Развитие офисных навыков

Структура пирамиды почти волшебным образом заставляет вас подавать информацию именно в таком порядке, который необходим читателю. Обратимся к двум примерам. На рисунке 2 первый пример, шутливый, из статьи ПК. Честертона. Этот пример иллюстрирует мысль о том, как работает, удерживая внимание читателя, техника «вопрос/ответ». Пример формален, и вам необязательно оценивать значение сказанного. 

 Рис. 2. Структура пирамиды поддерживает диалог из вопросов и ответов

Честертон говорит, что поросят нужно баловать, как домашних любимчиков. Читатель спрашивает: «Почему?» Честертон отвечает: «По двум причинам: во-первых, они восхитительно прекрасны, во-вторых, их можно разводить с бесконечными вариациями свойств».

Читатель.     Когда и почему эти поросята прекрасны?

Честертон.   Они прекрасны, потому что они изумительно жирны. И к тому

же они типичные англичане.

Читатель.     Что красивого в том, чтобы быть жирным?

Честертон.   Тучность создает очаровательные изгибы и порождает во вла-

дельце скромность, благопристойность.

В конце этой логической подструктуры вы, очевидно, не согласны с аргументами Честертона, но, по меньшей мере, видите и понимаете их. Вам ясно: почему он говорит это, что он говорит по этому поводу, и у вас больше не возникает дополнительных вопросов. Следовательно, писатель может перейти к следующей системе аргументов, отстаивающей положение о том, что свиньи прекрасны, потому что они типичные англичане.

 

Читатель.     Почему англосаксонские свиньи прекрасны?

Честертон.   Свиньи склоняются к земле. Эта связь символизирует, что сила  не обязательно несовместима с добротой. А это так типично для' Англии, что раздобревшие свиньи просто заслужили того, чтобы стать национальным символом.

И вновь вы, вероятно, имеете возражения по поводу высказанного. Но вам абсолютно ясно, каким образом Честертон отвечает на эти вопросы. Ясно, что идеи, объединенные в группы, обосновывают положения верхнего уровня иерархии и отвечают на вопросы, вытекающие из этих положений. В итоге рассуждения о бесконечных вариациях в выведении свиней выглядят абсолютно понятно.

Вы можете убедиться в том, как та же самая техника успешно оправдывает себя на примере отрывка из делового документа (рис. 3). Здесь мы имеем структуру двадцатистраничного документа, в котором содержится рекомендация купить лицензию на Интернет-кафе. Это хорошее приобретение по трем причинам. А под каждой причиной ответ на те вопросы читателя, которые возникнут у него по мере понимания этой конкретной причины. Причины поданы настолько ясно и понятно, что читателю остается только решить, согласен ли он с доводами автора доклада, или вновь задать какие-то вопросы.

Рис. 3. Каждый документ необходимо строить, ориентируясь на структуру диалога типа «вопрос/ответ»

 

Подведем итог. Значительная ценность структуры пирамиды заключается в том, что она буквально вынуждает вас практически зримо определить вертикальные взаимосвязи, когда вы излагаете свой документ. Вот почему в каждом положении документа вам придется предусматривать последующий вопрос читателя, на который вы обязаны ответить уровнем ниже.

Горизонтальные взаимосвязи

Обдумывая, что надо сказать на уровне ниже, вы должны не просто отвечать на вопрос, поставленный уровнем выше. Важно, чтобы ответы были логичными. То есть вы должны использовать ясные и понятные индуктивные или дедуктивные аргументы. Отметьте для себя: или одни, или другие, но никогда дедуктивные и индуктивные вместе. Помните, что за исключением дедуктивной и индуктивной других видов логической взаимосвязи не существует.

Группа идей, объединенных дедуктивными взаимосвязями, представляет аргументы последовательно. То есть первое положение содержит некое высказывание о ситуации, которая существует в мире сегодня. Второе уточняет объект (тему) или предикат высказывания, а в третьем связываются два первых положения. Так, идеи, объединенные в группу, могут быть поданы так:

• человек смертен,
• Сократ - человек,
• следовательно, Сократ смертен.

Чтобы подняться на один уровень абстракции выше над группой с дедуктивными связями, вы резюмируете, акцентируя, подчеркивая заключительное положение: «Так как Сократ - человек, он смертен».

В индуктивной группе идеи, напротив, связаны только наличием какой-то общей черты или отношением к факту. Такие идеи, как правило, могут быть обобщены одним существительным во множественном числе или собирательным существительным (доводы за, возражения против, шаги, проблемы и т.д.). Примерная форма построения индуктивных аргументов может быть такой:

• французские танки у польской границы,
• немецкие танки у польской границы,
• русские танки у польской границы.

Здесь, для того чтобы подняться на уровень абстракции выше, вы строите свой вывод на утверждении, родственном для всех трех суждений. Ищете то, что их может объединить. В нашем примере это какие-то военные приготовления против Польши. Тогда вывод будет примерно таким: «Польша накануне танкового вторжения».

Итак, когда вы пишете и отвечаете на вопрос, используя дедуктивную аргументацию, вы должны: во втором суждении комментировать объект (тему) или

 

предикат* (информацию) первого суждения, а в третьем суждении строить вывод, исходя из первых двух. Если вы используете индуктивные обоснования, вы объединяете идеи в группу на основе их логического сходства. Помните об обязательной необходимости описать их существительным во множественном числе.

Учитывая все вышесказанное, теперь вы можете сказать, что любая идея в пирамиде подразумевает все остальные. И вы могли бы начинать построение своих пирамид с любой единичной идеи, добавляя остальные туда, куда требуется - на нижние или верхние уровни абстракции, либо на тот же уровень. Но существует одно обязательное условие, без соблюдения которого не стоит приниматься за пирамиду смыслов. Это постановка ключевого вопроса, развернутым ответом на который и является ваш документ. И ставится этот вопрос в повествовательном Введении.

Как построить Введение в документ

Итак, вы уже хорошо разобрались в том, что пирамидальная структура позволяет вам вести с читателем диалог, построенный на вопросах и ответах. Но такой диалог не сможет привлечь внимание читателя, если начнется с неинтересной либо незначимой для него мысли или утверждения. Поэтому, чтобы быть уверенным, что вы захватите его внимание, необходимо начинать с такого вопроса, который уже существует и уже актуален для читателей.

Выше говорилось, что пишем мы в первую очередь для того, чтобы рассказать людям нечто, чего они еще не знают. Это так. Но читатель хочет узнать только то, что ему надо узнать. Если у него нет никаких проблем, у него не будет никаких вопросов. А если нет вопросов, следовательно, нет и проблем.

Поэтому свой документ/выступление необходимо строить так, чтобы отвечать на уже существующий у читателя вопрос. Или отвечать на такой, который возник бы у него, если бы он на минутку задумался о том, что вокруг него происходит. Именно для этого и существует Введение. В нем вы подводите читателя к вопросу, указывая на ситуацию, которая этот вопрос породила.

Поскольку ситуация будет описанием каких-то событий или фактов, следует строить ее в классических канонах последовательного развития. Начните с времени и места. Затем расскажите, что обнаружилось (какие осложнения появились), как эта ситуация, развиваясь, привела (или могла бы привести) к возникновению острого вопроса, ответить на который вы и собираетесь в своем документе.

Классическая цепочка - ситуация, затруднение, вопрос, разрешение - позволит вам убедиться в том, что вы с читателем «начинаете с одного и того же места». А после этого берите читателя за руку и ведите через все ваши соображения. К тому же такой подход поможет вам сконцентрироваться на главной мысли документа, а значит, даст возможность оценить ее актуальность. Он же позволит проверить способ подачи - прямой ли путь вы избрали?

Проиллюстрируем это на примерах из Введений в типичные бизнес-доку-менты.

*Предикат —это характеристика субъекта (предмета) речи. Аристотель выделял 4 типа признаков, способных играть роль предиката: родовые, видовые, собственные и случайные.

 

«Цель этой докладной записки - объединить ряд соображений для обдумывания и последующего обсуждения:

1. Организация Правления и его состав.

2.  О роли Правления и Исполнительного Комитета, специфике их работы и взаимодействия.

3. Привлечение в Правление дополнительных сотрудников. Вопросы их 
эффективной работы.

4. Правила избрания членов Правления и сроки их пребывания в долж--ности.

5. Альтернативные варианты комплектования Правления и Исполнитель-ного Комитета, предложенные с целью повысить эффективность их работы».

Обратите внимание, насколько легче было бы выразить цель докладной записки, если дополнить ее небольшой повествовательной преамбулой.

«Новая организация работы, принятая в октябре, переносит ответственность за принятие решений непосредственно на плечи менеджеров двух подразделений. Такая реорганизация позволяет Правлению сосредоточиться на принципиальных вопросах текущей политики и перспективного планирования.

Однако Правление оказалось слишком перегружено вопросами краткосрочной политики, что не позволяет ему уделить должное внимание стратегическим проблемам. Поэтому необходимо внести в работу Правления изменения. Полагаем, следовало бы:

• перенести ответственность за повседневное управление на Исполнитель-ный Комитет,
• расширить состав Правления и Комитета,
• определиться с политикой и процедурами для формализации внутренней деятельности».

Подытожим. Введение рассказывает читателю в кратком виде о том, что он уже знает или должен был бы знать о проблеме, которую вы собираетесь предложить для обсуждения. Таким образом, Введение напоминает ему о вопросах, на которые он получит ответ в предлагаемом документе. Предварительный рассказ внятно очерчивает границы ситуации, акцентирует затруднения, порождающие проблему, - и читатель ждет от вас ответа.

Сразу же после Введения вы отвечаете на основной вопрос (ответ - это главная мысль, вершина пирамиды смыслов). Этот ответ породит новые второстепенные вопросы, и вы будете отвечать на них, но уже на других подчиненных уровнях иерархии.

В чем практическая польза от трех правил, описанных в этой главе? Вертикальный диалог, построенный на вопросах и ответах, горизонтальная дедуктив-

 

ная или индуктивная связь, повествовательный стиль Вступления? Как они помогают разобраться в ваших собственных идеях и выстроить из них пирамиду смыслов? Напомним ответы на эти вопросы:

Зная принципы вертикальной организации структуры, вы сможете определить, какие именно идеи и соображения уместно объединить в группы (такие, при помощи которых можно найти ответы на вопрос).

Зная принципы организации горизонтальных взаимосвязей, вы сможете оце 
нить, достойны ли идеи того, чтобы их объединять в одни группы (определить, 
одного ли они рода и как - индуктивно или дедуктивно - связаны между со 
бой). у

И, самое главное, зная злободневный читательский вопрос (вы сами подготовили читателя к узнаванию), вы будете уверены в том, что все ваши идеи связанные воедино, будут значимы (то есть, приведены только для ответов на заинтересованные, уместные вопросы читателя).

Возможно, теперь вы хотите подробнее узнать о том, как использовать данные «строительные блоки» для создания полноценного документа. Мы расскажем об этом в третьей главе. 

Глава 3

Начинаем строить пирамиду

Обычно садясь за стол писать, вы обнаруживаете, что только приблизительно знаете, о чем хотите рассказать. Но что именно и каким образом - для вас проблема. Эта неопределенность значительно увеличивает трудности построения ясной структуры. Как строить ее в форме пирамиды?

Ответ подсказывает сама структура. Она помогает вам, а не усложняет работу. Имея представление о ней, вы уже точно знаете, как должен выглядеть документ, и, следовательно, можете его планировать. В начале вы поставите на вершину пирамиды высказывание с объектом (предметом/проблемой) и предикатом (информацией о нем/ней). К тому же вы знаете, что объект высказывания — это сквозная тема всего документа.

Кроме того, это высказывание будет ответом на вопрос, уже стоящий перед читателем. А вопрос возник у читателя, потому что во Введении вы описали ситуацию (с которой читатель знаком) и возникшее затруднение (с которым читатель также знаком), породившее этот вопрос. Вероятно, вы даже приблизительно наметили некоторые из идей, которые хотите выразить в документе.

Этой совокупности знаний вполне достаточно для того, чтобы приступить к работе. Вы можете начать строительство пирамиды сверху и последовательно спускаться вниз, или начать снизу, поднимаясь на вершину. Первый способ обычно легче, чем второй, поэтому начнем с него.

Способ строительства «сверху вниз»

Начинать сверху обычно легче, потому что вы исходите из рассуждений о предметах/проблемах, которые хорошо известны читателю, потому что вы познакомили его с ними во Вступлении.