Электронная система документооборота предприятия

Министерство образования  Российской Федерации

 

Новосибирский государственный технический университет

 

 

 

 

Кафедра АИУС

 

 

 

 

 Курсовая работа по дисциплине «Компьютерные технологии управления»

на тему «Электронная система документооборота предприятия»

 

 

 

 

Факультет: ФЛА    Преподаватель:  Шумейко В.А.

 

Группа: АУМ-71

    

Студенты: Колышев Д.В.

                 

                  

                  

 

 

 

 

 

 

 

Новосибирск 2011

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………….…..2

1. Модель электронного документооборота…………………………..…….3
2. Защищенность электронного документооборота…………………….….7
3. Работа с внешней и исходящей документацией…………………….……9

Заключение……………………………………………………………………...23

Список используемой литературы…………………………………….………25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном  обществе информация стала полноценным  ресурсом производства, важным элементом  социальной и политической жизни  общества. Качество информации определяет качество управления. В современных  условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное  внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации,  носителем которой является документ на различных основах.

Правильно  организованное  управление   делами снижает время, необходимое  для поиска, повышает точность и  своевременность информации, устраняет  ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной  обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

Целью данной курсовой работы является создание модели эффективного электронного документооборота и его внедрение на вымышленном предприятии с использованием современных компьютерных средств, а также автоматизация движения документов в соответствии с рациональной организацией труда.   

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Модель электронного документооборота

 

Перед тем, как приступить к выполнению курсовой работы, передо мной встал вопрос о  выборе средства реализации системы  документооборота. Основываясь на стоимости и функциональности рассмотренных мною систем, в своей описательной модели я решил остановиться на АС «Евфрат-Документооборот».  На мой взгляд, это наиболее удобная, простая во внедрении и применении система, с необходимым набором функций, которые способствуют удачному переходу документооборота предприятия на высокий технологический уровень, с использованием современных компьютерных средств. Таким образом,  отличительными чертами АС «ЕВФРАТ-Документооборот»  являются следующие.

• Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.
• Организация современной технологии делопроизводственного процесса на основании действующих стандартов и нормативов.
• Более наглядный и удобный интерфейс системы.
• Более простой и понятный алгоритм (технология работы) для пользователя при выполнении основных функций системы (регистрация документа, поиск).
• Создание единого информационного пространства предприятия.
• Обеспечение надежности учета и хранения документов.
• Организация эффективной защиты информации.
• Гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.
• Возможность работы с системой специалиста со средними знаниями современных компьютерных технологий.
• Отсутствие особых условий установки и эксплуатации, а также отсутствие необходимости в покупке и внедрении дополнительного программного обеспечения сторонних разработчиков.

Базой для  создания модели электронного документооборота будет являться вымышленная коммерческая организация ООО «Воздух», которая предоставляет юридические и аудиторские услуги на городском и региональном уровне. Внутри предприятия выделяются 4 подразделения: Бухгалтерия, Секретариат, Юридический и Аудиторский отделы, которые в свою очередь взаимодействуют с рядом предприятий-клиентов, а также с головной компанией, которая находится в Москве. В этих отделах работают специалисты по отдельным вопросам, готовящие квалифицированные решения в соответствии  со своей компетенцией, а утверждает их линейный руководитель – генеральный директор.

          Схема 1. Структура организации    

Юрист 1              Юрист 2            Аудитор 1                       Аудитор 2

            Юрист 3                                                   Аудитор 3

Таким образом, в документационном обмене  задействовано 4 подразделения. Согласно своим функциям, каждый отдел разрабатывает соответствующие  документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям и, соответственно, головной компании.

Поскольку предприятие имеет достаточно сложную  структуру организации как внутри, выделяя отделы, так и внешне –  являясь филиалом московской компании, то внедрение общекорпоративной системы электронного управления документами происходило на базе уже внедренных систем внутри Новосибирского филиала. Такими системами можно считать, например: документооборот, бухгалтерия, управление отношениями с клиентами. Данные системы были переведены к интеграции сервисов в корпоративную информационную систему. Я выбрал внедрение сервисами в качестве способа внедрения СЭУД. Данный способ подразумевает собой деление всего процесса внедрения на сжатые временные этапы, в течение которых решается определенная задача, например, обеспечение управления нормативной документацией.  В данном случае, под сервисами следует понимать выделенный набор функций ПО, позволяющий полностью решить некую частную задачу. В рамках одной системы сервисы могут быть обособлены или полностью интегрированы друг с другом, однако в каждом из случаев они сохраняют свою работоспособность.

В ходе внедрения  сервисами архитектура всего  решения приобрела следующую  структуру:

• на нижнем уровне находятся общесистемные данные: информация о пользователях всех систем (LDAP, MS AD и прочие), также на этом уровне происходит авторизация и аутентификация пользователей, и организован доступ к общим справочникам информационной системы;
• над общими данными находятся приложения, формирующие бизнес-логику. Эти приложения работают независимо друг от друга, поскольку общая информация хранится на нижнем уровне, доступном всем приложениям;
• интерфейсы всех систем сводятся в едином портале и представляются в едином интерфейсе пользователя; пользователь получает доступ ко всем системам через веб-браузер, что обеспечивает единую авторизацию и привычность интерфейсов.

     Я выбрал именно такой способ, потому что подобная архитектура информационной системы позволяет мне наращивать сервисы в сжатые сроки, использовать разные системы без опасения проблем несовместимости, выполнять небольшие этапы, закрывающие частные задачи.

Преимущества, безусловно, были очевидны:

1. при добавлении нового сервиса не было необходимости изменять бизнес-процессы, уже реализованные в программном обеспечении;
2. поскольку добавление набора сервисов реализуется в виде последовательности небольших этапов, в результате мы получаем законченное решение. Благодаря этому,  в случае если у нас возникала необходимость отложить работы на более поздний период или отказаться от дальнейших работ, система сохранялась с тем же набором функционала, который позволял решить конкретные задачи;
3. в ходе внедрения и в последующем нами был использован веб-интерфейс, который позволил охватить всю организацию вместе с головной компанией, не производя работ по настройке клиентских мест.

Для нормативного урегулирования и защиты электронного документооборота в организации, специалистами  ДОУ был разработан ряд документов:

1. Руководство по организации электронного делопроизводства и документооборота.
2. Руководство по организации хранения документов на электронных носителях.
3. Руководство по установления сроков хранения.
4. Руководство по определению дальнейшего маршрута продвижения документов и информации с истекшим сроком хранения.

Наряду  с вышеперечисленными руководствами  были разработаны номенклатура дел, в которую были внесены основные виды документов с установленными сроками  хранения, и реестр источников ключевой информации.

Для регламентации  работы с конфиденциальной информацией  был создан перечень сведений, относящихся  к конфиденциальным. В нем зафиксированы: период и уровень (гриф) конфиденциальности, список сотрудников, которым предоставлено право использовать эти сведения в работе. А также дополнительно составлен перечень документов, в которых эти сведения документируются. 

Использование электронно-цифровой подписи (ЭЦП) также  регламентируется инструкциями и правилами  по использованию ЭЦП.    

Отдельно были внесены добавления и корректировки в должностные  инструкции сотрудников.

 

2. Защищенность электронного документооборота

 

Защищенность ЭД – это самый  волнующий вопрос для организации  в целом.  В связи с этим, данному вопросу я уделил большое внимание.

Во-первых, внутри модели корпоративной  электронной системы документооборота был создан центральный аппарат (компьютер-сервер), в котором содержится вся документация: как конфиденциального  типа, так и неконфиденциального. Доступ к данному компьютеру-серверу ограничен правом доступа сотрудников в соответствии с их должностными обязанностями и статусом в организации. Так образом, система предусматривает несколько видов рабочих мест:

• специализированное рабочее место, которое позволяет максимально расширить функции для работы, главном образом, с реквизитами документов. В нем работают, как правило, офис-менеджер (при ведении общего делопроизводства и номенклатуры дел), юристы (при формировании учета договоров), аудиторы (при формировании отчетов) и управляющие отделами;
• универсальное рабочее место, позволяющее пользователям удобно работать с содержательной частью документа. С его помощью рядовые сотрудники могут ознакомиться с информацией, адресованной им, создать документ, завизировать его, поручить на исполнение подчиненному;
• мобильное рабочее место позволяет осуществить доступ к системе через карманный персональный компьютер, в случаях, если сотрудник не может обратиться к системе через настольный компьютер. Данное место позволяет работать с поручениями, участвовать в согласовании документов, получать доступ к другим документам системы. Такое место удобно для руководителей отделов и генерального директора, участвующих в управленческих процессах;
• рабочее место администратора позволяет производить настройку системы, изменять параметры, запрещать/разрешать доступ к некоторым файлам документов, блокировать и снимать блокировку на отдельные виды документации.

Каждый пользователь системы имеет  свой пароль для входа.

Во-вторых, поскольку организация имеет достаточно сложную структуру корпоративного документооборота и, следовательно,  большой обмен документацией, то информация между отделами и головным офисом в Москве передается в кодированном виде. При получении закодированного документа, получатель, в компетенцию которого входит изучение данного документа,  с помощью системы производит раскодирование и начинает работу с документом. Кроме того, внутри самого филиала организации сотрудники имеют возможность передавать конфиденциальные документы посредством их криптографического шифрования. Работа с подобными документами осуществляется так же, как в случае внешнего документопотока. 

В-третьих, система ведет беспрерывное протоколирование действий пользователей  в ходе которого всегда можно установить, кто регистрировал документ, прикрепил файл, отредактировал или удалил его, ввел резолюцию и так далее.

В-четвертых, внутри моей модели корпоративного документооборота создан удостоверяющий центр, то есть орган, выдающий ключи (сертификаты) подписей и обеспечивающий достоверность ЭЦП, что исключает подделку подписи.

В-пятых, архивная система также  имеет защиту на уровне документа: каждый документ  имеет ассоциированный  с ним список пользователей, имеющих  право совершать с ним определенные операции.