Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами і різними дебіторами та кредиторами

Вивіз валюти при відрядженні. Відряджений може вивозити за межі України іноземну валюту в сумі до 3000 доларів США для фізичних осіб резидентів та до 1000 доларів США для фізичних осіб нерезидентів або еквівалент цих сум в іншій іноземній валюті за офіційним обмінним курсом гривни до іноземних валют на день перетинання митного кордону, за умови усного декларування готівки митному органові.

У випадку якщо відряджений вивозить суму понад 1000 доларів США, але не перевищуючу 10000 доларів США, то він зобов'язаний указати у митній декларації цю суму або її еквівалент у іншій іноземній валюті за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, встановленому Національним банком на день оформлення митної декларації, готівці і/або дорожнім чекаму відповідності з довідкою уповноваженого банку на вивіз іноземної валюти і чеків, вираженої в іноземній валюті, у відрядження за кордон України за формою 01 с (довідка дійсна протягом 1 місяця).

Крім того, відряджений може вивозити з обов'язковою вказівкою в митній декларації іноземну валюту, ввезену раніше в Україну на законних підставах (за наявності митної декларації на її ввезення).

Бухгалтерський облік.  Облік розрахунків із підзвітними особами ведеться на субрахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" рахунка 37 "Розрахунки з різними дебіторами". Облік виданих у підзвіт сум ведеться по дебету рахунка 372 у кореспонденції з рахунками обліку грошових коштів, зокрема із субрахунками 301 "Каса в національній валюті" і 302 "Каса в іноземній валюті" рахунка 30 "Каса".

Витрачені підзвітні суми (відповідно до затверджених авансових звітів) відображають по кредиту рахунка 372 у кореспонденції з дебетом рахунків обліку витрат (91 "Загальновиробничі витрати", 92 "Адміністративні витрати", 93 "Витрати на збут", 94 "Інші витрати операційної діяльності") залежно від характеру здійснених витрат.

У ситуації, коли гроші видано в підзвіт на відрядження, витрати, понесені підприємством, неможливо прямо пов'язати з доходом певного періоду, витрати відображають у складі витрат того звітного періоду, в якому вони були здійснені.

Витрати на відрядження, пов'язані з придбанням товарно-матеріальних цінностей включаються до первісної вартості таких запасів.

Згідно з П(С)БО 21 "Вплив зміни валютних курсів", сума витрат визнається за курсом НБУ на день видачі авансу на закордонну відрядження, а сума не витраченого авансу – за курсом НБУ на день повернення.

2.3 Документальне оформлення  та облік розрахунків з різними  дебіторами і кредиторами

Основними законодавчо-нормативними документами з обліку дебіторської заборгованості підприємства є:

1. Закон України «Про бухгалтерський  облік та фінансову звітність в Україні». Цей Закон визначає правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку активів та зобов'язань підприємства, у тому числі дебіторської заборгованості та складання фінансової звітності.

2. План рахунків бухгалтерського  обліку активів, капіталу, зобов'язань та господарських операцій . Цей документ визначає систему кодування рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань та господарських операцій підприємств та організації.

3. Інструкція про застосування  плану рахунків бухгалтерського  обліку активів, капіталу, зобов'язань та господарських операцій . Ця інструкція встановлює призначення та порядок ведення рахунків бухгалтерського обліку для узагальнення методом подвійного запису інформації про наявність та рух активів, капіталу, зобов'язань і фактів фінансово-господарської діяльності підприємств, організації та інших юридичних осіб незалежно від форм власності, організаційно-правових форм і видів діяльності, а також відокремлених на окремий баланс філіалів, відділень та інших підрозділів юридичних осіб, окрім банків та бюджетних установ.

4. П(С) БО 10 «Дебіторська заборгованість» . Цей нормативний акт визначає методологічні основи формування у бухгалтерському обліку інформації про дебіторську заборгованість та розкриття її у фінансовій звітності підприємства.

5. П(С) БО 2 «Баланс» . Цей нормативний акт визначає методологічні принципи формування у бухгалтерському обліку інформації про дебіторську заборгованість та розкриття її змісту в статтях балансу.

6. Інструкція про службові відрядження  в межах України та за кордон . Ця інструкція регламентує повний порядок обліку службових відряджень, оформлення необхідних документів, дозволів наказів та граничні суми добових норм витрат, що застосовують підприємства та організації при відряджені своїх працівників.

7. Методичні рекомендації по  застосуванню регістрів бухгалтерського  обліку», затверджені наказом Міністерства фінансів України . Ці Методичні рекомендації по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку спрямовані на узагальнення у регістрах бухгалтерського обліку методом подвійного запису інформації про наявність і рух активів, капіталу, зобов'язань, обороти за кредитом рахунку 37 відображаються у розділі I Журналу 3. Записи в цьому Журналі здійснюються на підставі підсумкових даних відомостей 3.1 - 3.6 та первинних документів. Згідно п. 29.2. методичних рекомендацій Відомість 3.2 призначена для аналітичного обліку поточної дебіторської заборгованості (з підзвітними особами, за авансами виданими, за претензіями, за відшкодуванням завданих збитків, за позиками членів кредитних спілок та за іншими операціями). У Відомості 3.2 для обліку розрахунків за кожним дебітором відводиться необхідна кількість рядків. Сальдо визначається за кожним дебітором і також переноситься в графи 5 і 6 Відомості 3.2 на наступний місяць. Підсумки граф 16 - 21 (рядок «Усього за рахунком 37») цієї відомості переносяться до графи 6 розділу I Журналу 3

8. Положення про документальне  забезпечення записів у бухгалтерському обліку №88 . Положення встановлює порядок створення, прийняття і відображення у бухгалтерському обліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерської звітності підприємствами.

9. Інструкція по інвентаризації  основних засобів, нематеріальних  активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів та розрахунків №69 , що визначає організаційно-підготовчий етап інвентаризації дебіторської та кредиторської заборгованості серед інших включає процедури з перевірки повноти та своєчасності рознесення розрахунково-платіжних документів. Тільки після цього встановлюють перелік всіх контрагентів, по яких є заборгованість. На технологічно-документальному етапі проводиться зіставлення розрахунків з контрагентами. Згідно з п. 11.11 інструкції на рахунках обліку розрахунків з покупцями і замовниками, постачальниками і підрядчиками, іншими дебіторами і кредиторами повинні залишатися виключно погоджені суми. При цьому в Інструкції №69 по суті вказаний лише порядок здійснення інвентаризації дебіторської заборгованості, оскільки п. 11.11 цього документу передбачено передачу лише підприємствами-кредиторами виписки про заборгованість дебіторам. У свою чергу, підприємства-дебітори зобов'язані протягом десяти днів з дня отримання виписки підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення. Отже, виникає ситуація, коли порівняння й підтвердження реальності кредиторської заборгованості залежать лише від підприємств-кредиторів. На нашу думку, в Інструкції №69 варто або передбачити можливість оформлення й передачі виписки про заборгованість як дебіторами, так і кредиторами, або закріпити можливість документального запиту виписки про кредиторську заборгованість у підприємств-дебіторів та обов'язкову відповідь на нього.

10. Порядок складання звіту використання  коштів, наданих на відрядження або під звіт форма №440 . Цей документ затверджує форму авансового звіту, який повинна скласти особа прибувши з відрядження та визначається термін надання звіту. За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку в касу або зараховується на банківський рахунок податкового агента платника податку, що їх надав, до або під час подання зазначеного звіту. Заповнення авансового звіту визначено п. 6 Порядку складання звіту, затвердженого згаданим Наказом №440. На жаль, з чинної редакції цього пункту можна зрозуміти лише те, які графи повинні заповнювати (підписувати) керівник підприємства і підзвітна особа. Щодо заповнення граф «Звіт перевірено», «Залишок внесений (перевитрата видана) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку штрафу та суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, то відповідно до п. 6 Порядку їх має заповнювати особа, яка надала кошти на відрядження. Кого мала на увазі ДПАУ у цьому випадку під зазначеними особами, з тексту Порядку не зрозуміло. У зв'язку з цим бухгалтери часто-густо зазнають певних труднощів із заповненням названих граф, особливо щодо того, хто повинен ставити в них свій підпис.

11. П(С) БО 11 «Зобов'язання» . Цей нормативний акт визначає методологічні основи формування у бухгалтерському обліку інформації про зобов'язання підприємства та розкриття її у фінансовій звітності підприємства.

Дебіторська заборгованість являє собою можливі фінансові спроможності підприємства і має велике значення, оскільки, використовується не тільки для управління, а й для узагальнення результатів у масштабі галузей і народного господарства в цілому. Від правильності ведення обліку розрахунків з дебіторами залежить достовірність даних про отриманий підприємством прибуток та відображення активів у фінансовій звітності підприємства.

Діяльність кожного підприємства передбачає реалізацію продукції, надання робіт та послуг з метою отримання прибутку, що в свою чергу веде підприємство до вступу у різні розрахункові відносини. Розрахункові відносини передбачають сплату коштів покупцем постачальнику за отримані товар та послуги. Але несвоєчасні розрахунки по рахунках, розрахунки по передплаті зумовлюють виникнення дебіторської заборгованості, яка потребує відображення її в обліку для отримання повної та достовірної інформації про розрахункові операції, результат яких потім відображується у звітності.

Отже визначимо, що таке дебіторська заборгованість.

Дебіторська заборгованість визнається активом, якщо існує ймовірність отримання підприємством майбутніх економічних вигод та може бути достовірно визначена її сума.

Дебіторська заборгованість - це сума заборгованості дебіторів підприємству на певну дату. Відповідно виникає потреба і у визначені дебіторів підприємства.

Дебітори - юридичні та фізичні особи, які внаслідок минулих подій заборгували підприємству певні суми грошових коштів, їх еквівалентів або інших активів.

Дебіторська заборгованість має свою класифікацію. Відповідно до класифікації дебіторська заборгованість поділяється на довгострокову і поточну дебіторську заборгованість.

Довгострокова дебіторська заборгованість - сума дебіторської заборгованості, яка не виникає в ході нормального операційного циклу та буде погашена після дванадцяти місяців з дати балансу, відображується у складі необоротних активів.

Поточна дебіторська заборгованість - сума дебіторської заборгованості, яка виникає в ході нормального операційного циклу або буде погашена протягом дванадцяти місяців з дати балансу, відображується у складі оборотних активів.

Операційний цикл - це проміжок часу між придбанням запасів для здійснення діяльності та отриманням коштів від реалізації виробленої з них продукції або товарів і послуг.

Зобов'язання - заборгованість підприємства, що виникла внаслідок минулих подій і погашення якої в майбутньому, як очікується, приведе до зменшення ресурсів підприємства, що висвітлюють у собі економічні вигоди.

Постачальники - юридичні або фізичні особи, які здійснюють постачання ТМЦ (сировини, матеріалів, запчастин, МШП), що надають послуги (подачу електроенергії, газу, води, пару тощо), виконують роботи (поточний і капітальний ремонт основних засобів тощо).

Підрядники - спеціалізовані підприємства або фізичні особи, які виконують будівельно-монтажні роботи при спорудженні об'єктів на підставі договорів підряду на капітальне будівництво.

Зобов'язання перед постачальниками та підрядниками відносяться до поточних і як і усі поточні зобов'язання відображуються в балансі за сумою погашення.

Виходячи з економічної класифікації в бухгалтерському обліку і відбувається будівництво інформаційних потоків по рахунках дебіторської заборгованості підприємства.

Згідно з П(С) БО 10 дебіторська заборгованість визнається активом, якщо існує ймовірність отримання підприємством майбутніх економічних вигод, і її сума може бути достовірно визначена (майбутня економічна вигода - це потенціал, який може сприяти надходженню, прямо або непрямо, грошових коштів та їх еквівалентів на підприємство) .

Тільки поточна заборгованість принципово може вважатися сумнівною або безнадійною. Довгострокова заборгованість зможе тільки після переводу її в розряд поточної. Раніше тільки заборгованість основних дебіторів, тобто дебіторську заборгованість за товари, роботи, послуги, яку обліковували на рахунку 36 «Розрахунки з покупцями та замовниками».

Цей рахунок призначено тільки для відображення дебіторської заборгованості за фактично відвантажені продукцію, товари, роботи, що є предметом основної діяльності підприємства. Знаючи про нелюбов до дроблення дебіторської заборгованості за чисельними рахунками Інструкції №291 , тобто всупереч вимогам на практиці на рахунку 36 можна «зустріти» й отримані від покупців аванси, й іншу зовсім не «основну» дебіторську заборгованість. Проте навіть при такому вільному трактуванні призначення цього рахунку, складаючи баланс треба було відділяти основних дебіторів від інших і нараховувати «під них» резерв сумнівних боргів, для того щоб у валюту балансу потрапляла чиста реалізаційна вартість основної «дебітори». Ясна річ, що коли резерв нараховується виходячи із загального сальдо рахунку 36 (у разі обліку заборгованості «котловим» методом), помилки не можна було уникнути, бо під «очищення, резервом потрапляла «надмірна» дебіторська заборгованість, а отже, порушувалися вимоги П(С) БО 10 .

З питання визначення резерву сумнівних боргів, яке визначається у П(С) БО 10, по-перше, у п. 9 зазначено, що класифікація дебіторської заборгованості здійснюється шляхом групування дебіторської заборгованості по строкам її непогашення, але у стандарті не вказано, як і за який період визначити це групування, оскільки термін може бути від одного дня до трьох років включно; по-друге, у стандарті не вказано за які попередні періоди, для визначення коефіцієнту сумнівності по кожній групі, береться сума безнадійної заборгованості (відповідний період попереднього року, квартал, 6 місяців, 9 місяців поточного року або попередній рік) і яка безнадійна заборгованість списана за період чи на дату балансу; по-третє, так як П(С) БО 10 п. 9 визначає величину резерву як помноження дебіторської заборгованості та коефіцієнт сумнівності, то таким чином, коефіцієнт сумнівності повинен бути розрахований статистичним методом з урахуванням суми заборгованості та часу її погашення по кожній групі.