Система информации о содержании документов и организация всестороннего использования документальной информации

Третий раздел включает обобщенную характеристику фонда по составу и содержанию документов в целом и отдельных групп документов; сведения о наличии документов, выходящих за хронологические рамки фонда, о научно-справочном аппарате к фонду, о видах носителей информации.

Второй и третий разделы исторической справки архивной коллекции строятся по аналогии с соответствующими разделами исторической справки архивного фонда организации.

Справка подписывается исполнителем и заведующим архивом (лицом, ответственным за архив). Историческая справка печатается в четырех экземплярах: три экземпляра передаются в государственный архив при первой передаче документов фонда; один хранится в деле фонда в архиве организации. Историческая справка дополняется при пополнении фонда или в случае реорганизации, изменения структуры и функций организации. Историческая справка (часть ее) представляется в государственный архив вместе с каждой законченной описью.

 

 

§7 Этапы поиска документной информации

 

Данный архив относится к Администрации г. Минеральные Воды и в нем хранятся документы и дела относящиеся по вопросам собственности и пенсионному вопросу.  Доступ к данным документам имеется только у работников архива, дела не даются на руки, граждане делают запросы, которые потом сотрудники архива обрабатывают, каждый запрос рассматривается в течение месяца и по истечению срока архив выдает архивную справку (приложение 8).

Также необходимо отметить, что услуги данного архива бесплатные и любой житель города может подать запрос в данный архив. Запрос оформляется в виде заявления: указываются личные данный гражданина, сам запрос и дата с росписью. При подаче заявления по вопросам собственности при себе надо иметь: копию паспорта, копию свидетельства на собственность, если нужна доверенность и копию справки от нотариуса при вступлении в наследство. При подаче заявления по пенсионному вопросу – паспорт, трудовую книжку и ксерокопию трудовой книжки по данному предприятию.

Все запросы принимаются работниками архива в приемные часы, обычно в день бывает до 50 запросов граждан в приемные часы. В остальное время производится анализ и переработка запросов, после уже переходят к непосредственной задаче: поиску запрошенной информации. После подачи заявления сотрудники архива приступают к поиску запрошенной информации: берется опись по данному делу, ищется номер постановления или распоряжения, напротив указывается номер дела где это постановление или распоряжение имеется, потом в хранилище по топоописи находится нужное дело и уже в найденном деле ищут нужное постановление или распоряжение и на основании этого оформляется архивная справка. По окончании каждого месяца производится подсчет запросов за данный период и оформляется отчет, который потом передается в Администрацию города.

Заключение

 

Архивный отдел предоставляет гражданам города Минеральные Воды информацию по вопросам собственности на землю, квартиры, дачные участки и на др. виды собственности, а также информацию по пенсионному вопросу.

В здании архива имеется пять хранилищ – три по личному составу и два по основной деятельности.

Пройдя архивную практику в Архивном отделе Администрации Минераловодского Муниципального района Ставропольского края, мною была изучена работа данного местного архива, я ознакомилась с основными направлениями архива, изучила характер взаимодействия архива с потребителями услуг, а также место потребителя в структуре архива: существует взаимосвязь между архивом и потребителями услуг.

Главная же задача данной практики была мной выполнена: получила первичные навыки архивной работы: комплектование архива; требование к оформлению дел; экспертиза ценностей; непосредственное хранение архивных документов, а также с организацией всестороннего использования документальной информации.

Проходя архивную практику, принимала и обрабатывала запросы граждан города, шифровала архивные дела, искала необходимую информацию в соответствии с правилами поиска документальной информации.

В ходе архивной практики я ознакомилась с организацией работы архивного учреждения; принципами и методами отбора документов, подлежащих архивному хранению; способами и условиями хранения, обеспечивающими полную сохранность документов; процессом создания системы информации о содержании документов; организацией всестороннего использования документальной информации.

Список используемой литературы

 

1.  Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р. 51141 – 98. – М., 1998.

2. Основные правила  работы государственных архивов  Российской Федерации. – М., 2002.

3. Основные правила  работы архивов организаций. –  М., 2003.

4. Путеводитель. Т. 6. Перечень фондов Государственного  архива Российской Федерации  и научно-справочный аппарат к  документам архива. – М., 1998.

5. Сборник законодательных  и нормативно-правовых актов об  архивном деле. – М., 2002.

6. Учебно-методический  комплекс по специальности 032600 История. – М., 2002.

7. Федеральный  закон. «Основы законодательства  РФ об Архивном фонде РФ  и архивах» от 07.07.1993 г.

 
 

Приложение

Приложение 1

Форма листа-заверителя дела

 

Лист-заверитель дела  № ________

 
 

В деле подшито и пронумеровано _______________________________________________листов,

 

                                                                                                       (цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов _____________________________________________________________ ;

пропущенные номера листов ___________________________________________________________

+ листов внутренней описи _____________________________________________________________

 
 

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера

листов

1

2

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Наименование должности

работника                                                                 Подпись                     Расшифровка подписи

 

Дата

 
 
 
 

Формат А4 (210?297 мм)

Приложение 2

Форма обложки дела

постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

 

 

                                                                                    Код zос.архива__________

 

                                                                                    Код  организации  _______

 

__________

 

Ф. № _____________

 

_______________

Оп. № ____________

 

__________________

Д. № _____________

 

_______________________________________________________________

 

                            (Наименование архивного  учреждения)

 

_____________________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________________

 

                        (Наименование организации  и структурного подразделения)

 

ДЕЛО №   _____ том № ____

_____________________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________________

 

_____________________________________________________________________________________

(Заголовок дела)

_____________________________________________________________________________________

(Крайние даты)

 

                                                                                                                         На  _________  листах

 

                                                                                                                         Хранить _____________

 

Ф. № ________

Оп. № _______

Д. №  ________

 

Формат А4 (210?297 мм)

Приложение 3

Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения 

 

Наименование организации

 

Фонд № ___________                                                            УТВЕРЖДАЮ

 

                                                                                   

ОПИСЬ № __________                                                         Наименование должности

дел постоянного хранения                                                     руководителя организации

 

                                        

за _____________ год                                                             Подпись       Расшифровка                       

 

                                                                                                                        подписи

 

                                                                                                  Дата

 

Название раздела (структурного подразделения организации)

№

п/п

Индекс

дела

Заголовок дела

 

Крайние даты

Кол-во листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

 
 
 
 
 
 
 
 

В данный раздел описи внесено_________________________________________ ед.хр.,

 

                                                                                                           (цифрами и прописью)                                      

с № _____________________________по № ________________________________, в том числе:

 

литерные номера: _________________________________________________________________

пропущенные номера: ______________________________________________________________

 

Наименование должности             

составителя описи                                                  Подпись                               Расшифровка подписи

 

Наименование должности

руководителя архива                                              Подпись                               Расшифровка подписи

(лица, ответственного за  архив)

 

Дата

 

 

УТВЕРЖДЕНО                                                                  CОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЭПК архивного учреждения                        Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от_____________№_______                                            от_________________№__________

 

Формат А4 (210?297 мм)

Приложение 4

Форма годового раздела сводной описи дел временного

(свыше 10 лет) хранения

 

Наименование организации

 

Фонд № ___________                                                              УТВЕРЖДАЮ

 

                                                                                   

ОПИСЬ № __________                                                          Наименование должности

дел временного (свыше 10 лет) хранения                             руководителя организации

 

                                        

за _____________ год                                                              Подпись       Расшифровка                       

 

                                                                                                                         подписи

 

                                                                                                  Дата

 

Название раздела (структурного подразделения организации)

№

п/п

Индекс

дела

Заголовок

дела

 

Крайние даты

Срок

хранения

Кол-во

листов

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

В данный раздел описи внесено ___________________________________________ ед.хр.,

 

                                                                                                               (цифрами и прописью)

с №________________________ по №____________________, в том числе:

 

 

 литерные номера:  ___________________________________________________________

пропущенные номера: ________________________________________________________

 

Наименование должности                                Подпись                          Расшифровка подписи

составителя описи                                                                                      

 

Дата

 

Наименование должности

руководителя архива                                        Подпись                           Расшифровка подписи

(лица, ответственного за  архив)

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от __________ № _______

 

Формат А4 (210?297 мм)

Приложение 5

Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

 

Наименование организации

 

Фонд № ___________                                                           УТВЕРЖДАЮ

 

                                                                                   

ОПИСЬ № __________                                                        Наименование должности

дел по личному составу                                                         руководителя организации