с зарубежными партнерами. Деловое письмо международного образца”.

 Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.

Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, нон уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения.

В связи с этим целью  данной работы принимается научиться  правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем: письмо-просьба; сопроводительное письмо; письмо-подтверждение; письмо-напоминание; письмо-извещение; гарантийное письмо; письмо-запрос и ответ на него; заказ и ответ на него; оферта и ответ на нее.
• изучения особенностей стиля написания коммерческих писем;
• изучения определения и области применения каждого письма;
• составления схемы коммерческой переписки с зарубежными партнерами.

 

 

 

 

 

1. ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

       Деловое письмо - один из главных  каналов связи предприятий, организаций  и учреждений с внешним миром.  С помощью писем ведутся переговоры, выясняются отношения, выражаются  просьбы и претензии, оформляются  приглашения, даются указания. Письма  сопровождают другие документы  и материальные ценности.

      Деловое письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения  с учреждениями и частными лицами, сообщения или уведомления о  чем-нибудь.

      Виды деловых писем

Официальные деловые письма:

1. письма-просьбы

2. письма-сообщения

3. письма-запросы

4. письма-заявления

5. письма-подтверждения

6. письма-заказы

7. письма-предложения

8. письма-дополнения

9. письма-рекламации (претензии)

10. информационные письма

11. гарантийные письма

12. презентационные письма

13. письма прямой почтовой  рассылки (директ-мейл)

14. краткие письменные  сообщения (уведомления, напоминания)

15. сопроводительные письма

      Частные деловые письма:

1. письма-поздравления

2. письма-приглашения

3. письма-извинения

4. письма для выражения  сожаления, соболезнования

5. письма по случаю  представления 9при заочном знакомстве)

6. письма по случаю  отъезда

7. письма для поддержания  контактов и взаимоотношения  (имиджевые письма)

8. благодарственные письма

9. рекомендательные письма

10. мини-письма (письма-шаблоны,  письма-маятники_

11. письма-открытки;

12. письма негативного  содержания (письма-отказы, уведомления об увольнении)

13. для выражения отказа  от какого-либо предложения

14. для обращения в  различные инстанции в частном  порядке

15. письма-резюме.

       Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат различные классификационные признаки.

       По функциональному признаку письма можно разделить на две группы:

- письма, требующие письма-ответа (письмо-вопрос; письмо-просьба; письмо-обращение;  письмо-предложение и др.). Письма-ответы  должны всегда содержать индекс  того письма, которое явилось причиной для переписки.

- письма, не требующие  письма-ответа (письмо-предупреждение; письмо-напоминание; письмо-приглашение  и др.). По структурным признакам  деловые письма делятся на  регламентированные (стандартные) и  нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций. Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

        По тематическому признаку проводится условное различение между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, называется деловой корреспонденцией, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции.

       По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов.

       По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное - несколько. Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения.

виды деловых писем

         Письмо-просьба. В письме-просьбе излагается какая-либо просьба, при этом в ней подчеркивается заинтересованность организации в ее исполнении. Просьба может излагаться от первого лица единственного числа, от первого лица множественного числа; от третьего лица единственного числа и от третьего лица множественного числа.

        Сопроводительное письмо. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату документов или материальных ценностей. Подобного рода письмо оправдывает себя в тех случаях, когда содержит дополнительные разъяснения к приложенному документу.

        Письмо-сообщение. В данном виде делового письма дается какая-либо информация, не требующая ответа или подтверждения со стороны, которой высылается данное письмо.

       Письмо-подтверждение. Содержит сообщение о получении какого-либо отправления или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Также можно подтверждать факт либо действие.

        Письмо-напоминание. Направляется в тех случаях, когда не удается получить ответ с помощью телефонных переговоров или личных встреч. Оно состоит из двух элементов: напоминание о выполнении действия; меры, которые будут приняты в случае невыполнения ранее заключенного договора или соглашения.

         Письмо-приглашение. Пишется в том случае, когда организация хочет пригласить другую организацию на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается время, место и дата проведения мероприятия.

        Письмо-благодарность. В данном виде письма выражается благодарность за выполнение какого-либо рода деятельности.

       Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

       Запрос и ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции являются в письменной речи реализацией двусторонней связи.

       Запрос представляет собой обращение лица, желающего заключить сделку. В запросе обязательно указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

        Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

      Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства и требования возмещения убытков. Она может быть предъявлена в отношении качества, количества товаров, сроки поставки и т.п.

 

 

2. ПРАВИЛА И ФОРМЫ  КОММЕРЧЕСКОЙ ПЕРЕПИСКИ  С ЗАРУБЕЖНЫМИ  ПАРТНЕРАМИ

          В развитых странах очень большое внимание уделяется формальной стороне официальной деловой переписки. Отсутствие, например, традиционного комплимента в конце письма существенно меняет тональность послания и может серьезно задеть адресата. Этикет деловой переписки необходимо строго соблюдать, если вы хотите не испортить отношения  с зарубежными партнерами. Расскажем  об этом ниже.

         Письмо  должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При невозможности  это сделать (трудности с переводом  на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности  с переводом, задержка его, а также  искажение текста. Можно рекомендовать  направление двух текстов письма: основного - на русском языке (с подписями) и параллельного - на языке адресата или на английском языке.

        Письмо  должно быть по возможности кратким, четко выражать мысль отправителя  и не допускать двояких толкований.

Деловые письма могут  быть формальными (официальными) и неформальными. Последними обычно обмениваются люди, хорошо знакомые друг с другом. Такое  письмо (или только обращение) может  быть написано от руки, тогда как  официальное обязательно должно быть напечатано (кроме некоторых  особых случаев, о чем будет сказано  ниже); автор неформального письма может написать в обращении не «Уважаемый господин Смит», а «Дорогой Билл». Адрес получателя пишется только на конверте. Адрес отправителя - и на конверте, и на странице с текстом (в правом верхнем углу). И неформальные, и формальные письма должны быть без помарок, на чистом, аккуратно обрезанном листе.

 

Правила написания делового письма:    

        1.Деловые письма принято писать  на отпечатанных типографским  способом бланках фирмы (организации,  учреждения). Бланк содержит наименование  и адрес отправителя. Эта информация  должна легко читаться и при  этом быть оформленной профессиональным  дизайнером. Мнение получателя письма  о вашей фирме зависит, помимо  прочего, от внешнего вида бланка, уровня полиграфического исполнения, качества бумаги.

        Реквизиты на бланке, предназначенном для переписки  с иностранными партнерами, должны быть на английском языке (можно продублировать на государственном). Кроме полного  адреса фирмы, должны быть указаны номера телефонов, телекс и факс. Деловые  письма следует писать только на лицевой  стороне будь то фирменный бланк  или обычный чистый лист.

       2. Если письмо занимает более одной страницы, то в конце ее пишут: «продолжение следует» («continued over»). В международной деловой практике текст, как правило,  умещают на одной странице.

        3. Для нумерации пользуются арабскими  цифрами, на первой странице  цифра не ставится.

        4. Письмо должно быть напечатано  на машинке или компьютере. Ширина  поля с левой стороны - не  менее двух сантиметров (для того, чтобы удобнее было подшить). Текст печатается через два или хотя бы полтора интервала.  Абзац начинается с красной  строки - пять интервалов от поля. Обращение к адресату принято  писать без абзаца. Переноса слов  следует избегать.

        5. Исправления в тексте письма, даже самые аккуратные, не допускаются.

        6. Желательно, чтобы письмо в конверте  было согнуто не более, чем один раз (текстом внутрь). Для особо важных писем подбирают конверт такого формата, чтобы лист остался несогнутым. На конверте  можно разместить все реквизиты,  имеющиеся на бланке, включая  фирменный знак. Большие конверты, в которых письма отправляются  несогнутыми, должны быть из  плотной бумаги, чтобы их содержимое  не измялось при пересылке.

        7. Траурные конверты (с черной подкладкой  внутри) следует использовать по  прямому назначению.

        8. Резолюции на полученной корреспонденции принято делать только карандашом. Если - чернилами, то резолюция должна быть на отдельном листе,  который подкалывают к письму.

       9. Ответ на телеграфный запрос  должен быть дан в течение  трех дней. На письмо - до истечения  десяти дней. Если нет возможности  вовремя дать подробный, исчерпывающий  ответ, то следует в течение  трех дней сообщить, что письмо  принято к сведению, а окончательный  ответ дать не позднее, чем  через тридцать дней.