Контроль расчетов с покупателями

В последние годы в практике расчетных и кредитно-денежных отношений укрепились позиции векселя. Вексель является все чаще используется [7, c. 129]:

• для оформления товарных кредитов, предоставляемых продавцом покупателю в виде отсрочки платежа;
• в качестве залога для получения банковского кредита или займа;
• как средство обеспечения обязательств третьих лиц.

С момента выдачи векселя обязательство по первоначальному договору (купли-продажи, подряда и т.п.) трансформируется в долг по вексельной сделке, т.е. в обязательство заемного типа. В векселе могут быть указаны следующие сроки платежа:

• в момент предъявления векселя;
• через некоторое время после предъявления векселя;
• через определенный срок после составления векселя
• конкретная дата.

Проценты могут начисляться только по векселям, которые подлежат оплате сразу по предъявлении или через определенное время после предъявления. Если в векселе срок платежа определен конкретной датой, то по такому векселю проценты не начисляются.

Держатель векселя, срок платежа, по которому назначен на определенный день или в определенный день от составления или предъявления, должен предъявить его к оплате в этот день (или в последующий рабочий день недели). Если в течение трех дней векселедержатель не предъявил вексель к платежу, то все затраты и риски при этом переходят от должника к векселедержателю. В случае частичного платежа должник может потребовать отметки о таком платеже на векселе и выдачи ему расписки в этом. Если должник оплатил вексель в срок, он освобождается от обязательства [7, c. 134].

Расчеты в порядке плановых платежей используются при устойчивых постоянных взаимоотношениях между организациями за товары, работы и услуги. Платежи в этих случаях производят фиксированными суммами в установленные соглашением сроки. Поставщик и покупатель регулярно контролируют соответствие платежей фактическому объему поставок. По результатам сверки делается перерасчет.

Резкое увеличение дебиторской задолженности и ее доли в текущих активах может свидетельствовать о неосмотрительной кредитной политике организации по отношению к покупателям либо об увеличении объема продаж, либо неплатежеспособности и банкротстве части покупателей. С другой стороны, организация может сократить отгрузку продукции, тогда счета дебиторов уменьшатся.

Следовательно, рост дебиторской задолженности не всегда оценивается отрицательно. Необходимо различать нормальную и просроченную задолженность. Наличие последней создает финансовые затруднения, так как организация будет чувствовать недостаток финансовых ресурсов для приобретения производственных запасов, выплаты заработной платы и др. Кроме того, замораживание средств в дебиторской задолженности приводит к замедлению оборачиваемости капитала.

Просроченная дебиторская задолженность означает также рост риска непогашения долгов и уменьшение прибыли. Поэтому каждое организация заинтересовано в сокращении сроков погашения причитающихся ему платежей.

Анализ состояния расчетов с покупателями и заказчиками необходим не только руководству и главному бухгалтеру организации, но и работникам ее финансовой и юридической служб, руководителям отделов маркетинга и продаж, аудиторам для того, чтобы дать объективную оценку финансового состояния организации, реальности погашения и обеспечения ею обязательств. Экономические субъекты должны обстоятельно анализировать свои долговые обязательства для нужд управления финансовой деятельностью и информирования акционеров и других собственников.

Анализ дебиторской задолженности необходим поставщикам и подрядчикам, работникам налоговых органов, финансовых служб – всем, кто имеет или намерен иметь хозяйственные отношения с организацией, чтобы убедиться в ее платежеспособности.

Особое значение анализ дебиторской задолженности имеет для банков и других кредитных учреждений, для инвестиционных фондов и компаний, которые, прежде чем предоставить кредит или осуществить финансовые вложения, с особой тщательностью анализируют бухгалтерскую отчетность клиентов, в том числе и задолженность покупателей и заказчиков.

Таким образом, покупатели и заказчики – это организации, приобретающие произведенную продукцию, товары, прочие ценности, потребляющие оказываемые им услуги и выполненные работы. Покупатели и заказчики представляют собой основную категорию дебиторов организации. Соответственно, расчеты с покупателями и заказчиками возникают в хозяйственной деятельности организации при погашении дебиторской задолженности. Анализ состояния расчетов с покупателями и заказчиками необходим не только руководству и главному бухгалтеру организации, но и работникам ее финансовой и юридической служб, руководителям отделов маркетинга и продаж, аудиторам для того, чтобы дать объективную оценку финансового состояния организации, реальности погашения и обеспечения ею обязательств. Экономические субъекты должны обстоятельно анализировать свои долговые обязательства для нужд управления финансовой деятельностью и информирования акционеров и других собственников.

 

1.2 Цель, задачи и источники информации  анализа расчетов с покупателями  и заказчиками

 

Цель анализа расчетов с покупателями и заказчиками — выявление путей, возможностей и резервов оптимизации расчетов.

Задачи анализа расчетов с покупателями и заказчиками:

• определить, как изменилась величина долговых обязательств по сравнению с началом года или другого анализируемого периода;
• оценить, оптимально ли  соотношение дебиторской и кредиторской задолженности, если нет – определить, как добиться его оптимальности, что для этого нужно сделать;
• определить и оценить риск дебиторской задолженности, ее влияние на финансовое состояние организации, установить допустимые границы этого риска, меры по его снижению;
• оценить целесообразность увеличения отпуска продукции, товаров и услуг в кредит;
• определить пределы ценовых скидок для ускорения оплаты выставленных счетов;
• прогнозировать состояние задолженности покупателей и заказчиков в пределах текущего года, что позволит улучшить финансовые результаты ее деятельности.

Источниками информации для анализа расчетов с покупателями и заказчиками являются: бизнес-план организации, оперативные планы- графики; договора на поставку продукции; регистры синтетического и аналитического учета; бухгалтерская и статистическая отчетность.

Регистры аналитического учета включают: накладные на отгрузку продукции; товарно-транспортные накладные; счета-фактуры; журнал регистрации выставленных счетов-фактур; книга продаж; ведомость № 16 «Отгрузка и реализация продукции»

Регистры синтетического учета: журнал – ордер № 11, книга «Журнал-главная».

Бухгалтерская отчетность:

• Ф. № 1 «Бухгалтерский баланс»
• Ф. № 2 «Отчет о прибылях и убытках»

Статистическая отчетность:

• Ф. № 1-п (годовая) «Отчет по продукции»
• Ф.№ 1-п (месячная) «Срочная отчетность промышленного организации (объединения) по продукции»

В зависимости от размера дебиторской задолженности, количества расчетных документов и дебиторов анализ ее уровня можно проводить как сплошным, так и выборочным методом. При выборочном методе обычно задается критический уровень дебиторской задолженности. Все расчетные документы, относящиеся к задолженности, превышающей критический уровень, подвергаются проверке в обязательном порядке. Из оставшихся расчетных документов делается контрольная выборка. Затем проверяется реальность сумм дебиторской задолженности в отобранных расчетных документах. После обобщения результаты анализа распространяются на всю совокупность дебиторской задолженности.

Таким образом, цель анализа расчетов с покупателями и заказчиками — выявление путей, возможностей и резервов оптимизации расчетов. Задачи анализа расчетов с покупателями и заказчиками обусловлены целью анализа. Источниками информации для анализа расчетов с покупателями и заказчиками являются: бизнес-план организации, оперативные планы- графики; договора на поставку продукции; регистры синтетического и аналитического учета; бухгалтерская и статистическая отчетность.

 

1.3 Методика анализа расчетов с покупателями и заказчиками.

 

В анализе расчётов с поставщиками и подрядчиками важное место занимает анализ дебиторской задолженности.

Анализ состояния дебиторской задолженности начинают с общей оценки динамики ее объема в целом и по статьям.

Затем анализируется качественное состояние дебиторской задолженности для выявления динамики абсолютного и относительного размера неоправданной задолженности, к которой относится просроченная задолженность покупателей и заказчиков. Чем длительнее срок просрочки, тем вероятнее неуплата по счету. Отвлечение средств в эту задолженность создает реальную угрозу неплатежеспособности организации и ослабляет ликвидность его баланса.

Сомнительные (безнадежные) долги - счета, которые покупатели не оплатили. Безнадежные долги означают, что с каждого рубля, вложенного в дебиторскую задолженность, не будет возвращена определенная часть средств. Наличие сомнительной дебиторской задолженности свидетельствует о несостоятельности политики предоставления отсрочки в расчетах с покупателями. Для выявления реальности взыскания долгов, носящих сомнительный характер, необходимо проверить наличие актов сверки расчетов или писем, в которых дебиторы признают свою задолженность, а также сроки исковой давности. По долгам, не реальным ко взысканию, в установленном порядке формируется резерв по сомнительным долгам. При наличии оправдательных документов безнадежные долги погашаются путем списания их на убытки организации как дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности [6].

 Существуют следующие  формы досрочного погашения дебиторской  задолженности:

• продажа долгов банку (факторинг);
• получение ссуды в банке на оплату обязательств, превышающих остаток средств на расчетном счете (овердрафт);
• учет векселей (дисконт).

Также для предотвращения неплатежей организации предоставляют скидки с договорной цены при досрочной оплате. При снижении объема дебиторской задолженности необходимо установить, не списана ли она на убытки, имеются ли оправдательные документы.

Следующим этапом анализа дебиторской задолженности является определение структуры и динамики изменения каждой статьи дебиторской задолженности организации.В анализе прочих дебиторов находит отражение своевременность платежей рабочих и служащих за товары, приобретённые в кредит.

Анализ дебиторской задолженности должен также показать, как осуществляются расчёты по возмещению материального ущерба, начисленного возникшими недостачами и хищением ценностей, в том числе и по искам, предъявленным по взысканию через суд, а также суммы, присуждённые судом, но не взысканные. При анализе выявляют, своевременно ли предъявляются документы в судебно-следственные органы для возмещения ущерба [1, с. 101].

Результаты анализа позволяют обосновано предположить какие статьи дебиторской задолженности могут быть рассмотрены с точки зрения возможности их сокращения.

В процессе проведения анализа рассчитываются следующие основные групп показателей:

1. Средняя дебиторская задолженность:

                        (1.1)

где: ДЗ – кредиторская задолженность.

2. Оборачиваемость дебиторской задолженности:

                                  (1.2)

где: ОДЗ – оборачиваемость дебиторской задолженности;

Вр – Выручка от реализации продукции;

СДЗ – Средняя дебиторской задолженность.

3. Период погашения дебиторской задолженности:

                                 (1.3)

где: ППДЗ – период погашения дебиторской задолженности.

Следует иметь в виду, что чем больше срок просрочки, тем выше риск ее непогашения.

4. Доля дебиторской задолженности в общем объеме текущих активов:

                                 (1.4)  

где: ДЗакт – доля дебиторской задолженности в текущих активах;

Та – текущие активы.

5. Доля сомнительной дебиторской задолженности в общем объеме текущих активов:

                            (1.5)

где: ДДЗсомн – доля сомнительной дебиторской задолженности

ДЗсомн – сомнительная дебиторская задолженность

Последний показатель характеризует «качество» дебиторской задолженности. Тенденция к его росту свидетельствует о снижении ликвидности.

Для проведения сравнительного анализа дебиторской задолженности по расчетам с покупателями и заказчиками и кредиторской задолженности по расчетам с поставщиками и подрядчиками, необходимым является проведения анализа кредиторской задолженности.