Анализ деятельности

При использовании документов в текущей работе руководству Управления следует обеспечить правильную организацию доступа к первичным документам. Поскольку на предприятии существует автоматизированная система обработки данных, то правильный доступ к данным будет через систему паролей.

Среда функционирования СОПУ. Среда, в которой работает СОПУ, - фактор объективный, однако у предприятия есть реальные возможности усовершенствовать некоторые внутренние факторы, воздействующие на организацию СОПУ. Для этого усовершенствование СОПУ должно быть призвано проблемой, требующей решения. Руководство может реально повлиять на оптимизацию СОПУ через построение автоматизированной системы учёта (в том числе первичного). Полностью автоматизированная система первичного учёта практически устраняет риск таких элементов СОПУ, как создание документа, его первичная обработка и регистрация в учётном регистре.

В результате проведения аудита первичного учёта в управлении инкассации можно сделать следующие выводы:

1. Разработку плана  и программы проверки целесообразно  предварять составлением рабочего  документа, в котором сводится  и обобщается вся ранее собранная  информация о состоянии СОПУ  по разделам учёта и окончательно  определяются объёмы аудиторской  выборки по каждому из обозначенных  разделов учёта.

2. План аудита  СОПУ – это предварительная  группировка комплексов задач  в разрезе проверки функционирования  системы первичного учёта.

3. Программа проведения  проверки первичного учёта составляется  из тех разделов, где необходим  предварительный аудит исследуемой  системы. Кроме того, в программу  включены отдельные вопросы организации  первичного учёта, подлежащие выяснению  в ходе дальнейшей проверке  по участкам, предварительный аудит  на которых нецелесообразен.

4. Аудит СОПУ любого  раздела учёта строится по  одинаковой системе и включает  процедуры проверки трёх подсистем  системы первичного учёта. В рамках  проверки организации сбора и  регистрации фактов, подлежащих  первичному учёту, проверяются достоверность  фиксации оперативных фактов  и своевременность их регистрации  на носителе информации. В рамках  проверки системы ПУД проверяется  законность первичной учётной  документации по оформлению хозяйственных  операций в рамках проверки  системы организации работы с  документами – соблюдение графиков  документооборота, полнота и точность  регистрации документов в учётных  регистрах, организация хранения  документации и доступа к ней.

5 Анализ типичных  ошибок и нарушений, свойственных  неэффективно функционирующей системе  организации первичного учёта, позволяет  сделать вывод о том, что большинство  нарушений невозможно исправить  «незаметно», и оптимальным способом  их исправления является переоформление  документации или внесение исправление  в первичный документ.

6. Лучший способ  избежания ошибок и нарушений – осуществление организационных мероприятий, направленных на повышение достоверности и оперативности СОПУ. При этом, самым эффективным мероприятием является комплексная автоматизация предприятия, при которой все бизнес процессы неизбежно формализуются, унифицируются и стандартизируются, что качественно повышает уровень организации первичного учёта.

Заключение

Первичный учёт - это самостоятельная система, требующая надлежащей организации и имеющая свои законы, особенности и связи – внутренние и внешние. Первичный учёт является первичной стадией бухгалтерского учёта, также это основа управленческого учёта, база для текущего экономического анализа, предмет внутреннего и внешнего контроля. Система первичного учёта является информационной базой для оперативного экономического анализа деятельности предприятия.

Основная цель системы первичного учёта – это обеспечение такой организации взаимодействия всех элементов системы первичного учёта, при которой в любой момент времени на соответствующем участке функционирования системы пользователи имели бы возможность получить оперативную достоверную первичную информацию о состоянии и движении всех активов и обязательств предприятия как за прошедшие, так и за текущие периоды.

Документ является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами. На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи. С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

В управлении инкассации содержится большое количество различных первичных документов: по учёту основных средств, по учёту материалов, по учёту труда и его оплаты, а также по учёту денежных средств, которые составляют систему первичного учёта на предприятии. В целом практически все документы, используемые на анализируемом предприятии содержаться в унифицированных формах, утвержденными Госкомстатом РФ. Также для некоторых документов необходимо создать произвольную форму с использованием обязательных реквизитов, утвержденных законодательством. Рекомендуется ввести несколько документов для контроля за расходованием материалов (например, деффектовочная ведомость).

Налоговый учёт выдвигает определённые требования к организации первичного учёта. Не соблюдение этих требований ведет либо к штрафным санкциям и занижению прибыли.

Организация работы с документами в Управлении – самая важная составляющая системы первичного учёта. Она представляет комплекс мероприятий, обеспечивающих построение документооборота, использование документации в текущей деятельности Управления инкассации и хранение документов. Среди задач этой составляющей следует отметить: создание унифицированного документооборота; рациональную организацию пользования данными, содержащимися в системе первичного учёта, защиту от несанкционированного доступа к учётной информации; обеспечение сохранности документации в соответствии с действующим законодательством.

Аудит СОПУ любого раздела учёта строится по одинаковой системе и включает процедуры проверки трёх подсистем системы первичного учёта. В рамках проверки организации сбора и регистрации фактов, подлежащих первичному учёту, проверяются достоверность фиксации оперативных фактов и своевременность их регистрации на носителе информации. В рамках проверки системы ПУД проверяется законность первичной учётной документации по оформлению хозяйственных операций в рамках проверки системы организации работы с документами – соблюдение графиков документооборота, полнота и точность регистрации документов в учётных регистрах, организация хранения документации и доступа к ней.

Анализ типичных ошибок и нарушений, свойственных неэффективно функционирующей системе организации первичного учёта, позволяет сделать вывод о том, что большинство нарушений невозможно исправить «незаметно», и оптимальным способом их исправления является переоформление документации или внесение исправление в первичный документ.

Лучший способ избежания ошибок и нарушений – осуществление организационных мероприятий, направленных на повышение достоверности и оперативности СОПУ. При этом, самым эффективным мероприятием является комплексная автоматизация предприятия, при которой все бизнес процессы неизбежно формализуются, унифицируются и стандартизируются, что качественно повышает уровень организации первичного учёта.

После проведения проверки в управлении инкассации были предложены следующие пути совершенствования существующего первичного учёта:

- самым главным  преобразованием в Управлении  должно стать создание графика  документооборота и доведение  до исполнителей их функций  при создании и проверке первичного  документа; а также:

- издание распорядительной  документации по определению  круга лиц, отвечающих за совершение  той или иной хозяйственной  операции и имеющих право подписи  первичных документов;

- контроль со  стороны работников бухгалтерии  за правильностью оформления  первичной документации (вменение  в обязанность бухгалтера, производящего  обработку документа, этой функции  через должностные инструкции  и установление ответственности  за её несоблюдение);

- проверка службами  внутреннего контроля соблюдения  требований законодательства в  части оформления документации;

- на стадии регистрации  документов в учётных регистрах  во избежание ошибок и нарушений  целесообразно использовать метод  «служебных записок» - своего рода  инструктивный материал для конкретной  бухгалтерской службы, описывающей  порядок бухгалтерской обработки  того или иного документа.

Список использованной литературы

1. Гражданский кодекс  РФ, ч.1 и 2.

2. Налоговый кодекс  РФ, ч.1 и2.

3. Кодекс об административных  правонарушениях

4. Федеральный закон  РФ «О бухгалтерском учёте»  № 129 – ФЗ от 21.11.96.

5. Федеральный закон  «Об аудиторской деятельности».

6. Положение по  бухгалтерскому учёту и бухгалтерской  отчётности в РФ. Приказ Министерства  финансов РФ №34н от 29.07.98.

7. Положение по  бухгалтерскому учёту «Учёт материально-производственных  запасов» ПБУ 5/01. Приказ Министерства  финансов РФ №44н от 09.06.2001.

8. План счетов  бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной  деятельности предприятий. Приказ  Министерства финансов РФ №94н  от 31.10.2000.

9. Об утверждении  унифицированных форм первичной  учётной документации по учёту  основных средств. Постановление  Госкомстата РФ от 21 января 2003. №7

10. Об утверждении  унифицированных форм первичной  учётной документации по учёту  труда и его оплаты. Постановление  Госкомстата РФ от 5 января 2004г. №1.

11. Об утверждении  унифицированных форм первичной  учётной документации по учёту  кассовых операций, по учёту результатов  инвентаризации. Постановление Госкомстата  РФ от 18 августа 1998г., №88 (ред. от 03.05.2000).

12. Об утверждении  порядка применения унифицированных  форм первичной учётной документации. Постановление Госкомстата РФ  от 24 марта 1999г.

13. Об утверждении  унифицированной формы первичной  учётной документации № АО-1 «Авансовый  отчёт». Постановление Госкомстата  РФ от 1 августа 2001г., №55

14. Алборов Р.А. Основы бухгалтерского учёта: учебное пособие. – М.: Дело и Сервис, 2002г.

15. Астахов В.П. Теория  бухгалтерского учёта. – М.: Издательский центр «МарТ», 2004г.

16. Безруких П.С. Бухгалтерский учёт. – М.: Бухгалтерский учёт, 2004г.

17. Бухгалтерский  учёт: основные документы. Профессиональные  комментарии. – М.: ИД ФБК-Пресс, 2000г.

18. Бухгалтерский  учёт: учебник для вузов/ под ред. Бабаева Ю.А., Комиссаровой И.П. – М.: ЮНИТИ, 2005г.

19. Вещунова Н.Л., Фомина Л.Ф. Бухгалтерский учёт. – М.: Проспект, 2004г.

20. Глущенко В.В., Глущенко И.И. Разработка управленческого  решения. – Г. Железнодорожный Московской обл.: ТОО НПЦ «Крылья», 1997.

21. Гутцайт Е.М., Островский О.М., Ремизов Н.А. Отечественные правила (стандарты) аудита и их использование. – М.: ФБК – Пресс,2000г.

22. Данилевский Ю.А., Шапигузов С.М. и др. Аудит: Учебное пособие. – М.: ФБК-ПРЕСС, 2002г.

23. Касьянова Г.Ю. Документооборот в бухгалтерском  и налоговом учёте. – М: Информцентр XXI века, 2001г.

24. Кирьянова З.В. Методологические и организационные  основы первичного учёта. – М.: Финансы и статистика, 2000г.

25. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учёт. – М.: ИНФРА-М, 2005г.

26. Кудряев В.А. и др. Организация работы с документами: учебник. – М.: Финансы и статистика, 2001г.

27. Монтгомери и  др. Аудит. – М.:Юнити, 2000г.

28. О’ Шоннеси Дж. Принципы организации управления фирмой. – М.: ООО «МТ Пресс»,1999.

29. Подольский В.И., Макарова Н.С. Аудит первичного  учёта предприятий: практ.пособие. – М.:Юнити-дана, 2003г.

30. Смирнова С.А. Автотранспорт: бухгалтерский и налоговый учёт. – М.: Альфа-Пресс, 2005г.

31. Смышляева С.В. Типичные бухгалтерские ошибки: практика их выявления и исправления. Анализ последствий. – М.: МЦЭФР, 2001г.