Офис менеджмент

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

В упрощенном понимании, менеджмент - это умение добиваться поставленных целей, использовать труд, интеллект, мотивы поведения других людей. Менеджмент - по-русски “управление” - функция, вид деятельности по руководству людьми в самых разнообразных организациях. Менеджмент - это также область человеческого знания, помогающего осуществить эту функцию.

Подавляющее большинство российских компаний для продолжения успешного функционирования в изменившихся условиях нуждаются в грамотном, профессиональном менеджменте. В кризисных условиях руководитель должен уметь анализировать различные варианты развития производств, видеть перспективу своей компании на рынке, обладать волей и способностью вовлекать коллектив в реализацию намеченных целей. Сегодня наравне с грамотным, серьезным подходом к самому процессу управления, необходимо четко и ясно видеть структуру собственной фирмы, понимать, почему этой фирме подходит именно эта структура, и знать, к каким результатам она приведет в обозримом будущем.

Для сохранения конкурентоспособности предприятия его организационная структура должна быть такой, чтобы вся работа была сфокусирована на конкретной продукции и на конкретном конечном потребителе. Успех на свободном рынке недостижим без целого коллектива компетентных людей, которые знают покупателей, особенности конкуренции и возможности производства для отдельных видов и групп продукции. Поэтому акционерам и высшему руководству компании чрезвычайно важно создать такую структуру предприятия, которая обеспечивала бы подотчетность руководителей и их ответственность за результаты работы.

Упрощенно организационная структура управления представляется как ее организация из отдельных подразделений с их взаимосвязями, которые определяются поставленными перед фирмой и ее подразделениями целями и распределением между ними функций. Организационная структура предусматривает распределение функций и полномочий на принятие решений между руководящими работниками фирмы, ответственными за деятельность структурных подразделений, составляющих организацию фирмы.

Проблема совершенствования организационной структуры управления предполагает уточнение функций подразделений, определение прав и обязанностей руководителя и сотрудника, устранение многоступенчатости, дублирования функций и информационных потоков. Основной задачей здесь является повышение эффективности управления.

Организационная структура, в идеале, видит, прежде всего, установление четких взаимосвязей между отдельными подразделениями фирмы, распределение между ними прав и ответственности. В ней реализуются различные требования к совершенствованию систем управления, выражающиеся в тех или иных принципах.

Задача сегодняшних менеджеров – найти и привести в жизнь именно такую оргструктуру, которая будет наиболее полно отвечать целям и задачам организации. Конкурентоспособность такой компании напрямую будет зависеть от успешности и уместности оргструктуры.

Управление офисом является составной частью управления. Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами. От эффективности этой работы зависит своевременность и качество принимаемых управленческих решений. С развитием рыночных отношений усилился интерес к проблемам организации информационно-документационного обеспечения. Поэтому необходимо с самого начала деятельности фирмы организовать современный офис, в основу функционирования которого положены следующие принципы:

Оперативность (быстрая и четкая работа с документами)

Современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, сканеры, множительная техника и средства малой оргтехники)

Целесообразность всех делопроизводственных операций производимых в офисе

Сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным.

Таким образом, эффективная работа офиса непосредственно влияет на все бизнес-процессы фирмы и от его работы целиком зависит вся деятельность организации, в этом заключается актуальность данной работы.

Целью данной работы является анализ организации работы офиса.

В связи с поставленной целью необходимо решить ряд взаимосвязанных задач:

охарактеризовать понятия офис-менеджмента и компании, их взаимосвязь,

проанализировать основные функции и задачи офис-менеджмента.

Теоретической и методологической основой для данной работы явились учебники и учебные пособия, статьи в журналах.

 

 

ГЛАВА 1. ОФИС-МЕНЕДЖМЕНТ КАК РАЗНОВИДНОСТЬ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

В настоящее время офис является центральной частью организации, где сконцентрированы все основные службы управления. Поэтому необходимо подробно рассмотреть основные функции офиса как административной службы:1

1) руководство  и управление фирмой;

2)бухгалтерский учет (как и учет вообще), а в особенности учет результатов деятельности офиса;

4)маркетинг и в значительной мере маркетинговые коммуникации: реклама, PR, стимулирование сбыта, POS;

5)количественные методы анализа хозяйственной деятельности;

6)финансовая деятельность, поскольку после персонала именно финансы занимают наиболее важное место среди ресурсов предприятия, если, конечно, не считать в качестве важнейшего бизнес-ресурса времени;

7)управление операциями, по меньшей мере, на технологическом уровне в пределах офиса;

8)экономика, в данном случае — экономическая составляющая деятельности предприятия;

9)стратегия, точнее стратегия бизнеса, позволяющая яснее видеть деловую перспективу.

Поскольку офис представляет собой специфическую разновидность управленческой деятельности, суть которой составляет управление (предприятием, организацией, учреждением, их отдельными структурными подразделениями или процессами, образующими в совокупности повседневную деятельность предприятия), то уместно, прежде всего, обратить внимание на основные критерии оценки такой деятельности. По причинам объективного характера (преимущественно экономического) на первое место в ряду этих критериев выходит эффективность. В узко утилитарном смысле эффективность означает рентабельность, прибыльность, соответствие реальных достижений предприятия ожидаемым.

В свете сказанного не будет ошибочным признать в качестве цели деятельности офиса его эффективность, но эффективность, достигаемой не ради нее самой, а ради результативности деятельности предприятия в целом, обеспечивающей, помимо прочего, его экономическое развитие и лидерство в конкурентной борьбе. Эффективную работу офиса можно охарактеризовать как менеджмент малозатратный, гибкий и наступательный, что на практике означает следующее:2

1. Совокупные  затраты на осуществление офис-мендежмента  должны быть несопоставимо малы  по сравнению с общими затратами  на организацию деятельности  предприятия.

2. Усилия, предпринимаемые  в рамках офис-менеджемента, должны  быть не только подчинены генеральному  плану действий и типовой управленческой  технологии, но и служить объективным  отражением реально складывающейся  деловой ситуации на предприятии  и вокруг него.

3. Решения, вырабатываемые  в процессе функционирования, должны  предупреждать возможные негативные  варианты развития деловой ситуации, а равно и отдельные события  «со знаком минус», наступление  которых в состоянии крайне  отрицательно повлиять на экономическое  положение предприятия.

Можно также отметить, что, в конечном счете, эффективность работы офиса складывается из совокупности функциональных усилий по администрированию и всестороннему обеспечению повседневной деятельности офиса.

Достижение обозначенной цели возможно посредством реализации в рамках стандартных управленческих функций целого ряда практических задач, составляющих сущность деятельности офис-менеджера.

С учетом специфики содержания деятельности офиса можно выделить следующий ряд функций:

а) административная (организационно-управленческая и координационная);

б) регулятивная (планово-отчетная);

в) контрольная (оценочно-учетная);

г) информационная (коммуникационно-документационная);

д) маркетинговая;

е) хозяйственная (организация жизнеобеспечения офиса).

Кроме того, в качестве самостоятельного направления деятельности офиса следует выделить руководство персоналом (подчиненными).

Перечисленные функции с учетом сказанного выше можно сгруппировать в два функциональных блока: административный и обеспечивающий (рис.1).

 

Рис. 1 – Цель и функции офиса

 

В составе административной функции можно выделить две взаимосвязанные подфункции: организационно-управленческую и координационную. В рамках организационно-управленческой функции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:3

а) организация работы офиса;

б) управление работой офиса в повседневном режиме;

в)управление работой офиса в условиях кризиса (кризисного реагирования);

г) организация рабочего дня руководителя;

д) организация личной повседневной работы (самоменджемент);

е)разработка административных процедур (технологии работы офиса).

В свою очередь, в рамках координационной подфункции офис-менеджер может решать следующие основные задачи:

а) координация работы сотрудников офиса между собой;

б)координация деятельности основных и вспомогательных подразделений офиса;

в)координация работы аппарата управления и структурных подразделений предприятия;

г)координация работы аппарата управления и филиалов (представительств) предприятия;

д) координация работы с арендодателями, коммунальными службами;

е)координация работы с деловыми партнерами предприятия и СМИ.

Следующая функция в составе административного блока: регулятивная, которую также можно разделить на две подфункции — плановую и отчетную. В рамках плановой подфункции офис решает следующие основные задачи:

а) планирование личной работы;

б) планирование работы офиса (на день, неделю, месяц);

в)текущее и перспективное планирование рабочего времени руководителя;

г)участие в планировании деятельности предприятия (подготовка соответствующего раздела в ежемесячный и ежеквартальный план работы, годовую программу организационного развития предприятия и т. д.);

д)составление графиков работы персонала офиса (в т. ч. сменных, а также графиков дежурств, уборок, выездов и т. п.).

В рамках отчетной подфункции офис, как правило, решает следующие задачи:

а)ведение отчетности по установленным формам (по вопросам деятельности основных подразделений офиса);

б)анализ отчетности по установленным формам (по вопросам деятельности вспомогательных подразделений офиса);

в)составление отчетов по вопросам текущей деятельности офиса для руководителя предприятия (по форме планов);

г)подготовка записок по отдельным вопросам деятельности офиса и предприятия (по указанию руководителя);

д)ведение служебной документации, в которой «накапливаются» исходные данные для подготовки отчетных документов (книги учета и движения материальных средств, журнал учета документов, журналы маршрутизации движения водителей и др.).

Особое место в административном блоке занимает контрольная функция. Подчеркнем, что осуществление контроля за происходящим в офисе и вокруг него имеет исключительно важное значение для эффективности его деятельности — об этом свидетельствуют и теория, и практика менеджмента. Контрольная функция также включает в себя две подфункции: оценочную и учетную.

В рамках первой из них офис решает следующие задачи:

а) оценку качества работы персонала офиса и вспомогательных служб;

б)оценку исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;

в)оценку состояния офиса и рабочих мест сотрудников;

г)оценку состояния офисной оргтехники;

д)оценку состояния договоров, в т. ч. исполнение наиболее важных заказов, включая вопросы их комплектации и доставки и т. д.;

е)оценку состояния документации офиса.

Кроме того, для адекватной оценки различных процессов, и, прежде всего повседневной деятельности сотрудников, руководитель офиса должен разрабатывать соответствующие оценочные критерии. В свою очередь, в рамках учетной подфункции офис должен обеспечить своевременный и качественный документальный учет оцениваемых показателей, в т. ч.:

а) учет (количественный и качественный) работы персонала офиса и вспомогательных служб;

б) учет полноты и своевременности исполнения сотрудниками офиса отдельных поручений руководителя;

в) учет состояния офиса и рабочих мест сотрудников (и определение на этой основе необходимости проведения текущего и капитального ремонта помещений или реорганизации офисного пространства);

г) учет состояния офисной оргтехники (и определение на этой основе необходимости оптимизации графика ее обслуживания или ее модернизации); д) учет состояния работы по договорам;

е) учет состояния офисной документации.

Перейдем теперь к рассмотрению функций офиса в составе обеспечивающего блока, включающего информационную, маркетинговую и хозяйственную функции.

Информационная функция офиса при ближайшем рассмотрении «распадается» на подфункции: коммуникационную и документационную, тесно взаимосвязанные между собой. В рамках коммуникационной подфункции офис осуществляет решение следующих задач:

а) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и сотрудниками предприятия;