Учет материальных запасов

В момент передачи в производство (эксплуатацию) стоимость следующих МПЗ подлежит отражению на счете 10 «Материалы» на отдельном субсчете «Спец. оснастка и специальная одежда в эксплуатации»:

• специальных инструментов и специальных приспособлений специального оборудования стоимостью более 20 000 рублей и сроком службы не более 12 месяцев;
• специальной одежды, специальной обуви, средств индивидуальной защиты, выдаваемых сотрудникам, со сроком эксплуатации согласно нормам выдачи, превышающим 12 месяцев.

Стоимость специальной одежды, специальной обуви, средств индивидуальной защиты, выдаваемых сотрудникам, со сроком эксплуатации согласно нормам выдачи, превышающим 12 месяцев, погашается линейным способом исходя из срока эксплуатации (п.26 приказа № 135н).

Начисление суммы погашения по вышеуказанным активам отражается по кредиту счета 10 «Материалы» субсчет «Сменное оборудование и специальная одежда в эксплуатации» в корреспонденции с дебетом счетов учета затрат.

3.3 Автоматизация учета материально-производственных запасов в ООО  «Люксэнерго».

Для учета материально-производственных запасов в ООО  «ЛЮКСЭНЕРГО» используется программа ТОИС SAP.

 Возможности SAP таковы, что пользователи могут по  своему усмотрению задавать форматы  отчетов. При этом отчеты представляются  в удобной и наглядной форме,  в том числе в форме диаграмм  и графиков. При желании каждая  цифра отчета может быть раскрыта с детализацией до любого уровня, вплоть до первичных документов. Таким образом, достигается прозрачность учета и отчетности, что является одним из основных условий привлекательности компаний для инвестирования, а значит – повышает ее капитализацию. Функционирование SAP основано на модульном принципе. Модули разделены по типам бизнес-процессов: «Управление запасами», «Управление трудовыми ресурсами», «Управление производством», «Финансовая бухгалтерия» и др. С помощью модуля «Управление запасами» осуществляется управление материальными запасами: заготовление и закупка, оприходование, списание в производство, инвентаризации, прочие виды движения материальных запасов, а также частично управление расчетами с поставщиками. Очевидно, что эффективно управлять расходом материалов в производстве невозможно без оперативной информации о закупках материалов и размерах запасов на складе. Применение автоматизированной системы позволяет вести учет по каждому наименованию, а не по обобщенным группам материалов. Поэтому калькуляционной единицей является номенклатурный номер, открываемый на каждое наименование.

При формировании информации о движении и запасах материалов применяются различные классификации: по типам, по группам и подгруппам. Классификация по типам дает обобщенную информацию по видам материалов (сырье, запасные части, упаковка и т.д.). Классификация по группам и подгруппам основана на технических характеристиках материалов и их целевом использовании в производственном процессе. Техническая классификация необходима для быстрого поиска материалов в системе SAP. Количество классификационных групп не ограничено. Классификация устанавливается самим предприятием, т.е. структура не является неизменной. Таким образом, в настройках модуля «Управление запасами» учтены все особенности хозяйственной деятельности. 
      В результате автоматизации складского учета произошло повышение производительности труда кладовщиков. Появилась возможность оперативно влиять на размер запаса складируемых материалов, так как применение программы обеспечивает:

• представление данных о потребностях пользователей в режиме реального времени;

• упорядочение работы кладовщиков.

Автоматизация учета  материалов предусматривает применение интерфейсов между модулями «Управление  запасами» и «Финансовая бухгалтерия». Все операции по движению материалов систематизируются в модуле «Управление запасами», на основании которых с помощью автоматических интерфейсов формируются бухгалтерские записи в модуле «Финансовая бухгалтерия».

В модуле «Управление запасами» все операции, производимые с материалами (поступление на склад, передача в производство, внутреннее перемещение, возврат материалов из производства, недостачи и излишки при инвентаризациях, уценка и т.д.), занесены в систему с присвоением специального кода. Этот код (вид движения) указывается при создании любого документа в модуле «Управление запасами». Система самостоятельно, на основании интерфейса формирует соответствующие бухгалтерские записи в модуле «Финансовая бухгалтерия». Благодаря созданным интерфейсам отпадает необходимость в выверке данных складского и бухгалтерского учета.

Применение модуля «Управление  запасами» позволило оптимизировать процесс инвентаризации. Периодичность  проведения инвентаризации устанавливается  в зависимости от ценности материалов. Каждому материалу присваивается специальный код, определяющий периодичность инвентаризации. Система создает автоматически списки материалов, подлежащих инвентаризации. После занесения в систему фактических остатков формируются инвентаризационные ведомости, которые утверждаются инвентаризационной комиссией. Бухгалтерские записи, отражающие разницу между фактическими и учетными остатками, формируются автоматически.

Для анализа отклонений материальных затрат от нормативных  показателей в модуле «Управление запасами» предусмотрена возможность учета материалов по нормативной (учетной) стоимости с выявлением отклонений от норм. Учет запасов на складах и в бухгалтерии ведется в режиме реального времени, так как любой проведенный документ по движению запасов в модуле «Управление запасами» автоматически формирует и документ в модуле «Финансовая бухгалтерия» с бухгалтерскими записями.

Применение программы SAP сделало возможным оценивать  материалы по показателю средней скользящей себестоимости единицы материала. Ранее применялся показатель средней себестоимости, который рассчитывался по окончании месяца. Отсутствие данных о фактической себестоимости использованных в производстве материалов в течение месяца делало невозможным оперативное управление материальными затратами.

С помощью показателя средней скользящей себестоимости  можно оценивать складские запасы и расход материалов в производстве по фактической себестоимости на любую дату. Информация о фактическом  размере материальных затрат в режиме реального времени позволяет оперативно анализировать расход материалов и управлять производственным процессом.

Основные преимущества программы SAP:

• информация доступна для каждого пользователя в режиме реального времени, что позволяет оперативно влиять на процесс закупок материалов, величину запасов, использование материалов в производстве, а, следовательно, и на себестоимость продукции;
• время обработки первичных документов, данных аналитического и синтетического учета сократилось на два порядка;

• поиск необходимой информации осуществляется просто и быстро;
• действует прямая связь с бухгалтерией;

• инвентаризация материалов может проводиться по мере необходимости;

• значительно сокращаются размеры излишних запасов, появляется возможность довести их до минимального страхового уровня;
• поступление оперативной информации об отклонениях от норм расхода материалов позволяет контролировать производственное потребление материалов в режиме реального времени;
• анализ производственного использования материалов обеспечен полной и оперативной информацией.

3.4 Учет материально-производственных запасов в ООО  «Люксэнерго».

Материально-ответственное  лицо (далее по тексту - МОЛ) в день поступления товара при отсутствии расхождений между фактически принятым количеством и количеством, указанным в документах поставщика, формирует и проводит в системе ТОИС SAP форму М-4 «Приходный ордер» для отражения МПЗ в учете. МОЛ выполняет действия  в транзакции MIGO  ТОИС  в соответствии с операционными инструкциями. Приходный ордер М-4  с приложением документов первичного учета  передается в Отдел  учета и отчетности для проверки правильного его отражения в системе и акцепта.

При приемке материально-производственные запасы подвергаются тщательной проверке в отношении соответствия ассортимента, количества и качества требованиям, предъявляемым к данному виду материально-производственных запасов. В случае несоответствия поступивших материально-производственных запасов ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщика, а также в случаях, когда качество материально-производственных запасов не соответствует предъявляемым требованиям, приемку осуществляет приемочная комиссия, которая оформляет ее актом о приемке материально-производственных запасов (форма М-7). После приемки материально-производственных запасов акты с приложением документов (транспортных накладных и т.д.) передают: один экземпляр – в ОУ и О для учета движения материально-производственных запасов, другой – ОП и ОП для направления претензионного письма поставщику. В случае составления приемного акта формы М-7 приходный ордер формы М-4 не оформляется.

При поступлении  и отражении в  учете заявленных МПЗ на центральном  складе ФЦО по направлению в течение пяти рабочих дней принимает меры для отпуска МПЗ потребителю, в соответствии с заявкой потребителя.

Для получения  МПЗ с центральных складов  МОЛ формирует в системе ТОИС требование на получение материалов формы ГМК-16М, распечатывает его и   передает на согласование ФЦО. ФЦО в соответствии  с регламентом  ТОИС, создает в системе заказ на поставку со склада, пишет на требовании номер документа заказа, подписывает требование и передает МОЛ.  Кладовщик центрального склада на основании заказа на поставку формирует в системе ТОИС требование – накладную М-11, выдает материалы, МОЛ расписывается в получении. Кладовщик проводит М-11 в системе и все материальные ценности, перечисленные в требовании – накладной М-11 и полученные МОЛ, в автоматическом режиме перемещаются в  учет на склад МОЛ потребителя. 

В случае необходимости перемещение МПЗ между двумя приобъектными складами данная операция производится МОЛ в транзакции MIGO  ТОИС  в соответствии с операционными инструкциями.

Давальческие материалы – материалы, передаваемые Заказчиком Подрядчику по форме ГМК-3М для выполнения работ по ремонту основных фондов Заказчика.

Получение давальческих материалов Заказчика  происходит в том случае, когда по условию договора  подряда Заказчик обязуется предоставить материал для выполнения  работы. Порядок получения материалов оговаривается договором. Количество материалов для передачи обозначено сметой и Актом формы КС-2. Давальческие материалы не отражаются в учете в системе ТОИС.

Передача  давальческих материалов в производство происходит на основании «Акта  приема-передачи материальных ценностей» ГМК-3М и  Доверенностей формы М-2.

МОЛ, получивший давальческие материалы, несет ответственность за сохранность, рациональное использование материалов.

Давальческие материалы  списываются Заказчиком по «Актам на списание материально- производственных запасов» ГМК-7М на основании актов  приемки – сдачи выполненных  работ КС-2, ГМК-5. 

При незавершенных работах в течение отчетного периода давальческие материалы остаются у Подрядчика. При этом в конце каждого установленного отчетного периода (месяц) составляется «Локальный акт сверки».

Неизрасходованные в  производство давальческие материалы передаются Заказчику в соответствии с порядком  составления и прохождения ведомостей дефектов, смет, актов приемки выполненных работ, актов передачи и списания материально-производственных запасов при выполнении работ по техническому обслуживанию и ремонту основных фондов.

Вышеуказанный порядок получения и списания давальческих материалов распространяется как на материалы, получаемые от Заказчика  для выполнения работ по производственной деятельности, так и  на материалы, передаваемые внешнему Подрядчику для работы по ремонту собственных основных фондов (далее по тексту - СОФ)

 Материалы,  полученные  и вовлеченные в производство потребителем, списываются по «Актам на списание материально- производственных запасов» ГМК-7М на основании первичных документов.

Все создания резервирований документов  и проводки  в ТОИС ведутся в соответствии с операционными  инструкциями и проектными решениями.

МОЛ на основании первичных  документов создает в системе  ТОИС документ резервирования ГМК-7М  в соответствии с видами   движения МПЗ  по списанию  и распечатывает его.

Распечатанный «Акт ГМК-7М»  подписывает членами комиссии. Подписанный и утвержденный акт согласовывается у ФЦО по направлению, проверяется специалистом планово-экономического отдела  и передается в отдел по учету и отчетности.

Ответственный работник отдела по учету и отчетности проверяет  все данные, занесенные в акт, проверяет  наличие списываемых материалов в учете МОЛ  и,  при соответствии всех реквизитов и наличии необходимых  подписей производит проводку документа списания.  При этом указанная номенклатура и  количество  МПЗ списываются с подотчета, а указанные в акте возвратные материалы приходуются в подотчет МОЛ.

Переводу в количественный учет подлежит инструмент, приспособления, инвентарь и оборудование, измерительные приборы. При  поступлении на склад МПЗ подлежащих переводу в количественный учет  МОЛ обязан перевести  его в   эксплуатацию, по мере поступления, в течение месяца. Для перевода МПЗ в эксплуатацию МОЛ создает в системе ТОИС резервирование документа «Акт ГМК – 7М» с видом движения «923» и распечатывает его. Распечатанный «Акт ГМК-7М» МОЛ  подписывает членами комиссии подразделения, созданной и утвержденной приказом директора, утверждает председателем комиссии. Подписанный и утвержденный комиссией акт визируется ФЦО по направлению. ФЦО в зависимости от условий и вида деятельности работы устанавливает и проставляет в акте  сроки эксплуатации данного вида МПЗ. После согласования «Акта» у ФЦО, данный документ подписывается специалистом планово-экономического отдела и  передается  в отдел по учету и отчетности. Ответственный работник отдела по учету и отчетности открывает в ТОИС документ резервирования, проверяет наличие переводимых в количественный учет материалов на складе потребителя, заносит в документ резервирования сроки эксплуатации, установленные ФЦО, и при соответствии всех реквизитов и наличии необходимых подписей производит проводку переноса в количественный учет документа резервирования. При этом указанная номенклатура и количество МПЗ переводятся с количественно-суммового учета, в количественный учет. При списании МПЗ с количественного учета МОЛ в  системе ТОИС создает документ резервирования « Акт выбытия предметов количественного учета», форма  ГМК - 2М с видом движения «927» и распечатывает его. Распечатанный «Акт» формы ГМК - 2М МОЛ  подписывается  комиссией подразделения,   утверждается  руководителем подразделения. Подписанный и утвержденный акт согласовывается с ФЦО по направлению. ФЦО проверяет и указывает, при необходимости, количество возвратных материалов.  Согласованный акт  передается в отдел по учету и отчетности. Ответственный работник отдела по учету и отчетности проверяет все данные, занесенные в акт, проверяет наличие на складе потребителя в учете МПЗ, выбывающих  из  количественного учета и при соответствии и наличии необходимых подписей, производит проводку документа списания. При этом указанная номенклатура и количество МПЗ списываются с количественного учета МОЛ, а возвратные материалы, указанные в акте приходуются в подотчет МОЛ.