Анализ деятельности

2. Принятие документов  к учёту и обработка первичных  документов.

Данный элемент документооборота обеспечивает выполнение одной из важнейших функций все системы организации первичного учёта – функцию учёта документа. Фиксирование первичного учётного документа представляет запись учётных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания или получения документа. Например, авансовые отчёты сдаются бухгалтеру, который проверяет наличие необходимых реквизитов и заносит все данные в компьютер. Документы в Управлении обрабатываются ежедневно и по мере их создания.

Это один из самых важных сегментов в системе документооборота, так как именно на данной стадии происходят проверка первичной документации, сортировка и определения места, которое документ должен занять в системе учёта. Именно на этом этапе документы разделяются на «первичную учётную документацию» и «первичную оперативную документацию» в зависимости от информации, которую документ в себе несёт. Кроме того, на этом этапе отсеиваются документы, оформленные с нарушением установленных правил и требующие замены или дооформления. Немаловажно отметить, что именно эта составляющая системы первичного учёта очень тесно переплетается с системами бухгалтерского, финансового и управленческого учёта, можно даже сказать, что в какой-то степени она плавно перетекает из одной системы в другую.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, как создаваемые в Управлении, так и поступающие от других организаций.

В управлении инкассации соблюдены следующие принципы:

1. Принцип достаточности  оснований для регистрации первичных  документов. То есть, каждый зарегистрированный  носитель информации отражает  реально совершённые и, что самое  важное, разрешённые экономические  действия.

2. Принцип полноты  регистрации первичных документов. На предприятии обеспечена такая  организация регистрации носителей  информации, при которой все первичные  документы, отвечающие требованию  достаточности оснований, вводятся  и обрабатываются.

3. Принцип точности  регистрации и обработки первичных  документов. Соблюдение этого принципа  обеспечивает:

- правильную интерпретацию  сущности хозяйственной операции, отражённой в первичном документе;

- точный количественный  и качественный перенос данного  документа в систему учёта. Например, в управлении инкассации при  обработке требований со склада  происходит точный перенос количества  списанных материальных ценностей  и правильное составление бухгалтерских  проводок.

4. Принцип своевременности  регистрации и обработки первичных  документов. Это требование установлено  на законодательном уровне. Законом  «О бухгалтерском учёте» в  качестве основного правила бухгалтерского  учёта определена необходимость  своевременной регистрации всех  хозяйственных операций и результатов  инвентаризации на счетах бухгалтерского  учёта без каких-либо пропусков  или изъятий. Так, например, в Управлении, документы поступления и списания  материальных ценностей со склада  регистрируются и обрабатываются  ежедневно, а документы списания  спецодежды ежемесячно.

5. Принцип определенности  регистрации и накопления первичных  документов. Каждому первичному  документу соответствует строго  определённое место в конкретном  учётном регистре. Соблюдение этого  принципа позволяет:

- быстро установить  отсутствующие документы;

- выявить нетипичную  или разовую хозяйственную операцию.

6. Принцип однократного  ввода. При соблюдении выше перечисленных  принципов, это принцип соблюдается  автоматически. В частности, следование принципу определённости регистрации документов в значительной степени облегчает поиск так называемой «ошибки двойного ввода», ибо все первичные документы, отражающие одинаковые хозяйственные операции, зарегистрированы в одном учетном регистре. Обеспечение принципов полноты регистрации и своевременности регистрации первичных документов практически не допускает ситуации, когда первичный документ не находит отражения в учетном регистре.

3. Передача документов  в архив. Это завершающая стадия  документооборота. В соответствии  со ст. 17 Закона «О бухгалтерском  учёте» Управление обязано хранить  первичные учётные документы, регистры  бухгалтерского учёта в течение  сроков, в соответствии с правилами  организации государственного архивного  дела, но не менее 5 лет. Ответственность  за организацию хранения учётных  документов, регистров бухгалтерского  учёта несёт руководитель организации.

Документооборот первичной учётной документации регламентируется графиком, который утверждается приказом руководителя предприятия. Работу по его исполнению регламентирует главный бухгалтер.

В Тверском областном управлении инкассации наблюдается отсутствие графика документооборота. Но я считаю, что необходим график, который предусматривал бы оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа и минимальный срок его нахождения в подразделении, а также способствовать улучшению учётной работы на предприятии, усилению контрольной функции бухгалтерского учёта, повышению уровня автоматизации и механизации учётных работ. Примерно график документооборота может выглядеть следующим образом: см. Приложение 7.

Точное соблюдение графиков документооборота способствует своевременному и полному отражению в учетных регистрах совершаемых хозяйственных операций.

Хранение документов – совокупность средств, способов и приёмов учёта и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности. Для этого элемента первичного учёта наиболее значимыми являются понятия «номенклатура дел» и «дело» [29, с. 36].

Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве организации, расположенных в определённой последовательности, с указанием сроков их хранения.

Дело – совокупность документов по отдельному вопросу или участку деятельности, сформированных в хронологической или иной последовательности и подшитых в отдельную обложку.

1. Экспертиза ценности  документов – важный этап при  организации хранения документов. Оценка документов проводится  практически на всех этапах  их создания и обработки. Большая  часть документов несёт информацию, имеющую разовое значение, после  использования, которой документы  теряют своё назначение. Другие  документы содержат информацию, которая может потребоваться  в течение ряда лет.

С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, т.к. для этого потребовались бы большие помещения, оборудование, штаты специальных работников, да и найти нужный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов «с целью отбора их на государственное хранение или установление сроков хранения» ( ГОСТ 16.487 – 83. – С.7).

2. Систематизация  документов. Совершенствование работы  аппарата управления, оперативность  и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в  значительной мере зависят от  методов их классификации. Единый  подход к классификации документов  в организации обеспечивает номенклатура  дел, которая является классификационным  справочником. Номенклатура дел  закрепляет классификацию исполненных  документов в дела, систематизацию  и индексацию дел, сроки хранения  дел, служит основным учётным  документом в делопроизводстве.

Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая - устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизводстве, единую индексацию этих дел и является нормативным документом; примерная – устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организации, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер; конкретная – устанавливает состав дел организации.

Номенклатура дел разрабатывается во всех структурных подразделениях. Одним из первых этапов составления номенклатуры дел является изучение документов. В номенклатуру дел включаются все документы предприятия, составляемые в Управлении и поступившие в него из других организаций.

3. Хранение документов  в оперативной деятельности. Оперативное  хранение – хранение документации  в структурных подразделениях  организации. Оперативное хранение  подразделяется на хранение в  процессе исполнения и хранения  исполненных документов.

Документы во время их исполнения хранятся у исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнении» и т.д.

Оформление дел начинают после уточнения сроков хранения документов. На дела с истёкшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в основных правилах работы ведомственных архивов. (Основные правила работы ведомственных архивов. – М.: Главархив СССР, 1988. – С.173).

Кассовые документы, авансовые отчёты, выписки банка с относящимися к ним документам подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов хранятся не переплетёнными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Использование документации в текущей деятельности организации – одна из конечных задач, ради которых у Управления инкассации создаётся система первичного учёта. Цель данного элемента организации работы с документами – повышение эффективности и качества принимаемых управленческих решений с помощью качественной и правильно организованной системы документации и её оборота.

Использование документации в текущей деятельности можно условно разделить на следующие компоненты:

· организация информационно-поисковых систем;

· контроль исполнения документов;

· работа исполнителей с документами.

Основа построения поисковых систем – регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путём проставления на нём даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений в документе.

В соответствии с Государственной системой документационного обеспечения направления (ГСДОУ) регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учёта и использования в справочных целях: распорядительные, плановые, отчётные, финансовые, бухгалтерские и другие.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – ключевая функция управления. Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников. Контроль исполнения включает несколько последовательных этапов:

- постановку документов  на контроль;

- проверку своевременности  доведения документов до конкретных  исполнителей;

- предварительную  проверку и регулирование хода  исполнения;

- учёт и обобщение  результатов контроля исполнения  документов.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в системе управления, устанавливаются сроки их исполнения, которые могут быть типовыми и индивидуальными. Для первичной учётной документации определяются типовые сроки исполнения, т.к. эти документы ограничены рамками отчётного периода. Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий. На самом документе в правом нижнем углу проставляется отметка, подтверждающая исполнение и подписанная ответственным лицом.

Победитель конкурса «100 лучших товаров России»!

Наиболее рациональным в настоящее время является автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведётся на персональных компьютерах. Специальные программы позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в определённый срок.

Работа исполнителей с документами. Руководители структурных подразделений Управления обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов. В отношении первичных учётных документов работа исполнителей обеспечивает:

- своевременную регистрацию (принятие к учёту) документа;

- проверку документов  по форме и существу;

- передачу документов  на дооформления (при необходимости);

- тиражирование (при необходимости) документов;

- оперативную обработку  документов (качественное исполнение  документа);

- сохранность документа  и предотвращения несанкционированного  доступа к ним;

- предоставление вышестоящему  руководству информации об исполнении  документа, а также всей необходимой  информации, касающейся обработанных  и принятых на исполнение документов.

В результате рассмотрения практических основ первичного учёта можно сделать следующие выводы:

1. В управлении инкассации  содержится большое количество  различных первичных документов: по учёту основных средств, по  учёту материалов, по учёту труда  и его оплаты, а также по  учёту денежных средств, которые  составляют систему первичного  учёта на предприятии.