Деловое письмо

Стандартная формулировка для начала писем-извинений: «Прошу Вас принять извинения  в связи с (за)...».

Письмо для выражения сожаления, сочувствия и соболезнования также  используются в повседневной деловой  переписке в связи с не слишком  радостными событиями. Обычно выражать соболезнования принято в связи с кончиной близких адресату людей (родственников, друзей, коллег).

Благодарственные письма пишутся  с единственной целью — выразить адресату благодарность в связи  с предпринятыми им организационными и иными усилиями, результатом  которых стало получение автором (организацией-отправителем) ощутимой пользы (преимущества, выгоды и пр.). Другим случаем для формальной благодарности  является выражение последней за поступившие ранее в адрес  автора поздравления, соболезнования и т.п.

Рекомендательные письма представляют собой форму ходатайства автора перед адресатом в пользу третьего лица, не участвующего в переписке. Подобное ходатайство может быть оформлено в краткой или развернутой  форме.

Мини-письма — письма-Шаблоны, письма-маятники и т.п. — представляют собой малые эпистолярные формы. Отличительной особенностью мини-писем является значительная повторяемость (стандартность) их содержания, обусловленная, прежде всего, стремлением автора послания сэкономить время на его оформлении.

Письма-открытки — еще одна специфическая малая  эпистолярная форма.

Письма  негативного содержания — это  письма-отказы, письменные уведомления  об увольнении или отказе в предоставлении субсидии, а также письма с выражением неодобрения или порицания чьих-либо действий и т.п. (к указанным письмам  не относятся письма для выражения  формального отказа от какого-либо предложения).

Письма для выражения согласия или отказа от какого-либо предложения, как было отмечено, представляют собой  самостоятельный вид частного письма. Поводом для их подготовки служит формальное согласие или формальный отказ от какого-либо предложения, содержащегося  в послании адресата — например, отказ от приглашения.

2. Оформление делового письма

 

Рассмотрение особенностей оформления деловых писем целесообразно  начать с состава их реквизитов. В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 для надлежащего оформления писем в процессе осуществления служебно-деловой переписки используются следующие реквизиты:

01— изображение  Государственного герба Российской  Федерации;

02 — изображение  герба субъекта Российской Федерации;

03 — изображение  эмблемы (товарного знака либо  знака обслуживания) предприятия  (организации, учреждения);

04 — код  предприятия (организации, учреждения);

05 — основной  государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный  номер налогоплательщика/код причины  постановки на учет (ИНН/КПП);

08 — наименование  предприятия (организации, учреждения);

09 — справочные  данные о предприятии (организации,  учреждении);

11—дата письма;

12 — регистрационный  номер письма;

13 — ссылка  на регистрационный номер и  дату письма;

15 — сведения  об адресате;

17 — резолюция;

18 — заголовок  к тексту;

19 — отметка  о контроле;

20 — текст  письма;

21—отметка  о наличии приложения;

22 — подпись;

23 — гриф  согласования письма;

24 — виза  согласования;

25 — оттиск  печати;

27 — отметка  об исполнителе;

28 — отметка  об исполнении документа и  направлении его в дело;

29 — отметка  о поступлении документа на  предприятие (в организацию, учреждение);

30 — идентификатор  электронной копии письма.

Оформление  перечисленных реквизитов производится в соответствии с разделом 3 ГОСТ Р6.30-2003.

Схема оформление делового письма

 

Наименование министерства

Наименование  предприятия

 

Адрес                                                                   Адрес

   Телефон

 

                              Заголовок письма

                                      

                                     Текст

Должность Подпись

                                                                                     инициалы, фамилия

Фамилия исполнителя,

номер телефона

Изображение Государственного герба  Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках для писем в соответствии с Федеральным конституционным  законом «О Государственном гербе  Российской Федерации». Изображение  герба субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках для  писем в соответствии с соответствующими правовыми актами субъектов Российской Федерации. Изображение эмблемы  предприятия (организации, учреждения) или соответствующего товарного  знака (знака обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках для писем  в соответствии с уставом (положением) предприятия (организации, учреждения).

Значение кода предприятия (организации, учреждения) (реквизит 04) проставляется  в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и  организаций (ОКПО). Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляется в  соответствии с документами, выдаваемыми  указанным лицам налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки па учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляется также  в соответствии с документами, выдаваемыми  указанным лицам налоговыми органами.

Наименование предприятия (организации, учреждения), являющегося отправителем письма (реквизит 08), должно в точности соответствовать наименованию, закрепленному  в его учредительных документах. Над наименованием предприятия (организации, учреждения) указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящего органа (при  его наличии у данного предприятия).

Справочные данные о предприятии (организации, учреждении) (реквизит 09) включают в себя почтовый адрес, номер  телефона и другие сведения по усмотрению отправителя письма, в том числе  номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и  др.

Датой письма (реквизит 11), как правило, является дата его подписания. Данный реквизит оформляется арабскими  цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. При этом день месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а  год — четырьмя арабскими цифрами.

Регистрационный номер письма (реквизит 12) сострит из порядкового номера документа, при необходимости дополняемого по усмотрению предприятия (организации, учреждения) иными учетными данными, как то — индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе  письма и др.

Ссылка на регистрационный номер  и дату (например, входящего письма, в ответ на которое подготовлено данное письмо) (реквизит 13) включает в  себя, соответственно, регистрационный  номер и дату документа входящего  письма.

Оформление реквизита 15 — «Сведения  об адресате» — производится с  учетом того, кто именно — предприятие, структурное подразделение предприятия, должностное или частное лицо — выступает в качестве адресата. При адресовании письма должностному лицу предприятия инициалы адресата указывают перед фамилией, а его должность — в дательном падеже. При адресовании письма предприятию (структурному подразделению предприятия) их наименования указывают в именительном падеже. В состав реквизита может также входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Так, при адресовании письма предприятию указывают его наименование, а затем — почтовый адрес, например: ОАО «Завод «Электросила», Московский пр., д.132, Санкт-Петербург, 196220.

При адресовании письма частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем — его почтовый адрес, например: Галаниной Е.И. проезд Мичурина, д.11, пос. Андреевка Ленинского р-на Курской области, 340045.

Оформление резолюции на входящем письме (реквизит 17) предусматривает  указание фамилии, инициалов исполнителей поручения, содержания поручения (при  необходимости — например, по подготовке проекта ответного письма), сроков исполнения, а также личной подписи  должностного лица — автора резолюции  и даты ее вынесения.

Заголовок к тексту письма (реквизит 18) должен как можно более точно  отражать краткое содержание документа, например: «О проекте договора поставок научно-технической продукции на 2005 год».

Отметка о контроле за исполнением письма (реквизит 19) оформляется соответствующим условным обозначением, принятом на данном предприятии — буквой «К», словом (штампом) «Контроль» и т.п.

Оформление реквизита 20 — «Текст»  — производится на государственном  языке РФ (государственных языках субъектов РФ) в соответствии с  законодательством. Текст письма может быть представлен в виде связного текста или с включением в него анкет или таблиц (последние могут быть вынесены в приложение к тексту). Если текст письма содержит несколько решений, предложений, выводов и пр., то его можно разбивать на разделы, подразделы и пункты, нумеруемые арабскими цифрами. При оформлении письма на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют (посредством простановки номеров арабскими цифрами посередине верхнего поля листа).

Оформление реквизита 21 — «Отметка о наличии приложения» — производится с учетом следующих обстоятельств.

Приложение, упоминаемое по тексту письма, оформляется  следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 3 экз.

Оформление реквизита 22 «Подпись»  имеет определяющее значение для  придания письму юридической силы (в  особенности для отдельных видов  писем, например, для гарантийных). Реквизит включает наименование должности лица, подписавшего письма (развернутое или полное, если документ, соответственно, оформлен на листе писчей бумаги или бланке письма, и сокращенное — на письме, оформленном на бланке соответствующего должностного лица), личную подпись и ее расшифровку.

Гриф согласования письма (реквизит 23) включает слово СОГЛАСОВАНО (напечатанное прописными буквами), должность лица, с которым согласован текст документа (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и  дату согласования.

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на письмах, удостоверяющих права  соответствующих лиц, фиксирующих  факты, связанные с финансовыми  средствами, и некоторых других документах.

Реквизит 27 — «Отметка об исполнителе» — включает инициалы и фамилию  исполнителя письма (лица, осуществлявшего  техническую подготовку документа) и номер его телефона.

Реквизит  следует располагать на лицевой  или оборотной стороне последнего листа письма (в левом нижнем углу).

Реквизит 28 — «Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело» — включает: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении (например, ответного  письма), либо — при отсутствии такого документа —.краткие сведения об исполнении предписанных резолюцией действий, а также слова «В дело» и  номер Дела, в котором предполагается храниться письмо, и подписи исполнителя  письма (руководителя структурного подразделения, в котором исполнено письмо).

Отметка о поступлении входящего  письма на предприятие (реквизит 29) включает порядковый номер и дату поступления  документа (при необходимости также  — часы и минуты), проставленные  от руки или в виде штампа. Идентификатор  электронной копии письма (реквизит 30) — это особая отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и  содержащая наименование файла и  его расположение на машинном носителе, а также дату и — при необходимости  — другие поисковые данные, устанавливаемые  на предприятии для идентификации  электронных документов, включая  письма.

Оформление писем в зависимости  от их функционального назначения и  содержания может производиться  либо на бланках, либо на листах писчей бумаги. Разделом 4 ГОСТ Р6.30-2003 установлены следующие основные требования к бланкам документов:

- формат  бланков — А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм);

- размеры  полей (участков бланка, свободных  от текста письма), не менее: 20 мм — левое, верхнее и нижнее; 10 мм — правое;

- основа  — прочная белая бумага (бумага  светлых тонов) установленной  белизны и плотности;

- расположение  реквизитов на бланках — угловое  и продольное, в пределах границ  отведенных для них зон (в  соответствии с приложениями  А1 и А2 к ГОСТ Р6.30-2003).

3. Язык и стиль деловых писем

 

Деловое письмо является одним из главных каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним  миром. Через письма ведется общение  перед заключением договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией.

Чтобы правильно и быстро составить  письмо, необходимо хотя бы в общих  чертах знать особенности языка  и стиля современной корреспонденции  и требования, предъявляемые к  ней.