Организационная структура управления, её генезис и роль в системе управления

Тема: ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СТРУКТУРА УПРАВЛЕНИЯ,

ЕЁ ГЕНЕЗИС И РОЛЬ В СИСТЕМЕ УПРАВЛЕНИЯ.

 

 

План:

1. Понятие организационной структуры управления, взаимосвязь ОСУ и функций управления.
2. Требования, предъявляемые к ОСУ.
3. Принципы построения ОСУ.
4. Проектирование ОСУ. Измерение (характеристики) ОСУ.
5. Виды ОСУ.
6. Механистический и органический тип ОСУ.
7. Факторы, влияющие на формирование и развитие ОСУ.

 

 

Литература:

1. Виханский О.С., Наумов А.И., Гл. 7, 8.
2. Румянцева З.П., гл. 6
3. Гибсон. Организации: поведение, структура, процессы.

Раздел 4. Структура и проектирование организаций. Гл. 14, 15, 16.

4. Г. Минцберг. Структура в кулаке. Создание эффективной организации.

СПб.Питер, 2001

 

1. Понятие организационной структуры управления, взаимосвязь ОСУ и функций управления.

 

Структура системы отражает состав её элементов и совокупность устойчивых связей и отношений между ними.

 

Предпосылкой  формирования ОСУ  является разделение и кооперация труда  в сфере управления, при котором  отдельные функции  и виды работ  закрепляются за звеньями управления и конкретизируются в обязанностях работника. Необходима организация управленческой деятельности (это функция организации).

 

В рамках структуры организации  протекают процессы, между участниками которых распределены задачи и функции, а следовательно - права и ответственность за их выполнение. С этих позиций структуру организации рассматривают как форму разделения и кооперации деятельности, в рамках которой происходят процессы, направленные на достижение целей организации.

Построение организационной  структуры базируется на следующих теоретических основаниях:

• разделение общих целей и задач на составные части, отражающие специализацию труда в организации;
• группировки всех видов работ по функциям и задачам;
• формирование отделов, рабочих групп и определение исполнителей;
• установление полномочий по принятию решений и отношений между отделами, рабочими группами и индивидуумами по поводу выполнения ими функций, обязанностей и задач;
• формирование каналов коммуникаций и механизмов координации.

 

Назначение ОСУ – обеспечить устойчивость и единство всех звеньев системы управления в достижении целей организации.

 

ОСУ – совокупность управленческих органов, между которыми существует система связей, обеспечивающих выполнение необходимых функций для достижения целей организации.

 

Соотношение элементов системы  управления: цели  - функции – структура.

 

ОСУ характеризует  состав ступеней и звеньев управления в их взаимосвязи  и соподчиненности.

 

Основными элементами ОСУ являются звенья, ступени управления и связи.

Звено управления – организационно обособленная часть системы управления, выполняющая определенную функцию управления или её часть (это подразделения, исполнители).

Ступень управления – совокупность звеньев управления, расположенных на определенном уровне иерархии.

Звенья одного уровня обладают одинаковыми полномочиями по отношению к нижнему уровню управления.

 

Вертикальное и горизонтальное разделение труда в системе управления приводит к появлению связей. Связи  составляют информационную основу управления.

Организационные связи делятся на два вида:

- вертикальные (субординационные)

- горизонтальные (координационные)

 

Тип и характер связей, их содержание определяются видом структуры. Напряженность  связи характеризуют объем информации и частота её движения.

 

Функции управления и ОСУ взаимосвязаны между собой как содержание и форма. Состав звеньев определяется исходя из состава функций управления и объема работ по ним, связи в ОСУ устанавливаются исходя из необходимости взаимодействия подразделений в процессе реализации функций управления.

С другой стороны, ОСУ влияет на полноту  охвата функций управления и целей, объем информации, её потоки и скорость, длительность управленческого цикла, потребность в кадрах управления, возможности использования технических  средств.

 

ОСУ документально фиксируется в схеме структуры управления, штатных расписаниях, положениях о структурных подразделениях, должностных положениях.

В этих документах находят отражение  все характеристики ОСУ: типы задач, решаемых на каждом уровне, специализация  по видам работ подразделений, связи подразделений, профессиональный и должностной состав работников, их права, обязанности и ответственность.

 

2. Требования, предъявляемые к ОСУ.

 

1. Максимальное соответствие разделения  и кооперации труда в системе  управления  целям и стратегии организации.

2. Обеспечение выполнения всех  объективно необходимых функций  управления.

3. Наличие  минимального, но достаточного  количества ступеней управления,  обеспечивающих кратчайшую связь  объекта и субъекта управления.

4. Обеспечение равномерной загрузки звеньев и работников управления.

5. Высокая надежность, оперативность, качество, экономичность и эффективность управления.

 

Качество ОСУ любого типа определяется тем, насколько соблюдены эти  требования.

Чтобы ОСУ соответствовала этим требованиям, при построении ОСУ следует руководствоваться следующими принципами.

 

3. Принципы построения ОСУ

 

1. Принцип четкого разделения и специализации звеньев ОСУ
2. Принцип единства распорядительства и персональной ответственности

Единство распорядительства означает передачу команд каждому из звеньев только от одного руководителя.

3. Принцип соблюдения норм управляемости

Норма управляемости – количество подчиненных и звеньев,  которыми может эффективно управлять один руководитель. Оно ограничено организационными, экономическими, психологическими, социальными, техническими возможностями руководства – объем работы руководителя, возможная сфера контроля.

Превышение норм управляемости  приводит к тому, что решаемые задачи выходят из под контроля руководителя, снижая качество руководства.

Если норма управляемости меньше установленного норматива – возможности  руководителя используются не полностью.

Соблюдение норм управляемости  обеспечивается за счет введения дополнительного  уровня в иерархии.

4. Принцип соответствия прав, обязанностей и ответственности каждого звена управления и каждого должностного лица. (право распоряжаться ресурсами, право подписывать документы).
5. Принцип гибкости и экономичности.

ОСУ должна реагировать на изменения  внутренней и внешней среды, обеспечивая  достижение новых целей и задач и наименьшими затратами.

6. Принцип согласованности формальной и неформальной структур.
7. Принцип установления точных границ между линейным и функциональным управлением.

 

4. Проектирование ОСУ. Измерение (характеристики) ОСУ.

 

Организационное проектирование – решения и действия руководства, результатом которых является определенная организационная структура.

 

Четыре ключевых управленческих решения  определяют организационные структуры:

1. разделение труда,
2. департаментизация,
3. установление норм управляемости
4. делегирование полномочий.

 

Разделение  труда.

Определение направленности и глубины  специализации является первым шагом  в проектировании организации. Оно включает процесс разделения работы на сравнительно специализированные операции.

 

Важным этапом работ, выполняемых  при формировании структуры, является разделение общих целей и задач  на составные части. Оно позволяет  установить состав работ (как в производственных подразделениях, так и в управленческих службах), при выполнении которых может быть использован специализированный труд. Для этого используются различные критерии, отражающие специфику разделяемых на части целей и задач. Так, если речь идет об исполнительном труде в производстве, состав задач может быть определен с учетом таких факторов, как технологии, трудоемкость работ, их разнообразие и связи, масштабы ответственности, наличие благоприятной рабочей обстановки и т.д.

 

В организации вся работа делится  на отдельные участки, в рамках которых  человек должен начинать и завершать  определенный цикл действий, образующих ту или иную работу. Это означает, что работы могут специализироваться как по функции, так и по решению определенных задач в рамках определенных функций (бухгалтерия – расчеты по учету движения средств, расчет заработной платы).

 

Разделение труда в организации  происходит по двум направлениям:

• Горизонтальная специализация. Это постадийное разделение работ в организации, начиная с поступления в неё ресурсов и заканчивая выходом продукции или услуги (снабжение, производство, сбыт).

Разделение на действия, необходимость  которых определяется естественной последовательностью работы, которую  выполняет организация.

• Вертикальная специализация. Разделение работ по уровням иерархии.

 

Горизонтальное разделение труда  также включает разделение на различные индивидуальные специальности – по роду занятий или профессии).

 

Преимущества:

- экономическое значение специализированных  операций. Совершенствование работы  и повышение её производительности  и качества (методы работы).

- упрощает потребность в коммуникации и процесс принятия решений

- облегчение формализации работы.

Недостатки:

- отдаление общей цели организации  от работника, функционализм

- усиление координационной деятельности

- снижение уровня мотивации  и удовлетворенности работой.

 

Вертикальное разделение труда построено на выделении трех уровней управления: высшего, среднего и первого;

Характер и глубина разделения и специализации труда меняются по мере роста организации и перехода от одной стадии жизненного цикла  к другой.

 

Разделение труда определяет необходимость создания механизмов интеграции.

Горизонтальная интеграция достигается установлением связей, которые могут носить формальный и неформальный характер. Формальные связи устанавливаются между всевозможными комиссиями и комитетами, проблемными группами, временными проектными группами, при проведении разных программ обучения, конференций и совещаний, в процессе использования услуг консультантов и т. д. Неформальные горизонтальные связи устанавливаются чаще всего непосредственно между людьми и характеризуются обменом информацией путем прямых контактов.

Вертикальная интеграция базируется на разработке стратегии и использовании прав в рамках правил, процедур и систем планирования. Методами вертикальной интеграции являются:

• иерархия прав, которая устанавливает определенные ограничения на процесс принятия решений и права распоряжения ресурсами для менеджеров разных уровней;
• правила и процедуры как механизмы поддержания стандартного поведения;
• делегирование, предполагающее сокращение числа решений, направляемых наверх для одобрения, и рост числа проблем, решаемых самостоятельно на низших уровнях;
• создание других координационных механизмов (например, таких, как: взаимное приспособление, когда нужное решение подбирается путем неформального общения заинтересованных людей; прямое наблюдение и контроль за подчиненными, что постепенно приводит к стандартизации процессов труда и использованию большого количества инструкций, методических и справочных материалов и другие формы координации текущей производственной деятельности).

Перечисленные выше подходы  к пониманию структуры и механизмов координации работ, задач, функций  находятся в центре внимания руководителей, проектирующих или перестраивающих  структуру управления организацией.

 

 

Департаментизация.

 

Департаментизация – организационное обособление звеньев управления и закрепление за ними определенных функций и работ.