Деловые приемы

     ГЛАВА 1. ПОНЯТИЕ И СОДЕРЖАНИЕ ДЕЛОВЫХ ПРИЕМОВ. ИХ КЛАССИФИКАЦИЯ 
 

     1.1. ПОНЯТИЕ И СОДЕРЖАНИЕ  ДЕЛОВЫХ ПРИЕМОВ 

     Приемы – как дипломатические, так и деловые – одна из важнейших форм внешнеполитической, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых людей, общественных и других организаций и лиц. Это, как правило, организованное и заранее подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей.

     Деловые приемы – одна из общепринятых и распространенных форм делового общения. Они проводятся как поводу важных и знаменательных событий, так и в порядке повседневной деятельности деловых структур. При организации и проведении этих мероприятий следует иметь в виду прежде всего их деловую составляющую, а именно: их следует использовать для установления и поддержания полезных связей и контактов, получения интересующей информации, передачи информации деловым партнерам, оказания максимального внимания приглашенным гостям. Это ни в коей мере не умаляет той важности, которую имеют форма, стиль и качество угощения.[3]

     При подготовке приема следует решить ряд  организационных вопросов: определить вид приема, дату, время и место  его проведения; составить список приглашенных, выписать письменные приглашения и разослать их приглашенным; составить меню угощения и напитков, порядок обслуживания приема, смету расходов, план рассадки гостей, обеспечить гардероб и туалеты; продумать вопросы безопасности; предусмотреть оформление помещения (цветы, посуда, мебель), выделить ответственных за встречу и проводы гостей.

     Важно правильно составить приглашения, которые должны содержать следующие  данные: кто приглашает, по какому поводу, кого приглашает (фамилия, имя, должность  полностью и без искажений), на какое мероприятие (вид  приема), когда (дата и часы) и где (точный адрес) оно состоится. Кроме того на приглашение помещается номер телефона, по которому приглашенные должны позвонить и сообщить принимают они приглашение или нет. В приглашении так же указывается форма одежды (смокинг, фрак). Приглашения отправляются обязательно в конверте. Желательно, чтобы  они были отпечатаны я типографским способом.[3]

     Целью проведения приёма может быть расширение и углубление контактов в сфере  деятельности компании, получение необходимой информации, формирование имиджа организации во внешней деловой среде. Участие сотрудников приглашенной организации в деловом приёме – это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на приём, прежде всего, должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а, следовательно, и характер предполагаемых партнёров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.

     Если  же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей приём, его обязанности  усложняются – на протяжении всего  приёма он должен следить за его  ходом и проводить представление  приглашённых друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление от приёма. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приёма осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.    
 
 
 
 

     1.2. КЛАССИФИКАЦИЯ ДЕЛОВЫХ ПРИЕМОВ 

     Деловые приемы бывают официальными и неофициальными. Первые устраиваются главами государств, правительствами, консульствами, военными атташе, торговыми представительствами по случаю национальных праздников, пребывания государственных руководителей, иностранных делегаций, открытия крупных выставок и конференций, заключения международных соглашений. Остальные деловые приемы считаются неофициальными. Официальные приемы обычно проводятся по правилам дипломатического протокола и этикета. Этих же этикетных правил придерживаются и фирмы, организуя приемы в честь своих зарубежных коллег.[8]

     Приемы  подразделяются на дневные и вечерние, приемы с определенным рассаживанием и без рассаживания за столом.[3]

     К дневным относятся приемы типа завтрак, ланч, «бокал шампанского», «бокал вина»  и др. В международной практике принято считать, что дневные  приемы менее торжественны, чем вечерние.

     Завтрак - устраивается в промежутке времени  между 12.00 и 15.00 часами, чаще всего от 12.00 до 13.00 часов. Неофициальные деловые  приемы выходят за временные рамки  дипломатического протокола. Так, если официальные приемы устраиваются с 12 часов, то первый прием – завтрак - деловым человеком может быть организован и в 8 часов. Такое раннее время диктуется занятостью бизнесменов.[2]

     Меню  завтрака составляется с учетом существующих в стране традиций и обычаев и, как правило, состоит из одного - двух блюд холодной закуски, одного горячего рыбного блюда, одного горячего мясного блюда и десерта. Подавать на завтрак первые блюда (супы) не принято, хотя подача их не будет являться ошибкой. После завтрака подается кофе или чай. Перед завтраком подается коктейль, сухое вино, соки, во время завтрака - минеральная вода, а иногда и соки. После того как все гости поели, хозяин (или хозяйка) первым встает из-за стола и предлагает гостям перейти в другой зал, где подается кофе. Продолжительность завтрака 1—1,5 часа (примерно 45-60 минут за столом и 15-30 минут за кофе). Инициатива ухода с завтрака - за главным гостем. Форма одежды для завтрака — в большинстве случаев повседневный костюм, но в торжественных случаях может быть и смокинг. Обычно форма одежды указывается в приглашении. Деловой разговор начинают обычно после первой чашки чая или кофе.

     Второй  завтрак - ланч - совпадает по времени  с завтраком дипломатического протокола. Начинается он в период с 12 до 13.30 и  продолжается 1- 1,5 часа. Официальный  завтрак проводится с рассадкой гостей, т. е. каждому гостю отводится место за столом соответственно его должностному положению. О том, где сидеть, он узнает в плане рассадки, который вывешен или находится на отдельном столике в гостиной. Кувертная карточка с именем будет также находиться возле его прибора или лежать на самом высоком бокале.

     Меню  ланча обычно включает одну-две холодные закуски, два горячих блюда (мясное и рыбное), десерт. Первые блюда, как  правило, не подают. Перед ланчем в  отдельной комнате могут угостить аперитивом, т. е. напитками, возбуждающими аппетит. Это могут быть сок, минеральная вода и спиртное. В конце ланча в этом или отдельном помещении подаются десерт, чай или кофе.

     Прием «Бокал шампанского» - в деловом, в  том числе и дипломатическом  протоколе начинается, как правило, в 12.00 часов и продолжается около часа.[2] В отличие от завтрака этот прием более скромен. Поводом для такого приема может быть подписание контракта.

     С точки зрения организации это - наиболее простая форма приема, не требующая  большой и длительной подготовки. Проводится он стоя. К шампанскому или вину подают маленькие бутерброды, пирожные, орешки, а также кофе или чай, печенье, конфеты. Напитки и закуски разносят официанты. Приглашенные приходят в повседневной одежде. Аналогичным является прием типа «бокал вина». Название в данном случае подчеркивает особый характер приема.

     Чай - устраивается между 16.00 и 18.00 часами, как  правило, только для женщин. Например, жена министра иностранных дел устраивает чай для жен глав дипломатических представительств, а жена посла - для жен других послов. Возможны случаи приглашения на чай также и мужчин. Для чая накрываются один или несколько столиков в зависимости от количества приглашенных лиц, подаются кондитерские и булочные изделия, фрукты, десертные и сухие вина, соки и воды. Закуски (сандвичи с икрой, рыбой, сыром, колбасой) подаются за чаем редко, а если подаются, то в небольшом количестве.

     Продолжительность чая – 1-1,5 часа. Форма одежды - повседневный костюм или платье.

     Приемы  типа «жур фикс» - устраиваются один раз в неделю в один и тот же день и час в течение всего осенне-зимнего  сезона (с осени до лета).[2] Приглашения на такие приемы (среды, четверги, пятницы) рассылаются один раз в начале сезона и действуют до конца сезона, если не последует специального уведомления о перерыве. По времени проведения, угощению и форме одежды этот прием не отличается от чая.

     Приемы типа коктейль или фуршет - устраиваются в промежуток времени от 17.00 до 20.00 часов и длятся 2 часа. Угощение на фуршете организуется по типу так называемого «шведского стола». Как правило, предлагаются различные холодные закуски, кондитерские изделия и фрукты. Иногда подаются также горячие закуски. Гости, подойдя к столу, кладут на руку салфетку, на нее ставят тарелку с вилкой, накладывают в тарелку еду и, отойдя в сторону, едят стоя. Так же поступают и с напитками.

     Отличие коктейля от фуршета состоит в  том, что на последнем подается больше еды и напитков.

     На  фуршет можно опоздать или раньше уйти, за исключением тех, в чью честь организовывается прием. Кратковременное пребывание гостя на фуршете воспринимается как демонстрация холодных или натянутых отношений. Если на прием приглашены работники одной фирмы, то, согласно деловому этикету, положено, чтобы подчиненные не приходили позже руководителей. Однако рядовые служащие могут уйти с приема позже своих начальников. В процессе приема идет активное деловое и светское общение, осуществляются знакомства и налаживаются контакты. При этом необязательно проводить время с одним и тем же собеседником.

     К вечерним, более торжественным приемам  относятся обед, обед-буфет, ужин.

     Обед -  начинается в промежуток времени  от 20.00 до 21.00 часа. Меню обеда: одна-две  холодные закуски, суп, одно горячее  рыбное блюдо, одно горячее мясное блюдо, десерт. После обеда в гостиной подается кофе или чай. Перед обедом гостям предлагается коктейль. Меню обеда отличается от меню завтрака тем, что после холодных закусок подается суп.

     Обед  длится обычно 2-2,5 часа, при этом за столом примерно 50—60 минут, остальное время - в гостиных.[2]

     Форма одежды - темный костюм, смокинг или  фрак в зависимости от конкретного  случая и указания в приглашении; для женщин - вечернее платье. В некоторых  официальных случаях сразу же после обеда проводится прием  типа «а ля фуршет». Гости, присутствовавшие на обеде, по его окончании направляются на прием «а ля фуршет». Такое сочетание приемов организуется преимущественно в связи с пребыванием в стране иностранного государственного деятеля или иностранной делегации, в честь которых дается обед. Форма одежды такая же, как на обеде.

     Опаздывать  на обед нельзя. В случае опоздания  обязательно извиняются перед хозяевами.

     Ужин - начинается в 21.00 час и позднее. Меню ужина и вина — такие же, как на обеде. Форма одежды - костюм темного цвета, смокинг или фрак; для женщин - вечернее платье. Ужин отличается от обеда только временем начала - не раньше 21.00.

     Вечерний  прием «а ля фуршет» - устраивается в особо торжественных случаях (в честь главы или премьер-министра иностранного государства, иностранной правительственной делегации, по случаю национального праздника и т. п.). Начинается в 20.00 часов и позднее. Угощение - такое же, как на приеме типа коктейль или фуршет, но разнообразнее и обильнее. Форма одежды - костюм темного цвета, смокинг или фрак; для женщин - вечернее платье.[2]

     Обед-буфет  предполагает свободную рассадку за небольшими столиками по четыре-шесть  человек. Так же как на фуршетном  приеме, накрывают столы с закуской, имеются буфеты с напитками. Гости  набирают закуски садятся по своему усмотрению за один из столов. Такого рода прием часто организуется после концерта, просмотра фильма, в перерыве танцевального вечера. Обед-буфет менее официален, чем обед. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     ГЛАВА 2. ОСОБЕННОСТИ ПРОТОКОЛА  НА ДЕЛОВЫХ ПРИЕМАХ 
 

     2.1. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА 

     Любой прием должен быть предварительно подготовлен  самым тщательным образом. В подготовку приема входят: выбор вида приема, составление  списка приглашаемых лиц, рассылка приглашений, составление плана рассадки за столом на завтраке, обеде или ужине. Составление меню, сервировка стола и обслуживание гостей. Подготовка тостов или речей, составление схемы (порядка проведения) приема.

     ПРИГЛАШЕНИЯ

     Говоря  о правилах этикета, учитываемых  в организации деловых приемов, следует прежде всего упомянуть о приглашениях. Приглашения обычно выполнены типографским способом, а дополнительные сведения (фамилия, имя, отчество приглашенного) могут быть вписаны от руки.

     В приглашении не ставятся дата отправления  и подпись. Первые строки приглашения  дают информацию о том, кто (какая организация) и по какому поводу приглашает на прием. Обычно используется оборот "приглашает" или "имеет честь пригласить", далее идет фамилия, имя, отчество приглашаемого.