Учет, анализ и аудит расчетов с подотчетными лицами

Если работник по окончании  рабочего дня по согласованию с руководителем  организации остается в месте  командирования, то расходы по найму  жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются  работнику в размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом.

В случае пересылки работнику, находящемуся в командировке, по его  просьбе заработной платы расходы  по ее пересылке несет работодатель.

Расходы по проезду к месту  командировки на территории Российской Федерации и обратно к месту  постоянной работы и по проезду из одного населенного пункта в другой, если работник командирован в несколько  организаций, расположенных в разных населенных пунктах, включают расходы  по проезду транспортом общего пользования  соответственно к станции, пристани, аэропорту и от станции, пристани, аэропорта, если они находятся за чертой населенного пункта, при наличии  документов (билетов), подтверждающих эти расходы, а также страховой  взнос на обязательное личное страхование  пассажиров на транспорте, оплату услуг  по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей.

В случае вынужденной остановки  в пути работнику возмещаются  расходы по найму жилого помещения, подтвержденные соответствующими документами, в порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом.

Расходы по бронированию и  найму жилого помещения на территории Российской Федерации возмещаются  работникам (кроме тех случаев, когда  им предоставляется бесплатное жилое  помещение) в порядке и размерах, определенных коллективными договорами или локальным нормативным актом.

Направление работника в  командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме  случаев командирования в государства - участники Содружества Независимых  Государств, с которыми заключены  межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении  государственной границы.

Оплата или возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории Российской Федерации, включая выплату аванса в иностранной валюте, а также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с Федеральным законом "О валютном регулировании и валютном контроле".

Выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении  работника в командировку за пределы  территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом.

За время нахождения в  пути работника, направляемого в  командировку за пределы территории Российской Федерации, суточные выплачиваются:

а) при проезде по территории Российской Федерации - в порядке  и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным  актом для командировок в пределах территории Российской Федерации;

б) при проезде по территории иностранного государства - в порядке  и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным  актом для командировок на территории иностранных государств.

При следовании работника  с территории Российской Федерации  дата пересечения государственной  границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются  в иностранной валюте, а при  следовании на территорию Российской Федерации дата пересечения государственной  границы Российской Федерации включается в дни, за которые суточные выплачиваются  в рублях.

Даты пересечения государственной  границы Российской Федерации при  следовании с территории Российской Федерации и на территорию Российской Федерации определяются по отметкам пограничных органов в паспорте.

При направлении работника  в командировку на территории 2 или  более иностранных государств суточные за день пересечения границы между  государствами выплачиваются в  иностранной валюте по нормам, установленным  для государства, в которое направляется работник.

В случае вынужденной задержки в пути суточные за время задержки выплачиваются по решению руководителя организации при представлении  документов, подтверждающих факт вынужденной  задержки.

Работнику, выехавшему в  командировку на территорию иностранного государства и возвратившемуся  на территорию Российской Федерации  в тот же день, суточные в иностранной  валюте выплачиваются в размере 50 процентов нормы расходов на выплату  суточных, определяемой коллективным договором или локальным нормативным  актом, для командировок на территории иностранных государств.

Расходы по найму жилого помещения при направлении работников в командировки на территории иностранных  государств, подтвержденные соответствующими документами, возмещаются в порядке  и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным  актом.

Расходы по проезду при  направлении работника в командировку на территории иностранных государств возмещаются ему в порядке, предусмотренном пунктом 12 Постановления правительства №749 при направлении в командировку в пределах территории Российской Федерации.

Возмещение иных расходов, связанных с командировками в  случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным  нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы.

Работнику в случае его  временной нетрудоспособности, удостоверенной в установленном порядке, возмещаются  расходы по найму жилого помещения (кроме случаев, когда командированный  работник находится на стационарном лечении) и выплачиваются суточные в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию  здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или  вернуться к месту постоянного  жительства.

За период временной нетрудоспособности работнику выплачивается пособие  по временной нетрудоспособности в  соответствии с законодательством  Российской Федерации.

Работник по возвращении  из командировки обязан представить  работодателю в течение 3 рабочих  дней:

авансовый отчет об израсходованных  в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное  удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос  на обязательное личное страхование  пассажиров на транспорте, оплату услуг  по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с  руководителем структурного подразделения  работодателя, в письменной форме.

• Указом Президента Российской Федерации от 7 июля 1992 года №750 «Об обязательном личном страховании пассажиров».
• Закон РФ «О валютном регулировании и валютном контроле» от 10 декабря 2003 №173-ФЗ (редакция от 06.12.2011),

При возмещении командировочных  расходов по территории Российской Федерации нужно учитывать следующие размеры, установленные:

1) расходы по найму  жилого помещения (кроме случая, когда направленному в служебную  командировку работнику предоставляется  бесплатное помещение) возмещаются  в размере фактических расходов, подтвержденных соответствующими  документами, но не более 550 руб. в сутки; при отсутствии  документов, подтверждающих эти  расходы, – 12 руб. в сутки; 2) расходы на выплату суточных  – в размере 100 руб. за каждый  день нахождения в служебной  командировке, включая выходные  и праздничные дни, дни нахождения  в пути, включая дни отъезда  и приезда.

Учреждение вправе оплатить данные виды расходов в более высоком  размере за счет средств, полученных от приносящей доход деятельности, если они установлены коллективным договором организации.

Расходы на проезд к месту  служебной командировки и обратно подлежат возмещению в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами.

Оплата и возмещение расходов работника в иностранной валюте, связанных с командировкой за пределы территории РФ, включая выплату  аванса в иностранной валюте, а  также погашение неизрасходованного аванса в иностранной валюте, выданного  работнику в связи с командировкой, осуществляются в соответствии с  Федеральным законом от 10.12.2003 № 173(с редакцией от 06.12.2011) «О валютном регулировании и валютном контроле».

Данным пунктом предусмотрено, что суточные в иностранной валюте при направлении работника в  командировку за рубеж выплачиваются  с учетом следующих особенностей:

• при следовании работника с территории России дата пересечения ее государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте;
• при следовании на территорию России дата пересечения ее государственной границы включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях.

Даты пересечения государственной  границы РФ при следовании с ее территории и обратно определяются по отметкам пограничных органов  в паспорте.

При направлении работника  в командировку на территорию двух или более иностранных государств суточные за день пересечения границы  между государствами выплачиваются  в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Работнику, выехавшему в  служебную командировку на территорию иностранного государства, который  вернулся в тот же день, суточные в иностранной валюте следует  выплачивать в размере 50 процентов  суточных, установленных Постановлением Правительства № 812.

В случае если принимающая  сторона (иностранное государство) обеспечивает работника, направленного в служебную командировку в данную страну иностранной валютой, то бюджетному учреждению выплачивать командированному суточные не нужно. А если иностранное государство не выплачивает указанному работнику иностранную валюту на личные расходы, но предоставляет ему за свой счет питание, направляющая сторона выплачивает сотруднику суточные в иностранной валюте в размере 30% суточных (включая надбавки) от установленных размеров.

С 1 января 2008 г. вступили в  силу изменения в ст. 217 НК РФ, в соответствии с которыми суточные, выплачиваемые работнику в размере не более 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке, не облагаются НДФЛ. Минфин России разъяснил, что моментом получения суточных считается дата их фактической выплаты работнику. Соответственно, при расчете суммы превышения выплаченных суточных, подлежащей налогообложению, над их нормативным размером, который установлен п. 3 ст. 217 НК РФ, применяется курс иностранной валюты к рублю, действующий на дату выплаты суточных.

С 1 января 2008 г. неподтвержденные расходы на оплату жилья сотрудника в командировке облагаются НДФЛ.При непредставлении работником документов, подтверждающих оплату жилья во время командировки, суммы компенсаций освобождаются от НДФЛ только в пределах 700 руб. (на территории РФ) и 2500 руб. (за границей) за каждый день нахождения в командировке.

1.2 Проблемные вопросы бухгалтерского (финансового) и налогового учета расчетов с подотчетными лицами

Поскольку расчеты  с подотчетными лицами имеют массовый характер, то на ООО «КурскПродукт» возникает множество спорных вопросов. Например можно ли перечислять подотчетные деньги на карточку сотрудника.

Безналичная выдача денег  под отчет путем перечисления их на счет личной банковской карты  работника (карты, выпущенной на его  имя), безусловно, имеет ряд преимуществ  по сравнению с традиционным способом выдачи - через кассу. И расходов меньше (ведь комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличности), и трудозатрат немного (так как нет необходимости  оформлять кассовые документы). Кроме  того, безналичный способ позволяет  выдать деньги даже сотруднику, находящемуся в другом городе. Но законен ли "пластиковый подотчет"? Какими могут быть его налоговые риски?

Некоторые банки не пропускают платежки на перечисление денег с  расчетного счета организации на счет банковской карты работника  из-за того, что в назначении платежа  фигурируют слова о подотчетных  суммах на хозяйственные, командировочные  или представительские расходы. Поступая таким образом, банки, как  правило, ссылаются на разъяснения  ЦБ РФ о том, что нормативными актами Банка России выдача денег под  отчет путем безналичного перечисления на счета сотрудников не предусмотрена, то есть подотчетные средства работникам нужно выдавать только наличными

Кстати, есть банки, которые  практикуют частичный запрет: деньги на оплату расходов, связанных с  командировками, на банковскую карту  сотрудника переводить позволяют, а  вот подотчетные суммы, предназначенные  для других целей, не переводят. Исключение в отношении денег на командировочные  расходы банки делают на основании  другого Письма ЦБ РФ, в котором  как раз рассматривался вопрос о  возможности их перечисления на счета работников. По логике этого Письма получается, что если организация коллективным договором или своим локальным нормативным актом (например, приказом, положением о командировках) предусмотрела возможность перевода денег на командировочные расходы на банковские карты сотрудников, то у банка нет оснований не пропускать такую платежку.