Использование ресурсов информационных систем на примере ОАО «Ошмянский сыродельный завод».

 

Таблица 7 -  Финансовый план модернизация автоматизированной системы управления приемки, отгрузки молока и молочного сырья ОАО «Ошмянский сыродельный завод»

Мероприятие	Годы	Ответственное лицо	Необходимое финансирование, тыс. евро.
1	2	3	4
Разработка проектно-сметной документации	1 квартал 2014 г.- 3 квартал 2014 г.-	Нач. производства Гл. инженер, IT-специалист	77,6

 

 

Продолжение таблицы 7

1	2	3	4
1 этап) Изготовление, поставка, шеф-монтажные, пусконаладочные работы  аппаратно-программного комплекса  для серверной, отделения приемки  молока от населения и выдачи  продукта, обучение персонала	3 квартал 2014 г.- 2 квартал 2015г.	Нач. производства Гл. инженер, IT-специалист	146,5
2 этап) Изготовление, поставка, шеф-монтажные, пусконаладочные работы  аппаратно-программного комплекса  для отделения хранения молока  и отделения хранения сливок, обучение персонала	2 квартал 2015г. -4 квартал 2015г.	Нач. производства Гл. инженер, IT-специалист	193,9
3 этап) Изготовление, поставка, шеф-монтажные, пусконаладочные работы  аппаратно-программного комплекса  для маслоцеха и цеха переработки  молока, обучение персонала	1 квартал 2016г. - 3 квартал 2016г.	Нач. производства Гл. инженер, IT-специалист	224,6
4 этап) Изготовление, поставка, шеф-монтажные, пусконаладочные работы  аппаратно-программного комплекса  для отделения мойки, обучение  персонала	4 квартал 2016г. – 2 квартал 2017г.	Нач. производства Гл. инженер, IT-специалист	86,2

 

 

 

2. Источники финансирования проекта (таблица 8)

 

Общие инвестиционные затраты с НДС по рассматриваемому инвестиционному проекту составляют 874,5 тыс. евро. Из них капитальные затраты без НДС – 728,7 тыс. евро (таблица8), сумма НДС по капитальным затратам – 145,7 тыс. евро.

 

Таблица 8 – Общие инвестиционные затраты по проекту (c НДС), и источники их финансирования, тыс. евро.

Наименование показателя	всего	в т.ч. за счет кредита
1	2	3
Разработка ПСД	77,6	77,6
Приобретение оборудования, 1 этап	146,5	146,5

 

 

Продолжение таблицы 8

1	2	3
Приобретение оборудования, 2 этап	193,9	193,9
Приобретение оборудования, 3 этап	224,6	224,6
Приобретение оборудования, 4 этап	86,2	86,2
Капитальные затраты	728,7	728,7
НДС	145,7	145,7
Итого капитальные затраты с НДС	874,5	874,5
Прирост ЧОК	0	0
Итого общие инвестиционные затраты с НДС	874,5	874,5

 

 

 

В качестве источника финансирования данного инвестиционного проекта предполагается долгосрочный кредит на сумму 874,5 тыс. евро под 10% годовых сроком на 5 лет с отсрочкой погашения основного долга 1 год.

Чистый дисконтированный доход за период реализации проекта составит 109,6 тыс. евро, простой срок окупаемости – 4,6 лет, динамический – 5,6 лет, внутренняя норма доходности – 15,7%, индекс рентабельности – 1,14.

Положительное значение чистого дисконтированного дохода, небольшой срок окупаемости для проектов такого рода и высокая внутренняя норма доходности показывают, что проект будет эффективным и принесет его участникам чистые доходы.

Совершенствование использования информационных ресурсов при помощи автоматизации делопроизводства и документооборота на ОАО «Ошмянский сыродельный завод».

Компьютерные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Она может быть реализована как на отдельном компьютере, так и в рамках локальной сети. Причем многие современные компьютерные системы и технологии многофункциональны и ориентированы на выполнение ряда делопроизводственных функций.

Поэтому предлагается программа и план для совершенствования системы документационного обеспечения ОАО «Ошмянский сыродельный завод», представленный в таблице 9.

 

Таблица 9 - План-график мероприятий по совершенствованию системы документационного обеспечения управления (ДОУ)

Период реализации	Мероприятия	Ответственный
май-июнь 2014 года	1. Разработка должностных  инструкций секретаря и инструкция  менеджера по персоналу по  ведению делопроизводства	Менеджер по персоналу
июль -август 2014 годы	2. Разработка Положения  о функциональной службе ДОУ	Менеджер по персоналу
сентябрь  2014 года	3.Создание инструкции  по делопроизводству	бухгалтер
октябрь декабрь 2014 года	4. Внедрение системы электронного  документооборота	Директор

 

 

1. Должностная инструкция - это документ определяющий правовое  положение работников фирмы. В  ней устанавливаются задачи и  функции работников, их права, обязанности  и ответственность.

Должностная инструкция секретаря оформляется на общем бланке с угловым расположением реквизитов, подписывается работником, составившим эту инструкцию, и утверждается директором фирмы. Должностная инструкция составляется в соответствии с унифицированной формой должностной инструкции.

2. Положение о функциональной  службе - это документ предназначенный  для нормативно–правовой регламентации  деятельности службы и определяющий  ее роль и место в системе  управления организации.

Положение должно разрабатываться руководителем функциональной службы, им подписывается, согласовываться с юрисконсультом (если он есть на предприятии) и утверждаться руководителем предприятия. Основанием для внесения изменений в положение является приказ директора ОАО «Ошмянский сыродельный завод».

3. Для регламентации ведения  делопроизводства, составления и  оформления документов в ОАО  «Ошмянский сыродельный завод»  необходимо создание инструкции  по делопроизводству.

Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1. Общие положения.

2. Правила составления  и оформления документов.

3. Составление и оформление  основных видов документов.

4. Организация документооборота.

4.1. Порядок движения и  обработки входящих документов.

4.2. Порядок движения и  обработки исходящих документов.

4.3. Порядок движения и  обработки внутренних документов.

5. Регистрация документов.

6. Контроль исполнения  документов.

7. Систематизация документов.

7.1. Разработка номенклатуры  дел.

7.2. Формирование дел.

8. Подготовка документов  к архивному хранению.

8.1. Экспертиза ценности  документов.

8.2. Описание документов  постоянного и временного (свыше  десяти лет) сроков хранения.

8.3. Обеспечение сохранности  дел.

8.4. Передача дел в архив.

Таким образом, содержание данной инструкции должно охватывать весь делопроизводственный процесс в ОАО «Ошмянский сыродельный завод». Любой сотрудник при работе с документами сможет руководствоваться конкретными и четкими требованиями и рекомендациями по осуществлению каждой делопроизводственной операции.

Инструкция по ведению делопроизводства должна быть оформлена на общем бланке ОАО «Ошмянский сыродельный завод», подписана секретарем–референтом и утверждена приказом директора.

Комплекс организационно–нормативных документов, подготовленный по представленной методике, будет способствовать более рациональному распределению функций и должностных обязанностей между сотрудниками, повышению производительности труда, снижению трудозатрат и более четкому и эффективному функционированию данного структурного подразделения.

4. Наиболее разнообразны  и многофункциональны информационные  технологии, предназначенные для  хранения информации, организации  к ней доступа и выполнения  справочно-информационной работы. Наиболее  простая технология, не требующая  специального программного обеспечения, базируется на возможностях, предоставляемых  системой Windows. Она позволяет создать  систему папок для хранения  документов в соответствии с  номенклатурой дел организации, организовать доступ к документам.

Хранение документов в памяти компьютера предполагает электронную форму представления документа. Основной технологией перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование. Сканирование – это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Для преобразования графического образа бумажного документа в текстовый документ используют технологию распознавания образов. Наиболее широко известна и распространена программа Fine Reader, способная обеспечить высокое качество распознавания и удобство применения.

Для организации хранения большого объема информации, доступа к ней и выполнения справочно-информационной работы используется технология баз данных. Также технология баз данных позволяет автоматизировать выполнение различных делопроизводственных функций: регистрацию документов и контроль их исполнения, осуществление справочной работы по документам организации, составление описей документов длительного срока хранения перед сдачей в архив, получение по истечении делопроизводственного года выборки в виде акта о выделении документов, сроки которых истекли, к уничтожению и другие. Наряду с этим, базы данных позволяют получить справку по законодательной базе, по системе нормативно-методических документов, определяющих порядок решения рассматриваемого вопроса. Самое большое распространение для организации баз данных получила система Access пакета Ms Office. Это объясняется ее простотой в освоении, удобством в эксплуатации, большим спектром функциональных обязанностей.

Делая вывод из вышесказанного, можно выделить два подхода к совершенствованию документационного обеспечения управленческой деятельности ОАО «Ошмянский сыродельный завод»:

1) через регламентацию  документационного обеспечения;

2) на основе использования  современных информационных технологий.

В последнее время выбор корпоративных информационных систем весьма широк, на этом рынке представлены как импортные, так и отечественные разработки.

К выбору системы электронной документации (СЭД) следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определится со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических  платформах работает система  и как это согласуется с  политикой предприятия в этой  области;

- какие объемы хранимой  информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы  с ожидающимся потоком документов  в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами  между офисом и производством  эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми  затратами.