Офис менеджмент

б) обеспечение коммуникации деятельности руководителя предприятия (по различным техническим средствам и каналам коммуникации);

в) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и структурными подразделениями предприятия (в т. ч. его филиалами и представительствами);

г) обеспечение коммуникационного взаимодействия между офисом и деловыми партнерами предприятия;

д) организация приема, обработки и передачи информации по техническим средствам и каналам коммуникации (телефон, телефакс, электронная почта e-mail, телеграф, телекс, радиообмен, в т. ч. пейджинговая и радиосвязь и т. п.);

е) организация приема посетителей (ресепшнс).

В рамках документационной подфункции офис-менеджмент осуществляет решение следующих задач:

а) организация эффективного документооборота офиса;

б) организация деловой переписки, ведущейся на предприятии от имени руководителя;

в) организация хранения управленческой документации, ведения электронного архива офиса;

г) организация взаимодействия с почтовыми и курьерскими службами;

д) организация исполнения управленческих (прежде всего организационно-распорядительных и организационно-методических) документов, поддержание служебной документации офиса в актуальном состоянии;

е) организация информационно-справочной работы в соответствии с поручениями руководителя предприятия.

В следующей, маркетинговой, функции офиса также можно выделить две базовые составляющие: экономическую подфункцию и подфункцию кризисного реагирования. В рамках экономической подфункции офиса выполняет следующие основные задачи:

а) участие в организации маркетинг-деятельности предприятия с упором на инструменты интегрированной маркетинговой коммуникации: рекламу, PR, стимулирование сбыта и POS;

б) управление корпоративным Интернет-ресурсом;

в) организация внутрикорпоративных мероприятий;

г) консультирование руководителя предприятия по вопросам ИМК.

Что касается второй подфункции, то ее реализация предполагает осуществление под руководством офиса комплекса задач, основу которых составляют связи с общественностью в условиях кризисного управления предприятием.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. ЗАДАЧИ ОФИС-МЕНЕДЖМЕНТА.

Весьма значительным выглядит перечень задач, решаемых офисом в рамках хозяйственной функции. В отличие от предыдущих функций в ней представляется целесообразным выделить не подфункции, а самостоятельные направления деятельности.

1. Финансовое  обеспечение.

2. Материальное  обеспечение.

В рамках деятельности по финансовому обеспечению офис решает следующие основные задачи:

а) управление финансовыми ресурсами офиса (в т. ч. бюджетирование, предполагающее оптимизацию расходов на офис и контроль за офисными расходами, а также контроль за оплатой счетов, оформление необходимой бухгалтерской документации, взаимодействие с банком и поставщиками товаров и услуг);

б) организация договорной работы (в части, касающейся вопросов обеспечения офисной деятельности);

в) контрольно-инвентаризационная деятельность.

В свою очередь, в деятельности офиса по материальному обеспечению также можно выделить самостоятельные направления работы.

1. Организация  текущего жизнеобеспечения деятельности  офиса.

2. Организация  мероприятий по предупреждению (устранению, нейтрализации) событий (явлений), нарушающих  нормальное функционирование офиса.

В перечень задач по первому из обозначенных направлений входят:

а) организация и поддержание надлежащих (в т. ч. эргономических, микроклиматических и санитарно-гигиенических) условий работы в офисе в течение дня;

б) организация и осуществление эксплуатации помещения (здания) и коммуникаций в соответствии с установленными порядком и правилами;

в) обеспечение функционирования рабочих мест персонала офиса посредством проведения ежедневных профилактических и сервисных работ, а также путем замены (восстановления) необходимого офисного оборудования, имущества и материалов (канцтоваров, оргтехники, ЗИП и расходных материалов к ней, мебели и т. п.);

г) организация работы по отдельным видам обеспечения сотрудников офиса, в т. ч. медицинскому (в частности, медстрахование), бытовому (питание), техническому (обеспечение связью, в том числе мобильной), транспортному (грузовые и пассажирские перевозки), досуговому (подписка на периодические издания и обеспечение своевременной их доставки на предприятие) и т. д.;

д) оперативное организационное обеспечение сотрудников в соответствии с содержанием поступающих от них заявок (на устранение неисправностей и сбоев в работе офисного оборудования, на получение паспортов, виз, командировочных и проездных документов, а также выписок и копий из прочих документов на транспортное, гостиничное и иное обслуживание, обусловленное спецификой содержания служебных обязанностей и т. д.).

К задачам второго направления прежде всего относятся:

а) обеспечение физической безопасности сотрудников и материальных ценностей офиса путем установления и поддержания соответствующего режима охраны труда и техники безопасности, пожарной безопасности, информационной безопасности, а также надлежащей организации охраны офиса, включая особый (пропускной) порядок доступа на рабочие места;

б) обеспечение текущего и капитального ремонта помещения (здания), в котором располагается офис, регулярных инвентаризаций помещения (здания) и находящихся в нем материальных ценностей;

в) обеспечение эффективного управления офисной инфраструктурой.

В качестве самостоятельной функции следует рассматривать и управление персоналом офиса. В рамках этой исключительно важной функции офис, как правило, решает следующие основные задачи:

а) анализ потребности аппарата управления в персонале;

б) участие в поиске, отборе и найме офисного персонала;

в) определение пределов компетенции, делегирование полномочий офисному персоналу;

г) обучение и консультирование офисного персонала;

д) информирование офисного персонала по кадровым вопросам;

е) мотивация офисного персонала;

ж) контроль (оценка и учет результатов) деятельности офисного персонала;

з) планирование деловой карьеры сотрудников офиса, инициация

их перемещений для более целесообразного использования;

и) представление к увольнению сотрудников офиса по основаниям,

предусмотренным трудовым законодательством;

к) ведение отчетности по офисному персоналу;

л) участие в документировании деятельности офисного персонала (трудовые договоры, приказы, должностные инструкции и т. п.);

м) повседневное руководство персоналом офиса.

Как видим, потенциальный круг задач, возлагаемых на офис, представляется, по крайней мере, на первый взгляд, почти неограниченным. В этой связи хотелось бы обратить внимание на следующее обстоятельство. Наделяя офис соответствующими обязанностями, не следует забывать о необходимости придания ему необходимых прав, а также, что еще более важно, обеспечения достаточным числом сотрудников. В противном случае офис рискует не справиться с сонмом обязанностей и «захлебнуться» в потоке дел. О последствиях подобного развития ситуации для работы офиса несложно догадаться.

 

 

 

 

ГЛАВА 3.ФУНКЦИИ ОФИС-МЕНЕДЖЕРА

Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.

Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.

Условно их можно разделить на пять групп:4

1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:

• построение организационной структуры офиса;
• планирование работы офиса;
• руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);
• разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;
• разработку политики общения с клиентами.

2. Административные. Под административными обязанностями  понимаются организация делопроизводства  в офисе, построение взаимоотношений  между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.

3. Хозяйственные  обязанности. Они начинаются с  организации закупки офисной  техники, комплектующих, расходных  материалов и заканчиваются руководством  по установке оборудования и  постановке его на техническое  обслуживание, обеспечением взаимодействия  с обслуживающей сервисной организацией.

4. Контрольные  обязанности. Здесь подразумевается  проведение инвентаризаций и  ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация  внутренней отчетности и осуществление  иных мероприятий по контролю.

5. Отчетные. Они  включают в себя организацию  подготовки отчетов перед вышестоящим  руководством для контроля со  стороны последнего.

Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные.

В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.

В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.5

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Не требует доказательств тот факт, что каждая организация представляет собой весьма сложную в техническом и экономическом плане структуру. И от конкретного способа взаимодействия и сопряжения звеньев ее составляющих, зависит если не успех предприятия целиком, то очень значительная его часть.

Оргструктура офиса – как раз тот связующий элемент, который позволяет всем разрозненным подразделениям осуществлять свою работу согласованно, в едином ключе поставленной перед организацией задачи. Совершенно логично, что каждому предприятию, занимающемуся конкретным видом деятельности необходима определенная организационная структура, которая отвечала бы именно таким требованиям, какие предъявляются к этому предприятию в его специфических условиях.

Та оргструктура, которая подходила и прекрасно работала в прошлом, сегодня может оказаться совсем неэффективной и даже убыточной. Сформировались некие требования, которые предъявляются современным оргструктурам, и чем полнее они выполняются, тем более надежной будет система управления предприятием.

К числу таких требований относятся сокращение размеров подразделений и укомплектование их более квалифицированным персоналом; уменьшение числа уровней управления; групповая организация труда как основа новой структуры управления; ориентация текущей работы, в том числе графиков и процедур, на запросы потребителей; создание условий для гибкой комплектации продукции; высокая производительность и низкие затраты.

В последнее время большое распространение получили эксперименты с разработкой и внедрением новых оргструктур, являющихся самыми разнообразными комбинациями уже известных видов и типов. При таком подходе каждая организация стремится приспособить и совместить несколько структур, адаптируя их под свои конкретные нужды.

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Большаков А.С. Современный менеджмент: Теория и практика. – СПб.: Питер, 2002.
2. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала. М., Юристъ, 2003.
3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник, 3-е изд. – М.: Гардарика, 2000.
4. Герчикова И. Н. Менеджмент. Учебник. Третье издание. – М.: ЮНИТИ, 2002.
5. Гудунизари Г.В., Литвак Б.Г. Управление современным предприятием. Маркетинг. Менеджмент. Право: Учеб. пособие. -М.: ЭКМОС, 2000.
6. Делопроизводство/ Под ред. В.А. Кудрявцева, И.К. Корнеева. - М., Проспект, 2003.
7. Демин Ю.М., Секретарское дело. Универсальный справочник. - М., Бератор-пресс, 2002.
8. Зверинцев А. Коммуникативный менеджмент. – СПб.: Союз, 2004.
9. Мескон М. Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / Пер. с англ. –М.: Дело, 2003.
10. Мыльник В.В. Теория управления: Учебное пособие. - М.: Академический проспект, 2003.
11. Организационное управление / Под ред. Архиповой. – М., 2002.
12. Папкин А.И. Основы практического менеджмента. – М.: ЮНИТИ, 2003.
13. Радугин А.А. Основы менеджмента. М., 2001.
14. Роджерс Э., Агарвала Р. Коммуникации в организациях. – М.: Экономика, 2002.
15. Саймон Г. и др. Менеджмент в организациях: Сокр. пер. с англ. Емельянова и В.В. Петров. М.: Экономика, 2003.
16. Теория организации: Учебное пособие для вузов. – М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002. – 495с.
17. Толковый словарь по управлению. – М.: изд-во «Аланс», 2003.
18. Уткин С. П. Курс менеджмента - М., 2000.
19. Уткин Э.А. Управление компанией. - М.: Ассоциация авторов и издателей «ТАНДЕМ». Издательство ЭКМОС, 2001.
20. Шипунов В.Г., Кишкель Е.Н. Основы управленческой деятельности. - М.: Высшая школа, 2002.
21. Шевцов А.Д. Азбука офиса – М.: Изд-во деловой и учебной литературы, 2003.