Бухгалтерський облік розрахунків з підзвітними особами і різними дебіторами та кредиторами

і - кількість місяців в обраному для спостереження періоді.

В ПБО 10 приведено наступне визначення безнадійної заборгованості:

Безнадійна дебіторська заборгованість - поточна дебіторська заборгованість, щодо якої існує впевненість про її неповернення боржником або за якою минув строк позивної давності.

У Податковому кодексі термін «безнадійна заборгованість» і причини її виникнення визначено пп. 14.1.11 п. 14.1 ст. 14 ПКУ. Виходячи з цих критеріїв, йдеться про заборгованість, ймовірність стягнення якої втрачено через різні обставини, однією з них є строк позовної давності.

Строк позовної давності - це строк, протягом якого кредитор може звернутися до суду з вимогами про стягнення боргу з боржника. Цей строк у загальному випадку становить три роки згідно з Цивільним кодексом України або 1095 днів згідно з пп. 102.1 статті 102 ПКУ.

До ознак безнадійної заборгованості належить дебіторська заборгованість, яка виникає у платника податку - продавця внаслідок недостатності активів покупця, до якого застосовуються процедури банкрутства або внаслідок списання такої заборгованості у випадку укладення мирової угоди. Регулювання такої безнадійної заборгованості здійснюється абзацами «в», «г» пп. 14.1.11 пункту 14.1 статті 14, пп. 159.1.6 пункту 159.1 статті 159 ПКУ, а також законодавством з питань банкрутства.

Поняття «сумнівна заборгованість» визначено згідно з наказом ДПА №346 як заборгованість за відвантажені товари або заборгованість сплати відсотків, щодо якої існує невпевненість у її погашенні боржником і яка відрізняється від безнадійної заборгованості. У такий засіб можливість стягнення такої заборгованості ще не втрачено, але є підстави вважати, що вона може перетворитися у безнадійну.

Порядок урегулювання сумнівної та безнадійної заборгованості визначено у Податковому кодексі у ст. 159 «Безнадійна та сумнівна заборгованість». Дебіторська, сумнівна або безнадійна заборгованість може виникнути як у продавця товарів, робіт, послуг, так і у їх покупця.

У платника податку - продавця сумнівна дебіторська заборгованість виникає, якщо він відвантажив товар, виконав роботи, надав послуги, а покупець порушив строки оплати по договору. У платника податку - покупця дебіторська заборгованість виникає у тому випадку, коли він перерахував попередню оплату продавцю, а той порушив договірні строки поставки товарів.

Правила регулювання сумнівної заборгованості стосуються ситуації, коли відвантажено товари і за них не отримано вчасно оплату, тобто заборгованість має грошовий вираз. У 1 ст. 136 та ст. 139 Податкового кодексу України наведено, що отримані та перераховані аванси за товари не включаються до складу доходів і витрат для розрахунку оподаткованого прибутку, напевно, тому аванси у порядку регулювання сумнівної і безнадійної заборгованості не застосовуються. Розглядається дебіторська заборгованість у платника податку - продавця, покупець виступає як боржник, тому далі будемо використовувати такі терміни: платник податку - продавець, платник податку - покупець.

Загалом, згідно з ст. 159, порядок урегулювання сумнівної заборгованості здійснюється у продавця шляхом одночасного зменшення доходів на вартість відвантажених товарів та водночас витрат у сумі собівартості таких товарів, внаслідок чого зменшується сума прибутку, яка оподатковується. Як заходи щодо стягнення боргу з покупця - зменшуються витрати на суму невчасно сплаченої заборгованості, що зумовлює збільшення оподаткованого прибутку. Умови, завдяки яким відбуваються зміни доходів і витрат у продавця і витрат у покупця, розглянемо докладніше.

У випадку виникнення сумнівної дебіторської заборгованості у сумі вартості відвантажених товарів у поточному або попередніх звітних податкових періодах платник податку - продавець має право зменшити дохід на цю суму та одночасно повинен зменшити суму витрат цього звітного періоду на собівартість таких товарів. Таким чином, у продавця у звітному періоді зменшиться сума оподаткованого прибутку за рахунок означених змін у доходах і витратах товарів.

Продавець має право зменшити дохід та відповідну суму витрат до закінчення терміну позовної давності, якщо він провів позовну роботу щодо дебітора-покупця:

- звернувся до суду з позовом  про стягнення боргу з покупця;

- ініціював провадження справи  про банкрутство покупця;

- нотаріус вчинив виконавчий  напис про стягнення заборгованості  з покупця або стягнення заставленого  майна.

Суми ПДВ, отримані/нараховані на вартість продажу товарів, не враховуються для визначення об'єкта оподаткування, тому зменшення доходу відбувається на суму вартості товарів, які відвантажені, без суми ПДВ.

Регулювання сумнівної заборгованості в податкових розрахунках покупця здійснюється відповідно до підпункту 159.1.2. статті 159.

Згідно з цією статтею покупець зменшує витрати на вартість заборгованості у таких випадках:

- заборгованість покупця визнана  судом повністю або частково;

- згідно з виконавчим написом  нотаріуса про стягнення заборгованості  з такого покупця або стягнення  заставленого майна.

Строк, коли покупець зменшує витрати, а внаслідок цього збільшує прибуток, який оподатковується, наступає з дня набрання чинності рішення суду про визнання такої заборгованості або вчинення нотаріусом виконавчого напису. Рішення суду набуває чинності в строк, що визначається відповідно до законодавства і становить 10 днів від повного рішення суду.

В цілому питання дебіторської заборгованості є дуже важливими для функціонування любого підприємства, особливо в сучасних українських умовах ведення бізнесу. Питання дебіторської заборгованості впливає на економічну діяльність любого підприємства особливим чином: дебіторська заборгованість, яка протягом тривалого часу не повертається перш за все погіршує фінансовий стан підприємства, тобто відбувається погіршення платоспроможності підприємства, внаслідок недоотримання грошових коштів. Крім усього зазначеного відбувається погіршення оборотності грошових коштів. Внаслідок дії цих факторів може збільшуватися кредиторська заборгованість підприємства перед своїми постачальниками. Погіршення платоспроможності підприємства ставить загрозу, що до банкрутства підприємства, чи у кращому разі, погіршення результатів діяльності. Тобто на даному спрощеному прикладі можна досить чітко простежити ті негативні явища, які в собі може нести сумнівна чи безнадійна дебіторська заборгованість. Окрім негативних наслідків для підприємств, існують такі ж негативні наслідки для державного бюджету та фондів соціального страхування, внаслідок збільшення безробіття, зменшення платежів у вигляді податків та зборів. Докладно даний приклад можна простежити на наступній схемі.

Розрахунки з дебіторами відображаються кожною стороною у своїй звітності в сумах, що випливають з бухгалтерських записів i визнаються нею правильними.

2.2. Документальне оформлення та облік рахунків з підзвітними особами

Підставою для видачі грошового авансу підзвітній особі може бути письмове розпорядження керівника, службова записка, в якій викладено мотиви для видачі такого авансу, завізована керівником підприємства. При направленні працівника у відрядження по підприємству видається відповідний наказ (про службове відрядження). У наказі обов’язково вказуються: мета й терміни відрядження; місце, куди направляється відряджений працівник; умови перебування за кордоном (у випадку поїздки по запрошенню представляється його копія з перекладом); кошторис. На ім'я працівника оформляється посвідчення про відрядження на підставі наказу про службове відрядження. Посвідчення про відрядження є підтверджуючим документом для працівника підприємства про перебування в призначеному місці відрядження. Крім того, на підставі оформленого посвідчення про відрядження і підтверджуючих документів затверджується авансовий звіт відрядженого працівника. За відмітками у посвідченні про відрядження, що зазначають дати перебування працівника в місцях відрядження, розраховуються добові витрати. Таким чином підставою для видачі грошового авансу підзвітній особі є розпорядження керівника, завізована службова записка, наказ про службове відрядження.

Документами, що підтверджують витрати на відрядження, є: проїзні квитки (для проїзду від місця постійної роботи до місця відрядження і назад), документи, що підтверджують витрати, пов'язані з провезенням багажу або іншого вантажу, рахунки готелів, рахунки за телефонні переговори (не особистого характеру), інші документи, що підтверджують витрати на відрядження.

При видачі з каси підприємства грошового авансу підзвітній особі оформляється видатковий касовий ордер. Приймання до каси невитрачених готівкових коштів оформляється прибутковим касовим ордером.

Якщо ж підзвітна особа одержала готівку в установі банку з карткового рахунка застосуванням корпоративної картки на відрядження, то така готівка має використовуватися працівником за цільовим призначенням без оприбуткування її у касі підприємства.

У цьому випадку працівники повинні подавати до бухгалтерії підприємства такі документи:

– авансовий звіт;

– підзвітні документи, що свідчать про одержання готівки з карткового рахунка (чек банкомату, копія видаткового ордера, довідки за формами 377 і 377а, які підтверджують здійснення операції обміну валюти, квитанція торгівельного термінала тощо);

– невитрачений залишок готівки.

Підзвітна особа зобов'язана подати до бухгалтерії підприємства авансовий звіт про використання отриманої готівки в такий термін: по відрядженню – протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження.

Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються: добові за час перебування у відрядженні, вартість проїзду до місця призначення та назад, а також витрати на проживання в порядку й розмірах, установлених законодавством.

Для працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності (крім державних службовців, а також осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), установлено граничні розміри добових витрат за кордон.

Для осіб, які направляються в закордонне відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, норми добових витрат установлено в доларах США.

Працівникам, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями усіх форм власності (крім державних службовців, а також інших осіб, які направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів), добові виплачуються в іноземній валюті в сумі, яка в еквіваленті за офіційним курсом гривні до іноземних валют, установленим Національним банком на день видачі коштів із каси уповноваженого банку, не перевищує встановлених граничних норм добових витрат.

Отже для розрахунку авансу в частині добових витрат слід використовувати офіційний курс гривні до іноземної валюти, установлений НБУ на день видачі коштів із каси банку.

Керівник підприємства має право встановлювати додаткові обмеження щодо сум і цілей використання коштів, наданих для відрядження. Такі обмеження встановлюються наказом (розпорядженням) керівника підприємства.

Що стосується обмежень щодо сум і цілей використання коштів, наданих на відрядження, що встановлюються наказом (розпорядженням) керівника підприємства, то вони можуть бути застосовані тільки до витрат на проїзд і проживання, а не на добові.

Добові витрати за час перебування у відрядженні відшкодовуються в межах вищезгаданих норм.

Якщо при видачі авансу загальна сума в іноземній валюті має дробову частину, то допускається застосування арифметичного правила округлення до повної одиниці.

Термін відрядження. Фактичний час перебування у відрядженні відносно місця вибуття й прибуття зворотно визначається за відмітками у посвідченні про відрядження.

Фактичний час перебування у відрядженні визначається таким чином:

- при відрядженні в країни, із  якими не встановлений або  спрощений прикордонний контроль, згідно з відмітками відправляючої  і приймаючої сторони на посвідченні  про відрядження;

- при відрядженні в країни, з  якими встановлений повний прикордонний  митний контроль, згідно з відмітками  органів прикордонного контролю  в паспорті або документі, що  його замінює.

Термін відрядження за кордон визначається підприємцем і не може перевищувати 60 календарних днів.

Відшкодування витрат на відрядження. За час перебування у відрядженні працівникові відшкодовуються витрати: на проїзд; на оплату рахунків за мешкання в готелях (мотелях); на оплату телефонних рахунків; на оформлення закордонних паспортів, дозволів на в'їзд (віз), на комісійні, обов'язкове страхування, а також інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду і перебування в місці відрядження, включаючи будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв'язку здійснення таких витрат. Відрядженому також відшкодовуються витрати на проїзд до вокзалу, аеропорту або пристані і з вокзалу, аеропорту або пристані в місцях відправлення, призначення і пересадок, а також витрат на проїзд за місцем відрядження на міському транспорті за умов, що працівнику не надавалися засоби пересування безкоштовно.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження за кордон і не виїхав, то він повинен протягом трьох робочих днів від дня прийняття рішення про скасування поїздки повернути вказані кошти в тих грошових одиницях, в яких був виданий аванс.

Обов'язковою умовою віднесення витрат на відрядження до складу витрат підприємця є наявність документів, підтверджуючих взаємозв'язок такого відрядження із здійсненням основної діяльності такого платника податків.

Такими документами є і запрошення приймаючої сторони, діяльність якої збігається з діяльністю підприємця, і укладений договір (контракт) або інші документи, що свідчить про встановлення між ними цивільно-правових відносин, або ж документи, які підтверджують участь підприємця (його найманого працівника) у переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться по тематиці, що збігається з основною діяльністю платника податків.

Підприємець повинен віднести витрати на відрядження в тому звітному періоді, в якому відрядження завершене.

У випадку якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити додаткові кошти або якщо з поважних причин відрядженому не видані кошти на відрядження, то виплата здійснюється не пізніше трьох днів від дня прибуття відрядженого з відрядження в національній валюті України за офіційним обмінним курсом гривні до іноземних валют, встановленому Національним банком України на день погашення заборгованості.