Должностные обязанности пресс -секретаря

4)  установление и поддержание  взаимного общения, основанного  на достоверности и полноте  информации;

5)  предотвращение конфликта  и недоразумений;

6)  содействие установлению  взаимоуважения и социальной  ответственности;

7)  гармонизация личных  и общественных интересов;

8)  улучшение доброжелательных  отношений с персоналом, поставщиками  и покупателями;

9)  улучшение промышленных  связей;

10)  привлечение квалифицированного  персонала и снижение текучести  кадров;

11)  расширение рынка  товаров и услуг;

12)  максимальное повышение  прибыльности;

13)  формирование корпоративной  индивидуальности.

В рассматриваемом аспекте важным с практической точки зрения представляется перечень должностных обязанностей специалиста в области паблик-рилейшнз.

1. Написание и редактирование. Составление сообщений для печати и передачи в эфир, тематических статей, информационных бюллетеней для служащих и внешних акционеров, писем, сообщений для Web-узла и других служб оперативной информации, отчетов для акционеров и ежегодных отчетов, речей, брошюр, сценариев фильмов и слайд-шоу, статей в профессиональных изданиях, институциональных рекламных объявлений, а также материалов о продукции и дополнительных технических материалов.

2.   Связи со средствами  массовой информации. Контакты с  представителями средств массовой  информации, журналов и воскресных  приложений, с независимыми писателями, а также с представителями  профессиональных изданий. Цель  подобных контактов — " склонить  соответствующие издания или  средства массовой информации  к публикации (или передаче в  эфир) новостей и сюжетов об  организации, (эти новости и сюжеты  могут быть подготовлены самой  организацией). Реагирование на запросы  со стороны средств массовой  информации, проверка публикуемых  материалов и доступ к влиятельным  источникам информации.

3.   Исследования. Сбор  информации об общественном мнении, тенденциях, появляющихся проблемах, политическом климате и законодательстве, сообщениях в средствах массовой  информации, группах особых интересов  и прочих вопросах, касающихся  акционеров данной организации. Просмотр Интернета, служб оперативной  информации, государственных электронных  баз данных. Планирование программ  исследований, проведение опросов, организация заказов у исследовательских  фирм.

4.   Управление и  администрирование. Составление программ  и планов в сотрудничестве  с другими менеджерами; определение  потребностей, установление приоритетов, определение общественных групп, постановка целей, а также разработка  стратегии и тактики. Администрирование  персонала, бюджета и графиков  выполнения программ.

5.   Консультирование. Рекомендации высшему руководству компании по социальному, политическому и нормативному окружению; проведение консультаций с группой руководителей по поводу того, как избежать кризиса (и как на него реагировать, если он произойдет); работа с лицами, ответственными за принятие важнейших решений, с целью разработки стратегий управления критическими и болезненными проблемами и своевременного реагирования на эти проблемы.

6.   Специальные события. Организация и проведение конференций  для обсуждения новостей, совещаний, дней открытых дверей, торжественного  открытия выставок и т. п. с  «разрезанием ленточки», празднования  годовщин, событий, связанных с передачей  пожертвований в благотворительные  фонды, визитов высокопоставленных  лиц, конкурсов и соревнований, программ  награждения и прочих нерядовых  мероприятий.

7.   Устные выступления. Выступления с речью перед  различными группами, оказание помощи  другим в подготовке выступлений, а также руководство специальным  бюро докладчиков, обеспечивающим  создание для организации «платформы»  перед важной для нее аудиторией  слушателей.

8.Производство. Создание  средств коммуникации на основе  знания и умения пользоваться  возможностями мультимедиа, в том  числе изобразительными и оформительскими  средствами, фотографией, версткой  и настольными компьютерными  издательскими системами; запись  и редактирование аудио- и видеоинформации; подготовка аудиовизуальных презентаций.

9. Обучение. Подготовка руководителей  и других штатных докладчиков  к работе со средствами массовой  информации и публичным выступлениям. Совершенствование у других сотрудников  организации их устной и письменной  речи. Оказание помощи во внесении  изменений в организационную  культуру, политику, структуру и  процесс.

10. Контакт. Выполнение роли  связующего звена со средствами  массовой информации, местной общественностью  и другими внутренними и внешними  группами. Выполнение роли посредника  между организацией и ее важнейшими  акционерами: выслушивание их соображений, проведение переговоров, улаживание  конфликтов и достижение согласия

2 Должностные обязанности пресс -секретаря

   2.1 Права  и ответственность пресс-секретаря

 

1. Организовывать и проводить пресс-конференции, брифинги, "круглые столы" и встречи с участием руководства, а также осуществлять информационное сопровождение официальной делегации, выезжающей с визитами в регионы Украины, в страны ближнего и дальнего зарубежья.
2. Оказывать организационную и методическую помощь средствам массовой информации в создании материалов о деятельности предприятия, его Руководителя и структурных подразделений.
3. Создавать и участвовать в выпуске информационных материалов (статей, специализированных программ и изданий).
4. Готовить интервью, прямые эфиры, выступления руководителя в средствах массовой информации.
5. Поддерживать положительный имидж Руководителя и предприятия и формировать соответствующее общественное мнение.
6. Осуществлять оперативный сбор и анализ материалов прессы, районных и городских средств массовой информации и информационных агентств о деятельности предприятия.
7. Своевременно готовить пресс-релизы и другие информационные материалы о событиях и мероприятиях, касающихся сферы деятельности предприятия и его структурных подразделений.
8. Осуществлять сбор и классификацию вопросов, адресованных предприятию, и подготовку ответов для размещения на сайте предприятия.

Пресс-секретарь имеет право:

1. Запрашивать и получать в установленном порядке от начальников отделов и специалистов предприятия, руководителей всех структурных подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей.
2. Участвовать по поручению Руководителя в работе коллегий, совещаний и иных мероприятий, проводимых предприятием.
3. Привлекать в установленном порядке к работе специалистов государственных и негосударственных учреждений, организаций и предприятий, представителей средств массовой информации.
4. Вносить предложения по совершенствованию деятельности предприятия и его структурных подразделений.
5. Ходатайствовать перед руководством предприятия о поощрении начальников отделов и специалистов, руководителей структурных подразделений и их специалистов, а также привлечении их к дисциплинарным взысканиям.
6. Вносить вопросы и предложения по повышению эффективности информационной составляющей предприятия, а также других вопросов, входящих в компетенцию пресс-секретаря.
7. Выезжать в служебные командировки в районы и города для организации выпуска информационных материалов в районных и городских газетах, многотиражках, выступлений по радио и другим вопросам, также в другие регионы по обмену опытом и повышения квалификации.

Пресс-секретарь несет предусмотренную законодательством ответственность за:

1. неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;
2. действия и бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан.

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Деятельность специалиста по связям со СМИ и общественностью в администрации характеризуется следующими чертами:

- специалист  вынужден совмещать в своей  деятельности множество позиций: имиджмейкера, пресс-секретаря, представителя  городской администрации, органов  власти, ньюсмейкера. Кроме того, из-за  отсутствия специалистов по связям  с общественностью в других  органах власти г. Сосновоборска, он вынужден освящать деятельность, напрямую не связанную с его должностными обязанностями.

- небольшим количеством городских СМИ и источников распространения информации.

- необходимостью  проведения большой аналитической  работы для составления информационных  материалов, которая на самом  деле должна выполняться заместителями  главы администрации, начальниками  отделов и управлений администрации.

- небольшим  количеством информационных потоков  и их разнонаправленностью.

- невозможностью  включать в свою работу элементы  управления культурной политикой  в силу должностных обязанностей, при необходимости включаться  в эту отрасль. , пресс-секретарь должен обладать профессиональными навыками, уровнем профессиональных знаний в соответствующей сфере, позволяющий эффективно выполнять функциональные обязанности, владение современными профессиональными технологиями. Также на пресс-секретаря возлагается функция проведения информационно-справочной и аналитической работы в рамках задач, определенных должностной инструкцией; планирование служебной деятельности, умение рационально организовать работу по информационному обеспечению деятельности учреждения.

 

От пресс-секретаря требуется: оперативность в работе; налаживание взаимодействия с сотрудниками учреждения, другими ведомствами, подведомственными учреждениями по вопросам, связанным с исполнением служебных обязанностей; знание соответствующих нормативных документов; владение навыками делового письма; знание правил эксплуатации оргтехники; знание и умение использовать в работе специализированные программы, применяемые в учреждении.

Требования, предъявляемые к личностным качествам: профессиональная компетентность, ответственность, развитые коммуникативные способности, умение вести деловые переговоры, коллегиально решать задачи; креативность, способность к стратегическому и текущему планированию; высокая работоспособность, в том числе в условиях ограниченного времени и изменения содержания поставленных задач; исполнительность; умение ориентироваться в сложившейся ситуации, принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции; выдержанность, дипломатичность, инициативность.

Выполнение пресс-секретарём  всех своих профессиональных обязанностей позволит ему эффективно выполнять поставленные задачи, достичь успехов в профессиональной деятельности, обеспечить  благоприятный имидж организации в сфере общественного мнения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1 Федеральный Закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (с последующими изменениями и дополнениями) от 06 октября 2003г. № 131-ФЗ.

2 Анохин, М.Г., Связи с общественностью в политике и государственном управлении.- Москва.: Изд-во РАГС, 2001. – 185с.

3 Антипов, К. В. Паблик рилейшнз: Учеб. пособие. / Москва.: Дашков и К, 2002. – 145 с.

4 Дорский, А. Правовое обеспечение связей с общественностью. - СПб.: Питер, 2005. - 208 с.

5 Безменов, Б. Б., Скибицкий, Д.А. Организация пресс-службы исполнительных органов власти: Методическое пособие.– Волгоград: Изд-во ВолГУ, 2002. – 60 с.

6 Шумякова, Н.В. Муниципальное управление: Учебное пособие. - Москва.: Экзамен, 2004. – 228 с.