Организация, методика и техника проведения инвентаризации и отражение её результатов в учёте

 
Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в опись по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.)./16/ 
 
Так, в обязательном порядке инвентаризацию проводят/19/:

•  
  перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

•  
  при смене материально ответственных лиц;

•  
  если были выявлены факты хищения товарно-материальных ценностей;

•  
  если товарно-материальные ценности были частично или полностью уничтожены из-за стихийного бедствия, пожара, других чрезвычайных ситуаций.

 
Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав комиссии, как правило, включают представителей администрации предприятия, работников бухгалтерии и других специалистов, способных оценить состояние имущества (например, инженеров, техников и т.д.). 
 
Перед началом инвентаризации работники, ответственные за сохранность ценностей, дают расписки в том, что все поступившие товарно-материальные ценности оприходованы, выбывшие - списаны, а все первичные документы по ним сданы в бухгалтерию./21/ 
 
Результаты инвентаризации отражают в описи товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3)./Приложение А/ Если же данные описи или акта отличаются от данных бухгалтерского учета (например, выявлены недостачи или излишки товарно-материальных ценностей), бухгалтер составляет сличительную ведомость результатов инвентаризации (форма N ИНВ-19)./Приложение Б/ 
 
Эти формы утверждены постановлением Госкомстата России от 18 августа 1988 г. N 88./12/ 
 
Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении. 
 
Комиссия в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей по данным учета без проверки их фактического наличия. 
 
Товарно-материальные ценности, поступающие в момент инвентаризации, принимаются материально ответственным лицом в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или отчету после инвентаризации./25/ 
 
Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием “Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации”. В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка “после инвентаризации”./23/ 
 
Инвентаризационные описи по объектам, находящимся в подотчете материально ответственных лиц - работников организации, составляются/23/:  
 
в двух экземплярах - для ценностей, принадлежащих организации на правах собственности (учтенных на балансе);  
 
в трех экземплярах - для ценностей других организаций и физических лиц (учитываемых за балансом).  
 
Все описи подписываются материально-ответственным(и) лицом (лицами). Один экземпляр описи передается в бухгалтерию, второй - материально-ответственному лицу, третий (если он составлен) - собственнику имущества./26/  
 
При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях, и только с письменного согласия руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации могут отпускаться ТМЦ материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. 
 
Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием “Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации”. Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии. 
 
Инвентаризация товарно-материальных ценностей, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.  
 
Отдельно составляются описи на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других предприятий (учреждений). 
 
В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета. 
 
В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа. 
 
Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других предприятий (учреждений), заносятся в описи на основании документов, подтверждающие эту сдачу на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов. 
 
В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другому предприятию (учреждению), указываются наименование перерабатывающего предприятия (учреждения), наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата подачи ценностей в переработку, номера и даты документов./23,25/ 
1.3 Особенности проведения инвентаризации расчётов 
Основными целями инвентаризации расчетов являются выявление наличия дебиторской задолженности организации для сопоставления с данными бухгалтерского учета и проверка полноты отражения в учете кредиторской задолженности (в том числе кредитов и займов). Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. 
 
Наиболее целесообразным и рациональным представляется ежеквартальное проведение инвентаризации расчетов в первую очередь с покупателями и поставщиками. Сроки и периодичность проведения инвентаризации нужно отразить в учетной политике./24/ 
 
Следует обратить внимание, что для организаций, создавших резерв по сомнительным долгам, проведение инвентаризации дебиторской задолженности является обязательным каждый отчетный период. 
 
При инвентаризации проверяются расчеты с/24/: 
 
- банками по кредитам; 
 
- бюджетом и внебюджетными фондами; 
 
- покупателями и поставщиками; 
 
- работниками, в том числе с подотчетными лицами; 
 
- другими дебиторами и кредиторами. 
 
При инвентаризации расчетов с банками инвентаризационная комиссия проверяет/24/: 
 
1) наличие и содержание основных банковских документов (в том числе первичных): кредитный договор, в котором должна быть указана стоимость всех банковских услуг, связанных с предоставленным кредитом, банковские выписки по ссудному счету организации, платежные поручения, банковские справки по расчетам процентов за пользование кредитом; 
 
2) правильность сумм, списанных в оплату процентов и банковских услуг; 
 
3) данные счетов 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам" и 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам", т.е. проверяется правильность отражения в бухгалтерском учете сумм полученных кредитов, процентов по ним, а также сумм, направленных на погашение кредитов. 
 
Отражаемые в учете и отчетности суммы по расчетам с банками должны быть согласованы с соответствующими кредитными организациями и тождественны в обязательном порядке. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается (п. 74 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, далее - Положение)./4/ 
 
При инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами комиссия должна установить правильность расчетов с налоговыми органами. Для этого необходимо/24/: 
 
1) сверить учетные данные счетов 68 "Расчеты по налогам и сборам" и 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" с суммами налогов, исчисленных в налоговых декларациях, а также с суммами, перечисленными в оплату налогов и сборов, в том числе:

•  
  по НДС - проверить соответствие данных деклараций с соответствующими показателями книг продаж и покупок, по дебету и кредиту счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям", по дебету и кредиту счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", по кредиту счета 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" по объему оплаченной реализации (при проверке особое внимание следует уделить факту включения в книги покупок и продаж данных только по полностью заполненным и правильно оформленным счетам-фактурам);

•  
  по налогу на имущество - проверить соответствие данных, указанных в декларации, данным счетов 01 "Основные средства" и 03 "Доходные вложения в материальные ценности";

•  
  по налогу на прибыль - проверить соответствие данных декларации показателям ф. N 2 "Отчет о прибылях и убытках" (Приложение В), за исключением расходов (доходов), не учитываемых при налогообложении, по которым учет ведется нарастающим итогом;

•  
  по ЕСН - проверить соответствие налоговой базы, указанной в разделе 2 декларации по ЕСН, данным по расчетам с персоналом (счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда");

•  
  по НДФЛ - проверить наличие ф. N 1-НДФЛ "Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц" (Приложение Г), которые должны вестись на каждого сотрудника и лиц, работающих по договорам гражданско-правового характера, и ф. N 2-НДФЛ (Приложение Д) (Справка о доходах физического лица, составляемая на основании ф. N 1-НДФЛ);

 
2) проверить наличие актов сверки  расчетов организации с бюджетом  и всеми внебюджетными фондами - Пенсионным фондом РФ, Фондом  обязательного медицинского страхования  РФ и Фондом обязательного  социального страхования РФ, а  также соответствие содержания  этих актов данным счетов 68 и 69. 
 
Этими же приказами утверждены Методические указания по заполнению соответствующих форм. 
 
Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности организация должна получить в налоговой инспекции акт по ф. N 23-а (краткая). Ежеквартально этот акт получают крупнейшие налогоплательщики. Также в обязательном порядке он выдается по инициативе налогоплательщика и в иных случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации. 
 
Если налогоплательщик не согласен с показателями акта по ф. N 23-а (краткая), то проводится повторная сверка с налоговым органом. В этом случае налоговый орган составляет акт по ф. N 23 (полная), в котором приводятся данные налогового органа (гр. 2), данные налогоплательщика (гр. 3) и расхождения между этими данными (гр. 4). 
 
Следует обратить внимание, что отражаемые в бухгалтерском учете и отчетности суммы по расчетам с бюджетом должны быть согласованы с налоговыми органами и тождественны в обязательном порядке. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по этим расчетам не допускается (п. 74 Положения)./4/ 
 
При инвентаризации расчетов с работниками комиссия должна установить правильность и обоснованность/24/: 
 
1) расчетов с персоналом по оплате труда. Для этого проверяется правильность отражения задолженности перед работниками на счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда". При этом следует выявить суммы заработной платы, не выплаченные работникам в срок (из-за их неявки) и незадепонированные, а также суммы и причины возникновения переплат работникам; 
 
2) остатка по субсчету "Расчеты по депонированным суммам" счета 76 "Расчеты с разными дебитора ми и кредиторами". Для этого проверяется соответствие остатка по этому счету суммам оплаты труда, не выплаченным в срок из-за неявки работников, по карточкам депонентов, кроме того, проверяется наличие депонентской задолженности, по которой истек срок исковой давности; 
 
3) расчетов с подотчетными лицами. Комиссия проверяет правильность оформления авансовых отчетов работников (в том числе наличие оправдательных документов по израсходованным средствам, особенно при расчетах банковскими картами), производится сверка учетных данных счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" и авансовых отчетов в части суммы данных (как наличными деньгами, так и путем списания денежных средств со специального карточного счета, открытого банком для организации расчетов по банковской пластиковой карте, оформленной на имя подотчетного лица), израсходованных и возвращенных средств по каждому подотчетному лицу, а также целевое использование подотчетных сумм (кроме этого, комиссия должна установить остатки задолженности по подотчетным суммам). 
 
Результаты инвентаризации расчетов с контрагентами и персоналом организации сводятся в один акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. N ИНВ-17 – Приложение Е). 
 
Он составляется на основании актов сверки и справки о дебиторской и кредиторской задолженности (приложение к ф. N ИНВ-17) в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается в комиссии. 
 
Образец ф. N ИНВ-17 приведен в приложении 23 к постановлению Госкомстата России от 18.08.98 N 88./12/ В акте указывают: 
 
- в гр. 2 - счета бухгалтерского учета, на которых числится задолженность; 
 
- суммы задолженности, согласованные и не согласованные с дебиторами (кредиторами); 
 
- суммы задолженности, по которым истек срок исковой давности (общий срок исковой давности составляет три года с момента возникновения задолженности, при этом исковая давность по требованиям, связанным с имущественным страхованием, составляет два года, а по требованиям, связанным с перевозкой груза, - один год). 
 
Акт заполняется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается в комиссии. 
 
Списание дебиторской и кредиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности оформляется в бухгалтерском учете следующим образом:

 
По итогам инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами в бухгалтерском учете могут быть оформлены следующие записи:

 
По итогам инвентаризации расчетов с банками по кредитам в бухгалтерском учете организации могут быть оформлены следующие записи (табл. 1 Приложения Ж). 
 
По итогам инвентаризации расчетов с бюджетом по налогам и сборам и внебюджетными фондами по взносам в бухгалтерском учете организации могут быть оформлены следующие записи (табл. 2 Приложения Ж). 
 
По итогам инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками в бухгалтерском учете организации могут быть оформлены следующие записи (табл. 3 Приложения Ж). 
 
По итогам инвентаризации расчетов с работниками, в том числе с подотчетными лицами, в бухгалтерском учете организации могут быть оформлены следующие записи (табл. 4 Приложения Ж). 
 
 
2. Анализ проведения инвентаризации на предприятии ООО «Оружейная лавка»

1.  
   Порядок проведения инвентаризации

 
Организацию, проведение и контроль за проведением инвентаризации осуществляют две комиссии: постоянно действующая и рабочая. Кроме того, в межинвентаризационный период проверки и выборочные инвентаризации осуществляются работниками инвентаризационных групп, состоящих в штате предприятия. Персональный состав инвентаризационных комиссий и групп утверждается приказом руководителя предприятия.  
 
В состав постоянно действующей комиссии входят/19/: 

•  
  руководитель предприятия или его заместитель (председатель комиссии);

•  
  главные бухгалтера; 

•  
  начальники структурных подразделений (служб); 

•  
  представители общественности.

 
Постоянно действующие комиссии выполняют следующие функции/19/:

•  
  заслушивают на своих заседаниях руководителей структурных подразделений по вопросам сохранности товарно-материальных ценностей;

•  
  организуют проведение инвентаризаций и осуществляют инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий;

•  
  производят контрольно-проверочные и выборочные инвентаризации; 

•  
  рассматривают объяснения, полученные от лиц, допустивших недостачу, порчу ценностей или другие нарушения, и дают предложения о порядке регулирования выявленных недостач и потерь от порчи ценностей.

 
Для непосредственного проведения инвентаризаций (при большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств) постоянные комиссии создают рабочие инвентаризационные комиссии, в состав которых входят/20/: 

•  
  представитель руководителя предприятия (председатель комиссии);

•  
  специалисты (товаровед, технолог, экономист, юрист, работник бухгалтерской службы).

 
В некоторых случаях (например, после краж и ограблений) в состав комиссий включают представителей: управления торговли местных исполнительных и распорядительных органов; службы внутреннего аудита организации; независимых аудиторских организаций. 
 
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными. 
 
Члены инвентаризационных комиссий за внесение в описи заведомо неправильных данных с целью сокрытия недостач, растрат или излишков подлежат привлечению к ответственности в установленном законом порядке.  
 
План инвентаризаций составляется главным бухгалтером по согласованию с руководителем предприятия. Проведение инвентаризаций планируется на год с разбивкой по месяцам, ежемесячно план работы уточняется и при необходимости корректируется. При этом важное значение имеет правильное установление очерёдности инвентаризаций: в первую очередь - у лиц, вновь принятых на материально ответственную работу, а также у недостаточно квалифицированных работников. При определении очерёдности инвентаризаций принимают во внимание факты неритмичного выполнения плановых заданий, неудовлетворительное качество выпускаемой продукции, наличие жалоб покупателей на обсчёт и другие нарушения.  
 
Основанием проведения инвентаризации является приказ (распоряжение – Приложение З), который вручается членам инвентаризационных комиссий. В приказе указывается состав инвентаризационной комиссии, конкретные объекты инвентаризации, сроки начала завершения работ, сдачи материалов инвентаризации в бухгалтерию./23,25/  
 
Инвентаризация проводится в несколько этапов/20,23/: 
 
Первый этап — обязательный подсчет, взвешивание, обмер материальных ценностей, оформление инвентаризационных ведомостей или описей. При инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами составляются контокоррентные выписки (т. е. выписки из карточек счетов с указанием суммы задолженности). 
 
Второй этап — оценка выявленных, подсчитанных и описанных средств по первоначальной или измененной оценке (например, при ухудшении качества материалов). 
 
Третий этап — выявление расхождений фактического наличия с данными бухгалтерского учета, установление причин расхождений, заполнение сличительной ведомости. 
 
Четвертый этап — оформление результатов инвентаризации и отражение выявленных расхождений в учете и отчетности того месяца, в котором закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. 
 
Прежде чем приступить к проверке фактического наличия товарно-материальных ценностей, инвентаризационная группа обязана/20/:

•  
  получить от материально ответственных лиц расписку в том, что у них нет неоприходованных и не списанных в расход ценностей, а также последние товарно-денежные отчёты и расписку о их сдаче, тщательно проверить их и проставить даты и подписи председателя;

•  
  получить от кассира и проверить последний кассовый отчёт с выведенными в нём остатками денег в кассе;

•  
  снять остаток наличия денежных средств в кассе, записать его в инвентаризационную опись; 

•  
  опломбировать места хранения ценностей, имеющие отдельные входы и выходы; 

•  
  проверить исправность всех весоизмерительных приборов; 

•  
  материальные ценности рассортировать и уложить по наименованиям, артикулам, ценам сортам, размерам в определённом порядке, удобном для пересчёта, перемеривания и перевешивания;

•  
  в местах хранения вывесить ярлыки с указанием количества, массы или меры проверяемых ценностей.

 
Проверка фактических остатков производится при обязательном участии материально ответственных лиц. Наличие ценностей при инвентаризации определяется путем обязательного пересчета, взвешивания, обмера непосредственно в местах хранения (закрепления) имущества.  
 
Количество материалов и товаров, хранящихся в неповрежденной упаковке поставщика, определяется на основании документов при обязательной проверке в натуре их части. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов. При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. По окончании перевески данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись./20/ 
 
Комиссия также должна проверить весоизмерительное оборудование. Инвентаризация расчётов проводится путём сопоставления выписок из лицевых счетов с бухгалтерскими записями по счетам. Кроме того, комиссия высылает дебиторам или кредиторам выписки из счетов и просит подтвердить в кратчайшие сроки.  
 
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т. п., где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок оформляются актом, где отмечаются фактические суммы инвентаризации и контрольной проверки и фиксируются расхождения. 
 
Наименования инвентаризуемых объектов, их количество и цена показываются в инвентаризационных описях или актах (не менее чем в двух экземплярах, подписанных всеми членами комиссии и материально ответственными лицами) по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. Материально ответственные лица подтверждают на каждой описи, что у них нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение 
 
В случае обнаружения порчи, боя и лома товарно-материальных ценностей инвентаризационная комиссия составляет акт, в котором указывают характер, степень, причины порчи и лиц, в ней виновных, и вместе с письменным объяснением материально ответственных лиц передают на рассмотрение.  
 
Оформленные инвентаризационные описи сдают в бухгалтерию, где их проверяют и сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость(Приложение И). В ней указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета и результаты сравнения – излишек или недостача.  
 
По завершении инвентаризации в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации делаются итоговые записи: дата окончания инвентаризации по приказу и фактически, суммы недостач и излишков окончательные, дата утверждения результатов руководством, дата принятия мер по недостачам – их погашение либо передачи дела в следственные органы, отметка о погашении недостач, оприходовании излишков.  
 
После подведения итогов инвентаризации составляется сводная ведомость ее результатов (Приложение К), в которой указываются: наименования и номера счетов, по которым выявлены недостачи и излишки, их суммы, суммы установленных норм имущества, после чего определяются направления списания недостач и потерь. 
 
Инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы, предложения и решения комиссии оформляют протоколом (Приложение Л), утвержденным руководителем предприятия, после чего результаты инвентаризации отражают в учете (в течение 10 дней после окончания инвентаризации) и отчетности того месяца, в котором она была завершена, а результаты годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчете./23,25/  
 
По всем недостачам, потерям и излишкам материальных ценностей и денежных средств инвентаризационной комиссией должны быть получены от материально ответственных лиц письменные объяснения. На основании предоставленных объяснений и материалов инвентаризации комиссия устанавливает характер и причины выявленных недостач и излишков и в соответствии с этим определяет порядок регулирования разниц между данными инвентаризации и бухгалтерского учета./21/ 
 
Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации, представленные в приложениях № 6-19 к Методическим указаниям по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, либо формы, разработанные министерствами, ведомствами./10/