Электронный документооборот в области перевозок грузов железнодорожным транспортом

 

 

1. Описание документооборота Прямое смешанное железнодорожно-водное сооб-щение(ПСЖВС) – «с моря»

Грузы ПСЖВС- «с моря» – от судна принимаются к переработке в пор-ту выгрузки при наличии: ж/д накладной, дорожной ведомости; копии дорожной ведомости, трех экземпляров приемо-сдаточной ведомости; двух экземпляров погрузоч-ного ордера.

До начала грузовых операций администрация стивидорной компании получает от администрации судна комплект(названных) сопроводительных документов, производит регистрацию документов в АСУ и передает их в Коммерческую дирекцию.

Для организации грузовых работ на причале остается два экземпляра погрузочного ордера.

Результаты выгрузки груза на причал оформляются тальманскими расписками,  на  основании  которых,  в  установленном  порядке,  оформляются приемо-сдаточные ведомости (составленные в порту отправления и прибывшие на судне).

2.  КД проверяет правильность  расчета платежей(за морской участок  пути), указанных в перевозочных документах портом отправления, накладывает штемпель и передает документы в товарную кассу ж/д станции(если груз  следует  дальше  по  ж/д) для  получения  разрешения  от  МПС(-визирование ж/д накладной) на дальнейшую отправку груза, после его возвращает документы на причал. Копия дорожной ведомости остается в КД.

Примечание: если груз прибыл в ПСЖВС в адрес местного грузополучателя, далее необходимо использовать схему ПВС– «межпортовое сообщение» - «с моря», а если груз следует на ж/д, то схема развивается далее с п.п. 3.

3.  Передача  грузов  портом  ж/д  транспорту  осуществляется  посредством предъявления портом ж/д станции передаточной ведомости, которая изготавливаются причалом(стивидорной компанией), вместе с ж/д накладной, дорожной ведомостью и копиями дорожной ведомости.

Результаты погрузки груза на вагоны отражаются в отвесах, на основа-нии которых оформляются передаточные ведомости. Два экземпляра передаточной ведомости передаются ж/д, один экземпляр в КД порта, один экземпляр остается на причале.

4.  При выдаче груза местному  получателю составляется расходный  ордер и материальный пропуск(см. п.п. ПВС), а при выдаче груза на ж/д, т.е. следующего далее по ж/д, расходный ордер составляется в шести экзем-плярах: по одному экземпляру– Бюро пропусков порта, Кд, грузовла-дельцу  или  его  представителю(ТЭК),  ж/д  и2 экземпляра– скла-ду/причалу(стивидору).

5.  Финансовые отчеты(два экземпляра) порта отправления поступают  в Кд (по почте) Один экземпляр сдается в Финансовую дирекцию для взаиморасчетов с заинтересованными сторонами.

Второй экземпляр остается в КД для сверки с грузовыми документами (копией дорожной ведомости, коносаментом) и проверки правильности на-численных портом отправления платежей.

В случае разногласий по платежам составляется ведомость суммовых разниц в четырех экземплярах:

-  один экземпляр остается  в КД;

-  три экземпляра передаются  в Финансовую дирекцию порта.

При наличии в финансовом отчете документов с переводными платежами, КД составляет перечень передаточных ведомостей в четырех экземплярах для взыскания платежей, причитающихся морскому транспорту, с грузополучателя, при выдаче груза на железную дорогу:

-  один экземпляр остается  в КД;

-  три экземпляра передаются  в Финансовую дирекцию порта  с при-ложением одного экземпляра передаточной ведомости.

2. Перечень документов, учавствующих  в документообмене

Перечень документов при перевозке ПСЖВС- «с моря»:

1.Ж/д накладная (3 экз),

2. Дорожная ведомость (3 экз)

3. Приемо-сдаточная ведомость (3 экз)

4. Погрузочный ордер (2экз)

5. Тальманская расписка (2 экз)

6. Передаточная ведомость(3 экз))

7. ЖД накладная (3 экз)

8. Расходный ордер (6 экз)

9. Финансовые отчеты (2 экз)

Исполнение обязательства, связанного с предоставлением грузоотправителем, с одной стороны, заявки на перевозку груза и принятием заявки железной дорогой, с другой, влекут за собой обязательства грузоотправителя предъявить груз к перевозке вместе с накладной, а также обязательства железной дороги принять этот груз для перевозки до определенной станции назначения и выдать груз его получателю.

 Принятие железной дорогой  от грузоотправителя накладной  вместе с грузом удостоверяет  заключение конкретного договора  перевозки. По этому договору  у железной дороги возникает  обязательство перевезти груз своевременно и в сохранности на станцию назначения и выдать его грузополучателю, указанному в накладной. У грузоотправителя возникает обязательство уплатить железной дороге установленную провозную плату за перевозку груза.

 В договорные отношения между грузоотправителем и железной дорогой вступает грузополучатель в качестве третьего лица. Устав предоставляет ему право требовать выдачи груза или переадресовки груза и обязывает грузополучателя уплатить платежи, причитающиеся железной дороге, и получить груз. В отдельных случаях грузоотправитель и грузополучатель могут совпадать в одном лице.

 На перевозку грузов заполняется  комплект транспортных перевозочных  документов, состоящий из транспортной  железнодорожной накладной (ТЖДН), дорожной  ведомости (Д8), корешка дорожной ведомости и квитанции приема груза к перевозке. На железнодорожном транспорте уже давно используется принцип сопроизводимой матрицы при заполнении документов методом однократной записи на базе проформы накладной.

 Накладная сопровождает груз на всем пути его следования. Железная дорога обязана выдать накладную вместе с грузом. С правовой точки зрения, прием накладной вместе с грузом является фактом признания железной дорогой накладной в качестве доказательства договора перевозки; передача накладной вместе с грузом грузополучателю подтверждает факт передачи ему прав, которые создаются для него и предоставляются ему по договору перевозки, заключенному между грузоотправителем и железной дорогой.

 Дорожная ведомость является, согласно ст. 3 Устава, перевозочным документом. Она следует с грузом и является документом, на основании которого проводятся расчеты между железными дорогами по провозной плате; расчеты по провозной плате с грузополучателем, по штрафам за просрочку доставки груза железном дорогой и по другим сборам. Дорожная ведомость с распиской в ней грузополучателя в получении груза является документом, удостоверяющим, что договор перевозки железной дорогой выполнен.

 Оформление перевозки дорожной  ведомостью имеет практическое  значение для определения даты суток, в которые была произведена погрузка контейнеров.

 В удостоверение приема груза  к перевозке на основании накладной  грузоотправителю выдается грузовая  квитанция. Для него она является  доказательством факта заключения  договора перевозки и наличия определенных прав, возникающих из этого договора. Имея на руках грузовую квитанцию, грузополучатель может узнать на станции назначения о прибытии груза, предъявить ее для получения груза (квитанция доставляется грузополучателю банком по условиям аккредитива/инкассо).

 Если у грузополучателя, указанного  в накладной, нет квитанции, железная  дорога обязана выдать ему  груз, поскольку все отправки  именные. Отправка груза на предъявителя  не допускается. Грузовая квитанция  дает право на предъявление  претензии к железной дороге на несохранность груза, право на указание о переадресовке груза.

 В подтверждение приема груза  для перевозки железная дорога  обязана проставить на ТЖДН  календарный штемпель станции  отправления. Квитанция о приеме  груза выдается грузоотправителю под роспись в соответствующей графе корешка дорожной ведомости.

 Вместе с накладной грузоотправитель  должен обязательно предъявить  документы, предусмотренные Правилами  перевозок грузов для соблюдения  санитарных, ветеринарных или других  административных правил. Все документы должны быть перечислены в графе 4 оборотной стороны накладной с указанием их наименования и номера. При непредставлении документов станция обязана отказать в приеме груза к перевозке.

 Взаимные отношения железных  дорог по совместной перевозке определяются на основании письменных документов, образцы бланков которых предоставлено утверждать, публиковать и распространять только МПС РФ (накладные, квитанции о приеме груза, дорожные ведомости и корешки к ним, ведомости подачи и уборки вагонов, учетные карточки, памятки приемосдатчиков и др.).

 На отдельные виды перевозок (маршрутные, контейнерные отправки, опасные грузы) предусмотрено составление  специализированных накладных, учитывающих  особенности таких перевозок.

 Значение накладной состоит в том, что заключившие договор стороны - железная дорога и грузоотправитель приняли на себя обязанность и ответственность за выполнение требования Устава, условий прямых международных сообщений и Правил перевозок грузов, обеспечивающих сохранную и своевременную доставку груза.

 Сведения, подлежащие включению  в накладную, должны быть внесены  грузоотправителем в соответствующие  графы на пишущей машинке, причем  никакие подчистки и помарки  в накладной не допускаются.

 Правила заполнения накладной  утверждаются МПС РФ.

 При заполнении накладной  экспедитору надлежит пользоваться  Алфавитным списком железнодорожных  станций (книга 2) Тарифного руководства  №4, Единой тарифно-статистической  номенклатурой грузов в разделе  Б части 1 Тарифного руководства  №l и частью 2 этого Руководства Прейскуранта №10-01 для расчета провозной платы, а также знать статистические коды обслуживаемых грузоотправителей и грузополучателей, иметь под рукой справочные руководства грузоподъемности подвижного состава, степеней негабаритности, принятых сокращений по видам упаковки и др.

 Изменение сведений, внесенных  в накладную железной дорогой, заверяется подписью и штемпелем  станции. Правила заполнения накладной  и комплекта перевозочных документов  содержатся в Правилах перевозок  грузов. Их требуется неуклонно соблюдать.

 Имущественную ответственность, предусмотренную ст. 113 Устава, за  достоверность сведений, внесенных  в ТЖДН, а также за последствия, возникшие вследствие недостоверных, неточных и неполных сведений, указанных в ТЖДН, несет грузоотправитель.

 Отсутствие в накладной каких-либо  сведений, предусмотренных проформой  накладной, не может служить поводом  к признанию ее недействительной, поскольку она принята дорогой  вместе с предоставленным грузом.

 Станция отправления должна  удостовериться в том, что накладная подписана лицом, уполномоченным на это (наличие служебного удостоверения компании, организации и т.д., наличие доверенности у экспедитора).

 Железная дорога имеет право, но не обязана проверять правильность  сведений, указанных грузоотправителем  в накладной. Устав предоставляет  право железной дороге проверять  данные накладной и после заключения  договора перевозки в отношении  как наименования груза, так и его количества.

 Сведения, содержащиеся в накладной, поскольку она подписывается  грузоотправителем, считаются для  железной дороги достоверными  при выдаче груза грузополучателю. Если сама железная дорога  внесла свои сведения о грузе  и его количестве в накладную, то они могут быть оспорены получателем груза при условии представления доказательств, опровергающих эти сведения.

 Параграф 2, ст. 12 раздела II СМГС  требует, что если выяснится, что  сведения, помешенные в накладной  отправителем, не соответствуют действительности, то станция, производившая проверку, должна об этом составить коммерческий акт и сделать отметку об этом акте в накладной.

 Международные правила транспортной  экспедиции (например, регламентации  ФИАТА) также предусматривают строгие санкции к клиентуре в связи с неправильной, недостаточной информацией о свойствах грузов вплоть до возложения на нее ответственности за все ущербы (порчу) грузу и средствам транспорта.

 

3. Представление схемы участников информационного обмена с проецированным документооборотом.

Современная организация при своей деятель-ности и взаимодействии с внешней средой стал-кивается с фактором избыточности информации в виде информационных потоков. Приходится управлять не  хозяйственными  операциями, а информацией об этих операциях.

В научной и практической деятельности вы-работаны различные методы анализа и проекти-рования информационных потоков с целью их оптимизации:

графический;

сетевое моделирование;

графоаналитический;

метод функционально-операционного анализа;

модуль-метод;

метод схем информационных связей;

метод реквизитов.

Все данные методы хорошо приспособлены для решения оптимизационных задач. Единственным недостаткам является неполнота математического аппарата, необходимого для разработки качественных моделей исследования, управления, прогнозирования систем управления информа-ционными потоками. Этого недостатка лишены экономико-математические методы моделирования экономических систем, например, метод анализа и проектирования информационных потоков на основе транспортной модели. Возможность использования этого метода основана на схожести процесса передачи информации в системах управления организацией с процессом распределения продукции. Все потоки в организации (транспортные, материальные, финансовые) сопровождаются информационным потоком - документом. Признаком  эффективной системы управления является выстроенная оптимальным образом система документооборота внутри орга-низации. Для построения такой системы может быть использована транспортная модель.