Документационное обеспечение делового общения

Следует учитывать время доведения  информации до конкретных исполнителей. Распорядительный документ может иметь  общий для всех пунктов исполнительный срок. Однако чаще срок исполнения устанавливается  для каждого задания в отдельности. В конце текста распорядительного  документа помещается перечень документов, утративши силу или подлежащих изменению  с изданием данного акта. Последним  пунктом в приказах, решениях, распоряжения указывается лицо, на которое возлагается  контроль за исполнением документа. Распорядительные документы могут  иметь приложения, указания на которые  даются в соответствующих пунктах  текста. Реквизит «Приложение» после  текста распорядительных документов самостоятельно не оформляется.

Текст распорядительного документа  должен иметь заголовок. Заголовок  начинается с предлога «О» («ОБ») и  формируется при помощи отлагательных  существительных (например «О назначении...», «Об утверждении...», «О введении...», предмет (например, «Об итогах...», «О мерах...»). Для ряда типовых управленческих ситуаций, требующих издания приказа (о создании, реорганизации, ликвидации учреждений, организаций и предприятий, о распределении обязанностей между  руководством, о внесении изменений  в положение (устав), структуру, штатную  численность и штатное расписание аппарата управления, в должностные  инструкции, о переходе на новый  режим работы), разработаны унифицированные  формы документов, в которых предопределен  не только состав, но и порядок расположения информации. Унифицированную форму  имеют также кадровые приказы  по приему на работу, перемещению, переводу на другую работу, освобождению от должности, вынесению поощрений, наложению  дисциплинарных взысканий, изменению  фамилий.

Подготовив текст распорядительного  документа, приступают к его оформлению. Распорядительные документы оформляются на общем бланке, формат А4. В состав реквизитов входят: Герб РФ, союзной или автономной республики, наименование ведомства, наименования учреждения, название вида документа, дата, индекс (номер), место составления, заголовок, текст, подпись (подписи), отметки о согласовании.

Завершающим этапом работы с проектами  распорядительных документов является их согласование и подписание. Проект до подписания подлежит согласованию с заинтересованными лицами, которых  он касается. Согласование осуществляется путем визирования при постановлении  грифа согласования. Так, проект приказа, решения, распоряжения визируется составителем проекта и руководителем структурного подразделения, вносящего проект, всеми  указанными в проекте исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение документа в целом, юрисконсультантом. Проекты документов, выполнение которых требует финансового  обеспечения, обязательно согласовываются  с финансовыми органами или службами.

Виза юрисконсультанта свидетельствует  о соответствии документа законодательным  и нормативным актам, а также  о соответствии отдельных формулировок специальным требованиям некоторых  органов (например, суда, прокуратуры, здравоохранения). Согласование проводит структурное подразделение или  лицо, готовившее проект распорядительного  документа. Визы или гриф согласования как правило, проставляются на первом экземпляре проекта. В случае несогласования с проектом пишется мотивированное заключение. Перед подписанием проект дополнительно тщательно выверяется. При этом особое внимание следует  обратить на проверку цифровых данных, фамилий, имен и отчеств.

Проекты распорядительных документов, принимаемых коллегиальными органами,- постановлений и решений, обсуждаются  и принимаются на заседаниях. В  ходе обсуждения в них можно вносить  поправки и дополнения. Доработанные проекты выносятся для утверждения  на следующее заседание.

Полностью подготовленные проекты  документов представляются на подпись. Приказы подписываются руководителем  или его заместителем. Постановление  и решение имеют две подписи - председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа. Подписывается  первый экземпляр документа, изготовленный  на бланке. Распорядительные документы  вступают в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в  силу и срок действия акта управления указываются в самом документе.

1.1.5 Протокол

Протокол - организационно-распорядительный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Более обобщенное определение дают толковые словари русского языка, определяющее его как «документ с записью всего происходящего на заседании, собрании».

Проведению заседания коллегиального органа предшествует большая подготовительная работа, в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания  и списки приглашенных, доклады или  тезисы основных выступлений, справки  по обсуждаемым вопросам, проекты  решений (или постановлений) по каждому  вопросу. Протокол, как правило, ведется  во время заседания. В тех случая, когда заседание стенографируется или проводиться магнитная звукозапись, протокол может составляться после  их расшифровки. Вести протокол должен секретарь или специально назначенное  лицо. От его квалификации, умения вникнуть и разобраться в существе обсуждаемых  вопросов зависит качество записи выступления. Поэтому назначение лица, ведущего протокол, является ответственной частью подготовки заседания. Протокол оформляется  по форме общего бланка. В его  формуляр входят: наименование ведомства, наименование учреждения (может быть наименование структурного подразделения), указание вида документа (протокол), дата заседания, номер, место заседания, гриф утверждения, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется  дата заседания, а не окончательного оформления или подписания протокола. В том случае, если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире - окончание. Например: 12-14.03.2013г. Номер протокола является порядковым номером заседания коллегиального органа в течение года (в учебном заведении, может быть - учебного года). В реквизите «место заседания» указывается город, где состоялось заседание.

Заголовок протокола содержит указание вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже. Например, «совещание студсовета», «заседание комиссии», «собрание трудового коллектива». После оформления заголовочной части (это можно сделать до начала заседания) приступают к составлению текста. Текст протокола распадается  на две части: первую - вводную, содержащую указания председательствующего, секретаря, присутствующих и повестку дня; вторую - основную, фиксирующую ход заседания. Словом «председатель» начинают протокол; оно печатается через два интервала  после заголовка, прямо от полей  с нулевого положения табулятора с прописной буквы; после тире указывают фамилию председателя, инициалы. Так же оформляется слово  «секретарь».

Пример:

Председатель  – Иванова Е.Ю..

Секретарь – Крюков С.Б.

При проведении оперативных совещаний  эта часть протокола опускается. Далее перечисляются присутствующие. Порядок оформления этого раздела  следующий. В протоколе заседания  постоянно действующего коллегиального органа присутствующие постоянные члены  указываются в алфавитном порядке. После них записываются фамилии  приглашенных с указанием их должности. На расширенных собраниях и заседаниях с большим числом присутствующих их состав указывается количественно, а по фамильный список прилагается  к протоколу, о чем делается соответствующая  запись в самом протоколе.

Например:

Присутствовали: 42 человека (список прилагается).

На собраниях, конференциях и съездах, где принятие решения требует  определенного кворума, в разделе  «Присутствовали» указывается, сколько  человек должно присутствовать и  сколько пришло на заседание.

Далее следует повестка дня. В этой части протокола перечисляются  вопросы, вынесенные на рассмотрение коллегиального органа. Каждый вопрос нумеруется и  начинается с предлога «О» («ОБ»).

В ряде случаев, например, при протоколировании заседаний коллегий министерств, комитетов, повестка дня может прилагаться  к протоколу. Тогда она не вноситься  в текст протокола, а делается лишь отсылочная запись: «Повестка  заседания прилагается».

Основная часть текста протокола  строится по разделам, соответствующим  пунктам повестки дня. По каждому  пункту могут быть такие части: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти  слова пишутся прописными буквами, каждое с новой строки, после них  ставится двоеточие, таким образом  они зрительно разбивают текст.

Слова СЛУШАЛИ начинает раздел по каждому пункту повестки дня. Оно  пишется на одной строке вслед  за цифрами, обозначающими порядковый номер вопроса.

Фамилия и инициалы докладчика и  выступавших в прениях указываются  с новой строки в абзаце. Содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа. Если имеются  тексты (или тезисы) докладов и выступлений, они не записываются в протокол, а через тире после фамилии  докладчика или выступившего указывается: «Текст доклада (выступления, сообщения) прилагается». После каждого выступления, если имеются, записываются вопросы  и ответы в порядке выступления.

Завершающая часть раздела по каждому  пункту повестки дня - запись принятого  по обсуждаемому вопросу решения (постановления). Решения, содержащие несколько вопросов, подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретна и  содержать составные части: кому, что сделать и к какому числу. При выборах должностных лиц  в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре  отдельно.

По полноте освещения хода обсуждения вопросов на заседаниях протоколы делятся  на полные и краткие. Краткий протокол содержит указание фамилии докладчика, темы доклада, фамилии выступавших. Получить представление о характере  замечаний, ходе обсуждения, мнениях, высказанные  в прениях, по такому протоколу невозможно.

Краткий протокол допустим только при  наличии стенограммы или когда  тексты докладов и выступлений прилагаются  к протоколу. Кратко протоколируется  также оперативные совещания. Во всех остальных случаях протокол должен содержать записи всех выступлений, отразить работу коллектива, показать выработку решения в столкновении мнений, дискуссиях. В ходе заседания  можно составить лишь черновик протокола. В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется по стенограммам и фонозаписи, редактируется и  оформляется. Если к протоколу будет  приложена стенограмма, об этом делается запись после первой части протокола: «Заседание ученого совета стенографировалось. Стенограмма прилагается». Полностью  подготовленный протокол подписывается  председателем и секретарем.

Решения коллегиальных органов  доводятся до исполнителей в виде самостоятельных документов - постановлений  и решений; приводятся в жизнь  приказами. В остальных случаях  делается выписка из протоколов.

1.2 Организационные документы

1.2.1 Уставы

Под уставом понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Например, Устав железных дорог РФ, Ветеринарный устав и т. д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию определенной сферы деятельности Вооруженных сил РФ (Строевой устав, Дисциплинарный устав и т.д.) Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, ведомствами, исполкомами местных Советов).

1.2.2 Положения

Положения - нормативные акты, имеющие  сводный кодификационный характер и определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности  и организацию работы системы  органов государства (например, Общее  положение о министерствах РФ), единого органа (например, Положение  о государственной автомобильной  инспекции), структурного подразделения (комиссии, группы). Положения могут  регламентировать деятельность должностных  лиц. В отдельную группу следует  выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Например, Положения об открытиях, изобретения  и рационализаторских предложениях или Типовое положение о ведении  делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных  органа, на предприятиях, в учреждениях  и организациях. Наиболее многочисленны  разновидности положений о проведении различных конкурсов, смотров и  других мероприятий. Положения утверждаются в установленном порядке. Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание, как  правило, определяются учреждениям - разработчиками.

Индивидуальные положения разрабатываются  на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руководителями предприятий и организаций.

1.2.3 Инструкции

Инструкции -  это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные вопросы, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкции издаются также в  целях разъяснения и определения  порядка применения законодательных  актов и распорядительных документов (например, приказов).