Аудит в социально-трудовой сфере

 

     На  заключительном этапе -  этапе  обобщения и предоставления оценочных результатов, выводов и рекомендаций - готовится итоговый материал (аудиторское заключение),  являющийся отчетом о результатах аудиторской проверки. Основная цель аудиторского заключения – баланс сильных и слабых сторон в работе с персоналом, а также определение угроз и выявление возможности их предотвращения.  В отчете могут быть рассмотрены различные пути совершенствования управления персоналом, включая внедрение новых технологий (информационной, офисной, телекоммуникационной), сформулированы предложения по модификации существующих процедур управления, совершенствования документации и т.п.

     Чаще  всего аудиторское заключение состоит  из трех частей: для линейных руководителей, для специалистов службы управления персоналом, для руководства организации.

     В аудиторском заключении для линейных руководителей вскрываются проблемы в области управления персоналом, выявляются недостатки в методах  управления, на основе этого формулируются  рекомендации в виде целей и обязанностей линейных руководителей в области управления персоналом.

     Аудиторский отчет для специалистов службы управления персоналом содержит информацию об областях хорошего и недостаточного исполнения, а также рекомендации по совершенствованию их работы; отчет также включает сведения об оценке эффективности кадровой работы  линейными руководителями и сравнительные данные по другим аналогичным организациям.

     Отчет для руководства организации  содержит всю информацию, необходимую  для улучшения кадровой работы в организации, включающую сведения относительно:

• мнения работников и руководителей о пользе от услуг службы управления персоналом;
• необходимости корректировки целей и задач службы в рамках стратегии организации;
• проблем в социально-трудовой сфере и их значимости;
• рекомендаций для необходимых изменений.

     На  этом же этапе осуществляется оценка результативности аудита в социально-трудовой сфере, заключающаяся, прежде всего, в  социально-экономической и социально-психологической  эффективности   разработанных по итогам проведения аудиторской проверки мероприятий по рационализации организации труда персонала, а также по совершенствованию деятельности кадровой службы организации. 

     4. Информационное обеспечение  аудита.

     Аудит в социально-трудовой сфере как и любая другая форма аудита основан на получении и изучении необходимой информации, определяющей картину исследуемой проблемы и позволяющий сформировать подкрепленные фактическими данными рекомендации.

     Аудиторская информация (доказательства) могут быть внутренними, внешними, смешанными.

     Внутренние  аудиторские доказательства включают в себя информацию, полученную от аудируемой организации в письменном или устном виде.

     Внешние аудиторские доказательства включают в себя информацию, полученную от третьей стороны в письменном виде (обычно по письменному запросу аудиторской организации).

     Смешанные аудиторские доказательства включают в себя информацию, полученную от организации в письменном или устном виде и подтвержденную третьей стороной в письменном виде.

     Аудиторские доказательства должны быть достоверными и достаточными. Их достоверность  в каждом конкретном случае определяют на основе оценки системы внутреннего  контроля и величины аудиторского риска. Для составления объективного и  обоснованного заключения аудитор обязан собрать достаточное количество качественных доказательств.

     Основными источниками информации, используемой для проведения аудита в социально-трудовой сфере, являются:

1. законы, нормативные документы и инструкции в области управления трудом и трудовыми отношениями, коллективные договоры, трудовые соглашения;
2. государственные статистические данные, информация управленческих ассоциаций, профсоюзов, отраслевых научно-исследовательских и учебных учреждений;
3. опубликованная информация о деятельности организации: финансовая отчетность, бизнес-планы, отчеты правительственным и кредитным учреждениям, экономические обзоры, рекламные материалы организации и собираемые ею материалы о рынке, иная собираемая организацией информация о внешней ситуации. Опубликованная информация может освещать следующие характеристики: условия и тенденции развития отрасли, включая технологические разработки и рыночные условия; правила обязательного соблюдения для клиента; управленческая практика; трудовые отношения; отношения между администрацией и профсоюзами;
4. Внутренняя документация (записи и отчеты) организации, содержащая информацию о ресурсах, целях, планах, эффективности работы,  технологии и оборудовании и пр. Прежде всего, это  документация и отчетность отдела труда и заработной платы, планового отдела, бухгалтерии организации, в том числе баланс трудовых ресурсов организации, описание работ и спецификации, должностные  инструкции, данные об издержках на найм, увольнение, обучение и переподготовку кадров др.; акты ревизий, проверок; документы отдела кадров -  анкеты и тесты кандидатов на вакантные должности (рабочие места), объяснительные записки, протоколы производственных совещаний, письма, выговоры, заявления и жалобы работников и т.д.;

        Обычно в ходе аудита в социально-трудовой сфере используются записи по следующим вопросам:

• безопасность и здоровье (определение результатов реализации программ, нацеленных на снижение уровня производственного травматизма и проф.заболеваний );
• жалобы (изучение причин недовольства, выявление уровня восприятия персоналом деятельности службы управления персоналом);
• вознаграждение (соответствие уровня заработной платы условиям рынка труда,  уровень осознания персоналом системы премирования, соответствие  системы поощрения работников в организации аналогичным системам организаций-конкурентов и пр.);
• кадровая политика и программы по управлению персоналом (достижение каждой программой поставленных целей; следование линейными руководителями требованиям кадровой политики; интегрированность программ управления персоналом друг другу и системе управления);
• права человека (соответствие требованиям законодательства; наличие плана действий при несоответствии требованиям законодательства);
• уровень конфликтов (оценка степени влияния на число конфликтов программ управления персоналом);
• текучесть кадров и абсентеизм,  нарушения трудовой дисциплины;
• программы повышения квалификации и продвижения по службе;
• учет работников;
• информационное обеспечение системы управления персоналом.
5.   Наблюдения, специальные записи, специальные отчеты, результаты анкетирования и интервьюирования работников.
6. Информационная база аудитора (аудиторской фирмы) – содержит данные о постоянных клиента или об аналогичных организациях.

    Аудиторская информация в области управления персоналом имеет следующие  характеристики:  

• содержание информации, имеющее качественный аспект (используемые понятия и категории) и количественное измерение (используемые единицы измерения, точность измерения);
• степень детализации информации, которая определяется целями и задачами, стоящими перед аудиторами;
• временные характеристики  информации – исследуемый период времени должен быть достаточно длительный, чтобы иметь возможность объективно оценить исследуемую проблему; исследуемые промежутки времени сопоставимы; периоды работы с отклоняющимися от повседневной нормы условиями (например, освоения новой продукции или прекращения выпуска старой), рассматриваются отдельно;
• полнота охвата - в зависимости от целей аудита может  собираться  вся информация в масштабах всей организации, имеющая отношение к исследуемой проблеме, или только некоторые ее элементы в разрезе отдельных   продуктов, групп сотрудников, подразделений,  процессов.

        Предмет аудиторского задания  (проблема) в области управления персоналом может быть определен с помощью следующих основных информационных  характеристик:

• сущность или содержание проблемы, под которой  понимается расхождение (различие) между тем, что происходит (или будет происходить) в действительности, и тем, что должно (или может) происходить.   Следовательно, постановка проблемы предполагает определение действительной (текущей) ситуации, идеальной (нормативной) ситуации и степени расхождения между ними;
• организационное местонахождение,  характеризующее, в каких организационных подразделениях выявлена проблема, какие подразделения она затронула и насколько широко распространилась в организации;
• круг лиц, более всего заинтересованных  в решении проблемы и обладающих информацией, касающейся проблемы. Следует определить «настоящих клиентов» и обеспечить тесное взаимодействие с ними;
• абсолютная и относительная значимость проблемы, характеризующая важность для организации решения проблемы;
• временная перспектива, характеризующая временную протяженность существования проблемы, постоянство или периодичность ее возникновения, частоту возникновения, тенденцию изменения (стабилизация, усиление или ослабевание) и прогнозируемую эволюцию проблемы.

Фактическая информация может быть получена в  трех формах:

• записи - это данные в форме, пригодной для считывания или преобразования. К ним относятся документы, отчеты, публикации, компьютерные файлы, фильмы, магнитные ленты, рисунки, фотографии, графики и т.д.;
• события и условия - это поддающиеся наблюдению действия и сопутствующие им обстоятельства;
• память – это вся информация, хранящаяся в памяти людей, работающих в организации, связанных с ней или просто могущих дать полезную информацию. Эта информация охватывает бесспорные доказанные факты, опыт, мнения, убеждения, впечатления, догадки.

 

5.  Оценка эффективности аудиторской проверки.

   Эффективность аудита в социально-трудовой сфере  определяется теми выгодами,  которые  дает аудиторская проверка социально-трудовой сфере и всей организации в  целом. Эффективность аудита в социально-трудовой сфере связана с тем, что аудит:

• показывает вклад кадровой службы в достижение конечных целей организации;
• повышает профессиональный имидж службы управления персоналом, помогает прояснить роль данной службы, что приводит к большей стабильности внутри организации;
• стимулирует рост ответственности и профессионализма работников службы управления персоналом;
• уточняет права и обязанности службы управления персоналом;
• обеспечивает соответствие кадровой стратегии и политики и практики ее реализации;
• выявляет основные кадровые проблемы;
• гарантирует постоянное соблюдение трудового законодательства;
• обеспечивает оптимизацию затрат на осуществление кадровых мероприятий и содержание службы управления персоналом;
• стимулирует прогрессивные нововведения в области управления персоналом;
• осуществляет оценку системы информационного обеспечения кадровой работы организации.

    Названные социально-экономические и организационные  выгоды объясняют увеличение интереса к аудиту в социально-трудовой сфере во многих странах в последние годы.

    Кроме того, эффективность аудита в социально-трудовой сфере как одного из направлений  управленческого аудита необходимо оценивать и с точки зрения  аудиторских рисков.

Аудит в социально-трудовой сфере имеет  следующие риски неэффективности:                    

• потеря цели аудиторского исследования;

• применение неэффективных (несоответствующих  ситуации проведения управленческого аудита) методов исследования;

• получение  недостоверной информации;

• сбор интересных, но ненужных фактов;

• упущение существенной информации;

• использование  несоответствующих ситуации стандартов оценки получаемой информации, критериев  эффективности системы управления персоналом;

• неправильное решение под влиянием взглядов персонала организации.

    Существует  следующая модель аудиторского риска, разработанная для целей финансового аудита¹, применение которой, может помочь управлять риском неэффективности управленческого аудита в области персонала:

AR=IR x CR x AP x TD

где

  AR - общий риск неэффективности аудита. При проведении управленческого аудита  в области персонала риском неэффективности может выступать формирование несоответствующих сложившимся условиям  и целям организации выводов и рекомендаций;

  IR - риск существования неэффективной работы в оцениваемой области; для аудита в социально-трудовой сфере – это риск неэффективности системы управления персоналом;

  CR - риск того, что существующая неэффективность не будет вскрыта внутренними силами организации-клиента, или риск неэффективности внутреннего контроля. При управленческом аудите неэффективность внутреннего контроля определяется неэффективностью контроля  управляющей системы в отношении себя самой (т.е. заранее может быть признан высокий уровень риска);

  АР- риск того, что аналитические аудиторские процедуры не вскроют существующую неэффективность, или риск неэффективности аудиторских аналитических процедур;

  TD - риск того, что в ходе выборочного сбора информации будут пропущены существенные характеристики исследуемой ситуации, т.е. риск выборочной проверки, влияющий на достоверность собираемой информации.