Электронный документооборот в области перевозок грузов железнодорожным транспортом

При перевозках контейнеров указываются признак собственности и номер контейнера. Для указания признака собственности применять большие латинские буквы.    

Для контейнеров, не принадлежащих железным дорогам, указывается после номера контейнера большая латинская буква "P". 
    При использовании перевозочных средств или приспособлений, принадлежащих железной дороге, указываются признак собственности и, если имеется, номер перевозочного средства или приспособления. 
    При использовании перевозочных средств или приспособлений, не принадлежащих железной дороге, указывается большая латинская буква "Р", если имеются знак и номер перевозочного средства или приспособления. 
    При недостатке места для внесения всех сведений следует изготовить дополнительные листы в соответствии с §12 статьи 7.     

х 20 Отправителем приняты платежи за следующие транзитные дороги    

Указываются сокращенные наименования транзитных железных дорог в соответствии с пояснениями к графе 8, за перевозку по которым отправитель принимает на себя платежи согласно статье 15 СМГС/SMGS. 
    Если отправитель не принимает на себя платежи ни за одну транзитную железную дорогу, то он должен сделать отметку "НЕТ". 
    В графу для цифровых кодов вписываются коды транзитных железных дорог, указанных отправителем, в последовательности, соответствующей очередности проследования по ним груза. Для железных дорог применяют следующие коды: 
       В случае оплаты провозных платежей по транзитным железным дорогам через плательщика (экспедиторскую организацию, фрахтового агента и др.) отправитель должен сделать отметку об оплате по каждой транзитной дороге в соответствии с §2 статьи 15.     

х 21 Род отправки    

Зачеркивается ненужное (§1 статьи 8 СМГС/SMGS).      

х 22 Погружено    

Зачеркивается ненужное (§4 статьи 9 СМГС/SMGS).      

х 23 Документы, приложенные отправителем     

Указываются все сопроводительные документы, прилагаемые отправителем к железнодорожной накладной (разрешение на вывоз, необходимые для выполнения таможенных и других правил документы, сертификат, спецификация, дополнительные листы к железнодорожной накладной и т.п.) и их количество, если прикладывается несколько экземпляров. 
    В случае приложения к железнодорожной накладной дополнительных листов согласно §12 статьи 7 СМГС/SMGS в данной графе делается отметка о количестве приложенных дополнительных листов.     

х 24 Объявленная ценность груза    

Указывается прописью ценность груза (статья 10 СМГС/SMGS).     

о 25 Отправка № (контрольная этикетка)     

26 Отметки таможни    

Эта графа предназначена для отметок таможенных органов.     

хо Общие пояснения к графам 27-30    

Эти графы предусмотрены для сведений об используемых вагонах и заполняются только при перевозках грузов повагонными отправками. 
     Сведения о вагоне вносятся отправителем или станцией отправления в зависимости от того, кто из них осуществлял погрузку. При перегрузке повагонных отправок на пограничных станциях в вагоны другой ширины колеи или при их перегрузке в пути следования станция перегрузки перечеркивает данные о первоначальном вагоне так, чтобы их можно было прочитать, и помещает под ними соответствующие сведения о каждом вагоне, в который перегружены грузы.

При недостатке места для внесения сведений о вагонах, в которые были перегружены грузы, станция перегрузки должна составить в необходимом количестве дополнительные листы (по одному экземпляру для листов 1, 2, 4 и 5 железнодорожной накладной, а также для каждого дополнительного экземпляра дорожной ведомости) и прикрепить их кжелезнодорожной накладной и к дополнительным экземплярам дорожной ведомости. В последней строке граф 27-30 следует указать: "Продолжение смотри на дополнительном листе". 
     При предоставлении проводникам отдельного вагона необходимо, кроме того, поместить соответствующие сведения об этом вагоне и под ними сделать отметку: "(Вагон для проводников)" (§9 Приложения 3 к СМГС/SMGS). 
     В остальном действуют положения §12 статьи 7 СМГС/SMGS.     

хо 27 Вагон    

Указывается род и номер вагона и сокращенное наименование дороги — собственницы или приписки вагона. Если на вагоне не указано обозначение рода вагона, то род вагона указывается в соответствии с внутренними правилами, действующими на дороге отправления.    Если вагон имеет двенадцатизначный номер, то вместо вышеуказанных сведений записывается этот номер.     

хо 28 Подъемная сила    

Записывается указанная на вагоне подъемная сила. 
    Если используются вагоны, на которых нанесен трафарет "ABC", то в качестве подъемной силы записываются буква "C" и указанная под ней максимальная масса.     

хо 29 Оси    

Записывается количество осей используемого вагона.     

хо 30 Масса тары    

Записывается масса тары, указанная на вагоне. 
    При определении массы порожнего вагона путем взвешивания указанная на вагоне собственная масса записывается в числителе, а собственная масса, определенная путем взвешивания, — в знаменателе.     

о 31 Масса груза после перегрузки     

о 32 Масса (в кг) определена железной дорогой      

о 33-44 Графы для цифровых кодов     

хо 45 Количество и знаки пломб    

Записываются количество и все знаки пломб, наложенных на вагон или контейнер, в соответствии с §8 статьи 9 СМГС/SMGS или S.

При использовании запорно-пломбировочных устройств записывается сокращенное наименование дороги отправления, контрольный знак, при наличии — наименование отправителя и станция отправления, дополнительно указывается принадлежность запорно-пломбировочных устройств (отправителя или железной дороги) и их название.     

о 46 Календарный штемпель станции отправления     

о 47 Календарный штемпель станции назначения      

хо 48 Способ определения массы    

Указывается способ определения массы груза, например: "На вагонных весах", "На десятичных весах", "По стандарту", "По трафарету", "Путем обмера".     Если масса груза определяется отправителем, он также должен указать в этой графе сведения о способе определения им массы груза.     

о 49 Штемпель станции взвешивания, подпись      

х 50 Прил. 2      

При предъявлении к перевозке опасных грузов согласно Приложению 2 к СМГС/SMGS необходимо в квадрат внести крест ([x]). 
    Если эта графа имеет рамку и слова "Прил.2" черного цвета, то при предъявлении к перевозке опасных грузов согласно Приложению 2 к СМГС/SMGS назначением в Республику Беларусь, Китайскую Народную Республику, Латвийскую Республику, Литовскую Республику, Российскую Федерацию, Республику Польшу, Украину, Эстонскую Республику и в обратном направлении и транзитом через эти страны отправитель, кроме того, обязан подчеркнуть в железнодорожной накладной наименование груза, при этом в листе 1 железнодорожной накладной — чертой красного цвета.

  

Рис. 5.1 Формы ЖД Накладных

 

6. Исследование документооборота с помощью заданного метода

Заполненную накладную грузоотправитель до предъявления груза к перевозке должен предъявить станции для получения разрешения (визы) на завоз груза, занятие подвижного состава и его погрузку. В графе «№ визы» указывается номер, присвоенный перевозчиком при визировании накладной. Присвоение перевозчиком номера визы удостоверяется подписью перевозчика на станции отправления. При заполнении электронной накладной в нее вносятся данные о должности, фамилии и инициалах представителя перевозчика, производившего визирование электронной накладной. Обычно накладные представляются в товарную контору, а визирование их производится начальником станции или по его поручению заведующим товарной конторой, старшим товарным кассиром, начальником грузового района или заведующим контейнерной площадкой. Прежде чем завизировать накладную, необходимо тщательно проверить полноту ее заполнения и соответствие внесенных в нее данных требованиям Правил. При этом проверяют:

 – предусмотрена ли перевозка  данного груза в принятой заявке на перевозку грузов;

 – соответствует ли наименование  станции Тарифному руководству  № 4 (книга 2) и открыта ли эта  станция для выполнения коммерческих  операций с данным грузом;

 – специализацию станций  в узлах при предъявлении повагонных отправок с выгрузкой на местах общего пользования;

 – нет ли временного запрещения  или ограничения перевозки груза

 На данную станцию по Книге  записи этих ограничений и  запрещений (формаГУ-14);

 – полноту сведений о наименовании  грузополучателя, его коде и адресе (расположен ли он в районе станции назначения);

 – соответствует ли наименование  груза Тарифному руководству  № 1;

 – при перевозке мелких  отправок — соответствие массы  и длины одного грузового места  роду вагона согласно Правилам  перевозок грузов мелкими отправками;

 – внесены ли грузоотправителем  плата за перевозку и причитающиеся  перевозчику платежи за предыдущую  перевозку груза, а также предоплата  за оформляемую перевозку, если  иное не предусмотрено Уставом  или договором.

 При предъявлении к перевозке скоропортящихся и опасных грузов, перевозимых в цистернах и в открытом подвижном составе, проверяется также, предусмотрена ли Правилами такая перевозка. Особое внимание обращается на наличие в накладной штемпелей об опасности груза, номере аварийной карточки. Для грузов, вывозимых за пределы Российской Федерации, товарный кассир должен проверить наличие в накладной таможенных отметок, штампов и печатей, разрешающих вывоз груза за границу. Недопустимы сокращенные и мало понятные наименования получателя, которые применяются на предприятиях и в учреждениях, но не имеют широкой известности. Сокращенное и неточное название получателя, неполный адрес его и не правильный код могут вызвать затруднения при выдаче груза.

 При использовании АРМ товарного кассира (АРМТВК) при локальном режиме работы проверка правильности заполнения накладной и ее визирование производится автоматически.

 В АРМТВК в режиме «визирование»  товарный кассир вводит информацию  с предъявленной накладной для  проверки в автоматизированном режиме вышеперечисленных сведений. По итогам выполнения задач проверки накладной выдается общая справка с запросом о присвоении номера визы. Номером визы в АРМТВК является счетчик порядковых номеров регистрации накладных. При положительном решении о присвоении номера визы на экран подается номер (номера) визы, который переносится товарным кассиром в накладную. Данные о завизированных накладных переписываются в массив таксировки по визе.

 

7. Анализ документооборота  на нерациональность

Взаимодействие перевозчика железнодорожного транспорта с грузоотправителем в условиях электронного документооборота осуществляется при организации перевозки груза, а также при оформлении и физической передаче груза перевозчику для доставки грузополучателю. При организации перевозки груза это взаимодействие осуществляется при подаче и согласовании заявок на перевозку груза, при оформлении и физической передаче груза это взаимодействие осуществляется на всех этапах заполнения накладной (договор перевозки груза), при оформлении результатов натурной приемки вагона (контейнера) с грузом или порожнего собственного вагона (контейнера), а также при оформлении учетных и платежных документов, связанных с оказанием транспортных услуг.

При электронном обмене данными, как простейшей форме электронного оборота, взаимодействие между перевозчиком железнодорожного транспорта и грузоотправителем строится по следующей технологической схеме (рис. 1). Необходимость использования этой формы электронного документооборота вызвана тем, что до настоящего времени в России не создана база для применения ЭЦП при оформлении перевозок грузов железнодорожным транспортом.

Грузоотправитель заполняет электронные данные документа (ЭДД) и передает их перевозчику железнодорожного транспорта на рассмотрение и согласование.

 

Рис.7.1  Схема оформления документов, связанных с перевозкой грузов, при электронном обмене данными

 

Перевозчик железнодорожного транспорта проверяет правильность заполнения ЭДД и производит согласование документа, сформированного на основе ЭДД. Согласованные ЭДД передаются перевозчиком железнодорожного транспорта грузоотправителю для печати и подписания физической подписью.

Грузоотправитель печатает согласованные ЭДД по установленной форме, подписывает напечатанный документ физической подписью и, при необходимости, заверяет документ печатью, применяемой при финансовых операциях. Подписанный документ передается грузоотправителем перевозчику железнодорожного транспорта в месте и в сроки, определенные в договоре об электронном обмене данными между перевозчиком железнодорожного транспорта и грузоотправителем.

Перевозчик железнодорожного транспорта подписывает полученный документ физической подписью и, при необходимости, заверяет документ штемпелем.

По окончанию оформления взаимодействия у каждой стороны остается экземпляр документа, подписанный двумя сторонами физическими подписями и заверенные, при необходимости, печатью и штемпелем.